oa使用流程及说明文档格式.docx
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二、进入我的办公桌
打开IE浏览器,在地址栏中键入系统访问地址,点击转到按钮或者按下键盘上的【Enter】键,系统的登录界面出现在您眼前。
如下图:
在【用户名】和【密码】栏中分别填入您的登录用户名和密码,点击【进入系统】按钮后,就可以登录办公系统了。
在登录系统页面中,我们也可以修改登录密码。
在【用户名】和【密码】栏中分别填入您的原登录用户名和密码,点击【修改密码】按钮,会弹出【修改密码】对话框,在这里可以对登录密码进行修改。
1、信息显示区所显示的内容
【信息显示区】是【我的办公桌】中的重要部分,所有需要我们知道的信息都会显示在这里,这样我们不会落下任何一件事情了。
【信息显示区】共有新闻、通知、待阅、待办、温馨提示、伙伴动态、日历、日程8个模块。
【新闻】是显示企业新闻和工作动态的区域。
企业中的发展新闻,销售快报,研发动态都可以发布到这个区域。
新闻后面有的标志提示您这条新闻还没有查看。
另外这个区域可以显示4张新闻图片,并进行自动更换。
【通知】是显示企业内部通知的区域。
这里只会显示需要通知您的信息,与您无关的信息不会显示在这个区域,这样会减少您看一些没有用的信息,提供工作效率。
通知后面有的标志提示您这条通知还没有查看。
【待阅】显示分发的文件、借阅的档案、建议、期刊等。
这里显示的都是我们需要阅读的信息,包括收发文流程结束分发给您的文件,您从档案室借来的文件,别人给您提出的建议等。
的标志提示您这条信息还没有查看。
总之,【待阅】帮您实现按需显示的高效办公模式。
【待办】显示任务、会议、流程处理、这里显示的都是我们需要处理的事务,包括您需要检查的任务,别人给您布置的任务,需要参加的会议,需要处理的公文流程,需要办理的工作流程,实现事找人的办公理念。
【温馨提示】显示问候语、格言、同事和朋友生日、节日提醒,图书归还提醒。
这里显示的信息展现了企业关怀,实现了自我激励。
每当您同事和朋友生日到来的前三天她每天都会给予提示;
您该归还借阅的图书时,她也会提前三天进行提醒;
另外节日当天【温馨提示】也会出现祝福的话语。
【伙伴动态】显示同事外出、出差、休假、入职、调动、离职动态。
这里主要让我们清楚的了解我们的工作伙伴当天的动态,方便开展工作。
同事的外出、出差、休假当天都会进行显示。
新同事的入职、老同事的调动和离职都会在第二天显示一天,体现以人为本的管理理念。
【日历时间】显示日历和时间。
点击日历表中的日期可以直接进行日程安排。
如果有日程的日期中,会显示一个黄色小方框,提示我们当天已经有所安排。
【日程】显示当天的日程安排。
这里显示当天的所有安排的事件,我们可以直接点击事件标题,查看事件的详细内容。
2、定义自己的信息显示区
【信息显示区】可以按照我们喜欢的窗口显示顺序,把信息区中的各个信息模块任意拖动排放。
左键点击任意小窗口的标题栏不放,待窗口由蓝色变成橙黄色后拖动窗口,一直拖到您想显示的区域,这时我们看到信息显示区的窗口位置已经变化了,已经按照您的要求显示出来了。
进入系统后,点击快捷菜单【网络寻呼】按钮,在弹出功能菜单中点击【发布寻呼】,进入【发布寻呼】页面。
此刻呈现在电脑页面上的【人员列表】同时也是企业的组织框架图。
红色的人名表示此人在系统上,而名字是黑色的,则表示此人不在系统上。
另外,
在【人员列表】中的名字还有一种颜色——蓝色,它是用来表示此人在这个部门兼职。
您还可以知道【人员列表】上任意一个员工的性别、个人照片、职务、电话、手
机、登录时间等等一系列信息。
只要点击其【姓名】,马上就会弹出【用户信息】对话框,可以看到同事的照片,是那个部门的,是领导呢还是普通员工呢,手机号码是多少,还可以
看到他最后一次登录【系统】的IP地址和时间。
另外,我们在【人员列表】中,还可以改变它的显示方式,还可以查找人员。
1、改变【人员列表】的显示方式
在【显示方式】后的下拉框中进行选择,默认是按【部门】显示人员,还可以按照【职务】和【在线用户】显示。
2、在【人员列表】查找人员
在姓名查找框输入想要查找的人员姓名(可以输入关键字),再点击按钮即可找到我们想要查找的人员了。
提示:
