出纳基本知识及基本业务技能精选Word文档格式.docx
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出纳基本知识及基本业务技能精选Word文档格式.docx
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出纳工作作为会计工作的一个重要岗位,有着专门的操作技术和工作规则。
凭证如何填,日记账怎样记都很有学问,就连保险柜的使用与管理也是很讲究的。
因此,要做好出纳工作,一方面要求经过一定的职业教育,另一方面也需要在实践中不断积累经验,掌握其工作要领,熟练使用现代化办公工具,做一个合格的出纳人员。
3.政策性。
出纳工作是一项政策性很强的工作,其工作的每一环节都必须依照国家规定进行。
例如,办理现金收付要按照国家现金管理规定进行,办理银行结算业务要根据国家银行结算办法进行。
《会计法》、《会计基础工作规范》等法规都把出纳工作并入会计工作中,并对出纳工作提出具体规定和要求。
出纳人员不掌握这些政策法规,就做不好出纳工作;
不按这些政策法规办事,就违反了财经纪律。
4.时间性。
出纳工作具有很强的时间性,何时发放职工工资,何时核对银行对账单等,都有严格的时间要求,一天都不能延误。
因此,出纳员心里应有个时间表,及时办理各项工作,保证出纳工作质量。
三、出纳工作的职能简而言之,出纳的职能也就是出纳产生的作用。
从总的方面来讲,可概括为收付、反映、监督、管理四个方面。
1.收付职能。
出纳的最基本职能是收付职能。
企业经营活动少不了货物价款的收付、往来款项的收付,也少不了各种有价证券以及金融业务往来的办理。
这些业务往来的现金、票据和金融证券的收付和办理,以及银行存款收付业务的办理,都必须经过出纳人员之手。
2.反映职能。
出纳要利用统一的货币计量单位,通过其特有的现金与银行存款日记账、有价证券的各种明细分类账,对本单位的货币资金和有价证券进行详细地记录与核算,以便为经济管理和投资决策提供所需的完整、系统的经济信息。
最简单的例子,一个企业的老总经常会问出纳:
“我们还有多少钱?
”,而不会去问其他的会计人员甚至财务经理,因为这个信息只有出纳最清楚,出纳对这个信息的掌握也是最及时的。
3.监督职能。
出纳要对企业的各种经济业务,特别是货币资金收付业务的合法性、合理性和有效性进行全过程的监督。
4.管理职能。
出纳还有一个重要的职能是管理职能。
对货币资金与有价证券进行保管,对银行存款和各种票据进行管理,对企业资金使用效益进行分析研究,为企业投资决策提供金融信息,甚至直接参与企业的方案评估、投资效益预测分析等都是出纳的职责所在。
四、出纳工作的内容鉴于出纳工作的职能,出纳人员的工作内容和任务主要包括货币资金核算、往来结算、工资核算、货币资金收支的监督等。
(一)货币资金的收支与记录出纳的货币资金管理工作主要包括两个方面:
一是日常货币资金收支业务的办理;
二是上述收支业务的账务核算。
具体而言,本项工作内容主要包括以下六个方面:
1.做好现金收付的核算严格按照国家有关现金管理制度的规定,根据稽核人员审核签章的收付款凭证进行复核,办理款项收付。
2.做好银行存款的收付核算严格按照银行《支付结算办法》的各项规定,按照审核无误的收入与支出凭证进行复核,办理银行存款的收付。
3.认真登记日记账,保证日清月结根据已经办理完毕的收付款凭证,逐笔序时登记现金和银行存款日记账,并结出余额。
银行存款的账面余额及时与银行存款对账单核对,保证账证、账账、账实相符。
经常与银行传递来的对账单进行核对,月末要编制银行存款余额调节表,使账面余额与对账单上余额调节相符。
对未达账款,要及时查询。
要随时掌握银行存款余额,不准签发空头支票。
4.保管库存现金和有价证券对现金和各种有价证券,要确保其安全和完整无缺。
库存现金不得超过银行核定的限额,超过部分要及时存入银行。
不得以“白条”充抵现金,更不得任意挪用现金。
如果发现库存现金有短缺或盈余,应查明原因,根据情况分别处理。
不得私下取走或补足现金,现金如有短缺,因自身原因造成的,要负赔偿责任。
