浅谈总监理工程师的组织协调工作Word格式.docx
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5、约束关系的和谐,要紧是了解和遵守国家和地点在政策、法规、制度方面的制约,求得执法部门的指导和许可。
二、工程项目总监理工程师和谐治理的范畴
把监理工程项目作为系统,那么和谐的范畴可分为系统内部的和谐和系统外部的和谐。
项目外部和谐治理又可分为近外层和谐与远外层和谐。
监理项目与近外层单位一样有合同关系,和远外层关联单位一样没有合同关系。
监理单位与建设、设计、施工、供应等单位均为近外层关系,与其余单位〔政府主管部门、质监、安监、金融、税收、城管、检测机构以及工程项目现场周围的环境单位等〕均为远外层关系。
1、项目监理部内部关系及和谐
1〕监理部内部人际关系的和谐,这种和谐指总监理工程师与其下属〔监理人员〕的关系,职能人员之间的关系等。
和谐这些关系要紧靠执行监理制度、坚持民主集中制,做好思想政治工作,充分调动每个人的积极性,要用人所长、责任分明、实事求是地对每个人的政绩进行评判和鼓舞,在调解人与人之间的矛盾时要注意方法,重在疏导。
2〕项目监理部组织关系的和谐。
监理部的组织形成系统,系统内部组织各部分构成一定的分工协作和信息沟通近关系。
组织关系的和谐,要靠组织运转正常,发挥组织能力的作用。
2、项目监理部与外层关系的和谐
1〕与近外层关系的和谐
工程项目监理部的近外层关系包括:
〔1〕甲乙方的关系;
〔2〕与建设单位的关系;
〔3〕与勘察、设计单位的关系;
〔4〕与施工单位的关系;
〔5〕与供应单位的关系;
〔6〕与公用部门〔质监、安监、建管处〕的关系;
〔7〕与工程质量检测机构的关系。
以上这些关系差不多上合同关系的系统,应在平等的基础上进行和谐。
2〕与远外层关系的和谐
工程项目监理部与远外层关系包括与政府有关部门,金融单位、税收部门、公安、城管部门、工程项目现场周围的环境单位等关系。
这些关系的处理没有定式,和谐更加困难,应按有关法规、公共关系准那么,经济联系规定的处理,例如,与政府有关部门的关系是请示、报告、汇报的关系,与现场周围环境单位的关系是遵守规定,取得支持的关系,与城管、公安部门的关系,那么是遵守法规的关系。
三、总监理工程师的和谐技术
监理工程项目的组织和谐技术要紧包括:
沟通、鼓舞、交际、会议与会谈、工作检查等。
1、沟通:
沟通是组织和谐的手段,是解决组织成员间障碍的差不多方法,组织和谐的程度和成效常常依靠各项目参加者之间沟通的程度,通过沟通,不但能够解决各种和谐的问题,如在技术、过程、治理方法和程序中的矛盾、困难和不一致,而且能够解决各参加者心理的和行为的障碍和争吵。
1〕总监理工程师沟通的困难
由于项目建设参与单位和项目组织行为的专门性,使得在现代工程项目中沟通十分困难,尽管有现代化的通讯工具和信息收集、储存和处理工具,减少了沟通技术上的和时刻上的障碍,使得信息沟通专门方便和快捷,但仍旧不能解决人们许多心理上的障碍,组织沟通的困难在于:
〔1〕有的工程项目的规模大,参加单位多,造成每个参加者沟通面大,各人存在着复杂的联系,需要复杂的沟通网络。
〔2〕由于各参加者〔如业主、项目经理、技术人员、分包商、监理人员〕有不同的利益、动机和爱好,那么有不同的动身点,对项目有不同的期望和要求,对目标和目的性的认识不同,那么项目目标与他们的关联性各不相同,造成行为动机的不一致,作为总监理工程师在沟通的过程中不仅应强调监理任务目标的完成,而且要照管各方面的利益,使各方面都中意。
这就有专门大的难度。
