物业管理公关十二物业公关文书撰写技能Word文件下载.docx
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物业管理公关十二物业公关文书撰写技能Word文件下载.docx
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前期介入阶段,物业公关文书一般有:
入伙通知书、入伙须知、入伙手续书、收楼须知、楼宇交接书、缴款通知书等文书。
各种文书的公关性质主要是满足业主的实现感、让业主了解业务流程、感受到物业公司的热情周到和优质服务、建立良好的第一印象等。
一、入伙通知书
它是在物业验收合格后通知业主可以在何时来办理入住手续的文件,一般是由物业管理企业制定,并与发展商联合发文。
文书的公关性质要素主要有:
尊称、恭贺、方便、提醒、周到、承诺。
范例:
入伙通知书
尊敬的(单位/先生/女士):
您好!
您所钟爱并购买的×
×
花园栋单元的物业,已于年月经×
市有关部门验收合格,恭喜您可以入住新居了!
1.请您抽出宝贵的时间于月日前来办理入伙手续,届时开发公司、物业管理公司有关部门将联合现场办公,热情为您服务。
为了方便您一次性办完各种手续,地点在:
。
2.如果你不能亲临,可委托他人代办。
代办时除应带齐有关文件资料外,还需带上您的委托书、身份证和私章(公章)。
3.如果你不能在上述时间来办理手续,请来电联系其它时间办理,联系电话:
月日后,不再集中办公,您需要先到开发公司处(地点:
)办理收楼手续,再到物业管理公司处(地点:
)办理入伙手续。
在您来办理入伙手续前,请您务必仔细阅读《入伙手续书》、《收楼须知》和《缴款通知书》。
若有不清楚事宜,上班时间请致电:
80020001,我们将有工作人员热情为您解答。
欢迎您入住“XX花园”,届时我们将为您提供热情周到的服务!
特此通知!
×
房地产开发公司×
物业管理公司
年月日
二、入伙须知。
是提醒业主入伙时需注意事项,方便业主办理入伙手续的说明性文件。
一般物业项目的入伙须知和收楼须知常常为同一文书,大型物业项目往往单独撰写。
其公关性质要素有:
翔实、提醒、恭贺、服务、承诺。
入伙须知
女士/先生:
欢迎您成为XX花园小区的业主!
我公司为提供良好的管理文书,兹先介绍有关入伙事项和有关收楼程序,以免您在接受新楼时,产生遗漏而导致不便。
请您认真阅读,以免产生麻烦。
请您在接到《入伙通知书》后,按约定的日期来办理入伙手续,以便我们及时为您提供服务。
您来办理入伙手续时请带齐以下物件:
1、购房预售合同;
2、业主身份证(或护照)及印章;
3、公司购买的还应带公司法人证件和公章;
4、《入伙通知书》;
5、已缴款项的收据(调换正式发票);
6、未缴的购房款和物业管理应缴的款项。
如您委托他人来办理,还应带上:
1、您(业主)的委托书,应由律师见证;
2、您(业主)身份证(或护照)的复印件;
3、代理人的身份证或护照。
您办理手续时请按《入伙手续书》的排列顺序依次进行。
您收楼时,请认真检查室内设备、土建、装修是否有缺少、损坏等质量问题。
如有问题,请填入《房屋验收表》中,管理处将代表业主利益向发展商协商解决。
祝您顺利入伙!
