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eHR标准产品。
本次实施模块包括:
组织机构治理、人员信息治理、人员变更治理、人员合同治理、时刻治理、薪酬治理、HR综合报表、自概念查询。
2.2系统组织结构
重点说明:
以上为XX集团的公司组织视图,EHR系统中需依照《2021年XX集团组织架构及编制汇总表》文档完成各公司组织机组成立,组织机构发生转变时通过系统中组织变更功能实现治理。
第三部份.系统权限治理方案
3.1权限治理方案原那么
1.系统权限划分依照工作职位、职责来进行角色概念,不可因人设角色。
2.业务治理角色、用户的权限全数由系统治理员统一成立分派。
3.所有业务治理员的权限分派、变更、封存审核确认后由系统治理员到系统进行权限变更操作。
4.新的操作用户务必通过系统操作培训后才许诺在系统开通用户。
5.角色的权限治理原那么为:
各角色之间所拥有的功能不可有交叉现象,以保证各自的责任是完全清楚的。
如有一个功能节点有多个角色有权操作,那么必需保证其操作的信息项目、数据是不相同的。
3.2权限治理层级
◆系统保护治理层
系统治理层是指对HR系统的应用效劳环境、数据效劳环境、帐套信息的保护、密码策略保护的治理角色。
建议保护治理层成立一个系统治理员,此治理员由集团薪资治理员宫芳蕾担任。
◆公司业务治理层
公司业务治理层是指可登录系统治理帐套,对系统的权限治理、参数配置、公共项目设置、公共模板配置、预警平台配置的治理角色。
建议各公司业务治理层成立一个公司业务治理员,此治理员由各公司综合治理部的人员担任,其中集团由薪资治理员宫芳蕾担任。
公司业务治理员需要熟悉本企业人力资源的各个板块的流程、制度、业务,具有较高运算机应用的基础,对人力资源的核心数据拥有查看的权限。
◆公司业务操作层
公司业务操作层是指具体在系统中对人力资源的实际业务进行处置的业务员、登录到系统查看分析数据的领导。
通常依照工作职位、人力板块来进行划分设立。
公司业务操作层的具体角色划分详见方案:
3.3权限治理流程
为增强HR系统应用平安机制、内审机制、有效治理原那么,所有业务治理员的权限分派、变更、封存必需通过审核确认由集团治理员在系统中应用变更。
◆新入职人员
新进公司人员依照职能范围确信是不是可操作EHR业务系统,集团系统治理员对其操作进行审核,审核通事后增加新进人员并委派操作角色。
◆人员调动
公司人员发生调动依照职能范围确信EHR业务系统操作角色是不是需要调整,集团系统治理员对其操作进行审核,审核通事后可调整操作角色。
◆人员离职
公司人员离职后系统会自动对其进行账号封存(必需是用户关联上对应的业务员),HR业务治理员操作角色由集团系统治理员对其用户进行锁定。
第四部份.系统编码方案
4.1编码方案原那么
编码是实施中的关键环节,编码制定的是不是合理,直接阻碍系统治理的标准性、易用性、扩充性、易记性;
直接阻碍系统数据输入与检索的效率。
4.2编码规那么
XX集团EHR系统编码规那么:
。
第五部份.业务应用方案
5.1组织机构治理
通过组织机构治理构建XX集团各子公司的组织架构,治理集团及各子公司在内的单位、部门、职位数据信息,和单位、部门与职位变更业务信息治理,并对公司组织机构和员工任职情形进行查询统计分析。
5.1.1系统应用流程
a)依照集团决策层确认的组织机构发文,假设存在新成立分/子公司那么由集团系统治理员负责在系统中完成新成立公司档案成立,并完成新公司建账及权限设置,然后由新成立公司人事专员负责完成该公司部门及职位的成立;