〔3〕由于项目是一次性的,项目组织往往差不多上新的成员,新的对象,新的任务,项目的建设单位、施工单位也是新的,那么给项目监理部造成摩擦多,工程监理部从成立到正常运行都需要一个过程,都有许多不适应和摩擦。
〔4〕人们的社会心理、文化、适应、专业、语言对沟通产生阻碍和沟通的障碍。
2〕几种重要的沟通
〔1〕与建设单位〔业主〕的沟通
业主代表项目的所有者,对项目具有专门的权力,作为总监理工程师必须服从业主的决策,指令和对工程的干预,总监理工程师的最重要的职责之一确实是保证业主中意,要取得监理项目的成功,必须获得业主的支持。
总监理工程师第一要明白得业主的意图,反复阅读监理合同、施工合同或项目任务的有关文件,必须了解项目构思的基础、动身点,总目标。
否那么会给工作造成专门大困难。
假如工程项目监理实施的状况与业主的预期要求不同,业主将会干预,将要改正这种状态。
因此总监理工程师必须花专门大气力来研究业主,研究项目的目标。
让业主一起投入工程建设的全过程,而不仅仅是给他一个结果〔竣工的工程〕。
尽管有预定的目标,但监理实施过程中必须执行业主的指令、使业主中意。
总监理工程师在监理实施过程中的工作安排要考虑到业主的期望,适应和价值观念,说出他想要说的话,经常了解业主所面临的压力,以及业主对项目关注的焦点。
尊重业主,随时向业主报告情形。
在业主作决策时,向他提供充分的信息,让他了解项目的全貌、项目实施状况、方案的利弊得失对目标的阻碍。
〔2〕与承包商的沟通
那个地点的承包商包括施工单位〔总包与分包〕、设计单位、供应商,他们与监理单位没有直截了当的合同关系,但他们必须按总监理工程师的领导、组织、和谐和监督。
总监沟通的内容有:
应让各承包商明白得总目标、时期目标以及各自的目标,项目的实施方案,各自的工作任务和职责等。
应给他们说明清晰,作详细说明,增加项目的透亮度;
指导各参加者适应适应项目工作,向他们进行监理程序、沟通渠道和方法的交底,指导他们,并与他们一齐商量如何工作,如何把情况做得更好。
发出的指令后要作出具体说明,防止产生对抗;
为了减少对抗,排除争吵,取得更好的鼓舞成效,总监理工程师应欢迎并鼓舞承包商将项目实施的信息、实施的结果和遇到的困难,将心中的不平和意见向总监作汇报,如此查找和发觉对打算、操纵的误解,或有对立情绪的承包商和可能的干扰。
各方面了解得越多,越深刻,在项目监理过程中争吵越少。
〔3〕监理部内部的沟通
总监理工程师是项目监理部的领导核心,通常总监不连接操纵资源和具体工作,而是由监理部中的监理人员具体实施操纵,那么总监与监理人员之间及各监理人员之间就有界面和和谐,他们之间应有良好的工作关系,应当经常协商。
在项目监理部内部的沟通中总监起着核心作用、如何和谐各职能工作、鼓舞监理人员,是项目总监理工程师的重要课题。
监理部的监理人员的来源与角色是复杂的,有不同的专业目标和爱好,有不同的监理任务,各人的水平也不一,总监理工程师对监理人员的和谐治理,相互间的沟通是十分重要的。
监理人员他们之间也有存在许多沟通障碍,总监理工程师应积极做引导,发挥监理人员的作用,同时注重全局、综合和了解监理规划和监理细那么实施的可行性。
〔4〕沟通的方式
在工程监理过程中的沟通方式是丰富多彩的能够从许多角度进行分类,例如有:
双向沟通(有反馈)和单向沟通(不需反馈);
按流向分为:
重要沟通,即按组织层次上、下之间沟通;
横向沟通,即同层次的组织单向之间的沟通;
网络状沟通;
正式沟通和非正式沟通。
正式沟通<
监理规划、各种书面文件〔报告、指令、联系单、月报〕和谐会议、通过各种检查、验收>
,是通过正式的组织过程来实现或形成的。