物业管理有限公司×
花园管理处
2008年 3 月 12 日
三、入伙手续书
它是为方便业主办理入伙手续,了解入伙的一系列具体程序而制定的指导性文件。
其公关性质主要有:
尊敬、规范、周到、方便交流、感受温暖等特征。
XX花园入伙手续书
尊敬的女士/先生:
您所认购的时尚新居:
XX花园三期座层号房,已具备入伙条件。
为了您办理手续的顺利,请阅读《入伙须知》并按下列顺序办理入伙手续:
序号
办理部门
应缴费用或办理手续(出示文件)
已收或已办理
部门意见及签章
1
发展商
售楼处
《房地产买卖合同》
已办理
入伙资格审查合格。
同意办理
签名:
未办理
业主身份证或护照原件、代理人身份证或护照原件或委托书
□齐全
□不齐全
缺:
2
财务部
按购房合同付房款(验已交房款收据)
付办理房地产证费用
□按合同付款
□已付清房款
□已付清办理房地产证费用
□其他约定付款
购房款项、办理房地产证费用及手续已清。
同意办理
3
物业公司
资料核对
1)入伙通知书(验、留原件)
查验、对照、复印、分类归档完成
签名:
年月日
2)业主有效身份证或护照(验原件,留复印件)
3)房地产买卖合同(验、留复印件)
4)单位业主的营业执照(验原件,留加盖公章的复印件)
5)单位业主法定代表人有效身份证或护照(验原件,留复印件)
6)单位业主法定代表人证明书(验、留原件)
7)委托办理入伙的《授权委托书》(验、留原件)
8)入伙代理人有效身份证或护照(验原件,留复印件)
9)代缴管理费银行存折或银行卡(留存复印件)
10)业户及常住亲属一寸彩色照片(每人3张)
4
业主资料填写及发放
1)业主填写《业主信息登记表》等,客服助理填写《业主入伙、装修、入住一览表》等
填写、签订、发放完成
2)业主签订《消防责任书》及资料归档
3)发放《居家服务指南》、《住宅室内装修指引》、《住宅质量保证书》、《住宅使用说明书》等
5
财务收费
管理费(预收三个月)
已缴清物业公司有关费用。
水费(预收三个月)
电费(预收三个月,电费抄表到户后退还)
灭火器费用
门禁IC卡费用
有线电视入网费
燃气保险费
6
物业公司工程人员陪同验房
与业主一同现场验房并填写《业主房屋交接验收表》
房屋已验收
7
物业公司钥匙发放及资料归档
发放钥匙及全部资料归档
钥匙已交业主
资料已归档
办理完毕
年月日
如果您有不清楚事宜或有异议之处,请致电我公司服务热线:
60032222,我们将竭诚为你服务。
预祝您顺利入住XX花园!
您将享受到我们优质的物业服务,体验美好的新生活!
深圳市XX物业管理有限公司
二OO七年十一月二十八日
四、收楼须知
它是为告知业主在收楼时应注意的事项以及在办理入伙手续时应携带的各种证件、费用、资料的文件。
它是由开发商和物业管理企业联合制定发文的。
尊敬、翔实、提醒、恭贺、服务、承诺、热情。
嘉美家园业主收楼须知
尊敬的业主:
首先,请允许为阁下成为嘉美家园的业主表示衷心的欢迎,并对阁下的乔迁之喜表示祝贺。
北京安地房地产开发有限责任公司及北京嘉美今典物业管理有限责任公司将竭诚为您提供优质的服务。
为方便阁下收楼和今后安居,兹介绍收楼须知,请您认真阅读,务勿遗漏。
为了保障您的合法权益,明确您作为嘉美家园业主的权利和义务,首先请您认真阅读我们寄给您的《入伙文件夹》中的以下文件:
1、
嘉美家园入伙通知书
2、
3、
嘉美家园入住致业主的一封信
4、
与物业有关的各项文件
1)
嘉美家园房屋使用、管理、维修公约
2)
嘉美家园房屋使用、管理、维修公约承诺书
3)
嘉美家园物业管理委托合同
4)
嘉美家园供暖协议书
5)
嘉美家园装修协议书
6)
嘉美家园物业管理文书收费标准
7)
嘉美家园业主基本情况登记表
5、
嘉美家园住宅使用说明书
6、
嘉美家园住宅质量保证书
7、
经济适用房办理产权证税费表
8、
嘉美家园入伙手续书
9、
嘉美家园菜单装修方案
10、嘉美家园千兆以太网介绍
11、应付(退)房款清单
以上文件中第4项是需要您和物业管理公司共同签署的文件,如果您对上述须签署文件的条款没有异议,为节省您宝贵的时间,我们建议您在前来办理手续之前签署;
如果您对上述文件有异议,您可以拨打我们的服务热线进行咨询,或亲自前来咨询,我们将竭诚为您服务,解答您提出的各项疑义。
为方便我们快捷地为您办理完各项入伙手续,节约您宝贵的时间,请您务必携带以下文件及款项:
寄给您的《入伙文件夹》及其中的所有文件。
如您为个人购房,请携带您的身份证或有效证件(护照)、如方便请另随带一份复印件。