演示动画
在系统各功能模块的右上角,有
几个小图标,它们从左开始依次是后退、前进、刷新、演示、帮助、回主页。
这里,我们要说的是“演示”功能。
点击[演示]按钮,系统会弹出一段当前所在功能的演示动画,我们可以通过这个动画学习当前功能的操作方法。
1、如何发送信息
在【发布寻呼】页面发送寻呼需要有如下三个步骤来操作:
第一步:
在【人员列表】中点击您想要和对话人名前的小方框,将其勾选。
第二步:
把您要发的信息写在【人员列表】下方的文字输入框内。
第三步:
点击【发送】按钮,对方桌面就收到您写的信息。
若要在发送寻呼的同时也同样在该人员的手机上显示就可在
中输入该人员的手机号并勾选发短信点发送即可。
多个手机号码用“,”分隔。
注意:
该人员的手机号必须要加入到公司发短信的手机号的飞信好友中。
若不是移动手机号或者未加入到公司手机号的飞信好友中,则不能发送。
若在发寻呼的同时又有附件要发送,则可选择附件添加,如图所示
点击附件后面的【添加】按钮。
然后弹出【附件】对话框。
在【附件】对话框中,点击【浏览】按钮,弹出【选择文件】对话框。
在【选择文件】对话框中,选择上传文件,再点击【打开】按钮,将文件上传。
上传后的文件就会显示在【附件】对话框内。
用鼠标点击【粘贴】按钮,附件上传成功。
可以点击下一个【浏览】按钮,继续添加附件(可添加多个)。
附件上传成功后,附件名称在【发布寻呼】页面附件操作按钮下面显示。
添加附件后,您可以对此附件进行查看、编辑或者删除。
只要点击【附件名称】,再用鼠标点击【查看】、【编辑】或者【删除】按钮就可以。
只添加附件而不输入寻呼内容则不能发送。
发布寻呼成功后,弹出【寻呼发布成功!
】提示框,点击【确定】按钮。
我们发送信息时不仅可以发给一个人,也可以同时发给很多人。
只要您在人名前的
小方框多选即可。
如果是全公司的人,只要勾选【显示方式】后的【全选】复选框即可。
如果要把信息发给几个部门的人,也只需要在部门前的小方框里勾选即可。
发送完寻呼后,对方的电脑就会收到您发送的话。
他在弹出的寻呼信息对话框,点击此对话框就可以看到此条寻呼。
如图:
点击【已阅】标题栏下面的【对号】表示此信息已经看到了,此条寻呼在【未阅寻呼】中消失,同时对方能够知道是我们什么时候已经查阅的了。
对方如果想要回复您的信息,只需直接点击【发布人姓名】,进入【寻呼回复】页面,填写回复内容后,点击【回复】按钮就可以回复寻呼。
回复寻呼成功后,弹出【寻呼回复成功!
】提示框,点击【确定】按钮,关闭此框。
在【寻呼回复】页面,我们还可以将寻呼回复给其他人。
【相关人】显示出发布人将这条寻呼都发给了哪些人,点击相关人姓名前的复选框,可以将自己回复的寻呼也同时发给这些人。
点击【其他人】后的【选择】按钮,可以选择将此寻呼回复同时发给其他人,使他们也成为【相关人】
对方如果要回复此条寻呼或把此条寻呼转给其他人,也可以在寻呼中带此附件,只要在【寻呼页面】点击【复选框】即可。
快速查找您已经发送的信息
用鼠标滑到快捷菜单【网络寻呼】按钮处,一秒后弹出下拉菜单,点击【已发寻呼】,进入【已发寻呼】页面。
【已发寻呼】页面有三个区域:
【查询区】、【操作区】、【信息显示区】。
【查询区】:
可以看到有五个查询框【收到人】、【起始时间】、【终止时间】、【寻呼内容】、【附件名称】。
可在查询框内输入查询内容,点击就会在【信息显示区】显示你要查询的结果。
【信息显示区】:
显示寻呼的【发布人】、【发布时间】、【寻呼附件】、【发布内容】。
一页可以显示40条寻呼,【信息显示区】中的寻呼内容是按时间排序的。
在【信息显示区】内,我们可以看到【发布人】发送的寻呼,只要用鼠标滑到【发布人】姓名上,一秒后就可看到这条信息是发给谁了,哪些人看到了哪些人没有看,几点几分看到的。
红色姓名表示此人已经看到此条信息,黑色姓名表示此人还没有看到此条信息。
查找已发寻呼,可在【查询区】的查询框内输入查询内容,点击就会在【信息显示区】显示您要查询的结果。
如果信息数量太多,不方便您的查看,点击【起始时间】和【终止时间】,例如从2009-7-1到2010-7-21,再点击按钮,相应的发送的信息就会显示在电脑上。
同理,您还可以按照发送信息内容、附件名称。
查询的条件可以选择一项也可以选择多项。