对于单位保险柜密码、开户账号及取款密码等,不得泄露,更不能任意转交他人。
5.保管有关印章,登记注销支票出纳人员所管的印章必须妥善保管,严格按照规定用途使用。
签发支票的各种印章,不得全部交由出纳一人保管。
一般而言,单位财务专用章由财务主管保管。
对于空白收据和空白支票必须严格管理,专设登记簿登记,认真办理领用注销手续。
6.复核收入凭证,办理销售结算认真审查销售业务的有关凭证,严格按照销售合同和银行结算制度,及时办理销售款项的结算,催收销售货款。
发生销售纠纷,货款被拒付时,要通知有关部门及时处理。
(二)结算往来
1.办理往来结算,建立清算制度现金结算业务的内容,主要包括:
企业与内部核算单位和职工之间的款项结算;
企业与外部单位不能办理转账手续和个人之间的款项结算;
低于结算起点的小额款项结算;
根据规定可用于其他方面的结算。
对购销业务以外的各种应付、暂收款项,要及时催收结算,应付、暂收款项,要抓紧清偿。
对确实无法收回的应收账款和无法支付的应付账款,应查明原因,按照规定报经批准后处理。
2.管理企业的备用金实行备用金制度的企业,要核定备用金定额,及时办理领用和报销手续,加强管理。
对预借的差旅费,要督促及时办理报销手续,收回余额,不得拖欠,不准挪用。
建立其他往来款项清算手续制度。
对购销业务以外的暂收、暂付、应收、应付、备用金等债权债务及往来款项,要建立清算手续制度,加强管理及时清算。
3.核算其他往来款项,防止坏账损失对购销业务以外的各项往来款项,要按照单位和个人分户设置明细账,根据审核后的记账凭证逐笔登记,并经常核对余额。
年终要抄列清单,并向领导或有关部门报告。
(三)工资核算
1.执行工资计划,监督工资使用根据批准的工资计划,会同劳动人事部门,严格按照规定掌握工资和奖金的支付,分析工资计划的执行情况。
对于违反工资政策,滥发津贴、奖金的,要予以制止并向领导和有关部门报告。
2.审核工资单据,发放工资奖金根据实有职工人数、工资等级和工资标准,审核工资奖金计算表,办理代扣款项(包括计算个人所得税、住房基金、劳保基金、失业保险金等),计算实发工资。
3.负责工资核算,提供工资数据按照工资总额的组成和支付工资的来源,进行明细核算。
根据管理部门的要求,编制有关工资总额报表。
(四)货币资金收支的监督
货币资金收支过程中会面临很多消极因素,为了保证货币资金收支的安全,必须对其实施有效的监督。
出纳监督是依据国家有关的法律法规和企业的规章制度,在维护财经纪律、执行会计制度的工作权限内,坚决抵制不合法的收支和弄虚作假的行为。
出纳在办理现金和银行存款各项业务时,要严格按照财经法规进行,违反规定的业务一律拒绝办理。
随时检查和监督财经纪律的执行情况,以保证出纳工作的合法性、合理性,保护单位的经济利益不受侵害。
五、出纳工作的基本原则出纳工作的基本原则主要是指内部牵制原则或钱账分管原则。
《会计法》第二十一条第二、三款规定:
“会计机构内部应当建立稽核制度。
出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。
”钱账分管原则是指凡是涉及款项和财物收付、结算及登记的任何一项工作,必须由两人或两人以上分工办理,以起到相互制约作用。
例如,现金和银行存款的支付,应由会计主管人员或其授权的代理人审核、批准,出纳人员付款。
记账人员记账;
发放工资,应由工资核算人员编制工资单,出纳人员从银行提取现金和分发工资,记账人员记账。
实行钱账分管,主要是为了加强会计人员相互制约、相互监督、相互核对,提高会计核算质量,防止工作误差和营私舞弊等行为。
《会计法》专门规定出纳员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作,是由于出纳员是各单位专门从事货币资金收付业务的会计人员,根据复式记账原则,每发生一笔货币资金收付业务,必然引起收入、费用或债权、债务等账簿记录的变化,或者说每发生一笔货币资金收付业务都登记收入、费用或债权、债务等有关账簿,如果这些账簿登记工作都由出纳员办理,就会给贪污舞弊者以可乘之机。