如为单位购房,请贵单位委托经办人携带法人授权委托书和经办人的身份证及复印件。
购房合同正本(如您办理银行按揭,可携带复印件)。
已交纳的各期购房款项(包括未缴购房款、各项物业收费等)。
寄给您的有关缴款清单所列胆的所有款项(包括未缴购房款、各项物业收费等)。
填好的来主情况登记表。
如您为个人购房者,为保障您的权益,请尽量亲自前来,无法亲自前来时,您可委托他人前来办理,委托办理人除须携带以上文件及款项外,还须携带以下文件:
业主的身份证或有效证件(护照)。
经国家公证部门的业主委托书。
委托办理人的身份证或有效证件(护照)。
注意事项:
入伙时开发商与物业管理公司将分别收款,如您用支票支付,请携带两张支票,否则您将无法一次办完所手续(支票请勿事先填写切金额)。
请您按《入伙通知书》通知的时间前来办理手续。
请您事先填写业主情况登记表。
您新的通信地址为:
XX市XX区嘉美路5号嘉美家园
楼
号邮政编码:
510039
为了减轻您四处办理手续的烦恼,缩短您办理的时间,我们将设置服务人员为您办理各项手续。
如果您愿意,可以在我们专门为业主准备休息等待服务人员为您办理各项手续,或跟随服务人员前往各处办理手续。
我们为您办理入伙手续的程序如下:
1.业主身份验证。
办理地点:
入伙联合办公室发展商售楼部
2.
缴纳未付购房款或收取购房款退款。
入伙联合办公室发展商财务部
3.缴纳物业各项费用。
入伙联合办公室物业公司审核签约组
4.物业手续审核。
5.房屋验收及交钥匙。
入伙联合办公室物来公司楼宇管理组
在上述程序中除缴款、收取退款、看房和验房必须您亲自前往,其他事情均可服务人员为您办理,在我们为您办理各项手续的同时,我们为您安排了如下服务:
在休息室品茶、阅报,我们在休息室准备了介绍嘉美家园有关情况的展板及咨询服务,您可以通过观看展板或咨询了解更多有关嘉美家园的各种情况或对您提出的各种问题进行答疑。
如阁下收楼后需要立即进行装修,北京嘉美今典装饰工程有限责任公司可为您提供菜单式装修咨询及服务。
如阁下需要了解有关家庭局域网的有关事项,北京嘉美今典高新技术开发有限公司可为您提供嘉美家园千兆以太网的有关咨询及服务。
物业公司为您提供看房、验房服务,您可以利用我们为您办理各项手续的同时进行验房,也可以参观样板间。
程序说明:
如果您愿意由我们的服务人员为您办理各项手续,您只需按要求带齐所有文件和款项,并将所有文件放于《入伙文件夹》中,在通知时间到嘉美入伙联合办公室,将《入伙文件夹》交给服务人员,服务人员即会按上述程序为您办理各项手续,您可在业主休息室休息等待,或享受我们为您安排的其他服务。
需要您亲自前往缴或收取退款时,我们的服务人员会通知您,并陪同您前往发展商财务或物业财务处办理。
如果需要您签署的各种文件,您在来这前已经签署,我们的服务人员会将您签署过的文件交有关部门签署后送到您手里;
如果您对需签署的文件还有疑义,请您到咨询台咨询,我们会耐心地为您答疑,直至您消除疑虑,您可以当时签署后交给服务人员。
我们为您办理完所有手续后,会交办理完所有文件入于《入伙文件夹》中交还给您。
如果此时您已验收或改日验收,验收后再办理钥匙交接手续。
为保证在我们为您办理各项手续时文件不至于遗漏或丢失,请您务必将上述需要您携带的所有文件置于《入伙文件夹》中。
我们将在发展商售楼部为您办理如下事项:
由售楼部核实客户身份或代理人手续。
在《嘉美家园入伙手续书》1上盖章(售楼部盖章)。
在发展商财务部为您办理如下事项:
需要您付清购楼余款(因我们代您办理房地产权属证明时需出示全额的房地产专业发票,为了不延误您取得房产证的时间,故请您在此次办理入伙手续时,将未付的购楼款一起付清)。
将已缴款的各期凭据原件交发展商财务部审核。
付款请携带转帐支票、现金或现金存折。
交付各项代办代收费用(请见明细表)。
在《嘉美家园入伙手续书》2上盖章(发展商财务部盖章)。
注:
为方便办理入伙手续,以上缴款手续可提前与发展商财务部联系办理。
在物业管理公司财务部为您办理如下事项:
需要您按照《嘉美家园物业管理收费标准》缴纳应缴的管理费、取暖费等费用;
有关费用以人民币计价,业主若交外币,则按当日国家外汇牌价计价。
在《嘉美家园入伙手续书》3上盖章(物业管理公司财务部盖章)。
在物业管理审核签约组为您办理如下事项:
出示购房合同及证明和盖过三枚章的《嘉美家园入伙手续书》,并再次确认业
主身份。
在《嘉美家园入伙手续书》4上盖章(物业管理公司盖章),领取房门钥匙。
