QHSE体系文件与记录管理办法Word文件下载.docx
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QHSE体系文件与记录管理办法Word文件下载.docx
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表单数量
2
风险数量
10
规范性
引用文件
•《健康、安全与环境管理体系第1部分:
规范》
本单位
相关制度
-
文件管控信息
(制度编号:
XXX)
1适用范围
本办法规定了XX股份有限公司XX分公司(以下简称“公司”)QHSE体系文件与记录的管理内容及要求。
本办法适用于公司、分公司、加油站、油库。
控股公司、参股公司参照本办法执行。
2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本办法的引用而成为本文件的条款。
凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于文件。
凡是不注日期的引用文件中,其最新版本适用于本办法。
2.1《健康、安全与环境管理体系第1部分:
规范》(Q/SY1002.1—2013)
3术语和定义
本文件采用以下定义:
3.1文件
指信息及其承载媒体。
3.2受控文件
指包括但不限于管理手册、程序文件、规章制度、会计手册、技术文件、检验规范、强制性法律法规及标准等公司内部文件、行业准则和国家标准。
4风险
流程末级
风险名称
控制目标类型
重要风险
关键控制点
一般控制
C:
完整性控制
A:
准确性控制
V:
有效性控制
R:
接触性控制
SP08.01.05.01.12QHSE体系文件与记录管理
SP08.01.05.01.12-Q01质量文件发现错误、遗漏或版本更换时,未及时修改、更新,使用人未使用最新有效的版本
M1
SP08.01.05.01.12-Q02未按规定对质量文件的编写、审核、批准和发放进行管理,导致公司文件体系混乱
SP08.01.05.01.12-Q03未按规定建立《QHSE受控文件清单》
SP08.01.05.01.12-Q04质量体系记录控制范围不准确、不适当
SP08.01.05.01.12-Q05质量文件未进行专门存放,导致文件损毁或丢失
SP08.01.05.01.12-H01HSE文件发现错误、遗漏或版本更换时,未及时修改、更新,使用人未使用最新有效的版本
SP08.01.05.01.12-H02未按规定对HSE文件的编写、审核、批准和发放进行管理,导致公司文件体系混乱
SP08.01.05.01.12-H03未按规定建立《QHSE受控文件清单》
SP08.01.05.01.12-H04HSE记录控制范围不准确、不适当
SP08.01.05.01.12-H05HSE文件未进行专门存放,导致文件损毁或丢失
5职责
5.1QHSE办公室设在质量安全环保处,主要职责为:
5.1.1负责组织制定、管理和维护本办法;
5.1.2负责指导、监督各处室、各级单位QHSE文件与记录管理工作。
5.2总经理办公室主要负责公司QHSE来文来电处理、公文核稿、文件收发、传阅的控制管理。
5.3企管法规处主要职责为:
5.3.1负责牵头组织公司QHSE规章制度的立项、审核和发布;
5.3.2负责发布公司各类操作规程、作业指导书。
5.4各处室、分公司负责本处室、本单位QHSE文件的编制、审核、更改和控制,以及受控文件和记录清单的填写和更改。
5.5基层库站主要负责上级公司QHSE文件的落实和执行,填写、上报相关记录。
6管理内容及要求(SP08.01.05.01.12)
6.1文件管理
6.1.1公司QHSE管理体系文件的分类
公司QHSE管理体系文件按以下规定分类:
ー第一类(层),QHSE管理手册;
ー第二类(层),管理类文件,如规章制度、公文;
ー第三层(层),操作规程、作业指导书;
6.1.2文件的形式和载体
文件的形式包括语言、软件版本、图表等;
文件的载体包括纸质和电子。
6.1.3文件编写、审核、批准、发放和培训
各类文件由两级公司专业部门起草编制,经相关部门和单位会签、分管领导审批后,公司企管法规处颁布,起草编制单位发放给业务相关单位和使用单位并负责文件内容的培训、实施监督。
6.1.4文件内容更改
体系文件需更改时,提出更改的责任人提报原文件管理部门,原文件管理部门的负责人根据需要情况组织修改文件内容。
文件更改的审核、批准按本办法规定的编写、审核、批准、发放和培训程序进行。
当原文件主管部门或文件审批人因故调离或发生变化时,现文件主管部门或文件审批人获取原文件审批时的背景资料。
6.1.5文件版本更新
因外部环境、管理体系发生较大变化等原因导致文件更改内容达到全文的30%以上时,或因标准、法律规定修订引起原文件内容无法适用时,更新文件版本。
6.1.6文件标识
QHSE管理体系文本文件由版本号或年代号进行标识。
行政文件以其发文文号作为标识。
6.1.7文件的控制管理
QHSE体系办公室建立并发布公司《QHSE受控文件清单》,每年第一季度清理1次,如有增加或变动及时发布信息。
各处室、分公司指定本处室、本单位的文件和资料管理人员,负责本处室、本单位归档文件和资料的保存和查阅。
