行政办公业务工作流程样表文档格式.docx
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结束
请假登记
4.收集参会资料
3.通知与会人员
落实会场
1.制定筹备方案
会议准备管理工作关键点说明:
流程名称
会议准备工作流程
流程目的
1、做好会议准备工作,确保会议顺利召开
2、提高会议效率、会议质量
知识准备
1、掌握会议组织开展方法
2、明确会议准备工作要项
流程步骤
细化执行
关键点说明
1、确定会议名称和会议议题
1
会议准备工作细则
关键点1
议程由主办部门拟定,包括会议内容、讨论事项、参加人员、时间、地点、大约时长、需要发言的人员和内容、要求等
关键点2
在确定会议日期、会议议程后,会议主办部门应及早印发会议通知单,内容包括会议地点、时间、出席人员、会议内容或议程等,并提示与会人员尽早给予准确答复
关键点3
会议记录应指定专人负责,记录要真实,且需要在会后一天内整理完毕,送会议主持人审阅后形成正式会议文件
2、确定议程、与会人员与时间地点
2
会议室申请
会议议程表
3、确定会议通知内容并下发
3
会议通知
4、会场布置
4
5、准备会议文件资料、设备及用品
5
会议申请单
会场服务细则
6、安排会议记录与会场服务
6
会议纪要
7、安排会议预算
7
会议预算表
8、检查会议筹备工作
8
会议筹备工作检查表
3、会议组织管理工作流程图:
明确会议内容
开会总结
送走人员,处理物品
分类存档
整理会议纪要
全体讨论
确定讨论主题
会议开始
安排会议主持人到位
布置会场,准备相关资料
发放相关资料
引领入座
接待参会人员
落实
通知与会人员参加
确定会议形式
会议准备
会议室管理工作关键点说明:
会议室管理工作流程
1、保证会议顺利进行,妥善处理临时时间
1、掌握接待服务礼仪
2、熟悉会议计划
1、安排与会人员签到
与会人员签到表
与会人员名单
与会人员到达时,会务人员需要安排其签到、及时了解与会人员人数、安排会务工作
会务人员进行会场内外联系,传递信息,会议内容须保密;
会议生活服务包括食宿服务、会议用品服务、交通通信服务、参观考察服务、娱乐宴请服务等
会议善后工作关键点说明:
会议善后工作流程
1、确保顺利完成会务工作,保证会议服务质量
2、督促会议决议的执行,跟踪会议效果,提高会议质量
1、学习接待礼仪规范、会议室管理办法
1、引导安全退场与送别
接待礼仪规范
会务人员引导与会人员安全退场,提醒勿遗漏物品并礼貌送别
会议结束后,会务人员要及时拆除临时性布置,清点设备、用具,确保会议场所整洁,归还会议室钥匙
主办部门根据会议计划、会议记录、对会务工作进行总结,评估会务工作质量,行政部负责相关文件的归档与保管工作
2、清理会议场所
会议善后工作细则
会议室管理办法
3、整理会议记录
会议记录
4、会议文件汇编、归档
会议文件档案
5、会务工作总结评估
会议质量评估办法
会务工作总结报告
4、信函收发工作流程图
登记信息
寄信
回信
4..拆信
是否明确收信
接收信函
开始
1.登记
2.分信
3.接收
5、发文管理工作流程图:
11.抄送文件
10.装订
9.用印
8.缮印
5.报送行政人事部发文
1.发文部门通过OA系统拟稿
3.送审
4.分管领导审批
2.部门领导核稿
7.打印文件
6审查编号
12.接收/存档
关键点
描述及说明
1
行政人员在编写文件的过程中,凡涉及到其他部门的问题,应征得有关部门领导同意并签字;
2
发文部门编写好文件后,行政人员对文稿内容、格式做全面审核检查。
核要及时、准确。
3
文稿情况确实、观点明确、表达准确、结构严谨、条例清楚
4
在确定签发文件后,制成正式文件后,加盖印章下发
5
抄送文件要及时、迅速、准确;
6、印章使用管理流程图:
6.通知用印员工取回盖章文件
5.行政部门按照相关规定用印
4.用印申请提交行政部
3.分管领导审批
2.部门负责人审核
1.提出使用印章使用申请
7.盖章文件使用
用印部门从OA系统上做好“用印申请”,经分管领导审批后,一并发送行政部;
行政部接到审批后的“用印申请”,应仔细确认、审核,确定符合用印手续后,方能盖章;
用印时,有不明情况,应请示领导核准后方能用印;
应将印章盖在楼款的年月日处,保证印迹端正清晰;
行政部队用印文件应立卷归档并通知用印员工取回盖章文件。
7、企业证照管理流程图:
10行政人员将证照原件放回原处保管
9.行政人员检查交回证照
8.借用部门将证照交回行政部
7.证照原件(复印)件的使用
6.通知使用部门领取证照原件(复印)件
5.行政人员借证(复印)证照,并在复印件上写明用于什么使用
4.证照借用(复印)申请提交行政部
1.使用部门提出证照借用(复印)申请
如需要使用单位证照必须根据工作需要,提交“证照复印申请”,详细注明复印的理由,经过分管领导审批后,行政部才能复印;
行政部对“证照复印申请”要认真审核、确认后,才能用印。
8、档案借阅管理流程:
分管领导
审批
2.行政部经理审核
权限外
1.提交“档案借阅申请”
8.做好归还登记
7.归还档案
档案续借
6.行政部经理审核
5.档案到期申请续借
4.领取档案
3.办理借阅手续
权限内