由业主本人在《嘉美家园入伙手续书》5上签字盖章,并将《嘉美家园入伙手续书(发展商联)》交物业管理公司保存。
由签约组介绍入住的有关事项。
在物业管理公司楼宇管理组为您办理如下事项:
在楼宇管理组领取《嘉美家园验房单》。
在楼宇管理员引导下收楼、查房、查抄手、电及天燃气表底数。
您收楼时,请认真检查室内设备、土建、装修是否有缺少、损坏、厨、卫防水等质量问题。
若发现房屋质量问题,请阁下在《嘉美家园验房单》上逐项写明,物业管理公司将代表业主利益,督促发展商快处理。
需要将门钥匙委托给物业管理公司保存,请阁下在《嘉美家园验房单》上注明。
请阁下按上述程序收楼,如有不详不处,请到相关组台问询。
如阁下因帮不能在《入伙通知书》告知的入伙时间办理入伙手续,另择他日办理入伙手续时,请及时与发展商联系办理。
如果您有任何不清楚事宜或异议,请致电我们,我们将热忱为您解答!
“您的要求,就是我们的服务!
”,希望我们的服务能让您感受到购买嘉美家园的开心和幸福!
地址:
嘉美家园5号楼地下一层电话:
60282148
60282149
XX房地产开发有限公司XXXX物业管理有限公司
2007年12月21日
五、缴款通知书
它是通知业主在办理入伙手续时应缴纳给开发商、物业公司和专项基金的各种款项及具体金额的文件。
它是由开发商和物业管理企业联合制定发文。
其公关性质要素主要有:
清楚、方便、合理、答谢、理解。
缴款通知书
________公司/女士/先生:
您好!
您所购买的_________大厦________层__________室房屋已经竣工。
按购房合同规定,您来办理入伙手续时,请同时缴清或选择缴清以下款项:
1.购房余款,计人民币_____元。
(为了避免你携带大量现金,我们可以提供工商银行账户划帐)
2.预收2个月物业管理文书费,合同收费标准:
1、5元/㎡,计人民币________元。
(预收后您入伙后2个月的物业服务费不再缴纳,可以提供工商银行账户划帐,为了方便您缴纳服务费,可以协议以后每月服务费在此账户自动划帐)
3.物业公共维修基金,用于物业公共部分的维修,供水、供电、机电、电梯、消防等公共重要设备的更新及突发事故抢修时的储备资金,计人民币________元。
(按政府规定此基金费用由物业公司代收代管,经业主签名或业主大会通过后才能使用,资金所有权归您所有)
4.装修管理费,装修完毕按规定退还,计人民币________元。
(若您不再进行装修,可不缴纳此费用;
若要再装修,请缴纳此费用并找物业公司要表填写《装修申请表》,方便您尽快装修)
5.建筑垃圾清运费,用于清理业主入住装修时产生的建筑垃圾所预收的管理费,装修完毕后,按规定清退。
计人民币______元。
(同上)
6.其他费用(具体见下列表,您可以选择是否享受该服务项目,我们将免费为您办理各种手续。
代收项目您需要提供工商银行划帐账户及复印件、身份证复印件)
费用项目
收费标准
费用性质
备注
有线电视开通费
300元/户
代收
代有线电视公司收取
管道煤气开通费
1000元/户
代煤气公司收取
自来水开通费
代自来水公司收取
固定电话初装费
代中国电信收取
宽带网初装费
多种标准
您可以选择多种套餐服务
搬家费
面议
服务费
根据搬家情况确定收费
房屋装修费
多种装修标准收费选择
8
其它多种特约服务
入伙时可索取价格表
xx房地产开发有限公司xx物业管理文书公司
第二单元物业服务类公关文书
物业公司在提供物业管理服务时,常常需进行各种服务业务的通知通告。
由于部分服务事务同时也给业主客户带来工作生活的不便,为了争取他们的理解和支持,往往需要在文书的撰写上具有公关性技巧。
一、给排水管理文书
主要是在清洗蓄水池、更换水阀、突发事件等情况下停水时需向业主客户进行文书通知。
这类事件往往给业主客户的工作生活带来不便,所以文书要具有说明情况、请求谅解、提供帮助的公关性特征。
停水通知
各位业主:
为确保我们业主的生命健康,提供优良生活供水水质。
本公司请广州市自来水公司于5月27日对本小区二次变频供水储水箱(生活水箱)进行消毒清洗。
为此5月27日(周六)上午8:
30—下午16:
00需停水(除一层商铺),为了不会给广大业主带来太大的影响,届时本公司将组织员工义务加班,在小区绿化广场、活动中心、服务中心三个地点提供免费供水服务,请各位业主提前做好储水准备,特此通知。
虽然是为了大家的身体健康,但毕竟给您及您的家庭生活带来不便,敬请谅解!
