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谈谈如何做好办公室工作
谈谈如何做好办公室工作
办公室是各级、各类机关的综合工作部门,是上传下达、联系群众、协调各方的“枢纽”,是对外服务的“窗口”,也是制定和实施决策的政务参谋和事务助手。
办公室工作的好坏,直接影响到一个单位工作质量和工作效率的高低,影响一个单位的形象。
要做好办公室工作总的要求是要做到围绕中心、服务大局、当好参谋、抓好落实。
具体来说,要发挥“三个作用”、做好“三个服务”、把好“三关”、完成“三项任务”、具有“三种作风”。
一、发挥“三个作用”
一是发挥参谋助手作用。
发挥参谋助手作用就是要为领导决策服务,为领导分忧。
作为办公室工作人员要有政治敏感性和洞察力,注意形势的发展和社会的动态,注意收集、整理有关情况,超前思考,提出符合上级精神、领导意图、群众愿望和具有前瞻性的的思路、措施和办法,为领导解决问题、推动工作提出有价值的建议、意见。
比如中央每年都要召开一次全会,每次全会都会有一些新的部署,我们要有政治敏感性。
这些会议一召开,我们就要关注,看看有什么新的内容和新的任务,结合本部门的工作,超前思考,提出贯彻落实会议精神的措施和办法。
二是发挥督促检查作用。
有的科室或部门因为各种工作任务比较多,会出现顾此失彼或对某些工作抓得不够紧的现象,办公室要注意加强督促检查,督促、提醒各科室或有关部门及时完成各项工作任务,发现问题及时向领导汇报。
特别是要抓好中心工作、重要部署、重要会议、重要文件和领导批示件的督促检查,推动全局工作的开展。
三是发挥综合协调作用。
办公室要着眼全局,统筹兼顾,认真抓好“四个协调”:
即协调好各科室之间的关系,确保各科室互通情况、共同协作;协调好部门之间的关系,使各部门之间密切配合,形成合力;协调好上下级之间的关系,确保政令畅通,贯彻有力;协调好干部之间的关系,促进团结与合作,充分调动好各个方面的积极性。
特别要注意帮助理顺各科室在工作中遇到的各种困难和问题,为各项工作的正常运转提供保障。
比如在召开重要会议和组织重大活动时,要做好方案,精心组织,整合力量,确保各项议程、各项活动顺利进行。
二、做好“三个服务”
一是为领导服务。
就是要为领导的工作和生活创造更有利的条件,提供更有效的服务。
除了做好日常的服务工作外,还要善于为领导决策或开展工作提供参谋性的服务。
我们要围绕中心工作和重点工作,主动站在领导的角度多些思考问题,早作准备,拿出详细的落实方案和举措供领导参考,把工作做在前头。
有重要的信息要及时向领导汇报,有紧急的文件要提醒领导批阅,有重要的事情要提醒领导办理。
有时候领导一天里要参加几个会议或活动,要与有关部门协调,合理调整时间和行程,避免时间上的冲突,让领导放心。
要善于从领导的言谈或工作中去领会领导的意图,及时提供有效的服务。
二是为机关服务。
要主动与各科室加强联系,互通情况,密切干部之间的关系,及时了解他们在工作中的问题和要求,多想办法加以解决,不断改善干部的工作环境和条件,积极为他们排忧解难,努力营造和谐的氛围,让干部感受到“家”的温暖。
要制定完善机关管理制度,认真搞好资金安排、会议服务、来客接待、车辆管护、办公用品采购等后勤服务工作,为机关正常运转提供可靠的保障。
三是为基层服务。
对基层的工作要多些给予关心和指导;对基层上报的材料要根据不同的情况及时转交有关领导或组织有关科室办理;对基层请示或反映的有关问题要耐心倾听,给予答复或解释,能够解决的要马上办理。
不要让基层的同志一而再,再而三地请示或询问。
三、把好“三关”
一是把好文字材料关。
办公室承担着文稿起草、文电收发、请示汇报、财务报表等文字业务工作,对各种文字材料要认真审核,确保质量关。
特别是领导事情比较忙,没有时间再去仔细审核,我们更要认真把好关,让领导签发文件时更放心。
有的文字仅一字之差,意思完全相反;有的语句,文字的顺序不同,意思各异。
二是把好工作程序关。
无论是办文、办会,还是办事都必须按照有关程序去办。
办文一般不能超级行文,文件一般不能直接报送领导个人,特别是请示不得多头报送。
以前有的单位把一些请示同时直接送给几名领导,结果几名领导批示的意见各不相同,不知道该如何办理?