各处室、分公司内审员按公司《QHSE受控文件清单》核实本处室、单位的文件,建立并发布本处室、单位的《QHSE受控文件清单》,每年第一季度清理1次,并报质量安全环保处备案。
QHSE体系办公室每年年底组织管理手册有效性评审,各处室评审本部门主管文件有效性。
各处室、各单位防止文件泄密、不当使用或缺失。
6.2记录管理
6.2.1记录控制范围
记录控制范围如下:
ー报告类;
ー记录表格类;
ー其他体系运行中所有记录,包括承包方和供应方提供的记录。
6.2.2记录格式规定
文件记录格式按以下规定执行:
ー文件业务归口管理部门编制管理文件所涉及到的记录;
ー各处室、分公司负责编制本部门、本单位组织编制的三级文件中涉及的记录;
ー记录应规定保存部门和保存期限,由各处室、分公司根据工作需要确定;
ー记录的载体可以是纸质的或电子的;
ーQHSE体系办公室负责编制公司《QHSE记录清单》,并在公司范围内发布;
ー各处室、分公司依据QHSE体系办公室下发的公司QHSE记录明细表,整理并建立本处室、本单位的《QHSE记录清单》。
6.2.3记录填写要求
填写记录时做到字迹工整、真实有效、完整、准确。
在记录中填写日期、姓名、序号,以便检查和追溯;
签字、盖章手续齐备;
已填写的内容更改时采用划改方式,更改人在更改处签字或盖章,并注明更改日期。
6.2.4记录整理与保存
各作业岗位建立自己的原始信息记录。
各处室、分公司资料员负责收集、整理、保管和传递本部门或本单位的记录,每年进行1次分类装订和编目归档。
各处室、分公司按保存期限保存本处室和本单位的记录,书面记录保存在专用的资料柜中,安排专人负责管理,防潮、防火、防蛀,防止损坏、变质和丢失。
6.2.5记录查阅借阅
记录的查阅和借阅经主管部门负责人批准后执行。
6.2.6过期记录处理
超过保存期限的记录,由主管部门监督指定的人员集中销毁。
6.3附则
6.3.1分公司可依据本办法制订实施细则。
6.3.2本办法由质量安全环保处负责解释。
7相关制度
无
8流程及风险控制
8.1SP08.01.05.01.12QHSE体系文件与记录管理
8.1.1
流程图
8.1.2风险控制文档
全面风险控制文档
单位名称:
PTR_SDXS:
XX分公司
最后更新时间:
2019-12-5
业务流程名称:
SP08.01HSE体系建设
当前流程名称:
编制部门:
编制人:
版本号:
2020
控制点编号
风险类别
风险描述
公司关键控制编号
控制类型
控制方法(自动/人工/半自动)
控制措施/系统相关控制措施
应用系统控制
控制频率(随时/日/周/月度/季度/年度)
控制实施证据
控制文件的文号及名称
战略风险
经营风险
报告风险
法律风险
应用系统控制所属模块
系统控制方式
SP08.01.05.01.12-Q01-M1
√
人工
根据需求及时更新质量文件内容和版本,文件更改内容达到全文的30%以上时,更新文件版本。
内外部环境、管理体系发生较大变化,原文件需作大幅度更改时,更新文件版本。
标准、法律规定修订引起原文件内容无法适用,更新文件版本。
随时
《XX公司QHSE体系文件与记录管理办法》
SP08.01.05.01.12-Q02-M1
两级公司相关部门按照制度流程要求进行质量文件的编写审核、批准和发放
SP08.01.05.01.12-Q03-M1
两级公司相关部门按照制度建立《QHSE受控文件清单》,各处室和分公司要指定本处室和单位的质量文件和资料管理人员,负责本处室(单位)归档文件和资料的保存和查阅。
《QHSE受控文件清单》
SP08.01.05.01.12-Q04-M1
两级公司相关部门按照以下质量记录控制范围操作:
ー报告类;
ー记录表格类;
ー其他体系运行中所有记录,包括承包方和供应方提供的记录。
SP08.01.05.01.12-Q05-M1
各处室和分公司按保存期限保存本处室和本单位的质量记录,书面记录保存在专用的资料柜中,安排专人负责管理,防潮、防火、防蛀,防止损坏、变质和丢失。
SP08.01.05.01.12-H01-M1
根据需求及时更新HSE文件内容和版本,文件更改内容达到全文的30%以上时,更新文件版本。
SP08.01.05.01.12-H02-M1
两级公司相关部门按照制度流程要求进行HSE文件的编写审核、批准和发放
SP08.01.05.01.12-H03-M1
两级公司相关部门按照制度建立《QHSE受控文件清单》,各处室和分公司要指定本处室和单位的HSE文件和资料管理人员,负责本处室(单位)归档文件和资料的保存和查阅。
SP08.01.05.01.12-H04-M1
两级公司相关部门按照以下HSE记录控制范围操作:
SP08.01.05.01.12-H05-M1
各处室和分公司按保存期限保存本处室和本单位的HSE记录,书面记录保存在专用的资料柜中,安排专人负责管理,防潮、防火、防蛀,防止损坏、变质和丢失。
9附件
9.1QHSE受控文件清单(SDSP-0140)
XX股份有限公司XX分公司
QHSE受控文件清单
序号
文件名称
编号
实施日期
备注
编制:
年月日批准:
年月日
9.2QHSE记录清单(SDSP-0159)
QHSE记录清单
记录名称
记录编号
对应的相关文件名称
编制
部门
使用
保存
期限
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- 关 键 词:
- QHSE 体系 文件 记录 管理办法