广州XX物业管理有限公司
XX新城物业管理处
2006年5月26日
二、电力管理文书
主要是在停电、电力设备维修保养等情况发生时要对业主客户进行说明,争取其理解和支持。
文书要具有情况说明清楚、提供帮助支持、请求对方谅解、事件善后处理等公关特征。
停电情况说明
尊敬的广大业主:
由于本小区接槐荫电力公司中长线路,中长线路有接地(线路有端点),因此导致昨晚紧急停电。
槐荫电力部门正在积极排查、抢修,逐一送电。
此次停电范围涉及:
五里牌坊、中银1区、中银2区、丁字山、市福利院、阳光100、送变站宿舍、机械局宿舍、机床一厂宿舍等。
此次停电,管理部事先未接到任何通知,由于不可抗拒因素,给业主生活带来诸多不便,还请广大业主谅解。
我管理部多次与电力部门联系落实,预计我们小区将于今日上午九点左右来电。
为了尽量减少停电给广大业主的不便,管理部将继续安排员工加班发电,保证水泵供水、公共照明和电梯使用。
由于发电量较小,所以每个单元只运行一部电梯,可能对业主的出行带来不便,还请谅解!
具体送电时间请咨询服务热线:
95598
XX花园物业管理部
2007-4-17
停电通知(温馨提示)
尊敬的业主/(使用人):
根据北京市供电局的通知,因电力设施需要检修,林大北路、八家地区将会暂停电力供应。
届时将会影响本小区的正常用电,同时将给您的正常生活带来一些不便和影响,物业管理处温馨提醒您:
1、计划停电时间:
2007年10月25日(周四)7:
30——20:
30
2、影响:
届时园区内的电梯、水泵、照明等设备设施将会暂停使用。
3、特别提示;
请小区居民提前做好相应准备,并请相互转告,以免造成不便。
XX小区物业管理处
2007.10.23
三、设备管理文书
主要是在进行设备维护、保养、更新时因对业主客户造成工作生活不便,要对其进行说明时要采用公关文书。
这类文书要具有提前通知、具体安排告知、请求对方谅解、说明公司补救措施等公关特征。
电梯保养通知
尊敬的各位业主:
XX物业管理有限公司温馨提示您!
为了保障居民电梯正常使用,保护广大业主的乘坐电梯安全。
XX家园南区管理部将请专业公司对电梯进行定期养护,须对1#、2#、4#、5#、8#、9#楼电梯进行停运作业,具体停运时间如下:
1、2007年5月24日上午:
------1号楼、2号楼、4号楼
2、2007年5月24日下午:
------5号楼、8号楼、9号楼
1号楼、2号楼、4号楼停运时间为:
上午8:
30至11:
50,
5号楼、8号楼、9号楼停运时间为:
下午13:
00至17:
00。
请业户做好相关准备并注意停运时间,避免被困入电梯内事件发生。
同时恳求各位尊敬的业主相互转告,不便之处敬请谅解!
咨询电话:
31558811
31558866
XX物业管理有限公司
2008年2月1日
范例:
关于小区蓄水池清
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
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- 物业管理 公关 十二 物业 文书 撰写 技能
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