假设组织机构发文只针对各分/子公司内部调整,那么由各子公司人事专员参照发文完成部门或职位变更处置;
b)通过系统中设立的机构、职位信息查看组织机构图。
a)通过职位任职阅读查询各职位曾任职与现任职人员情形。
5.1.2关键需求解决方案
1.公司、部门及职位编码依照编码方案在系统中进行设定;
详见。
2.XX集团工资发放中存在“XX衣饰”与“XX控股”公司人员工资核算需单独进行治理,但在架构中单独成立组织机构的意义不大,临时不搭建这部份组织信息。
3.通过组织机构图能够生成“公司-部门”、“公司-职位”两种类型的组织架构,同时能够查看部门/职位层级关系、部门/职位负责人等信息,而且可联查到每一个部门/职位的所有人员及个人详细信息。
4.在职位信息治理界面上添加职位编制信息项字段,由组织治理员负责手工完成职位编制信息录入。
5.集团及各子公司要紧基于职位与职级进行人员职责的治理,通过EHR系统完善职位序列及职位品级,为实现职位与薪酬核算联动业务治理奠定基础。
5.2人员信息治理
通过人员信息治理实现各公司的在职员工、离退员工、调离人员等不同人员的个人信息、工作信息、任职信息等信息的治理,通过系统提供信息卡片、人员花名册完成日常人员信息查询统计分析。
5.2.1系统应用流程
a)依照人事信息数据标准由集团系统治理员统一在EHR系统信息集中进行设置,各子公司人事治理员依照标准制作人员卡片、花名册等人事报表。
b)新入职人员由人事治理员依照人员入职记录表在搜集节点录入人员大体信息,并通过入职申请与入职审批完成人员转入正式人员治理系统。
c)通过人事报表节点查看具体人员详细信息及全公司人员花名册。
5.2.2关键需求解决方案
1.全集团统一人员编码规那么(依照6位流水号自动生成),该编码规那么由集团系统治理员在0001集团完成相应的设置,各子公司人事治理员负责在本公司将人员编码生成方式调整为自动生成。
2.全集团统一人员类别档案,该类别档案由集团系统治理员在0001集团完成相应的设置。
详见
3.依照人事数据标准方案由集团系统治理员统一配置人员搜集录入与保护模板,各子公司人事治理员负责完本钱公司人事信息治理,要求录入超级详尽的人事信息资料。
4.入职申请线上进行业务流程审批,具体审批流程为:
集团/子公司人事专员-集团招聘主管。
5.集团内人员大体信息中显示员工当前年龄数据信息;
员工工龄精准到月度;
依照员工进入XX集团日期计算,员工集团内部发生人事变更是持续计算工龄。
6.集团内退休返聘人员直接引用该员工原先人员编码,集团关于返聘人员的工龄采纳持续累计计算;
关于离职二次入职及外部公司退休返聘人员依照新员工入职业务进行治理。
7.关于兼职业务治理,集团及各子公司依照要紧职位所在公司与部门完成考勤与薪酬核算业务处置;
而且兼职人员不存在兼职薪资单独核算业务治理。
8.海城物业公司存在员工试岗业务讨论确认后,建议方案为:
直接依照试用期员工进行治理。
9.通过配置“员工生日到期”预警,待员工生日到期前一个月,以系统消息通知人力中心与各子公司人事治理员,提早为员工预备生日礼物。
10.通过配置“员工退休提示”预警,待员工退休日期前三个月,以系统消息通知人力中心与各子公司人事合同治理员,提早为员工退休材料及办理退休事项。
5.3人员变更治理
通过系统中人员变更业务治理,实现员工在集团内各子公司的不同人员变更业务治理,包括人员转正、人员调配、人员离职业务处置,并提供人事变更查询统计分析功能。
5.3.1系统应用流程
a)依照人事变更数据标准由集团系统治理员负责在系统中完成对人员转正、人员调动、人员离职涉及到的变更项目信息的设置。