行政部经理对一般档案的借阅进行审核,对于机密或重要档案的借阅申请,需要分管领导审批
当档案到期时,各部门应归还档案,档案管理人员对归还的档案认真清点、核对,若有损坏,按照有关规定处理;
若完好,注销档案借阅手续
9、档案管理工作流程图:
6.对保存期限不同的档案进行定期检查
5.将已分类、编号的档案进行归档、保存
4.按照规定对已分类的档案
进行编号
3.根据档案性质进行分类
2.整理形成档案锥形
1.收集相关文件
档案管理人员在归档中英收集齐全文件的定稿、正本和有关材料,保证档案的完整性;
在档案文件的收集过程中,要对资料进行去粗取精等工作,以便确定资料的利用价值;
整理的主要任务时把零散的档案进行分类、组织和编目,使其形成一个固定的体系,便于档案的使用;
档案分类就是根据档案来源、时间、内容或形成的异同,按照一定体系,分门别类、有系统地区分档案和整理档案,使其构成有机的整体,以便反映立档单位的历史面貌
根据档案性质对其进行分类,再将同一类档案进行细分,便于档案编号
6
档案管理人员根据档案的材质和状况采取存放及安全保护措施,维护档案的完整与安全,延长档案的寿命
10、档案管理工作流程图:
11、固定资产管理流程图:
9.做好采购物品的使用和管理工作
8.进行账务处理
7.固定资产登记
6.固定资产验收
5.行政部实施采购
4.审批
3.审核
1.下达固定资产采购预算
2.提交“固定资产采购申请”
固定资产的使用根据业务发展目标、固定资产的新旧程度、使用频率和废品率等因素提出固定资产
公司应组建固定资产验收小组,对采购的固定资产进行验收,验收时主要考察外包装、规格、型号、配置、数量和资料六个方面。
12、固定资产盘点流程图:
7.汇总整理各部门盘点表
6.填写“固定资产盘点表”
5.实施盘点
4.组织盘点
3.召开盘点会议
1.制定全面盘点计划
财务经
理审核
2.提交盘点通知和盘点表格
行政部固定资料管理人员制订“固定资产盘点计划”,报财务部经理审核,由总经理审批;
根据总经理得审批结果,编写《固定资产盘点通知》,通知内容包括固定资产盘点时间、盘点注意事项、盘点人员安排、盘点实施步骤、各部门盘点负责人、盘点突发事件处理等具体内容
盘点会议室盘点工作实施的重要步骤,需要全员参与,会议中需要讲明盘点工作的重要性,实施关键点,以及各部门人员的职责等。
13、办公室设备申购流程图:
3.财务部审核确定是否在预算内的价格
2.询问价格
审核
1.提交“办公室设备需求”申请
4.购置所需办公设备
行政采购人员拿到审核批准的购置清单后,对购置价格进行对比分析,确定三家供货商
财务部对行政部提交的价格进行审核,选择供货商,确定购置价格
14、办公用品采购流程图:
8.登记入库
7.办公用品验收
6.洽谈价格,签订合同
5.选择供应商
4.编制“办公用品采购计划
3.形成“办公用品计划费用汇总表”
2.行政部审核各部门提交的计划
1.提交部门“办公用品申领计划”
每月各部门按照审批后的办公用品费用预算编制“办公用品申领计划”,超过费用预算标准的,需经行政经理审核,由总经理审批
行政部对各部门上报的“办公用品申领计划”进行审核,核定是否超出定额,品种是否适宜;
“办公用品计划费用汇总表”包括“公共使用的办公用品计划”和各部门的“办公用品领用计划”,呈交总经理审批;
行政部根据“办公用品计划费用汇总表”核对库存,汇总编制“办公用品采购计划”,经总经理签字后,交行政部实施采购;
15、危机公关管理工作流程图:
6.评价危机公关效果
5.组织开展危机处理工作
4.确定《危机公关对策方案》
3.对危机进行判断
2.上报危机
1.确定危机类型
收集相关资料
根据公司所面临的危机,行政部需要选择合适的危机处理人员,成立危机处理小组;
行政部根据确定的危机处理对策,确定危机处理程序、处理方式、具体负责人员等,并编制《危机处理方案》报相关领导审核审批
危机公关事件处理完后,应该对危机处理效果进行总结并编制成报告,从中吸取经验教训,避免再次出现类似事件。
16、日常安全检查工作流程图:
5.明确奖惩措施
4.记录检查结果
3.定期检查
2.明确统一检查规定
1.规定各部门开展自我检查
明确安全检查的内容,注意通风、防暑降温、保暖情况;
检查设备的安全性,注意防护、保险、报警装置情况以及设备完好情况。
17、办公环境管理工作流程图:
5.改进提高
4.提出整改意见
3.组织检查
开展保洁、绿化工作
2.组织实施
1.提出“办公环境管理工作计划”
关键点
描述与说明
行政部应该要求各部门保持本区域的环境卫生,并配合保洁人员的工作;
行政部应该定期不定期地对各部门的办公环境进行检查,及时提出各个环节中发现的问题,制定整改对策并监督实施。
18、办公卫生管理工作流程图:
7.提出整改措施
6.结果汇总归档
6.详细记录
5.发现问题
4.执行检查
3.号召相关负责人
2.划分卫生检查区域
1.明确卫生检查标准
8.整改
关键点及说明
明确卫生检查标准,并合理划分区域,明确责任人;
每周对各岗位、各区域进行一次自检,对自检出不合格的岗位或区域立即进行整改。
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- 行政 办公 业务 工作 流程