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职场的时间管理Word文件下载.docx
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想要体会“一小时”有多少价值,可以去问一对等待相聚的恋人;
想要体会“一分钟”有多少价值,可以去问一个错过火车的旅人;
想要体会“一秒钟”有多少价值,可以去问一个死里逃生的幸运儿;
想要体会“一毫秒”有多少价值,可以去问一个错失金牌的运动员。
(二)时间的四项独特性
1、无法开源:
时间的供给量是固定不变的,在任何情况下不会增加、也不会减少,不管你是谁,都是一样的,每天都是24小时,所以我们无法开源。
2、无法节流:
时间不像人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。
不论愿不愿意,我们都必须消费时间,所以我们无法节流。
所谓节约时间就是对时间的合理、充分的利用。
“逝者如斯夫,不舍昼夜(孔子)”
3、不可取代:
任何一项活动都有赖于时间的堆砌,这就是说,时间是任何活动所不可缺少的基本资源。
因此,时间是不可取代的。
(时间是不可复制的奢侈,人生的每一刹那都是唯一的!
)
4、不可再生:
时间一旦丧失,则会永远丧失。
花费了金钱,尚可赚回,但倘若挥霍了时间,任何人都无法失而复得。
“天可补,海可填,南山可移。
日月既往,不可复追(曾国藩)”,“盛年不重来,一日难再晨。
及时当勉励,岁月不待人(陶渊明)”,
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二、时间管理
(一)时间管理的定义
光阴荏苒,岁月如刀,时间对任何人都是公平的,时间本身没有任何问题,问题在于我们每一个消耗时间资源的人。
因此,时间管理(TimeManagement)的对象不是“时间”,它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”,其本质就是“自我管理”。
另外,鲁迅先生说“时间是组成生命的材料”,那么,管理时间,也就是管理生命,即管理自我。
那么由此可以理解,所谓的时间管理,不是管理时间,而是基于时间的“无法开源、无法节流、不可再生”等特性,去管理“自我对时间资源使用的方式、方法以及与时间对应的事项安排”,以求减少时间浪费,用最短的时间或在预定的时间内实现既定目标的行为。
(二)四代时间管理理论
有关时间管理的研究已有相当的历史。
犹如人类社会从农业革命演进到工业革命,再到信息革命一样,时间管理理论也可分为四代。
第一代的理论着重利用便条与备忘录,在忙碌中调配时间与精力。
第二代强调行事历与日程表,反映出时间管理已注意到计划的重要。
第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念,将有限的时间、精力加以分配,争取最高的效率。
这种做法有它可取的地方。
但也有人发现,过分强调效率,把时间崩得死死的,反而会产生反效果,使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。
于是又有第四代的理论出现。
与以往截然不同之处在于,它根本否定“时间管理”这个名词,主张关键不在于时间管理,而在于个人管理。
与其着重于时间与事务的安排,不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。
本人[仝]的时间管理理论就是目前的第四代管理理论,即以“人生规划”为核心内容(有专门篇幅阐述),而时间管理是为了确保人生规划的顺利实施,此也为时间管理的根本目的。
(三)为什么进行时间管理/目的/意义
人生列车不卖回头票,过往的岁月,任凭拿多少金钱也无力换回,所以珍惜生命,更当要看重时间管理。
彼得.德鲁克说“时间是最高贵而有限的资源,不能管理时间,便什么都不能管理。
”在我们的有生之年,时间对我们每一个人都是绝对公平的,不论性别、职位、贫富,我们度过的每一年都有365天,一天都有24个小时。
不会因为你的职位高、财富多而多分得一点时间。
我们如何利用这有限的时间,实现自己一生的抱负呢?
根据第四代时间管理的理论,时间管理的目的是为了确保人生规划的实施和人生目标的实现,本人按照目标实现的程度大小将其分为三个层次:
第一层,也就是基础层:
如期实现目标;
第二层,即突破层:
轻松实现目标,该层能够平衡工作与生活的关系,避免“年初晒太阳,年底赶星星”这种前松后紧的局面;
第三层即理想层:
超越原先目标,让“无法开源”的有限时间资源产生最大的效益。
有句很煽情的名言说,“你无法决定生命的长度,但是你可以改变生命的宽度”,所描述的就是时间管理的第三层的理想状态,惜时如金,点“时”成金,在有限的时间内创造最大的效益。
在这方面,李小龙是代表人物。
(四)怎样进行时间管理?