b)集团及各子公司调配治理员依照人员人员调配情形在系统中发起申请,相关人员依照职责在系统中进行审批,审批通过后系统依照变更生效日期在系统中完成变更业务的执行;
试用期转正及离职人员线下完成申请与审批,线上由集团及各子公司调配治理员完成转正与离职信息记录。
c)人员变更单据执行后,系统会自动对其任职记录进行保护,并形成统计分析报表。
5.3.2关键需求解决方案
1.集团系统治理员依照人事变更标准方案完成系统中转正、调配和离职变更项目设置,各子公司人事调配治理员参照顾用配置好的变更项目及变更类型。
2.通过配置“员工试用到期”预警,待试用期员工试用到期日期终止前半个月,系统消息通知人力中心与各子公司人事治理员办理转正申请。
此预警提示前提是员工合同记录里必需存在试用期开始日期、试用期终止日期。
3.人事治理员参照员工试用到期提示,线下完成相应人员转正申请与审批,人事专员/集团招聘主管依照审批通过结果通过转正申请与转正审批完成业务处置。
4.涉及各子公司/集团财务及人力员工公司人员变更,都必需通过总裁审批,关于人员变更审批区分主管级以上和主管级以下,通过业务类型实现走不同审批流程,系统自动更新员工任职信息、履历信息。
具体审批流程如下:
公司内部调配:
✧财务与人力体系:
人力体系:
由人事专员负责完成员工调配申请保护与提交审批,并子公司人力领导负责审批,审批通事后由子公司总领导—集团人力中心领导—总裁审批,知会集团招聘主管与集团薪资主管。
财务体系:
由人事专员负责完成员工调配申请保护与提交审批,并子公司财务领导—人力领导负责审批,审批通事后由子公司总领导—集团财务中心领导—集团人力中心领导—总裁审批,知会集团招聘主管与集团薪资主管。
✧主管级以上调岗不调薪:
✧主管以下调岗不调薪:
由人事专员负责完成员工调配申请保护与提交审批,并子公司人力领导负责人审批,审批通事后由各子公司总领导审批即可
✧调岗调薪流程:
✧集团本部内部调配业务审批流程:
由人力资源中心招聘主管负责完成员工调配申请保护与提交审批,并指派调配员工对应的部门负责人审批,审批通事后由人力中心领导—集团总裁审批。
跨公司调配:
✧关于集团发起情形:
由集团人力中心招聘主管完成员工调配申请保护与提交审批,并指派调配员工对应的调出子公司总领导审批,审批通事后由调入子公司总领导-集团人力中心
领导—总裁(涉及到集团财务人员需要在总裁审批节点前添加集团财务中心领导);
审批通事后知会集团薪资主管。
特殊调配:
✧特殊员工(待岗)变更由集团招聘主管负责完成员工调配申请保护与提交审批,通过集团人力中心领导—总裁审批。
5.调配业务治理进程中,调配后人员存在试用期,需依照试用期员工进行治理,并能够在试用期到期之前依照预警规那么提示人事专员,人事专员/集团招聘主管依照审批通过结果通过转正申请与转正审批完成业务处置。
6.涉及各子公司/集团财务及人力中心员工离职,线下完成相应人员离职申请与审批,人事专员/集团招聘主管依照审批通过结果通过离职申请与离职审批完成业务处置。
5.4人员合同治理
人员合同治理要紧用于治理用人单位与劳动者之间为确立劳动关系、明确彼此权利与义务而签定的各类合同/协议,包括劳动合同、职位协议、保密协议、培训协议、返聘/聘用协议、临时用工协议等。
5.4.1系统应用流程
a)依照集团人员合同治理政策,由集团系统治理员在EHR系统中完成合同期限类型、合同终止缘故、合同解除缘故、协议解除、协议终止缘故;
并由集团系统治理员完成返聘/聘用协议、临时用工协议信息集配置。
