Office基本操作教程文档格式.docx
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- 上传时间:2023-02-03
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•普通保存
文件/保存或Ctrl+S
点击工具栏上保存按钮;
•在保存对话框中,设定保存位置,指定文件名,指定保存类型;
•注:
以上保存执行首次后,现保存,对话框不现出现,如需另存或查看保存情况,须执行“文件”/“另存为”
•自动保存
•为了防止意外的死机或断电造成数据丢失,让计算机每隔一段时间自动执行保存命令;
工具/选项/保存选项卡
•勾选设置自动保存时间间隔多少分钟;
•安全性
•功能:
设置打开权限密码:
无密码则无法打开文档;
•设置修改权限密码:
无密码将无法将修改文档保存在硬盘中;
•设置方法:
1、工具/选项/安全性
•2、在保存文件对话框中,单击“工具”/安全选项
•9、文档常用编辑
•
(1)、选中
鼠标
•任意区域拖动
•句:
Ctrl+单击任意位置
•行:
行前单击
•段:
行前双击
•整篇:
任意行前三击/Ctrl+任意行前单击
•Ctrl+A全选
•
(2)、删除
a、选中
•b、Del/退格
如欲删除已输入新文本内容,可直接选中,删除内容后输入,因为“工具”/“选项”/“编辑”选项卡中,键入内容替换所选内容,处于自动选取状态;
•C、移动
1、拖动
•2、剪贴板:
剪切、定位、粘贴
d、复制
方法一:
Ctrl+鼠标拖动
方法二:
剪切板:
复制、定位、粘贴
10、文本及特殊符号的输入
文本
默认方向:
水平:
由左而右两端对齐垂直:
由上而下靠上对齐
段落“按Enter产生
手动换行(不产生新段落)Shift+Enter
Shift+4:
中文状态下显示人民币符号;
Shift+6:
中文状态下显示省略号;
“\”:
中文状态下显示顿号;
“<
>
”:
中文状态下显示书名号;
即点即输:
工具/选项/编辑下选中即点即输(只有在页面视图web版式中有效)
•特殊符号方法“插入/符号”
•插入公式
方法:
插入/对象/microsoft公式3.0
•第二章:
字符格式化
•一、字符格式化的三种方法
•方法一、菜单
•选中文字内容,点击“格式”/“字体”弹出对话框;
•字体选项卡中西字体(默认宋体五号字)
•字型:
加粗、倾斜、加粗倾斜;
•字号:
磅值表示法;
着重号:
对应字符加下点;
•方法二、工具栏按钮;
•方法三、快捷键的使用;
•加粗Ctrl+B倾斜Ctrl+I下划线Ctrl+U
•上标Shift+Ctrl+=下标Ctrl+=撤消Ctrl+z
•二、字符大小写
选中字符格式/更改大小写;
•小写:
选中字符都以小写显示;
•词首字母大写:
每个单词首字母大写;
•三、中文版式格式/中文版式;
•1、拼音指南2、带圈字符3、纵横混排4、双行合一5、合并字符;
•四、查找与替换;
•查找:
用于查找文档中指定字符或指定格式的字符;
•替换:
用于以指定字符替换文档中符合条件的字符,或以指定格式替换文档中符合特定条件的字符的格式;
查找
•编辑/查找(Ctrl+F)
•指定查找字符查找
•指定查找字符格式:
单击高级/格式
•查找下一处符合条件的字符:
查找下一处;
•指定查找范围:
单击高级/全部/向上/向下;
•替换(Ctrl+H)
•编辑/替换指定替换对象
•指定替换结果字符;
•指定替换结果字符的格式:
单击高级/格式;
•五、字符格式的查看和复制
•1、查看
•格式/显示格式
•2、复制
格式刷
•双击格式刷:
多次复制,按ESC键退出格式刷状态;
•单击格式刷:
