财务管理制度Word格式.docx
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如果报销资料不全或不符合规定,财务人员有权拒绝报销。
5、财务人员对发现的报销中有弄虚作假的人员和项目领导签字不严(明知道弄虚作假,违反规定仍签字)的,应向公司主管领导汇报并从严处理,给予个人和部门处以报销金额3-5倍罚款,并建议对当事人给予必要的行政处分。
6、财务人员应严格执行公司的各项报销标准及制度、规定,对于不符合公司制度的费用一律不予报销;
并严格遵守国家颁发的有关经济法律法规,严格执行《会计法》,维护国家和公司的合法利益。
二、费用报销流程
1、报销时间:
1.1公司总部员工:
每经办人在每月10日和25日分两次,持经过审批合
格的单据到财务部报销,金额壹仟元以上可以28日前随时报销,遇特殊情况可顺延。
1.2项目组员工:
各项目组人员费用每月报销两次。
公司规定各项目组经
办人应在每月10日和25日分两次,带本月所要报销的票据来公司总部审核报销,遇节假日顺延,如有特殊情况不能按时返回,需报总经理批准。
如果未经批准,当月未返回公司报销,将扣除经办人和项目经理当月基本工资。
2、审批流程:
2.1公司总部员工:
经办人填写报销单--部门主管审核--财务部门审核—
总经理审批--出纳付款--领款人签字(或者核销经办人借支)。
2.2项目组员工:
经办人(备用金管理人或者项目经理)先分类粘贴票据
--填写报销单--项目财务人员核对验证–项目经理审核—项目财务到财务部报账――填写备用金对帐单--财务部门审核--总经理审批--出纳付款--领款人签字(或者核销项目组备用金),前几个步骤可以在项目部完成。
3、费用报销的要求及注意事项:
3.1报销票据要求粘贴整齐,内容详实,金额准确,手续完备;
3.2各类交通费票据:
因工作发生的公交、出租、长交、火车(最高硬卧
标准)等交通费用,必须注明时间、事由及实际发生金额、张数,出现不同日期的票据连号或私改票据弄虚作假现象,所报金额一律不予报销。
对于无起止地点的交通费票据需在背面注明起止地点、日期、事由。
3.3一般性收据或白条按国家相关法规不能报销。
但是若对方确实不能提
供正规票据,此类性质的支出经办人必须要提前向部门主管和总经理申请,经批准后,可以报销。
但要求单据要载明所购材料的名称、规格、数量、单价、事由、总价款,如果是个人打的收条,需载明收款人的姓名、身份证号地址、联系电话等,并要留指纹印记,如果单据未列明,经办人需做附件列出以上内容,然后到当地税务机关代开发票,否则财务部门有权不予报销。
3.4经办人收到发票及时交回公司报销,绝对不允许跨年报销,报销日期
和开票日期相差不能超过1个月。
当月发生的成本费用如果不能及时在10日和25日报销,需以书面形式向公司总部领导说明情况,否则过期不予核销,并停拨项目组备用金,且中止一切形式的借款,并处以一定形式的经济惩罚。
公司借款制度
一、借款制度
1、员工因工作需要出差预借现金时,应根据出差时间长短、地点远近、旅费
标准计算预借金额的大小,先填写好“借款单”,由公司领导审批,最后经公司财务总监或总经理审批后,方可借支。
出差回来后应及时报销归还借款,凡上次借款未清还的,一律不得给予再次借支。
出差人员必须在其出差完成后当月内到财务部门核销费用,当年出差报销不得跨年,除特殊情况外,否则视为自动放弃报销,财务部门有权不予报销。
2、各单位应严格控制出差人员,加强差旅费开支标准管理,任何单位和个人
不得擅自提高和扩大差旅费开支标准。
3、其他临时借款,如购置办公用品、业务费、周转金等,审批程序同本款第
1条。
二、借款流程:
1、公司员工因工作需要,如购置办公用品或者出差等,可申请并经审批后,
