30704 XXXX热电联产项目接待管理程序XXXX00INDCAJBF004Word格式文档下载.docx
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1目的1
2适用范围1
3引用文件1
4定义1
5职责1
5.1综合管理部职责1
5.2职能部门职责1
6管理程序1
6.1接待程序1
6.2接待范围2
6.3会议接待2
6.4业务接待2
6.5接待费用报销2
6.6履责要求3
7附件3
附件14
附件25
附件36
附件47
附件58
1目的
本章节阐述了XXXX热电联产项目对接待工作的管理要求和各方职责。
2适用范围
本标准适用于XXXX热电联产项目各部门。
3引用文件
无。
4定义
下列术语和定义适用于本标准。
4.1业主:
建设方。
4.2主管部门:
综合管理部。
4.3部门负责人:
各职能部门经理。
5职责
5.1综合管理部职责
5.1.1负责项目管理部综合性接待和外来参观人员的接待工作。
5.1.2负责日常接待及宴请的申请审批工作。
5.1.3负责制定接待标准,控制接待费用。
5.1.4负责接待费用的审核工作。
5.2职能部门职责
5.2.1职能部门负责人对各自部门的接待及宴请申请进行确认。
5.2.2负责接待及宴请的统一协调安排。
5.2.3负责接待用车的调度安排工作。
5.2.4负责接待住宿的安排及确认工作。
5.2.5负责接待费用的使用规划和报销工作。
6管理程序
6.1接待程序
6.1.1综合性接待活动或组织的大型会议,由综合管理部先起草接待申请(含接待费用使用计划),报分管副总经理批准,再按要求组织实施。
6.1.2各部门宴请客人,由综合管理部按照要求,提前安排并做好服务工作。
6.1.3各部门的专业会议及宴请接待,先填写“宴请宾客申请表”,经部门经理签字后,按综合管理部审批意见执行。
6.2接待范围
6.2.1到项目检查、指导工作的上级领导及兄弟单位领导。
6.2.2来公司帮助工作的专家和人员。
6.2.3来公司进行合作洽谈业务的人员。
6.2.4各类专题会议。
6.3会议接待
6.3.1根据会议通知要求,按参加人数和会议级别,由会议主办部门填写“会议费用申请”,综合管理部主管领导负责统一安排。
6.3.2按照“以会养会”的原则,参会人员的会务费、住宿费、餐费、电话费等自理。
6.4业务接待
6.4.1住宿安排
●如来宾需要安排住宿的,各接待牵头部门根据接待对象向综合管理部主管领导提出住宿安排要求和住宿天数,并填写“宾客住宿安排申请表”,综合管理部主管领导根据实际情况安排。
其他来宾住宿费用自理。
●来宾自己提出住宿地点且费用自理的,由综合管理部协助联系安排。
6.4.2业务接待用餐安排
由对口接待部门填写“宴请宾客申请表”,报综合管理部主管领导审批后交后勤接待组安排。
6.4.3接待用车安排
●接待用车审批,由对口接待部门填写“接待用车申请表”,属省内长途用车的由综合部主管领导审批,属省外长途用车的由分管副总经理审批后派车。
●会议接待用车审批。
由主办会议的部门根据参会人员情况,提出用车计划要求报综合管理部主管领导审批后派车。
●日常用车根据实际情况需要安排车辆接送来宾或会议代表。
6.5接待费用报销
6.5.1综合性接待费用报销由综合管理部负责统一办理报销手续,各专业性接待费用由对口部门负责办理报销手续。
6.5.2各专业会议接待报销须经主办部门经理签字确认,经综合管理部审核后,报分管副总经理审批,再到财务部办理报销。
6.5.3所有接待费用报销都必须凭正式发票,宴请人员首先要核实接待标准和实际发生的费用,并在发票背后签字确认在办理报销手续。
6.6履责要求
6.6.1承办接待任务的部门、人员,要自觉遵照接待原则,严格执行接待标准,按接待工作程序办事,未经批准接待或超出审批范围的接待费用不予报销。
6.6.2严格执行项目内控制度,按审批权限及程序办理相关事项,手续不完善的不予报销。
6.6.3如因特殊情况无法在事前办理报批手续的,应口头向综合管理部主管领导报告,在征得同意后才能接待,事后2天内要补办审批手续。
7附件
7.1宴请宾客申请表
7.2宾客住宿安排申请表
7.3长途用车审批单
7.4用车审批单
7.5用车申请登记表
附件1
宴请宾客申请表
宴请人
职务
宴请时间
宴请事由
来宾姓名
单位及职务
来宾人数
陪同人员
部门经理意见
综合部领导意见
分管副总经理
审批意见
附件2
宾客住宿安排申请表
申请人
部门
住宿时间
年月日至年月日(共天)
酒店
申请事由
单位及职务
安排房型
附件3
长途用车审批单
申请用车部门盖章:
20年月日
用车部门
带车人
联系电话
人数
用车时间
月日至月日
地点
出发地:
目的地:
用车申请人签字
用车事由
部门领导签字:
综合管理部领导意见
注:
XXXX市区以外的用车用此审批表。
附件4
XXXX市区用车审批单
申请用车部门盖章:
用车单位
月日至月日
用车理由
部门领导签字:
综合管理部
领导意见
XXXX市区的用车用此审批表。
附件5
用车申请登记
用车申请人
申请时间
目的地
人数
所在部门
安排车辆
司机
用车确认
备注
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