单击复制后光标自动恢复原状;
•第三节:
段落格式化
•一、段落格式化
•1、缩进:
段落各行与页左、右边距之间的距离;
标尺
•首行缩进:
光标所在或选中各段的首行缩进控制;
•悬挂缩进:
光标所在或选中各段的首得之外各行缩进;
•左缩进:
光标所在或选中各段的所在行左端缩进;
•右缩进:
光标所在或选中各段的所有行右端缩进;
对话框
•格式/段落/缩进与间距
•左缩进
•右缩进
•特殊格式:
首行缩进悬挂缩进
工具栏按钮
•视图/工具栏/格式
•点击增加缩进量:
减少缩进量按钮
•间距
•段间距格式/段落/缩进与间距
•段前距段后距
•行距
•格式/段落/缩进与间距单倍1.5倍2倍最小值固定值
•固定值与最小值的区别
•行距指定为一定宽度的最小值时,当行中学符增大时,行距随之变化,而设为固定值时,行距值永远不因行中字符的变化而调整;
•3、对齐方式
•
(1)、对齐方式的类型
•左对齐:
段落中各行沿页面左边距处向右分布;
•两端对齐:
段落中各行两端与页面左右距对齐;
•居中:
段落中各行沿页面边距中点线对齐;
•右对齐:
段落中各行从页面右边距处向左分布;
•
(2)、设置
•方法一、工具栏按钮,点击对应按钮;
•方法二、快捷键
Ctrl+L左对齐Ctrl+E居中Ctrl+J两端对齐
Ctrl+R右对齐Ctrl+Shift+D分散对齐
方法三、对话框
格式/段落/缩进与间距/对齐方式
二、项目符号和编号
(1)、自动项目符号使用
方法一、*空格/输入文字(退格消除或再击回车)
•方法二、格式/项目符号和编号
•方法三、点击工具栏中的对应按钮;
•
(2)、自动编号使用
•方法、“1、文字”回车或1.文字
以上两项功能的前提为:
工具/自动更正选项/键入时自动
•勾选自动项目符号;
•勾选自动编号列表;
•(3)、编号的自定义
•格式/项目符号和编号/编号
•选择已有编号类型或单击自定义
•设置符号/编号类型
•设置位置文字位置设置
•确定
•三、首字下沉
使选中段落中首字放大并下沉或悬挂段前;
选中段落或光标定位于段中
•格式/首字下沉
•设置下沉类型:
下沉或悬挂
•下沉行数设置下沉字符字体设置注:
大纲视图不可以设首字下沉;
•四、边框和底纹
•1、边框
•方法一、对话框
•
(1)、选中段落
•
(2)、格式/边框和底纹
•(3)、对话框
•边框类型设置框线线型设置框线粗细设置框线类型:
上、下、左右
•应用范围:
段落、文字
•方法二、工具栏按钮(视图/工具栏/表格和边框)
•
(2)、在工具栏选择线型
•(3)、设置线条粗细
•(4)、在工具栏上选择线条颜色;
•(5)、在工具栏上选择外框线;
•2、底纹
•选中段落
•格式/边框和底纹/底纹
•选择底纹色及灰度
段落文字
•方法二、工具栏按钮
•选中文字对象单击底纹颜色按钮(表格和边框工具栏)
•五、分栏
•1、分栏方法
•选中栏段落或节
•格式/分栏
•设置分栏数目
•设置栏宽与栏间距
•栏宽相等,若不选中,可分别设置各栏分隔线,选中则栏间出现一竖线;
•2、平衡栏高度
•方法一、强制截栏
•定位于截断处
•插入/分隔符/分栏符
•方法二、在文档最后插入空段落符号选取该符号之处的文档,执行分栏命令
•第四讲图文混排
•一、文本框
•1、文本框的创建
•
(1)、方法一:
插入/文本框/横排/竖排
单击绘图工具栏中的横排/竖排按钮;
•
(2)、单击文档区,或在文档区拖拉绘制;
•(3)、输入文字
•2、文本框的编辑
•
(1)、大小
拖动八个控制点
•
(2)、位置
•方法一、拖动文本框
•(3)、形状:
选中文本框(单击框线)
•点击绘图按钮/改变自选图形/选择新的形状;
•(4)、填充及线条色
•方法一、点击填充颜色按钮(绘图/工具栏中)