从公司借款。
2、公司总部员工:
经办人填写借款单--部门经理审核--财务部门审核--总经
理审批--出纳借出款--借款人签字--会计挂账。
3、本地项目人员:
经办人填写借款单--项目经理审核--财务部门审核--总经
理审批--出纳借出款--会计挂账。
4、异地项目人员:
项目经理电话通知出纳--出纳代项目经理填写借款单—
财务部门审核--总经理审批--出纳借出款汇入项目指定卡号--会计挂账对应项目组备用金账。
各项目部人员借款,由各项目部经理负责,公司财务协助管理。
5、公司严禁项目部人员从项目部个人借款,或将备用金挪作他用,如果发现
项目部违规从备用金中向其员工借款,公司将视为个人挪用公款,并对项目经理和备用金管理人进行处罚,且停止向项目部备用金转款。
6、经办人借款单须写明借款事由及还款计划。
经办人出差或办完其他事项,
要按前述报销流程规定及时回公司办理报销。
7、各施工项目部经理、各职能部门经理对其所属部门员工的借款全权负责。
关于费用报销及借款的相关规定
为严格控制公司成本费用无效支出,各种款项有序、高效、调剂的支付,以
期达成公司最高经营效益,更好统筹及灵活运用资金,充分发挥其经济效用。
各员工应严格按公司制度规定标准执行,各部门负责人应严格控制各项成本费用在合理范围,坚决杜绝各种无效支出。
公司所有的事项审批均遵循:
“先下级,后上级,先定性审批,后集中标准,先经业务线、行政线有关部门,后报财务线”的顺序。
若遇有关审批人员出差在外,如工作急需办理,可由其授权人代核、代批,但事后必须请审批人确认。
备用金管理制度
一、一般规定和支出范围
1、备用金的概念:
备用金是指公司预付给内部各部门、各项目用作零星开支及零星采购等方面的款项。
2、备用金分为定额备用金和非定额备用金两种。
定额备用金是指公司对经常使用备用金的内部各部门、各项目根据其零星
开支及零星采购等的实际需要而核定一个现金数额,并保证其经常保持核定的数额。
备用金数额一经确定不得随意增减。
非定额备用金是指公司各项目根据每次业务所需备用金数额履行备用金申领手续后,向出纳预借现金,使用后按照报销制度规定到财务部报销,多退少补,一次结清,下次再用时重新办理借款手续。
3、备用金的使用范围:
用于各种日常开支:
如办公费、业务招待费、差旅费零星采购支出等。
4、备用金原则上不得用于任何对外结算款项。
5、备用金的借支人必须是本公司正式员工,不得向临时聘用人员、民工、租用设备机械手等其他人员借支备用金。
6、对于离公司总部较远的项目,由备用金借支人提供完整的账户信息,账号、开户行和户名(必须是本公司正式员工)。
该账户一经使用,专户专用,不得随意改动。
如有变动,立即书面通知公司财务部。
7、借支人应根据实际需要申请借支备用金,备用金借款必须按规定用途使用。
不准以任何名义挪用或长期占用公司资金。
公款丢失,由本人承担。
8、严禁员工个人私人借领备用金,或者公款私用,将视为挪用公款,并追究相关责任。
9、定额备用金额度标准
9.1、一级项目备用金额度10000元;
9.2、二级项目备用金额度5000元;
9.3、三级项目备用金额度2000元;
9.4.行政部备用金额度1000元;
9.5、驾驶员备用金额度500元
10、对于离公司总部较远的项目部,根据实际情况,可以在原标准基础上增加0.5至2倍。
二、备用金申领流程
1、公司各部门因工作需要,根据核定的备用金额度,向公司申领备用金时,
由经办人填写公司备用金申领单—项目部经理审批—财务部门审核—总经理审
批—出纳付款—领款人签字—会计入账。
2、如果是异地项目人员申领备用金时,因本人不在公司,可委托公司相关人
员办理,审批流程通过后,出纳将款项转到指定的账户,但本人回公司后需在原