“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”、“一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴”,诸如此类的描述我们每个人都可以脱口而出,但是我们做得究竟怎样呢?
我们常常听到—— “我要是在大学多学点东西就好啦!
”、“我应该少上网、少看电视,好好地约束自己,多读点书!
”、 “时间根本不够用,公司股价节节下降,董事会和股东像一群蜜蜂一样叮得我满头包;
同事间争权夺利,我总是担任和事佬的角色;
家人总也见不到我,几乎把我登报作废!
最成功和最不成功的人一样,一天都只有24小时,但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。
每小时由60分钟组成,每分钟由60秒组成,24小时总计就是8.64万秒。
我们将怎样面对这样的一笔财富呢?
我们可以将这种情况设定为:
“如果银行每天向你的帐号拨款8.64万元,你在这一天可以随心所欲,想用多少就用多少,用途也没有任何的规定。
条件只有一个:
用剩的钱不能留到第二天再用,也不能节余归自己。
请问:
你如何用这笔钱?
那么,我想,我们首先就是要充分花掉这些钱,不能有一分钱的浪费;
其次,我们希望利用这些钱,买的东西越多越好(便宜实惠);
再次,我们希望利用这些钱买的东西对我们越重要、越有利越好(钱花在刀刃上)。
这三种情况充分结合起来,就使得这8.64万元产生了最大的经济效益!
类比到时间的使用上,我们的目的也是要让时间产生最大的效益,相应的方法就是:
1、珍惜时间,充分利用时间,不要浪费(勤恳);
2、在一定的时间内尽可能做更多的事情(效率);
3、把时间花在刀刃上,做最应该做的是事情,做最有利的、最有效的事情(效能)。
我们将效益和“勤恳、效率、效能”三个要素之间的关系用一个形象的公式可以表述为:
效益=勤恳×
效率×
效能。
【效率、效能、效益】①效率(Efficiency)是指在单位时间里完成的工作量;
②效能(Effectiveness)强调人的行为目的和手段方面的正确性与效果方面的有利性;
③效益(Benefit)即效果与利益,是最终追求的结果。
故而,如何进行时间管理就可以落实到“勤恳、效率、效能”这三个要素身上。
1、勤恳/勤奋(Diligence)。
住在田边的青蛙对住在路边的青蛙说:
“你这里太危险,搬来跟我住吧!
”路边的青蛙说:
“我已经习惯了,懒得搬了。
”几天后,田边的青蛙去探望路边的青蛙,却发现他已被车子压死,暴尸在马路上。
原来掌握命运的方法很简单,远离懒惰就可以了。
“想一个人高兴就做梦,想一家人高兴就做饭,想一辈子高兴就做事。
勤恳,就是要充分利用时间,不让时间白白流逝。
耽误什么其实都可以不在乎,唯有时间我们耽误不起,耽误时间是最不好的事情,因为没有人可以让时间逆转。
时间不等人,昨天已经成为历史,明天还遥不可知,而今天是一个礼物,所以英文把“现在”称为Present。
上天赐给我们每一个人最丰盛的礼物就是“今天”,文嘉的《今日诗》告诫我们如何对待今天:
今日复今日,今日何其少!
今日又不为,此事何时了!
人生百年几今日,今日不为真可惜!
若言姑待明朝至,明朝又有明朝事。
为君聊赋今日诗,努力请从今日始。
(1)怎样才能唤醒勤恳的精神?
本人认为,勤恳精神来源于二个方面:
一是目标的牵引,二是危机感的推促。
①目标的牵引。
是谁叫醒了我们的灵魂?
每天一觉醒来,我们的身体醒了,但灵魂未必能醒,能让灵魂苏醒的是目标。
你看,在上班的路上,那些行色匆匆却格外精神抖擞的人,一定是心中树立了新目标的人。
“第一流的人,没有时间可以像凡夫俗子一样浪费,他要以并不长的生命去完成许多一流的事(目标)”。
目标是我们努力的依据,也是对我们的鞭策。
目标给我们一个看得见的彼岸。
随着我们实现这些目标,我们就会有成就感,我们的心态就会向着更积极主动的方向转变。
因此,心中有目标,步伐更矫健,工作/学习更有激情,怎能不勤奋?