有固定的沟通方式、方法和过程;
是大伙儿一致认可,统一遵守的组织规那么;
这种沟通结果常常有法律效力。
我们在工程的监理过程中,要形成文本交往的风气和适应,尽管大伙儿天天见面,经常在一起言语,但对工程项目中的问题各种磋商结果、指令、要求都要落实在文本上,项目参加者各方面都应以书面文件作为沟通的联络依据,这是法律和合同的要求,可幸免显现争吵、遗忘和责任。
在工程中显现的各种专门情形或重大事件及其处理情形应做记录,并提出报告,在监理过程中涉及各方面的工程活动,如中间工序交接,图纸交接、材料、设备的验收都应有相应手续和签证的依据。
〔文件〕。
非正式沟通〔谈天、喝茶、吃饭、小组会议、现场观看、现场巡视、旁听会议,了解情形等〕通过大伙儿的非正式的横向交叉沟通能力信息的流淌,促进明白得、和谐。
语言沟通和非语言沟通
语言沟通、即通过口头沟通,如交流、会谈、报告或演讲,面对面的语言沟通是最客观的,也是最有效的沟通。
非语言沟通即书面沟通包括建议、报告、打算、会议纪要、信件、监理工程师通知单、联系单、备忘录等。
报表、打算与报告技术
总监理工程师应随时了解工程项目的进展情形,因此,每个项目均应编制报表打算、月报及报告。
通过传递和交换信息方式达到沟通目的。
在工程现场实际信息,如实际工期、成本、质量信息等。
各种报告如监理日记、监理月报、重大质量、安全事故的报告、设备、劳动力、材料使用报告及质量报告等等。
工程报告的形式和内容丰富多彩,它是人们沟通的要紧工具。
报告的作用:
A、作为决策的依据,通过报告能够使人们对项目打算和实施状况、目标完成程度十分清晰,如此能够预见以后,使决策简单化,提高准确度。
B、用来评判项目,评判过去的工作的及时期成果。
C、总结体会,分析项目中的问题,专门在每个项目终止时都应有一个内容详细的分析报告〔监理总结〕。
D、通过报告去鼓舞各参加者,让大伙儿了解监理工作成就。
E、提出问题、解决问题、安排后期打算。
F、推测今后情形,提供预警信息。
G、作为证据和工程资料,报告便于储存,因而能提供工程的永久记录。
总监理工程师在监理部建立后,应建立治理系统,必须包括项目监理的报告系统。
一要排列监理过程中应有的各种报告,并系统化,二要确定各种报告的形式结构、内容、数据、采撷和处理方式并标准化。
可在编制的监理规划或实施细那么中明确。
2、鼓舞
治理心理学中,鼓舞是一种刺激,是促进行为再发生的手段,总监理工程师要调动监理人员的积极性,第一要取得各级人员的合作,其有效的做法是真诚地主动地爱护下属人员,那个地点要紧是夸奖、正面评判等。
总监理工程师要依照监理人员各自特点,应注意从心理学、行为科学的高度,鼓舞各个监理人员的积极性。
在实际工作中要树立总监的权威和吸引力,应该有自己的鼓舞措施,例如:
〔1〕采纳民主的工作作风,不独断专行,实际工作中在监理部内放权,让监理人员独立工作,充分发挥他们的积极性和制造性,使他们对工作有成就感。
总监应少用正式权威,多用他的知识、品德、忠诚和工作挑战精神阻碍成员。
〔2〕改进工作关系,关怀各个监理人员,礼貌待人,鼓舞大伙儿参与和协作,与他们一起研究工作、制定打算,多倾听他们的意见、建议,鼓舞他们提出建议、质疑、设想,建立互相信任、和谐的工作气氛。
〔3〕公布、公平、公平地处理事务,例如:
合理地分配工作任务;
公平地进行奖励,客观公平地同意反馈意见。
应经常召开会议,让大伙儿了解项目情形和遇到的问题,鼓舞大伙儿同舟共济。
〔4〕由于项目监理部的临时性和一次性,会使监理人员感到和产生没有归属感、没有安全感,甚至感到孤独。