同样道理,如果稽核、内部档案保管工作由出纳员经管,也难以防止利用抽换单据,涂改记录等手段进行舞弊的行为,当然,出纳员不是完全不能记录,只要所记的账不是收入、费用、债权、债务方面的账目,是可以承担一部分记账工作的。
总之,钱账分管原则是出纳工作的一项重要原则,各单位都应建立健全这一制度,防止营私舞弊行为的发生,维护国家和单位财产的安全。
第二节出纳人员
一、出纳人员的职责
出纳是会计工作的重要环节,涉及的是现金收付、银行结算等活动,而这些又直接关系到职工个人、单位乃至国家的经济利益,工作出了差错,就会造成不可挽回的损失。
因此,明确出纳人员的职责和权限,是做好出纳工作的起码条件。
根据《会计法》、《会计基础工作规范》等财会法规,出纳员具有以下职责:
1.按照国家有关现金管理和银行结算制度的规定,办理现金收付和银行结算业务。
出纳员应严格遵守现金开支范围,非现金结算范围不得用现金收付;
遵守库存现金限额,超限额的现金按规定及时送存银行;
现金管理要做到日清月结,账面余额与库存现金每日下班前应核对,发现问题,及时查对;
银行存款账与银行对账单也要及时核对,如有不符,应立即通知银行调整。
2.根据会计制度的规定,在办理现金和银行存款收付业务时,要严格审核有关原始凭证,再据以编制收付款凭证,然后根据编制的收付款凭证逐笔顺序登记现金日记账和银行存款日记账,并结出余额。
3.按照国家外汇管理和结汇、购汇制度的规定及有关批件,办理外汇出纳业务。
外汇出纳业务是政策性很强的工作,随着改革开放的深入发展,国际间经济交往日益频繁,外汇出纳也越来越重要。
出纳人员应熟悉国家外汇管理制度,及时办理结汇、购汇、付汇;
避免国家外汇损失。
4.掌握银行存款余额,不准签发空头支票,不准出租出借银行账户为其它单位办理结算。
这是出纳员必须遵守的一条纪律,也是防止经济犯罪、维护经济秩序的重要方面。
出纳员应严格支票和银行账户的使用和管理,从出纳这个岗位上堵塞结算漏洞。
5.保管库存现金和各种有价证券(如国库券、债券、股票等)的安全与完整。
要建立适合本单位情况的现金和有价证券保管责任制,如发生短缺,属于出纳员责任的要进行赔偿。
6.保管有关印章、空白收据和空白支票。
印章、空白票据的安全保管十分重要,在实际工作中,因丢失印章和空白票据给单位带来经济损失的不乏其例。
对此,出纳员必须高度重视,建立严格的管理办法。
通常,单位财务公章和出纳员名章要实行分管,交由出纳员保管的出纳印章要严格按规定用途使用,各种票据要办理领用和注销手续。
二、出纳人员与会计人员的关系
在单位的财务工作中,会计与出纳是互相不可或缺的职业搭档,两者之间既有紧密的联系,又有明显的区别:
1.各有各的分工会计主要负责企业经济业务的核算,通过对企业经济活动的记录,为企业的经济管理和经营决策提供所需要的核算资料;
出纳则分管企业票据、货币资金以及有价证券等的收付、保管、核算工作,为企业经济管理和经营决策提供各种经济信息。
总体上讲,必须实行钱账分管,出纳人员不得兼管稽核和会计档案保管,不得负责收入、费用、债权债务等账目的登记工作。
2.既互相依赖又互相牵制出纳、会计之间有着很强的依赖性。
他们核算的依据是相同的,都是会计原始凭证和会计记账凭证,这些作为记账凭据的会计凭证必在出纳、会计之间按照一定的顺序传递。
他们相互利用对方的核算资料,共同完成会计任务,缺一不可。
同时,他们之间又互相牵制与控制。
出纳的现金和银行存款日记账与会计的现金和银行存款总分类账,有金额上的等量关系。
这样,出纳、会计两者之间就构成了相互牵制与控制的关系,两者之间必须相互核对保持一致。
3.出纳工作是一种账实兼管的工作,而会计主要是管账出纳工作,主要是现金、银行存款和各种有价证券的收支与结存核算,以及现金、有价证券的保管和银行存款账户的管理工作。
现金和有价证券放在出纳的保险柜中保管;
银行存款,由出纳办理收支结算手续。
出纳既要进行账务处理,又要进行现金、有价证券等实物的管理和银行存款收付业务,在这一点上和其他财会工作有着显著的区别。