•点击线条颜色按钮
•方法二、“文本框格式”对话框
•3、文本框格式对话框
•选中文本框
•格式/文本框
•颜色与线条选项卡
•填充:
选择颜色及透明度;
•线条:
设置线条颜色、虚实、线型、粗细;
•大小选项卡
•尺寸和旋转:
高、宽、精确设定及旋转角度;
•缩放:
按百分比对高、宽缩放不影响其中文字;
•锁定纵横比:
选中该项,上述缩放及尺寸将保持不变的高宽比例;
•“版式”选项
•环绕方式:
五种基本环绕方式
•嵌入型:
文本框或图形以插入点处一个字符的位置出现,可用鼠标直接拖动但影响行高。
•四周型:
文本框图片的边界框外,允许文字环绕;
•紧密型:
文字环绕在文本框或图片的轮廓四周;
•衬于文字下方:
文本框或图片放在文字下方,选取时要使“绘图”工具栏中斜向箭头按钮处于按下状态,单击
•浮于文字上方:
是最适于编辑文本框或图片的版式;
•水平对齐方式
•水平左对齐右对齐居中其他
•高级
•“图片位置”选项卡
•水平、垂直、对齐方式
•选项:
图片随文字移动
•“文字环绕”选项卡
•增加两种文字环绕方式:
穿越型、上下型
•环绕文字:
距正文、设图片或文本框与环绕文字的间距
•“文本框”选项卡
•内部边距:
设置内部文字与文本框上下左右距离;
•勾选Word在自选图形中自动换行;
•勾选自动调整自选图形以适应文本;
•自选图形
•1、创建
插入/图片/自选图形
单击绘图工具栏“自选图形”按钮
•在文档区拖动或单击
•2、添加文字
•右击/添加文字/编辑文字
•3、格式设置
•选中自选图形,用鼠标右键点击外框,在弹出的对话框中选择
•设置自选图形格式;
•4、美化
•阴影:
单击阴影样式按钮,然后选择阴影样式;
•三维效果:
单击三维效果样式按钮,然后再选择三维效果样式;
•图片、艺术字
•艺术字:
插入/图片/艺术字
•选择艺术字类型
•图片:
插入/图片/来自文件
•文档中的特殊的输入
•一、超级链接(有颜色和下划线的文字或图形,单击后可转向另一个位置)
•
(1)、链接到其他文档
•选中链接文字或图形
•插入/超链接(Ctrl+K)
•对话框:
选择链接目标文件
•单击屏幕提示:
设置屏幕提示文字;
•
(2)、链接到本文档
•在文档中设置书签
•插入/书签
•插入/超链接
选择“本文档中位置”
•单击书签按钮,在书签列表中选择;
•设置屏幕提示;
•2、编辑超链接
•选中链接文字或图片
•右击/编辑超链接:
重置超链接目标;
•右击/删除超链接:
去除链接属性;
•二、自动更正
•1、作用:
对单词、符号、中文文本或图形进行指定的更正,省去大量重复性的操作;
•2、自动更正项目的创建
•工具/自动更正项目/自动更正选项卡;
•3、自动更正项目的创建;
•
(1)、停止自动更正
单击自动更正智能标记按钮,在弹出的菜单中选择停止,自动更正
打开自动更正对话框;
•选择目标项目;
•点击删除按钮;
•
(2)、改回原输入文本
单击智能标记按钮,弹出对话框,选择改回至;
Ctrl+Z
单击工具栏上的撤消按钮;
•三、拼写和语法
对文档中英语单词,汉字的拼写与语法进行检查减少错误率;
•2、设置:
方法一、工具/选项/拼写和语法选项卡;
•方法二、工具/拼写和语法或按F7键,弹出对话框;
红色波浪线表示拼写的错误;
•绿色表示语法错误;
•若要跳过检查可点击忽略按钮;
•样式
•一、样式
•一组预先设定的格式集合,使用时可直接套用到文字段落上,用户可以定义自已的样式,以节省设定各种文档格式的时间;
•1、样式的分类
•字符段落
•2、样式的创建
1、格式/样式
•2、单击新样式对话框(任务窗格)
•3、样式的应用
选中文本或光标定位于文本中
•格式/样式与格式/选择样式名
选中文本,单击工具栏中格式窗格