b)新入职员工通过EHR系统完成劳动合同的签定,关于试用员工需要保护上试用期开始与终止时刻,合同签定需要注意合同主体单位及所属单位信息保护,实现合同主体单位与任职公司不一致合同签定的业务问题。
c)通过系统员工合同到期预警提示,人事合同治理员依照集团合同治理制度,通过EHR系统外完成合同续签审批业务,人事合同治理员依照续签审批结果完成系统中合同续签业务处置。
d)员工合同续签考评或相关领导审批未通过,那么由人事合同治理员负责完成系统外与系统内该员工合同终止业务处置。
e)员工在正常合同到期后,个人意愿不续签劳动合同情形,由人事合同治理员负责完成系统外与系统内合同解除业务处置。
f)通过合同台账查询所有员工的合同状态记录及合同数据信息统计分析。
5.4.2关键需求解决方案
1.合同编码规那么全集团统一,直接将人员编码作为员工签定合同编码,当合同续签时合同编码继续延用。
2.合同签定进程中,系统支持人员试用期手工保护,实现各子公司人员签定合同时不同职位员工试用期不一致的业务问题。
3.通过配置“员工合同到期”预警,待员工合同期终止前两个月,系统消息通知人力中心与各子公司人事专员。
4.离职人员合同处置业务:
员工离职需要提交离职申请,按照人事变更治理中离职治理记录信息,由人事合同治理员在系统中完成员工合同解除/终止业务处置。
5.关于海城物业公司人事合同治理治理进程中存在部份员工是通过签定临时用工协议进行治理;
系统解决方案为:
由集团系统治理员依照临时用工协议模板完成系统中临时用工协议信息集配置。
6.集团和各子公司存在劳动合同争议这种业务治理,系统提供劳动合同争议结果信息的治理功能,目前临时不启用该节点功能,后续需要再从头启用。
5.5时刻治理
时刻治理系统要紧用于定制集团的考勤制度、处置人员的考勤、出差、休假、加班等数据信息,进行员工日考勤及月考勤数据汇总并为薪酬治理系统提供考勤数据。
5.5.1系统应用流程
a)依照集团考勤制度,由集团系统治理员负责完成考勤项目、休假类别、出差类别和加班类别参数设置。
b)考勤治理员负责本公司考勤设置、考勤期间、假日概念、班别概念、保护考勤人员档案、工作日历设置。
c)通过第三方考勤机系统中提供的刷卡数据,考勤治理员依照系统标准格式完成后刷卡数据整理,通过考勤数据搜集节点手工完成刷卡数据的EHR系统导入;
d)依照签卡员工领导审批通过的签卡申请,其中领导级以下员工走线下审批,考勤治理员依照审批结果完成系统中签卡记录,领导级以上员工线上审批,审批通事后由考勤治理员在系统中完成人员考勤签卡结果信息的保护。
(审批流程:
领导级员工本人提交申请—总裁)
e)考勤治理员负责系统中员工休假、加班和出差申请保护,并依照业务审批流程指派相关领导审批确认。
f)考勤治理员天天/每周进行本公司考勤数据处置,及时排查并核实考勤数据处置后的员工异样考勤数据信息,并依照集团考勤制度完成考勤异样数据的处置。
g)考勤治理员结合员工出勤、休假、出差、加班运算得出每一个人每一个月的考勤汇总数据,此考勤数据传递给工资系统计算考勤工资。
5.5.2关键需求解决方案
1.各子公司(包括集团本部)考勤治理员依照时刻配置方案完成系统中考勤基础参数及档案数据信息的配置,详见
2.集团及各子公司考勤项目统一,除应出勤、实出勤之外需要系统通过统计考勤人员迟到与早退次数信息;
3.集团及各子公司考勤方式要紧分为机械考勤与手工考勤,关于卡拉玛公司店面与海城物业公司应用手工考勤,其他公司应用机械考勤。
4.依照不同人员的工作类别在系统中进行班别概念,概念好班别开始与终止时刻、作息时刻、迟到早退条件。
假设有夜班的情况下,概念夜班的开始时刻与终止时刻,依照夜班情形传递薪资计算夜班补助。