②危机感的推促。
羚羊每天早上起来的时候就知道要比跑得最快的非洲豹跑得快,否则就会被吃掉;
非洲豹每天早上起来就知道要比跑得最慢的羚羊要快,否则就会被饿死!
可见,不管我们是强者还是弱者,都要努力去做到更好。
这就是危机感,否则,对生活麻木不仁,安于现状,裹足不前,等待我们的是只有被淘汰的命运!
自己放松一刻,成功就放松你一时。
勤恳来源于现实与目标之间深重的危机意识,“睡着了,你就会失败!
”这是硅谷精神所传递的危机意识,是令人惊叹的硅谷不眠夜的形成原因。
古有中国“头悬梁、锥刺股”以抗拒疲劳和睡意,今有硅谷“睡眠必然成为一种灾难”之惊世骇俗的惜时精神。
在《不眠的硅谷》中这样描述道:
在阳光灿烂的日子里,你很难看到有人在外面闲逛,也很难看到有人在午夜之前就上床睡觉。
这些编程人员、软件开发人员、企业家及项目经理坚守“睡着了,你就会失败”的信条。
凭着远大的理想,借助大杯的咖啡,他们会坐在发出融融光线的显示屏前一直工作到凌晨四、五点钟,有时甚至到六点,而不是舒舒服服地躺在床上。
(2)怎样才能勤恳?
世上有件可怕的事——别人都在努力,我却一直平凡。
人生是选择出来的,当你选择打游戏看电影一小时,别人选择为自己努力一小时,别人已经先往成功多跑了一小时的路途。
反之,如果我们勤恳不辍,每天比别人花更多的时间去工作、去学习,勤能补拙,我们也可以迎头赶上别人。
那么我们怎样才能做到勤恳工作/勤奋学习?
首先,就是要自律。
自律,简单地说就是自己管理自己,自己规范自己的行为,处处严格要求自己,自我克制,自我约束,其最高境界我们称之为“慎独”。
从大的方面说,它是一个人思想品质的体现;
从小的方面来说,它是对一个人意志力的考验。
康德有一句名言:
“头上星空,心中自律”,普劳图斯说过:
“能主宰自己灵魂的人,将永远被称为征服者的征服者”,勃朗宁也说:
“一个人一旦打响了征服自我的战斗,他便是值得称道的人”。
有了自律的精神,就会非常珍惜时间,绝不会放纵自己去浪费时间。
易发久说:
“人人崇尚自由,然而,自由的代价是自律。
比如,别人在看电视、看电影的时候,你能否去工作?
别人在娱乐的时候,你能否去学习?
别人在睡懒觉的时候,你能不能早点起来?
别人‘老婆孩子热炕头’,你是不是能忍受与家人暂时分开,去外地推销产品?
别人在休息的时候,你能否去流汗?
别人在享受生活的时候,你能否去冒些风险?
这一切,就是你必须强迫自己付出的成功代价。
”由此看来,自律是一个痛苦的过程。
但是,本人认为,只有经历这些“苦行僧”式的自律,我们才有可能收获更惬意的自由和更自在的快乐。
其次,就是要告别惰性、立即行动,避免拖延。
每个人都了解时间的可贵,却一直纵容自己的怠惰,时间就这样流逝。
惰性是人的一种劣根性,是勤恳的天敌。
惰性使人受害,却令人常常沉迷其中而无法自拔。
当一个人有惰性心理时,做事就会迟迟不行动,一拖再拖。
而人的计划、理想、抱负就在这拖拉中变成了泡影。
一个人一旦贪图安逸,并积习成性,就会给生活学习和工作带来巨大的负面影响。
惰性最大的表现就是拖延、磨蹭。
拖延是一种最危险的恶习,对每个渴望有所成就的人来说,拖延是最具破坏性的。
粗略总结一下,拖延的危害主要有三点:
一是不能保质保量地完成计划。
拖延会造成“前磨蹭、后赶工”的前松后紧的局面,拖延不是让事情凭空消失,只会使普通的事情变成紧急的事情。
未解决的事情也会衍生出更多、更艰难的问题,如果你要把一件容易的事情变得困难,只要一直拖延下去就可以了!
