归档文件整理十步骤Word格式文档下载.docx
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归档文件整理十步骤Word格式文档下载.docx
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严格按照归档文件形成时间即落款时间分年度。
文件不跨年、不跨月。
但有三种特殊情况:
一是跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年;
二是跨年度形成的案件文
从左到右分别是全宗号、年度、室编件号、机构问题(为选择项)、保管期限、馆编件号。
盖归档章和填写其项目应用耐久字迹材料,如碳素墨水、黑色印油等。
全宗号由档案馆给定;
年度填写归档文件形成的年度,用4位阿拉伯数字填写,不能简化。
保管期限应填为“永久、30年、10年”。
室编件号即归档文件的顺序号,在同一年度、同一机构(问题)、同一保管期限条件下采用大流水号,用阿拉伯数字填写。
机构或问题为选择项,归档文件进行分类才填,可填简称。
馆编件号不填。
第七步:
装订
归档文件按“件”装订。
何谓“件”呢?
《归档文件整理规则》(以下简称:
规则)规定:
“件”即归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,请示与批复为一件(批复在前,请示在后),来文与复文可为一件。
《规则》允许将关联性强,利用时通常需要相互查证的两份或多份文件作为一件,如:
请示与批复,一次会议、一项活动等形成的文件材料,这些文件材料可装订为一件。
装订前应对破损的文件、字迹易褪变、超大纸张制作的文件进行技术处理,如修裱、复制、折叠等。
还要去除永久、30年保存的文件上的金属物,使用不锈钢订书针或三孔一线装订。
采用何种装订方法和材料,各单位可根据实际情况决定,但必须得到档案行政管理部门的认可。
第八步:
编目
归档文件室编件号完成后,即可编制归档文件目录,归档文件目录设置的项目有:
件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项。
件号即室编件号。
责任者即发文机关或署名者。
文号即文件的发文字号,包括发文机关代字、发文年度(用六角括号括入)、发文顺序号。
题名即文件标题,没有标题或标题不规范的应自拟标题,外加“[]”。
日期即文件形成的时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如:
20041226(2004年12月26日)。
页数即每一件归档文件的有效页面。
文件中有图文的页面为一页。
备注即注释文件需要说明的情况。
归档文件目录的编制分别以不同的保管期限进行,永久归档的文件目录要求一式两份(或多份),定期的一份。
归档文件目录填写或计算机录入工作完成后,应分年度、分保管期限、分组织机构(问题)集中起来,可一年一本(册),也可多年集中一本(册),用规范制作的目录壳将其装订起来,填写好目录壳封面,成为日后归档文件的检索工具。
其目录壳封面尺寸为310mm×
220mm,其厚度可为10mm、15mm、20mm等,还可根据需要而定。
封面项目设置为:
1、全宗名称,即立档单位的名称,要填写全称或通用简称。
2、年度,填写归档文件形成的年度。
3、保管期限,填写归档文件的保管期限。
4、机构或问题,如档案进行了分类才填,没有分类就不填。
第九步:
装盒
就是将编好归档文件目录的归档文件,按照件号的顺序装入档案盒。
其基本要求是:
在同一年度、同一机构(问题)、同一保管期限条件下,根据归档文件的多少选用不同数量,不同规格型号的档案盒。
档案盒的规格尺寸为310mm×
220mm×
20mm或310mm×
220×
30mm或310mm×
220mm×
40mm(长×
宽×
厚度),还可根据不同需要制作厚度不同的档案盒。
归档文件装盒后,即可填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。
档案盒封面项目设置为;
全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称,各单位还可根据需要设置年度、保管期限或其他项目。
盒脊项目设置包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号等。
这些项目的填写(除盒号、起止件号外)均与归档章同。
盒号机关档案室不填,要在以后档案移交进区档案馆时再填。
起止件号填写该盒内第一份归档文件和最后一份归档文件的号。
中间用“一”连接。
备考表是置于盒内归档文件之尾,项目包括:
盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
盒内文件情况说明的填写,主要填写盒内文件字迹模糊、纸张缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
整理人的填写,主要填写整理、归档文件的人员姓名。
检查人的填写,主要填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
日期主要填写归档文件整理完毕的日期。
第十步:
档案排列上架
归档文件装盒并完成档案盒封面及盒脊的填写后,即可将整理好的档案排列上架装入档案箱柜保管。
档案排列上架的方法要与档案的分类方法一致。
也可视需要编上盒号(用铅笔)。
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