•4、样式的编辑
•格式/样式与格式,在任务窗格中找到样式名
•单击样式名后的三角形按钮
•在对话框中修改样式相关信息;
•表格
•一、表格的创建
“表格”菜单
•表格/插入/表格
•在对话框中输入行列数
•固定列宽:
列宽不随内容窗口变化
•随内容变化:
列宽随内容变化;
•随窗口变化:
列宽随页边距变化(不是显示窗口)确定
“插入表格”按钮
•单击工具栏上插入表格按钮
•在模拟框中拖动鼠标选择行列数;
手动绘制
•“表格和边框”工具栏
•二、表格的编辑
•
(1)、选择
“表格/选择/表格/行/列/单元格
•整行:
在行前空白处单击;
•整列:
在列上方空白处单击;
•单元格:
在单元格左框线上单击(单个)
•直接拖动多个单元格(多个)
•整个表格:
单击单元格左上角
•
(2)、插入
•行
•在表格中插入
•光标定位插入位置
•表格/插入/行/在上方/在下方
•在表格底部插入
光标置于右下角单元格按Tab键;
光标置于下侧插入点/表格/插入/行
•列
•
(1)、在表格中插入
•表格/插入/列/在左/在右
•
(2)、在表格右部插入
光标置于右侧段落之前/插入/列/在左
•3、单元格
•
(1)、光标定位插入位置
•
(2)、表格/插入/单元格
多行、多列、多个单元格的插入操作;
•选中插入位置相邻的同数量行、列、单元格后,再执行“表格”/插入
•三、删除
•
(1)、行/列
•选定行/列(单行或多行)
•表格/删除/行/列
•
(2)、单元格
•选定表格/删除/单元格
•(3)、表格
•表格/删除/表格
•选中表格,击退格键
•四、移动
•
(1)行/列
选中/拖动
剪切;
粘贴
选中、整个单元格
•五、复制
Ctrl+拖动
复制+粘贴
•表格调整
•一、调整大小:
拖动右下角方框
•二、移动位置:
拖动左上角
•三、表格的折分及合并
•1、折分
选中一个或多个单元格
•单击工具栏上折分单元格按钮
•表格/折分单元格
•2、合并
选中两个或单元格;
•单击合并单元格按钮;
选中两个或多个单元格
•表格/合并单元格
•行高和列宽
•1、行高
•方法一、拖动行线
•方法二、拖动垂直标尺
•方法三、“表格属性”对话框
•表格/表格属性/行选项卡
最小值:
行高将会随内容调整变化;
•固定值:
行高值不会随行内容变化;
•2、列宽
拖动列标志(水平标尺)
“表格属性”对话框
•表格/表格属性/“列”选项卡
•表格/表格属性/列选项卡
•绘制斜线表头
(1)光标置于表格中;
•
(2)表格/绘制斜线表头
•指定斜线头样式
•表格框线
•1、表格框线
•
(1)、选中表格区域
•
(2)、格式/边框和底纹/边框
•选择线型选择线色
•设置线条粗细设置外框(上/下/左/右/外/内)
也可以通过工具栏按钮设置
•2、表格内文字对齐方式
•选中单元格区域的文字
•3、单击工具栏按钮,选择对齐方式
水平对齐方式的调整可以用文本对齐按钮,或”表格/表格属性/单元格
•4、表格自动套用格式
•
(1)选中表格
•“表格/表格自动套用格式或单击按扭(表格和边框工具栏中)
•选择样式指定样式应用范围
•首行首列末行末列
•表格中公式与运算
•1、排序
选中列,单击升序或降序按钮(表格和边框工具栏)
选中列,“表格/排序”
•2、求和
点击自动求和按钮
“自动求和按扭”可自动求其左侧(Left)或上侧(Above)单元格内数值求和,当上侧,左侧单元格都有数值时,以上方单元格为求和对象,所以在实际应用中,若一列中每个单元格都要求相应左侧单元格之和时,则应从最下方单元格依次向上求。
公式
•
(1)定位列目标单元格
•
(2)“表格/公式”
•输入以“=”开头的公式(行列分别以数字,字母表达)
•“粘贴函数”单击下拉按扭选择函数
