办公室必备Excel操作技巧文档格式.docx
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这样的效果,不妨称之为“条件显示”,用IF函数可以实现。
假设分数在B3单元格中,要将等级显示在C3单元格中。
那么在C3单元格中输入以下公式实现不同的等级:
=if(b3<
=60,“不及格”,“及格”)分“不及格”和“及格”两个等级
=60,“不及格”,if(b3<
=90,“及格”,“优秀”))分三个等级
=70,“及格”,if(b3<
90,“良好”,“优秀”)))分为四个等级
注意:
符号为半角,IF与括弧之间不能有空格,而且最多嵌套7层。
(6)、跨表操作数据
设有名称为Sheet1、Sheet2和Sheet3的三张工作表,现要用Sheet1的D8单元格的内容乘以40%,再加上Sheet2的B8单元格内容乘以60%作为Sheet3的A8单元格的内容。
则应该在Sheet3的A8单元格输入以下算式:
=Sheet1!
D8*40%+Sheet2!
B8*60%。
(7)、两次选定单元格
有时,我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值,以查看引用此单元格的其他单元格的效果。
但每次输入一个值后按Enter键,活动单元格均默认下移一个单元格,非常不便。
此时,你肯定会通过选择“工具”\“选项"
\“编辑"
,取消“按Enter键移动活动单元格标识框"
选项的选定来实现在同一单元格内输入许多测试值,但以后你还得将此选项选定,显得比较麻烦。
其实,采用两次选定单元格方法就显得灵活、方便:
单击鼠标选定单元格,然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格(此时,单元格周围将出现实线框)。
(8)、“Shift+拖放"
的妙用
在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置时,同时按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。
具体方法为:
选定单元格,按下Shift键,移动鼠标指针至单元格边缘,直至出现拖放指针箭头“?
"
,然后进行拖放操作。
上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工"
状标志,左右拖拉时会变为垂直“工"
状标志,释放鼠标按钮完成操作后,单元格间的次序即发生了变化。
这种简单的方法节省了几个剪切和粘贴或拖放操作,非常方便。
(9)、超越工作表保护的诀窍
如果你想使用一个保护了的工作表,但又不知道其口令,有办法吗?
有。
选定工作表,选择“编辑"
\“复制"
、“粘贴"
,将其拷贝到一个新的工作簿中(注意:
一定要新工作簿),即可超越工作表保护。
(10)、数据填充技巧
在Excel97表格中填写数据时,经常会遇到一些在结构上有规律的数据,例如1997、1998、1999;
星期一、星期二、星期三等。
对这些数据我们可以采用填充技术,让它们自动出现在一系列的单元格中。
填充功能是通过“填充柄”或“填充序列对话框”来实现的。
用鼠标单击一个单元格或拖曳鼠标选定一个连续的单元格区域时,框线的右下角会出现一个黑点,这个黑点就是填充柄。
打开填充序列对话框的方法是:
单击“编辑”菜单下的“填充”中的“序列”即可。
一、数字序列填充
数字的填充有三种填充方式选择:
等差序列、等比序列、自动填充。
以等差或等比序列方式填充需要输入步长值(步长值可以是负值,也可以是小数,并不一定要为整数)、终止值(如果所选范围还未填充完就已到终止值,那么余下的单元格将不再填充;
如果填充完所选范围还未达到终止值,则到此为止)。
自动填充功能的作用是,将所选范围内的单元全部用初始单元格的数值填充,也就是用来填充相同的数值。
例如从工作表初始单元格A1开始沿列方向填入20、25、30、35、40这样一组数字序列,这是一个等差序列,初值为20,步长5,可以采用以下几种办法填充:
1利用鼠标拖曳法
拖曳法是利用鼠标按住填充柄向上、下、左、右四个方向的拖曳,来填充数据。
填充方法为:
在初始单元格A1中填入20,再在单元格A2中填入25,用鼠标选定单元格A1、A2后按住填充柄向下拖曳至单元格A5时放手即可。
2利用填充序列对话框
在初始单元格A1中填入20,打开填充序列对话框,选择“序列产生在”列、类型是“等差序列”、“步长值”填入5、“终止值”填入40,然后“确定”。
3利用鼠标右键
在初始单元格A1中填入20,用鼠标右键按住填充柄向下拖曳到单元格A5时放手,这时会出现一个菜单,选择菜单的“序列”命令,以下操作同利用填充序列对话框操作方法一样。
二、日期序列填充
日期序列包括日期和时间。
当初始单元格中数据格式为日期时,利用填充对话框进行自动填写,“类型”自动设定为“日期”,“日期单位”中有4种单位按步长值(默认为1)进行填充选择:
“日”、“工作日”、“月”、“年”。
如果选择“自动填充”功能,无论是日期还是时间填充结果相当于按日步长为1的等差序列填充。
利用鼠标拖曳填充结果与“自动填充”相同。
三、文本填充
在涉及到文本填充时,需注意以下三点:
1文本中没有数字
填充操作都是复制初始单元格内容,填充对话框中只有自动填充功能有效,其它方式无效。
2文本中全为数字