5.考勤治理员负责将考勤机里的刷卡数据转换为HR系统标准格式,通过EHR系统中考勤机数据搜集节点导入刷卡数据信息,建议集团规定天天10点完成该项工作,并通过系统考勤数据处置功能完成当前考勤数据检查与核实,关于存在特殊缘故依照签卡员工领导审批通过的签卡申请完成考勤数据调整,并生成考勤日报提供人力领导审核确认。
6.通过休假规那么完成年假计算逻辑配置,考虑到除婚假与年假之外休假逻辑灵活性较强,暂无法通过系统配置逻辑公式核算得出,为此现时期通过考勤治理员系统外治理这部份休假额度数据信息。
7.通过考勤规那么概念未休年假额度转至下一年三月三十一号,系统会记录员工休假数据,可不能显现负数据。
8.通过系统中休假申请业务类型实现休假业务需要依照休假时刻长短及人员职位不同系统中走不同的业务审批流程,休假申请由员工线下提报考勤治理员,由考勤治理员负责系统中保护员工休假申请并提交指派相关领导审批,具体审批流程如下:
一般员工(子公司):
一周之内由考勤治理员依照休假员工部门负责人确认的纸质休假单完成休假信息系统保护并提交子公司人力领导-子公司总领导,一周以上由考勤治理员负责完成休假信息保护并提交子公司人力领导-子公司总领导-集团人力领导-总裁审批。
(关于财务部门负责人需要在子公司人力领导审批节点之前集团财务中心领导审批)
一般员工(集团):
一周之内由考勤治理员依照休假员工纸质休假单完成休假信息系统保护并提交部门负责人—集团人力领导,一周以上由考勤治理员依照休假员工纸质休假单完成休假信息系统保护并提交部门负责人—集团人力领导-集团总裁。
子公司部门负责人:
三天之内由考勤治理员依照休假员工部门负责人确认的纸质休假申请单负责完成休假信息保护并提交子公司人力领导-子公司总领导,三天以上由考勤治理员依照休假员工部门负责人确认的纸质休假申请单负责完成休假信息保护并提交子公司人力领导-子公司
总领导-集团人力领导-总裁审批。
集团领导级及以上:
由考勤治理员依照休假员工纸质休假申请单负责完成休假信息保护并提交由集团人力领导-总裁审批。
1.出差进程中碰到周末,依照出差核算(不计算为实际出勤),不另计算为加班;
特殊情形核算加班的需要依照加班业务审批进行治理。
2.通过系统中出差申请业务类型实现出差业务需要依照时人员职位不同系统中走不同的业务审批流程,出差申请由员工线下提报考勤治理员,由考勤治理员负责系统中保护员工出差申请并提交指派相关领导审批,具体审批流程如下:
由考勤治理员负责完成员工出差申请单保护及提交,一周之内由所在子公司总领导或副总领导审批,一周以上由所在子公司总领导或副总领导-集团人力领导-总裁审批(关于子公司财务一般员工需要在集团人力领导节点之前集团财务中心领导审批)
由考勤治理员负责完成员工出差申请单保护及提交,一周之内由所在部门负责人审批,一周以上由所在部门负责人—集团人力领导-总裁审批。
由考勤治理员负责完成员工出差申请单保护及提交一天之内由所在子公司总领导或副总领导审批,一天以上由子公司总领导或副总领导-人力领导-总裁审批。
(关于财务部门负责人需要在子公司总领导审批节点之前集团财务中心领导审批)
由考勤治理员负责完成休假信息保护并提交由集团人力领导-总裁审批。
国外出差审批:
由考勤治理员负责完成休假信息保护并提交由子公司总领导或副总领导-集团人力领导-总裁审批。
3.只存在公休加班及节假日加班类别,加班单位为天进行核算;
设置每一个加班类别最小的时刻单位为0.5天,公休加班不算加班费只做加班转调休,节假日加班传递至薪资运算出加班工资。