•常用函数如下:
SUM(求和)MAX(最大值)MIN(最小值)
•AVERAGE(求平均值)COUNT(计数)
在Word表格中的行和列分别可以用数字和字母来表示,若要求不连续单元格的值时,各个单元格之间用“,”分隔;
若是连续单元格则用“:
”分隔
•如:
A1B1C1D1
•A2B2C2D2
•A3B3C3D3
•页面设置
•一:
页面设置对话框
“文件/页面设置”
双击标尺空白处
•1、“页边距”选项卡
•上/下/左/右边距装订线位置及尺寸纸张方向:
横向/纵向
•2、“纸张”选项卡
•纸张大小设置或自定义
•3、“版式”选项卡
•页眉和页脚(奇偶页不同、首页不同、页眉页脚高度)
•垂直对齐方式:
顶端、底端、居中、两端
•二、页眉和页脚
重复出现在文档每一个页面的页眉、页脚位置可以文字、图片,自动图文集等还可设置奇偶页不同与首页不同。
•1、设置方法:
•“视图/页眉与页脚”插入各种内容
•奇偶页不同:
打开“页面设置”对话框,在“版式”选项卡中勾选
•2、切换
•
(1)页眉与页脚
点击在页眉页脚之间切换按钮
上下方向键
•
(2)页眉/页脚与文档
双击页眉/页脚
点击页眉/页脚面板上的关闭按扭
•三、打印预览
文件/打印预览
点击工具栏上“打印预览”按钮
在打印预览状态中,也可以进行正常编辑,但需要注意的是,要把放大镜状态处于取消状态;
•打印设置
文件/打印方法二:
Ctrl+P方法三:
点击工具栏上的“打印”按钮
•Excel基本操作
•1、Excel功能
•2、启动与退出
•3、相关概念
•
(1)、工作薄:
一个Excel文件,扩展名为XLS,默认名为Book1;
•
(2)、工作表:
工作薄中相对独对区域,一个工作薄最多可包含255个工作表(通常为3个);
•一个工作表中有256列A——IV
•一个工作表中有65536行1——65536
•(3)、单元格:
用来写数据信息,是构成工作表的基本单位;
•4、认识Excel窗口
•
(1)、标题栏
(2)、菜单栏
•(3)、工具栏(4)、编辑栏
•名称框:
显示活动单元格名称;
•编辑框:
用来显示输入和编辑活动单元格的数据;
•5、工作区
•行、列标志
•网络线(工具/选项/视图/网络线、勾选显示、反之隐藏)
•6、状态栏
•二、编辑
•
(一)、选取
•单个:
单击
•连续:
拖动或Shift键辅助选择;
•不连续:
按Ctrl键辅助选择;
单击行标志;
单击列标志;
键盘
•1、活动单元格上下左右用方向键;
使用名称框
•1、连续引用:
以冒号连接首尾单元格如:
A1:
B4
•2、不连续引用:
以逗号连接首尾单元格如:
A1,B4
•
(二)、移动和复制单元格数据
•(三)、插入和删除单元格,整行或整列
•(四)、合并单元格(工具栏上合并及居中按钮)
•三、输入内容
•每个单元格容量:
0——255个字符
•文本溢出:
隐藏
•数字溢出:
####(输入数值位数大于所在列的宽度)
•对齐方式:
文本靠左数字靠右
•1、文本输入
•中文字符英文字符字符与数字组合
•字符型数字:
前面加单引号“’”
•方法二:
格式/单元格/数字/文本
•2、数字
•0——9负数:
以“—”开头或以括号表示
•分数:
以分数前加一个零和空格
•3、日期与时间
•日期
•格式:
年/月/日或年—月—日
•默认当前日期:
CTRL+;
•时间:
分为24小时(22:
00
- 配套讲稿:
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- Office 基本 操作 教程
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