二是拖延消磨了意志,使人丧失进取心。
一旦开始遇事推拖,就很容易再次拖延,直到变成一种根深蒂固的习惯。
拖延,只能让他人领先。
任何憧憬、理想和计划,都会在拖延中落空。
“最消磨意志、最摧毁创造力的事情,莫过于拥有梦想而不开始行动”。
三是造成了无法估量的机会成本。
拖延会延误时效和机会。
机不可失,时不再来,一步落后,步步追赶,直至错失更多的机会!
为什么拖延总是让人欲罢不能?
很显然,首当其冲的就是被惰性所禁锢,无法行动。
惰性就像钢索一般,死死地捆住了我们的手脚。
现实生活中的你,是否有这样的经历:
当清晨的闹钟将你从睡梦中惊醒,想着该起床了,同时却又感受着被窝的温暖,一边不断地对自己说该起床了,一边又对自己说“再睡一会儿”,于是,接着又躺下去。
二是源于目光的短浅,感觉未来的目标虽然很诱人,但毕竟遥不可及,还是眼前的快乐来的最实在,长此以往,就无法避免地堕落成为浑浑噩噩、混天了日、当一天和尚撞一天钟的那种人。
这就是人们常常蹉跎光阴而又扼腕叹息的根源所在。
心之高远、志之凌云却耐不住秉烛之苦,身不由心、迷迷糊糊也就过了一生。
三是源于意志的不坚定。
如果我们缺乏对自己的严格要求,不能够坚守原来所定的时限,总是在想“今天实在太累了,明天再来做吧!
”,事情自然就会被推延。
作为80后,小时候印象最深的就是《明天还有明天的事》那篇课文,道理再明白不过了,事情越拖只会越多,这样计划就彻底被打乱了。
文嘉的《明日歌》可谓振聋发聩:
明日复明日,明日何其多,我生待明日,万事成蹉跎。
世人若被明日累,春去秋来老将至。
朝看水东流,暮看日西坠。
百年明日能几何,请君听我明日歌。
时不我待,我们怎样才能摆脱拖延的恶习呢?
其一,就是要做行动的巨人!
行动,撬动梦想。
说一尺、不如做一寸,想一丈、不如做一尺,任何事都立刻去做的人才是伟大的人。
其二,不要被远大的目标所吓倒,要有愚公移山的精神。
事情做一点就少一点,每天进步一点点,收获就在你眼前。
记得小时候,望着前面大片大片的麦田,我说,“这么多的麦子什么时候才能割完啊?
”,父亲用一句简短的俗语就回答了我,“眼是坏蛋,手是好汉”,其道理不言自明。
其三,给自己一个限制,日事日毕、日清日新。
每日不清,必然积累,积累就会拖延。
拖延是存在于每个人潜意识中的,不要让它成为习惯。
再次,就要珍惜时间,避免浪费。
所谓“时间的浪费”,是指对目标毫无贡献的时间消耗。
减少一分钟的浪费,就等于多一分钟可以利用的时间。
为了能够节省下更多的时间,我们需要找出时间浪费的原因。
浪费时间的原因有主观和客观两大方面。
主观的原因就是由惰性而导致的拖延,客观的原因就是“等待”和“打扰”,它们都是无情的时间杀手。
不管你多么有效率,总是有人让你等待:
你可能错过公车、地铁、飞机,碰上出其不意的中途休息;
你也许已经尽可能地小心计划每一件事,但是你可能意外地被困在机场。
这个时候,与其百无聊赖不如做点有意义的事,比如思考、做计划并用短笺记录、联系朋友、电话安排工作等等。
人在江湖,身不由己。
被打扰,总是无可避免。
我们所要追求的就是将被打扰的时间缩短,将其负面影响减至最少。
这里面最主要的原则就是把握主动,主动拒绝或主动更改时间。
一个人的时间有限,要脱离浪费时间的轮回,就要拿回你自己的时间主控权!