始申领单上确认签字。
3、各部门申领备用金需注意事项
3.1、借支人应如实、规范填写备用金申请单。
借款时,借支人应按要求填写由公司统一印制的备用金申请单,按申请单格式准确填列借款日期、借款类别、借款用途、借款金额(大小写)等。
备用金借支人需要公司转帐汇款的,需提供准确的账户信息,提供错误账户造成款项流失的,由借支人自己承担责任。
对于未按要求填写的备用金申请单,财务部门有权不予受理;
对于伪造篡改的备用金申请单,财务部门应立即扣留并及时向公司领导报告,请求查明原因,追究当事人的责任。
3.2、非定额备用金必须专款专用,不允许一款多用或多笔备用金交叉使用。
借支备用金必须写明款项的用途,报账冲销的内容要和借款时填写的用途一致,一笔备用金未使用完,要及时到财务部报账冲销,不能挪作别的用途,否则不予以报销。
3.3、出纳应根据手续齐全的备用金申请单办理付款。
3.4、借支人应按时归还或报销所借备用金,公司所有人员年底备用金必须清理为零。
3.5、非定额备用金均要在一个月内结清,前笔借款没有还清的后续借款一律停止办理。
如有特殊情况一个月内无法结清的,但有合理理由说明原因的,应由借支人提出书面申请,说明不能按时归还的原因,报有关领导审批。
3.6、借支人办理报销手续时,财务部应从借支人的相应备用金账户中进行冲销,备用金账户冲平后的差额可支取现金。
3.7、原则上谁借支谁报销。
借支人因故不能亲自报账,而委托他人代办的,财务部门应在报销凭证上注明“冲(借支人)账,金额***(大写)”字样。
否则对因代办人员的错误引起误冲的,责任由借支人负责。
三、备用金的管理与监督
1、公司财务部对各部门各项目组的备用金及时准确入账,各项目组备用金实行项目经理负责,必须指定专人管理的制度,保管人必须保证备用金的安全和帐务准确,公司要求各项目部备用金保管人登记备用金领用和使用的明细帐,逐笔记录其所在项目的备用金领用和使用情况。
2、备用金必须用于上述指定范围内的开支,不得挪做他用,更不能用于私人借款。
管理人要确保备用金支出用途合理、真实、详细,在支出后要按公司报销制度,及时拿票据回公司报销,以便财务部及时入账,并及时补足备用金。
各项目组每个月末与公司财务部进行对帐,确保账目准确无误。
3、对于有非定额备用金使用的项目组,在费用发生后按公司规定的费用报销流程及时核销必须坚持先清理备用金后付款的原则。
如因项目组原因使发生的费用不能及时报销,导致财务部没有及时冲减备用金,造成备用金不能按时清回,公司将严肃追究相关人员的责任;
导致备用金损失的,损失由备用金借用人承担赔偿返还责任,并追究相关责任,给与不同的惩戒。
4、公司财务部有权对各部门各项目组备用金的管理、使用、保管情况进行检
查。
各施工项目部经理、各职能部门负责人对备用金的使用全权负责,实行一支
笔签字,各施工项目部备用金报关员视同为出纳职责。
无权动用备用金,否则视
同为挪用或贪污公款,一经发现,所借备用金款项必须立即归还,同时按照同期
贷款利率的4倍加收利息,公司将对项目经理、保管员、借用者个人划分责任,
从严从重处罚,并将追究刑事责任。
5、随着公司业务的发展和规模的扩大,公司为了便于进行资金统筹安排和及时调度,各项目部需要每月5日前上报项目进度和各项成本费用支付情况,并提供本月的非定额备用金需求情况。
6、公司各部门各项目组的备用金管理,必须严格按照本管理办法执行
库存管理制度
一、库存管理制度总则
1、随着公司业务的拓展和公司规模的扩大,各种施工设备、专用工具、工程物料、办公设备和用品等存货的种类会不断增加,根据公司发展的需要和财务制度的要求,公司应规范、加强对存货的管理工作,以防公司财产流失。
2、本制度所称存货包括外购的存货和自制的存货。
外购的存货包括:
外购的工程物料、燃料、结构件、辅助材料、机械配件、其他材料、外购半成品、零部件、低值易耗品、劳动保护用品、周转材料、作为劳动对象的待安装设备等。
自制的存货包括:
产成品、半成品和自制的零部件。
本制度已按实际用途分为以下四大类。
3、公司将对所有的资产实行严格的二级管理制度,公司总部库管员建立公司所有资产管理台帐,各项目部库管员建立其所在项目所有资产的管理台帐,并在每月末把本项目资产台帐的变动和结余明细表上报公司总部库管员。
对公司所有资产管理,从公司总部到各项目部均实行专人负责,落实责任人的制度,将本着谁损坏,谁维修;
谁丢失,谁赔偿的基本原则进行管理。
4、本管理办法适用公司所属各部门和各项目部。
二、专用工具、仪表管理制度
1、出入库流程
1.1、公司各部门经审批购入的所有专用工具、仪表,经办人填写入库单后,均由公司总部库管员按对应的入库单统一登记入账进行管理。
原则上工作所需专用工具及仪表由公司统一采购,各项目组因工作需要在现场购买时,需向公司申报采购计划,经审批购入后,采购人要及时办理入库手续,公司总部库管员和项目部库管员均登记入账。
1.2、公司各部门员工或项目部员工在工作中需要专用工具、仪表时,可向公司借用,并向行政部提交书面申请后,按照行政部规定的流程办理相关借用手续,经办人填写出库单经所在项目部施工员、项目经理及公司相关领导审批后,公司总部库管员根据对应的出库单登记台帐。
属项目部借用人拿公司总部出库单交项目部库管员处,项目部库管员办理入库登记。
1.3、各项目部从公司领用及经公司审核同意采购的专用工具及仪表由项目部库管员进行统一管理,购入时由经办人填写入库单,经技术人员验收后,库管员根据入库单登记项目部公司资产管理台帐。
属项目部现场施工人员因工作需要领用时,需填写出库单,经项目部施工员和项目经理审批后,库管员方可实物出库,并登记台帐。
2、损坏或遗失处理办法
2.1、各项目组如发生保管不慎而丢失或者因不当使用而造成损坏专用工具及仪表的情况,由责任人按价赔偿,同时应及时向项目经理及部门主管汇报,项目部向行政部重新提交借用或者重新采购专用工具、仪表的申请,经审批后按照以上前三条流程办理。
在此期间发生的邮寄等相关费用由责任人承担,且邮寄过程中如发生损坏、丢失现象,则也由责任人承担相关维修费用和经济赔偿责任。
2.2、在使用期间,各项目员工如果将专用工具、仪表损坏、丢失,除由其个人承担相关维修费用和经济赔偿外,对因此而造成公司或项目工作停顿、用户投诉及导致公司利益受损的,公司对其将予以以下处罚:
(1)按影响项目进行的实际天数统计扣除相应的工资;
(2)根据对项目影响程度,处以1000元-2000元的经济处罚和相应行政处罚。
导致用户投诉的处以2000元以上的经济处罚;
导致公司利益严重受损的,除赔偿
损失外,公司将按自动离职处理。
三、固定资产管理制度
1.1、公司所有办公、施工设备由公司总部库管员统一登记入账进行管理,原则上工作所需办公设备由公司统一采购,各项目组因工作需要施工设备时,需提前向公司申请,由公司采购,库管员入账。
1.2、各项目部因工作需要相应设备,可向公司借用,在向行政部提交书面申请后,按照行政部规定的流程办理相关借用手续,并由经办人填写出库单,经所在项目部施工员、项目经理及公司相关领导审批后,公司总部库管员根据对应的出库单登记库存账,办理实物出库。
借用人拿对应出库单交项目部库管员处,项目部库管员办理入库登记。
1.3、各项目部从公司领用或经审批购入的设备和专有工具及仪表由库管员管理,并登记公司资产管理台帐。
施工人员领用,需办理出入库手续并由项目组库管登记台帐。
2、损坏处理办法
各项目组员工均应按操作手册使用操作设备和仪表,并按要求进行日常维修和保养。