4.加班申请,由加班员工填写集团统一固定加班申请单上报考勤治理员,集团领导级以下由考勤治理员依照线下纸质加班申请单负责完成系统中加班信息记录,集团领导级及以上由考勤治理员依照员工纸质加班申请单负责完成申请单的保护并指派集团总裁审批,审批通事后即作为生效加班数据。
5.公休加班转调休最小单位为0.5天;
加班转调休比例为1:
1;
加班转调停业务流程依照休假治理中休假审批流程完成审批确认。
5.6薪酬治理
薪酬治理系统要紧提供薪酬标准治理、定调资业务治理、员工薪资核算、薪资发放和统计分析等功能。
5.6.1系统应用流程
a)依照集团薪酬政策,集团系统治理员负责在系统中设置薪资期间、税率表、公共薪资项目,和公共薪资项目核算逻辑公式。
b)薪酬治理员成立薪资类别,并分派好类别权限。
并由薪酬治理员对薪资类别添加对应的运算项目,分派好相应的薪资项目权限。
c)薪酬治理员添加需要参加薪资发放的部门和薪资核算人员信息;
并完成当月新入职人员信息与离职人员档案信息与人事治理员查对。
d)薪酬治理员通过薪资发放功能完成人员当月薪资数据的核算与校对,常常变更且不能通过逻辑公式配置的薪资项目数据通过EHR系统提供数据接口导入系统。
e)薪酬治理员通过系统导出银行报盘数据,并提交所属公司财务部进行当月公司人员当月工资发放。
f)薪酬治理员每一个月封存薪资数据,不许诺再次调整。
并依照薪资发放数据阅读输出工资条、工资报表。
5.6.2关键需求解决方案
1.各子公司(包括集团本部)设立三个工资类别,包括员工工资、绩效工资、年关奖。
2.薪资期间按自然月设置,制作工资时以上月的期间登录计算,于每一个月15日左右发放上月员工工资,并于每一个月18日发放上月绩效工资。
3.各子公司在员工工资与绩效工资基础上设立为归并计税工资类别,实现当月发放员工工资与绩效工资归并计算业务问题。
4.集团统一公共薪资项目及薪资项目核算公式。
5.人事信息集为薪酬系统提供员工个人社保、个人公积金扣缴数据,考勤为薪酬系统提供考勤、休假、出差、加班数据,为薪酬治理中考勤工资项目提供核算基础,同时保证了各系统数据的一致性;
要紧包括应出勤天数、实出勤天数、是不是满勤、夜班次数、事病假时刻、旷工时刻。
6.卡拉玛公司店面公司考虑到各店面所在区域与经营品牌的阻碍,和各店面存在单独的薪资核算制度的情形,关于这部份员工薪资核算通过系统外完成各店面员工薪资计算,然后依照集团统一薪资项目完成薪资数据的导入,并最终完成薪资核算与发放业务处置。
7.关于员工在试用期转正、调配致使的薪资调整,依照职位工资、大体工资通过手工保护或通过系统导入。
8.员工薪资补发业务要紧通过下月工资中的其他项目中实现;
关于员工不在公司缴纳保险,工资核算中将这部份金额纳入工资补发给员工,也是通过特殊补助项目中实现。
9.薪资发放申请及审批业务流程:
各子公司薪资发放流程:
各公司人力薪酬负责人核算并提交业务流程审批,通过分子公司财务负责人—分/子公司负责人—集团人力负责人审核—集团财务中心财务领导—总裁审批;
审批通事后由财务完成发放;
集团(包括海城大陆)薪资发放流程:
人力中心负责核算薪酬并提交业务流程审批;
人力中心负责人审核—集团财务中心领导—总裁审批,审批通事后由财务完成薪资发放。
第六部份.统计报表清单
1.部门统计分析表,要紧统计信息包括公司名称、部门名称、部门合计等;
2.职位品级进行统计分析表;
3.人员花名册及人员简历卡片统计表;
4.离职率分析、性别学历工龄、离职人员、新
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