不要害怕拒绝别人,要敢于sayno。
当别人了解你的原则,反而会更尊重你、更信任你。
2、效率(Efficiency)。
据说,一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上,可见,如果只抓勤恳不抓效率是没用的。
勤恳只是手段,效果才是目的。
勤恳值得嘉许,而勤恳的效果才是我们考察和评判的本质所在。
那么,如何才能更有效率?
(1)第一次就把事情做好,这样才最有效率。
世界上最没有效率、最倒胃口的事情就是一件事情开始没有做好,被推倒重来。
工作是很琐碎的,每一步都会牵涉到很多东西,一步不到位,将导致以后的步步不到位,最后当你看到漏洞无法弥补的时候,也就是自己被惩罚的时候。
第一次就把事情做对、做好、做到位,是一个观念,也是一个良好的习惯。
它会节省我们很多的人力、物力、财力,使我们少走很多不必要的弯路。
(2)事不宜迟,速度制胜。
《孙子兵法》上说:
“激水之疾,至于漂石者,势也”。
速度能决定石头浮沉。
面对“快鱼吃慢鱼”的时代,速度决定人生进退,速度决定事业成败。
大浪淘沙,优胜劣汰,这是万物不变的道理。
要在竞争中斩露头角,脱颖而出,只有你自己与时间赛跑,与对手赛跑,才有可能会赢。
(3)统筹安排,提高效率。
我们都知道一个“先装石头还是先装沙子才能发挥罐子最大容量”的故事模型。
类比到时间的统筹安排上,则就是利用大块的时间处理“大块”的事情,利用琐碎的时间处理琐碎的事情,利用等待的事件兼做别的事情(比如烧开水的工夫可以拍个黄瓜)。
3、效能(Effectiveness)。
事情太多、太杂怎么办?
事情总也做不完怎么办?
人的时间有限,无论怎么挤一天也不可能挤出25个小时出来。
因此,有限的时间里,我们要做最能出效益的事!
所以,我们做事情的标准,不是“某件事有没有意义”,而是“某件事是不是最有意义”。
概况起来说,就是“要事第一”。
我们根据事情的重要和紧急程度的不同,将事情划分成为四种类型(分别隶属于图示中坐标系上的每一个象限),并排定优先,以给予我们做事顺序的指导。
【观点】把要事放在第一位的人,才能从容不迫;
把急事放在第一位的人,总是忙忙碌碌。
重要
紧急
•危机(看病、救火)
•急迫的问题
•有期限压力的计划
•规划
•防患未然(锻炼、防火)
•技能提升、创新
•建立人际关系
•发掘新机会
•无谓的交际应酬
•某些电话、信件
•个人嗜好的沉迷
•拖延(看电视、上网)
•不速之客
•临时会议、邀约
•某些电话、邮件
•下属请示与报告
无用人
无聊人
压力人
从容人
①马上就做
②
定出时间待会做
④
别做了/打发时间、休闲
③授权别人做
(1)重要而且紧急。
包括与客户洽谈业务、设备发生故障致使生产停顿,重伤害急救,员工之间产生肌体冲突,停电,未按时交货、设备出故障、产品质量出现问题等。
管理者对这类燃眉之急的事一般都不会马虎,必须花上整天的时间来处理,直到解决为止。
(2)重要但不紧急。
包括远景规划,制定革新,计划研究拟定,个人及部属管理技能提升,公关促进,问题检查与追踪,健康检查,产品创新,人才培养,组织协调等。
这类事务看起来一点都不急迫,可以从容地去做,但却是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事,是管理者的第一要务。
如果不在这类事务上花最多的时间,管理者就是“不务正业”。
(3)紧急但不重要。
包括批阅日常文件、不速之客到访,工作例会,接打电话等。
这类事务也需要管理者赶快处理,但不宜花去过多的时间,最好是授权处理。
“时间管理的最高境界:
只要我能找人去做的事情,我绝不会自己去做”。
(4)不紧急也不重要。
包括可不去的应酬、并不重要的电话或信件,自我干扰(如作白日梦/工作前先抽烟/先清理办公桌/阅读报刊杂志/上网看新闻等),冗长而无主题的会议等。
对于这类事务,管理者可先想一想:
“这件事如果根本不去理会它,会出现什么情况呢?
”如果答案是“什么事都没发生。
”那就应该立即停止做这些事。
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