除了出纳,其他财会人员是管账不管钱、管账不管物的。
对出纳工作的这种分工,并不违背财务“钱账分管”的原则,这是由于出纳登记库存现金日记账、银行存款日记账等是一种特殊的明细账。
总账会计还要设置“现金”、“银行存款”、“短期投资”等相应的总分类账对出纳保管和核算的现金、银行存款、有价证券等进行总金额的控制。
其中,有价证券还应有出纳核算以外的其他形式的明细分类核算。
4.出纳工作直接参与经济活动过程货物的购销,必须经过两个过程,货物移交和货款的结算。
其中货款结算,即货物价款的收入与支付就必须通过出纳工作来完成。
往来款项的收付、各种有价证券的经营以及其他金融业务的办理,.更是离不开出纳人员的参与。
这也是出纳工作的一个显著特点。
其他财务工作,一般不直接参与经济活动过程,而只对其进行反映和监督。
第三节出纳工作的组织
一、出纳工作岗位的设置
各个企业的实际情况不同,出纳工作的组织内容也不尽相同,但无论哪一种形式,一般都要设置合理的出纳机构,配备必要的出纳人员,并建立各种内部工作规章制度等。
出纳机构一般设置在会计机构内部,如各企事业单位财务科、财务处内部设置专门处理出纳业务的出纳组、出纳室。
《会计法》第二十一条第一款规定:
“各单位根据会计业务的需要设置会计机构,或者在有关机构中设置会计人员并指定会计主管人员。
不具备条件的,可以委托经批准设立的会计咨询、服务机构进行代理记账。
”会计法对各单位会计、出纳机构与人员的设置并没有硬性规定,而是让企业根据自身情况和实际需要来设定。
因此企业应结合自身经济活动的规模、特点、业务量的大小等进行机构设置和人员配置。
以工业企业为例,大型企业可在财务处下设出纳科;
中型企业可在财务科下设出纳室;
小型企业可在财务股下配备专职出纳员。
有些主管公司,为了资金的有效管理和总体利用效益,把若干分公司的出纳业务(或部分出纳业务)集中起来办理,成立专门的内部“结算中心”。
这种“结算中心”,实际上也是出纳机构。
二、出纳人员的配备
一般来讲,实行独立核算的企业单位,在银行开户的行政、事业单位,有经常性现金收入和支出业务的企业、行政事业单位都应配备专职或兼职出纳人员,担任本单位的出纳工作。
出纳人员配备的多少,主要取决于本单位出纳业务量的大小和繁简程度,要以业务需要为原则,既要满足出纳工作量的需要,又要避免人浮于事的现象。
一般可采用一人一岗、一人多岗、一岗多人等几种形式。
1.一人一岗规模不大的单位,出纳工作量不大,可设专职出纳员一名。
2.一人多岗规模较小的单位,出纳工作量较小,可设兼职出纳员一名。
如无条件单独设置会计机构的单位,至少要在有关机构中(如单位的办公室、后勤部门等)配备兼职出纳员一名。
但兼职出纳不得兼管收入、费用、债权、债务账目的登记工作及稽核工作和会计档案保管工作。
3.一岗多人规模较大的单位,出纳工作量较大,可设多名出纳员。
如分设管理收付的出纳员和管账的出纳员,或分设现金出纳员和银行结算出纳员等。
三、出纳人员的内部分工单位规模较大、业务复杂、出纳人员有2名以上的单位,要对出纳部门内部实行岗位责任制,从管理要求和工作便利等方面综合考虑,对出纳人员的工作要进行明确分工。
通常可按现金与银行存款,银行存款的不同户头,票据与有价证券的办理等工作性质上的差异进行分工。
也可以将整个出纳工作划分为不同的阶段和步骤,按工作阶段和步骤进行分工。
对于公司内部“结算中心”式的出纳机构中的人员分工,还可以按不同分公司定岗定人。
四、出纳工作的回避要求
由于出纳工作的特殊性,特定人员需要回避。
《会计基础工作规范》第十六条规定:
国家机关、国有企业、事业单位任用会计人员应当实行回避制度。
单位领导人的直系亲属不得担任本单位的会计机构负责人、会计主管人员。
会计机构负责人、会计主管人员的直系亲属不得在本单位会计机构中担任出纳工作。
需要回避的直系亲属为:
夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲以及配偶关系。
五、工作流程
出纳人员每天要处理大量的经济业务,协调各方面的经济利益关系,如何才能提高工作效率,保证工作质量呢?