搞乱了程序,反而否则会造成扯皮或重复审批等现象,欲速而不达,影响工作的进度。
三是把好政策执行关。
对上级的有关政策要认真贯彻执行,不能打折扣,不能随意放宽条件和要求,按原则办事。
不乱表态,不迁就照顾。
比如,有的开支是合理的,是必需的,经审核可以开支;有的开支是不合理的,在审核的时候,就不能同意开支。
四、完成“三大任务”
一是办文。
办文要“准确、及时、规范”。
起草文稿要精练,语言表达要准确;收发文件要及时,签批文件要中肯;审核文稿要认真,下发文件要规范。
二是办会。
办会要“细致、周密、协调”。
会议方案要细致,议程安排要周密,会议筹备要充分,会务分工要明确,会场布置要整齐,会议组织要协调。
三是办事。
办事要“严谨、高效、灵活”。
办事程序要严谨,办事效率要高效,办事方式要灵活,遇到问题要汇报,办完事情要反馈。
办事要坚持原则,但也要有一定的灵活性。
对于一些比较紧急的文件,如果领导不在家,或事情比较忙,不能及时批阅。
如果不涉及原则性问题的,我们可以通过电话请示领导同意后复印一份给有关科室先办理,从而赢得主动权。
又比如,有很多超市或商店都有送货上门的服务,我们在购买办公用品或有关物品的时候,可以叫超市或商店送过来的,不用亲自去跑,提高了工作效率。
五、要有“三种作风”
一是要有谦虚谨慎的作风。
办公室工作的特点是头绪多、责任大、要求高、时间急、任务重,不能有丝毫马虎。
我们要树立“办公室工作无小事,细节决定成败”的意识。
任何时候都要严谨细致、精益求精、一丝不苟。
不懂的工作虚心向他人请教,不清楚的问题多向领导请示汇报,不让领导布置的工作延误,不让需要办理的文电积压。
二是要有热情服务的作风。
我们要以饱满的热情,良好的服务做好工作。
接待客人和前来办事的同志,要做到热情、礼貌、大方;接待群众来信来访,要耐心、诚恳,积极协调有关部门为群众解决各种实际问题,让群众满意。
三是要有吃苦耐劳的作风。
办公室承担着文件收发、上传下达、联系内外、后勤保障等工作,这些工作比较繁杂,比较辛苦,并且经常要牺牲休息的时间加班加点工作。
我们要有无私奉献的精神,吃得苦。
有些工作需要反复多次去做,要有耐心;有些工作可能领导不太满意,会提出批评意见,要受得起委屈;有些工作做了,别人不一定看得到,要沉得住气。
要始终以良好的工作态度去做好办公室工作,为干部群众提供更好的服务,为构建和谐机关、和谐社会作出自己应有的贡献。
如何做好办公室工作:
一是认识一个规律,也就是办公室工作的规律。
办公室对上士兵,是办事员,对下是将,是管理员。
他的职责要求必须是为着领导转,从属于领导,服务于工作。
被动性,服务性是它的本质。
业务缠身,忙忙碌碌,是它的特点,没有规律,就是它的规律。
这就要求办公人员,做到有序性和随意性,主动性与被动性有机统一。
事事从大处着眼,从小事着手,在随意中把握有序,在被动中把握主动,在普遍中开创新局面,做到不以事小而不为,不以事大而乱为,不以事乱而盲为,不以事难而怕为。
从而避免煮成一锅酱,乱成一团麻,搞得一团糟。
二是摆正三个关系。
办公室的性质决定了只能是丫环带钥匙,当家做不了主。
因此在主与次,进与退,前与后之间如何把握分寸,不仅是职责的要求,也是反映我们办公室人员素质和能力的重要参数。
三是保持两种状态。
一是保持清醒的状态。
办公室工作总做是千头万绪,纷纭复杂,两眼一睁忙到熄灯。
不付出超量的劳动,肯定是做不好工作的。
但是仅靠勤勤恳恳,任劳任怨也是不够的。
必须忙里偷闲,跳出事务性的圈子,静下心来,站在全局的高度,站在领导的角度,想领导之所想,想领导之应想,想领导之未想。
要每临大事有静气,时刻保持清醒头脑。
二是保持恐惧的状态。
如履薄冰,如临深渊,时时刻刻谨慎恐惧的工作。
因此,一是要摆正工作性质的辅助性与工作要求的主动性的关系。
要参与不干预,不当二领导。
尊重不盲从,不当吹鼓手、马屁精。
干事不误事,不添乱。
二是要摆正领导工作目标的统一性和职权任务的差异性的关系。