现场出现设备故障而影响工作时,应及时向项目经理及部门主管汇报,及时安排维修。
如果是因个人操作造成设备故障,除由其个人承担相关维修费用和经济赔偿外,对因此而造成公司或项目工作停顿、用户投诉及导致公司利益受损的,公司对其将予以以下处罚:
2.1、按影响项目进行的实际天数统计扣除相应的工资;
2.2、根据对项目影响程度,处以1000元-2000元的经济处罚和相应行政处罚。
招致用户投诉,处以2000元以上的经济处罚;
导致公司利益严重受损的,除赔偿损失外,公司将按自动离职处理。
四、工程物料管理制度
1.1、根据目前工程实际情况,大部分工程物料暂由各项目部负责采购,公司也将逐步实行公司统一采购的制度,少部分确实需要由各项目部在当地采购的工程物料,需走公司的正常的采购申请审批流程后才可采购。
1.2、各项目部工程物料也由项目部库管员统一管理,项目部物料采购后,经相关人员验收合格后,再由经办人填写入库单,按实际验收后的质量和数量,验收人员签字,并经项目经理审核签字后,方可办理实物入库,并根据入库单登记入帐。
每月需上报项目组物料的采购及库存情况给公司总部库管员备案。
1.3、目部员工因工程领用物料,经办人一定要填写出库单,经项目部施工员和项目经理签字后,项目部库管员方可办理实物出库,并登记公司资产管理台帐,以准确反映工程物料的库存情况。
1.4、目部工程物料品种繁多,出入库次数比较频繁,为保证帐务的准确性,要求各项目部库管员要登记工程物料的库存流水帐,逐笔记录工程物料的变动情况。
2、损失处理办法
2.1、目组如果出现因保管不慎或其他人为原因造成工程物料短缺丢失情况,公司将追究相关人员责任,短缺物料由各相关责任人进行照价赔偿,并对责任人进行一定的行政处分,情节严重者,开除处分。
2.2、非人为原因(如自然灾害等)造成的工程物料的损失,项目部库管员应及时告知项目经理并上报公司,公司和项目部根据实际情况及时采取相应措施,力争将损失降低到最小程度。
五、办公设备和办公用品管理制度
1、办公设备和用品的申领规定
1.1、公司所有办公设备和办公用品由公司总部统一采购,经办人购回后,填写入库单,公司总部库管员根据相应入库单办理入库并登记资产台帐。
1.2、公司各部门和各项目部因工作需要申领,经审批后由公司库管员办理出库,发放到各部门和各项目部。
1.3、各项目部库管员对自己项目部的办公设备和用品也进行统一管理,由公司总部发放到项目部后,由经办人填写入库单,项目部员工因工作需要领用,要填写办公用品领用单,库管员据此登记台帐。
2、办公设备和用品的使用规定
公司所有员工均应爱护公司财产,勤俭节约,杜绝浪费,努力降低消耗和办公费用,合理使用公司办公设备和办公用品。
六、库存盘点相关规定
1、公司各仓管员要严格执行以上库存管理规定,对公司所有的施工设备、专用工具、工程物料均办理完整的出入库手续,并及时登记台帐,保证库存账务准确,账实相符。
各项目部库管员在每月末进行实物盘点,出盘点报告和月度工程物料使用情况表,并交施工员和项目经理审核。
然后于每月28日向总部仓管员上报所在项目部各项资产台帐。
2、各项目部库管员可以随时盘点自己的库存,并核对是否帐实相符。
公司财务部有权对各部门各项目部所用的施工设备、专用工具、工程物料等资产的管理、使用、保管情况进行不定期检查,并在每个季末组织全面盘点,现场实物盘点至少安排两人清点,包括库管员。
届时各部门各项目组要全面配合。
如果发现资产台帐和库存实物有差异,各库管员要及时查找差异原因,并把经过项目经理和施工员审核的盘点报告及时上报公司财务部,财务部根据情况及时处理,保证公司各项资产台帐完整、准确。
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