这就需要制定一个合理而有效的工作流程,使出纳工作有条不紊地进行,满足单位财务管理的需要。
出纳人员办理资金收支业务要求有章可循,并按照规定的程序进行业务处理,才能保证出纳工作的质量。
出纳工作的一般流程是:
(一)资金收入的处理
1.清楚收入的金额和来源出纳人员在收到一笔资金之前,应当清楚地知道要收到多少钱,收谁的钱,收什么性质的钱,再按不同的情况进行分析处理。
其基本业务如下:
(1)确定收款金额。
如为现金收入,应考虑库存限额的要求。
(2)明确付款人。
出纳人员应当明确付款人的全称和有关情况,对于收到的背书支票或其他代为付款的情况,应由经办人加以注明。
(3)收取销售或劳务性质的收入。
出纳人员应当根据有关的销售(或劳务)合同确定收款额是否按协议执行,并对预收账款、当期实现的收入和收回以前欠款分别进行处理,保证账实一致。
(4)收回代付、代垫及其他应付款。
出纳人员应当根据账务记录确定其收款额是否相符,具体包括单位为职工代付的水电费、房租、保险费、个人所得税,职工的个人借款和差旅费借款,单位交纳的押金等。
2.清点收入出纳员在清楚收入的金额和来源后,进行清点核对,清点核对时应沉着冷静,不要图快。
其业务如下:
(1)现金清点。
现金收入应与经办人当面点清,在清点过程中出纳人员发现短缺、假钞等特殊问题,应由经办人负责。
(2)银行核实。
银行结算收入应由出纳人员与银行相核对,如为电话询问或电话银行查询的,只能作为参考,在取得银行有关的收款凭证后,方可正式确认收入,进行账务处理。
(3)清点核对无误后,按规定开具发票或内部使用的收据。
如收入金额较大的,应及时上报有关领导,便于资金的安排调度,手续完毕后,在相关收款收据上加盖“收讫”章。
如清点核对并开出单据后,再发现现金短缺或假钞,应由出纳人员负责。
3.收入退回如因特殊原因导致收入退回的,如支票印鉴不清,收款单位账号错误等,应由出纳人员及时联系有关经办人或对方单位,重新办理收款。
(二)资金支出的处理
1.明确支出的金额和用途出纳人员支付每一笔资金的时候,一定要知道准确的付款金额,合理安排资金。
(1)明确收款人。
出纳人员必须严格按合同、发票或有关依据记载的收款人进行付款,对于代为收款的,应当出具原收款人证明材料并与原收款人核实后,方可办理付款手续。
(2)明确付款用途。
对于不合法、不合理的付款应当坚决给予抵制,并向有关领导予以汇报,行使出纳人员的工作权力。
用途不明的,出纳人员可以拒付。
2.付款审批由经办人填制付款单证,注明付款金额和用途,并对付款事项的真实性和准确性负责。
(1)有关证明人的签章。
经办人的付款用途中,涉及实物的,应当有仓库保管员或实物负责人的签收;
涉及到差旅、销售等费用的,应当有证明人或知情人加以证明。
(2)有关领导的签字。
收款人持证明手续完备的付款单据,报有关领导审阅并签字。
(3)到财务部门办理付款。
收款人持内容完备的付款证明,报经会计审核后,由出纳办理付款。
3.办理付款付款是资金支出中最关键的一环,出纳人员应当特别谨慎,要用如履薄冰的态度认真对待,因为款一旦付出,发生差错是很难追回的。
严格核实付款金额、用途及有关审批手续。
现金付款,双方应当面点清。
银行付款,开具支票时,出纳人员应认真填写各项内容,保证要素完整、印鉴清晰、书写正确。
如为现金支票,应附领票人的姓名、身份证号码及单位证明,办理转账或汇款时,出纳人员书写准确、清晰、完整,保证收款人能按时收到款项。
付款金额双方确认后,由收款人签字并加盖“付讫”章。
如为转账或汇款的,银行单据可直接作为已付款证明。
如确认签字后,再发现现金短缺或其他情况,应由收款经办人负责。
4.付款退回如因特殊原因造成支票或汇款退回的,出纳人员应当立即查明原因,如因我方责任引起的,应换开支票或重新汇款,不得借故拖延;
如因对方责任引起的,应由对方重新补办手续。
第四节出纳账务处理的基本程序
账务处理程序,也称会计核算组织程序,是指会计数据的记录、归类、汇总、呈报的步骤和方法。
或者说是从原始凭证的整理、汇总,记账凭证的填制、汇总,日记账、明细分类账、总分类账的登记,到会计报表编制的步骤和方法,科学地组织账务处理程序,对提高会计核算质量和会计工作效率,充分发挥会计的职能,具有十分重要的意义。
目前,我国企业、事业、机关等单位会计常用的账务处理程序主要有四种:
记账凭证账务处理程序;
汇总记账凭证账务处理程序;
科目汇总表账务处理程序;
多栏式日记账账务处理程序。
各种账务处理程序的主要区别在于对汇总凭证、登记总分类账的依据和办法的要求不同。
在各种程序下,对于出纳人员来说,出纳业务处理的步骤和方法基本相同。
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