总监要通过非正式沟通产生鼓舞作用,使人们能够打成一片,使大伙儿对监理部有认同感,对治理者〔总监〕有靠近感,有社交上的满足感。
这会加强凝聚力,这方面工作总监一定要重视。
3、和谐会议
会议是和谐和指导监理工作的重要工具。
成功的会议依靠于如下因素:
会议的目标、任务和时刻安排;
会议的程序;
议事清单和会议纪要。
和谐会议是正式的沟通方式:
1)种类:
工地例会,在施工过程中,总监理工程师应定期召开工地例会〔第一次工地例会上要明确参加例会的要紧人员,召开工地例会周期、地点和要紧议题〕。
专题例会,即在专门情形下依照工程的需要举行的,解决专业问题的和谐会议,即发生专门的困难、事故、紧急情形时进行磋商。
内部会议,是监理部内部工作会议。
2〕作用:
总监理工程师对和谐会议要有足够重视,要有组织和策划,因为和谐会议是一个极好的沟通机会。
能够猎取大量的信息,以便对现状进行了解和分析,它比报告文件能更好、更快、更直截了当地获得有价值的信息,专门是软信息,如各方面的工作态度、积极性、工作秩序等。
检查任务,发觉问题,了解工程各时期完成情形,存在问题及阻碍因素,评判工程进度情形,及时跟踪。
布置下时期的工作,调整打算成本,研究问题解决措施,选择方案。
在那个过程中能够集思广益,听取各方面的意见。
3〕和谐会议的组织
会议也是一项治理活动,也应当进行打算、组织和操纵。
组织好一个和谐会议,使它富有成果,达到预定的目标,需要有相当的治理知识,艺术性和权威。
事前筹划:
在开会之前,总监理工程师必须做好预备,包括:
应分析召开会议的必要性,确定会议的目的,确定需要参加会议人员;
信息预备,了解工程项目状况、困难、各方面的差不多情形,预备材料,收集数据;
确定什么议题,预备在会上让大伙儿讨论什么,想了解什么,达到什么成效,解决方案或意见。
要考虑大伙儿会有什么反应,能不能够同意自己的意见。
假如有矛盾,应有什么备选的方案和措施,如何达成一致。
有时对一些重大问题为了达到更好的共识,幸免在会议上的冲突或僵局,或为了更快地达成一致,能够先将议程口头通知各个参加者,并能够就议程与一些要紧人员进行预先磋商,进行非正式沟通,听取修改意见。
会中操纵:
会议应按时开始,指定一名监理人员进行记录。
总监理工程师要主持好会议,A、驾驭整个过程,防止不正常的干扰,如跑题、谈笑、讲一些题外话干扰主题或发生争吵,阻碍会议的正常秩序。
B、善于发觉和抓住有价值的问题,集思广益,补充解决方案。
C、鼓舞参加者提出自己的观点,讲内心话,反映实际情形、问题和困难,诉苦,一起研究解决方法。
D、通过沟通、和谐甚至妥协或劝说,使大伙儿意见达到一致,使会议富有成果。
E、当显现争吵,不一致甚至冲突时,总监理工程师必须把握工程项目的总体目标和整体利益,宣传共同的合作关系,以争取共识,不仅使大伙儿取得和谐一致,而且要争取各方面心悦诚服地同意和谐,并以积极的态度完成工作。
会后处理会后应尽快整理并起草会议纪要。
和谐会议的结果通常以会议纪要的形式作为决议。
整理起草的纪要,送达各方认可。
4、工作检查
通过各种工作检查,专门是工程成果的检查验收进行沟通。
各种工作检查〔如文明、安全、质量检查〕,工程质量的验收是专门好的沟通方法。
总监通过这些工作不仅能够检查工作的成果,了解实际情形,而且能够沟通各方面、各层次的关系,检查的过程常常又是解决存在问题,使上下之间,左右之间互相了解的过程,同时又常常是新的工作和谐的起点,因此它不仅是技术性工作,而且是一个重要的治理工作。
总工办陈黄杰
2006年2月7日
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