当在文本单元格格式中,数字作为文本处理的情况下,填充时将按等差序列进行。
3文本中含有数字
无论用何种方法填充,字符部分不变,数字按等差序列、步长为1(从初始单元格开始向右或向下填充步长为正1,从初始单元格开始向左或向上填充步长为负1)变化。
如果文本中仅含有一个数字,数字按等差序列变化与数字所处的位置无关;
当文本中有两个或两个以上数字时,只有最后面的数字才能按等差序列变化,其余数字不发生变化。
例如,初始单元格的文本为“第4页”,从初始单元格开始向右或向下填充结果为“第5项”、“第6项”……;
从初始单元格开始向左或向上填充结果为“第3项”、“第2项”……再如初始单元格的文本为“(3)2班第4名”,向下填充时它的变化依次为“(3)2班第5名、(3)2班第6名……”
(11)、语音字段的使用技巧
在日常的工作表中,常会遇到一些生僻的字(如“邗”),影响了对表中内容的理解。
Excel97为我们很好地解决了该问题,它增加了“语音字段”这一功能,你可以为这些生僻的字加上拼音注释。
1插入语音字段你可以选择“插入”中“语音字段”命令来为“邗”字加语音字段,具体操作为:
(1)选中“邗”字所在的单元格,双击该单元格,进入编辑状态;
(2)将光标定位在“邗”字之前,选择“插入”中“语音字段”命令,“邗”字变为绿色,在该字上方出现一个小框,在框中输入字的拼音:
han2,其中2代表阳平;
(3)按两次回车键,以确认拼音的输入。
2显示/隐藏语音字段添加拼音后,拼音并不显示。
采用以下方法可显示拼音:
(1)选择欲显示拼音的单元格;
(2)选择“格式”菜单中的“语音信息”,按下“显示语音字段”,左侧的图标处于凹下状态即可。
重复以上步骤就可隐藏语音字段。
3编辑语音字段你可以按插入语音字段的操作方式进入编辑。
选择欲更改拼音的单元格,再按下“插入”菜单的“语音字段”,然后更改拼音,按两次回车键确认更改。
若语音字段所在单元格正处于编辑状态,你可以用Alt+Shift+上箭头或下箭头组合键在拼音和单元格中移动光标。
4改变语音信息的字体
(1)选择欲更改语音字体的单元格;
(2)选择“格式\语音信息\定义”命令;
(3)在字体列表框中选择要更改的字体,在“大小”的列表框中选择字体大小。
另外,你还可以按下“字体设置…”按钮来改变拼音样式、颜色及添加字符的特殊效果等。
〔12〕、ActiveX控件在Excel中的运用
Excel97在工作表或图表上可使用ActiveX控件,根据我使用的体会,在工作上处理控件时,必须注意和了解如下事项:
(一)用Excel5.0/95工作簿文件格式保存Excel97工作簿时,将选择ActiveX控件信息。
当用户通过双击鼠标来编辑内嵌在其它应用程序文档中的Excel97工作簿时,该工作簿上的控件将不会正常工作。
如果用户是通过用右键单击工作簿,然后选中快捷菜单上的“打开”命令来编辑工作簿的话,工作簿上的控件就能正常工作了。
(二)当ActiveX控件处于激活状态时,将禁用某些MicrosoftExcelVisualBasic方法和属性。
例如,当某一控件激活时,就不能使用Sort方法,故下述按钮单击事件处理过程中的代码将失败(因为用户单击按钮后,该按钮就处于激活状态)。
PrivateSubCommandButton1Click
Range(〃a1:
a10〃)SortKey1:
=Range(〃a1〃)
EndSub
解决办法是通过选激活工作表上其它元素的方法来绕过这种问题。
例如,可用下列代码对单元格区域排序:
Range(〃a1〃)Activate
CommandButton1Activate
(三)在MicrosoftExcel中,用OLEObjects集合中的OLEObject对象代表ActiveX控件。
如果要用编程的方式向工作表添加ActiveX控件,可用OLEObjects集合的Add方法。
例如向第一张工作表添加命令按钮。
Worksheets
(1)OLEObjectsAdd〃FormsCommandButton1〃,_
Left:
=10,Top:
=10,Height:
=20,Width:
=100
因为ActiveX控件也可用OLEObjects集合中的OLEObject对象代表,所以也可用该集合中的对象来设置控件的属性。
例如要设置控件“CommandBotton1”的“左边位置”属性。
Worksheets
(1)OLEObjects(〃CommandButton1〃)Left=10
那些不属于OLEObject对象属性的控件属性,可通过由Object属性返回的实际控件对象来设置。
例如要设置控件“CommandButton1”的标题。
Worksheets
(1)OLEObjects(〃CommandButton1〃)
ObjectCaption=〃runme〃
因为所有的OLE对象也是Shapes集合的成员,所以也可用该集合设置若干控件的属性。
例如要对齐第一张工作表上所有控件的左边框。
ForEachsInWorksheets
(1)Shapes
IfsType=msoOLEControlObjectThensLeft=10
Next
请注意,当在控件所在工作表的类模块之外使用控件的名称时,必须用工作表的名称限定该控件的名称。
在工作表上ActiveX控件的事件处理过程中,Me关键字所指向的是工作表,而非控件。
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