要明白办公室是单位的综合部门,但不是权力部门。
办公室人员尽管经常与领导在一起研究问题,尽管经常传达领导的指示,但是并不意味着可以发号施令,以领导自居。
三是要摆正办公室人员与领导在政治地位上的平等性与领导分工的幕后与前台的关系。
因此接受领导、服从领导、服务领导不仅是办公室人员的职责所在,更是组织内部的运行的基本要求。
四是要接受四种考验。
一是受得了委屈。
二是耐得住寂寞。
三是经得起诱惑。
四是守得住秘密。
1、受得了委屈是指办公室人员性质和任务决定着你站在风口浪尖上,置身于矛盾的焦点之中,特别是主任一定要协调局领导班子的关系。
在某些时候不被理解或受到一些埋怨是正常的。
所以办公室人员必须有良好的的心理素质和心理承受能力,受得起各种委屈。
2、经得起诱惑。
办公室没权,没财,没物,相对权力部门显得比较清苦。
3、耐得住寂寞。
因为我们办公室的性质决定我们在幕后,就要默默无闻,任劳任怨,甘当无名英雄。
4、守得住秘密。
办公室有许多机要、文件,必须有保密纪律。
五是树立五种形象。
①是好人形象。
人品好,人缘好。
②是智多星形象。
③是老黄牛形象。
④是不管部长形象。
⑤是庄重形象。
六是练好六种功夫。
(六种基本工作技能)①是会出好点子,能出点子,会出点子,出好点子。
当高参,不当乱参。
②是会玩笔杆子。
有较强的文字能力。
③是会耍嘴皮子。
反映问题传达指示不走样,组织沟通顺畅,坐着能写,站着能说,下去能唱。
④是会找几个点。
当上级要求与自身实际不一致的时候,能找到结合点;领导之间意见不一致的时候能找到相同点;部门之间不一致时能找到沟通点;⑤是会铺塌台子。
补领导做不了的事,补领导做不好的事。
⑥是会闯新路。
针对工作中的一些新问题、新情况,能够想出新的思路。
七是克服八种不足。
①是克服扯皮多,配合少的不足。
②是克服唠骚多,意见多,但方法少,措施少的不足。
③是克服计较多,宽容少不足。
④克服是索取多,奉献少的不足。
⑤是克服浮躁多,实干少的不足。
⑥克服是请示多,意见少的不足。
⑦是克服说得多,做得少的不足。
⑧是克服忙于事务多,学习少的不足。
八是要有七种意识。
①是要有办公室里无小事意识。
②是要有绝对服从的工作态度。
③是要有爱岗为家的敬业精神。
④是要有雷厉风行的办事作风。
今天的事今天办,不让事情过夜。
⑤是要有眼观六路,耳听八方的能力。
⑥是要有争创一流的工作目标。
⑦是要有树领导形象的思想境界,处处维护领导的形象。
九是扮好九种角色:
①是扮好参与政务的管理员角色;②是扮好上情下达、下情上报的信息员角色;③是扮好群众上访、部门来访、领导下访的接待员角色;④是扮好出主意、会出主意、出好主意的参谋角色;⑤是扮好会撰文、批文的秀才角色;⑥是扮好联系内外,沟通上下,协调左右的中介角色;⑦是扮好领导、群众,单位代言人的角色;⑧是扮好对外联络的外交家的角色。
五种素养:
①是上得了厅堂。
办公室人员要有文化,有修养,有理想,有抱负,有能力。
在工作上能够成为领导的智囊,左膀右臂。
言谈举止上表现得稳重大方;为人处事上机智,谨慎,宽容。
学问是基础,修养是关键。
有德有才是精品,有德无才是次品,有才无德是危险品。
办公室是窗口,人员的一举一动都在别人的关注之中。
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摘要:
随着企业改革发展的不断深入,每个企业中除个别部门设有单独的办公室外,其它绝大多数单位都没有单独设立的办公室。
没有了办公室的设置对办公室的工作提出了更多、更新、更高的要求,如何搞好办公室的工作,作为一个从事办公室工作不久的新兵,笔者提出一点个人看法,以期抛砖引玉,为共同搞好办公室的工作,为公司的改革发展提供服务。
关键词:
做好办公室工作
1要想做
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