电子档案管理系统规章制度Word格式.docx
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三、文件材料的收集管理
1、公司指定专人负责电子档案的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,严格按照本制度的“文件分类与编号方法〞进展分类、编号,每周一上午将上周文件资料交管理负责人进展归档储存。
3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,会议文件由行政部收集。
四、归档要求
(一)文件的登记
1、归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进展检验,并由负责人签署审核意见,检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附录A)。
2、归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页(见附录B的表),以各文件夹为单位填写续页(见附录B的表)。
3、电子文件登记表为树式,在上级电子文件登记表中建立,通过鼠标点击可查看下级电子文件登记表。
4、电子文件登记表应与电子文件同时保存。
(二)文件分类与编号方法
1、档案管理负责人按照“附录C〞对文件进展分类。
2、电子文件稿本代码:
M(manuscript)—草稿性电子文件;
U(unofficial)—非正式电子文件;
F(formal)—正式电子文件。
3、电子文件类别代码:
T〔text〕—文本文件;
I〔image〕—图像文件;
C〔chart〕—图形文件;
V〔video〕—影像文件;
A〔acoustical〕—声音文件;
H(hypermedia)—超媒体链结文件;
P〔program〕—程序文件;
D〔data〕—数据文件。
(三)文件格式规定
1、文字型电子文件以WORD、PDF、TXT为通用格式。
2、扫描型与图片型电子文件以JPEG、JPG为通用格式。
3、视频和多媒体电子文件以FLASH、AVI、WMV、ASF、MPEG、MOV、RM、RMVB、WAV、MIDI、WMA为通用格式。
4、音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。
5、对于非以上通用格式的电子文件,如无法转换为通用格式且在存档电脑上无法打开,如此必须在存档电脑上安装相关软件。
(四)须知事项
1、档案质量总的要求是:
遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
2、归档的文件材料均应齐全完整。
3、档案文件材料应区别不同情况进展排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即正件在前,附件在后;
草稿在前,定稿在后;
其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进展系统的排列。
五、档案管理人员职责
1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档X围、要求,将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。
六、档案的利用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者需填写《归档电子文件借阅单》(见附录D的表),报主管人员批准后,方可借阅。
未经批准,任何部门或人员不允许擅自复制电子文件。
2、借阅时,应由档案管理人员将资料拷贝件存放在共享文档各借阅人专用文件夹,借阅人应在当天将借阅档案剪切另存,以免增加共享文档的负担。
3、档案不准转借,必须专人专用。
七、档案的安全管理
1、档案管理人员应对储存电子档案的专用电脑设置用户名与密码,填写《档案电脑用户名与密码登记表》(见附录E的表),并提交总经理备案。
2、档案电脑密码应3个月更改一次。
3、档案管理人员应对涉与公司某某的文件夹进展加密,填写《加密文件登记表》(见附录E的表),并提交总经理备案。
附录A
表A.1归档电子文件移交、接收检验登记表
移交、接收检验日期
检验项目
检验结果
移交部门
接收部门
病毒检验
真实性检验
完整性检验
有效性检验
文件格式检验
需收集软件与说明检验
填表人〔签名〕
审核人〔签名〕
备注
附录B
表B.1归档电子文件登记表〔首页〕
文件夹名称
形成时间
是否加密
登记人员
链接
表B.2归档电子文件登记表〔续页〕
文件编号
文件名称
文件稿
本代码
文件类
别代码
附录C
归档计算机各盘分类
附录D
表D.1归档电子文件借阅单
借阅人
借阅时间
借阅用途
借阅文件编号
借阅文件名称
文件稿本代码
文件类别代码
借阅文件是否加密
主管人员意见
日期:
经办人〔签字〕
借阅人确认
备注
附录E
序号
用户名
密码
设置时间
设置人员
总经理确认
表E.2加密文件登记表
文件名称
加密时间
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