3、查看未阅信息
在【金和协同办公标准版
】中,有新寻呼来了,会在电脑屏幕右下角弹出提示框,如下图:
4、查找已经收到的信息
查看已收到的信息和已发的信息是一样的。
5、查看未达寻呼
在【未达寻呼】页面显示了所有我们已经发出去的寻呼还没有被阅读的情况。
用鼠标滑到快捷菜单【网络寻呼】按钮处,一秒后弹出下拉菜单,点击【未达寻呼】,进入【未达寻呼】页面。
在【未达寻呼】页面,可以查看所有没有收到的我们发送的寻呼的人,【未达寻呼】页面和【已发寻呼】页面非常相似,查看方法相同。
在【未达寻呼】页面也可以按照收寻呼人、起始时间、终止时间、寻呼内容、寻呼附件查询,其查询方法与【已发寻呼】的查询相同。
用鼠标滑到快捷菜单【网络寻呼】按钮处,一秒后弹出下拉菜单,点击【短信查询】,进入【短信查询】页面。
在查询框内输入查询内容,点击就会在【信息显示区】显示您要查询短信信息。
7、寻呼管理
寻呼管理模块可以对公司所有在网络寻呼发送的信息都可以查看、查询、删除。
1、物品申购:
店面和公司若有物品需要购买可通过此流程。
公文管理------请示管理-------请示拟稿
选择请示类型为物品申购,请示模板物品申购,请示标题为必填项,要选择请示字号。
内容可直接复制到相应的WORD和EXCEL中,也可在表中直接填写。
填写完成后转下一步即可。
物品申购流程使用部门:
流程:
1、使用部门填写物品申购单。
(位置如上页所示)
2、使用部门的负责人审核该申购单。
(可退回)
3、各店面将申购单转到厨政副总(刘建恒)处审核,其他部门转综合办公室(汤运强)审核。
4、厨政副总再根据审核店面,转给相应的分管副总审核,云霄路店和闽江路店转给南区营运副总(辛卫),其他店面转给北区营运副总(张书红)审核。
5、所有部门审核完成后转给综合办公室(汤运强)询价。
6、询价完成后转给董事长审核。
7、再转财务部。
8、综合办公室采购审批的物品。
采购完成后,将流程结束并通知申购人员。
2、菜品变更炒菜:
销售菜品的价格,名称等的更改可通过此流程,此流程为店面变更菜品时使用。
公文管理------请示管理-------请示拟稿
选择请示类型为菜品变更炒菜,请示模板菜品变更炒菜1,请示标题为必填项,要选择请示字号。
内容可直接复制到相应的WORD和EXCEL中。
菜品变更炒菜流程使用部门:
1、使用部门按要求填写变更单。
2、使用部门的相关负责人审核。
3、转给相应的分管副总审核。
4、转给总厨(段左彬)审核。
5、转给财务负责人(汪晓福)更改。
更改完后结束该流程,并通知相关人员。
3、菜品变更火锅:
选择请示类型为菜品变更火锅,请示模板菜品变更,请示标题为必填项,要选择请示字号。
4、转给总厨(刘建恒)审核。
4、物流基础资料变更流程:
此为天财商龙物流基础资料变更。
此流程各营业店面可使用。
选择请示类型为物流基础资料变更流程,请示模板物流基础资料变更,请示标题为必填项,要选择请示字号。
内容可直接复制到相应的WORD或EXCEL模板中,也可在表中直接填写。
物流基础资料变更流程使用部门
流程:
1、使用部门按要求填写物流基础资料变更单
2、采购物流部询价。
3、财务部设置。
4、财务部审核。
5、转给申请的部门,确定后结束该流程。
5、周资金预算:
此为财务将各部门预算汇总后发给相关领导审核的流程,此流程只可财务部相关人员使用。
选择请示类型为周资金预算,请示模板部门预算,请示标题为必填项,要选择请示字号。
周资金预算使用部门:
1、财务部汇总各店周资金预算。
2、财务经理审核。
3、董事长审核批准。
4、财务部将审批的周资金预算下发。
并结束该流程。
6、工程维修报修:
此流程为公司各部门和各营运店面需工程部维修时所走的审批程序。
选择请示类型为工程维修报修,没有的话可根据需要选择WORD和EXCEL模板,请示标题为必填项,要选择请示字号。
内容可直接复制到相应的WORD或EXCEL模板中。
工程维修报修使用部门:
1、店面填写维修报修单。
2、店面负责人审核。
3、转给分管副总审核。
4、转给董事长审核。
5、转给相应的维修人员。
6、维修员维修后结束该流程。
7、各部门预算审报:
公司各部门和各营运店面每周的周预算报到财务汇总,通过后将审批后的预算发到各店。
选择请示类型为各部门预算审报,请示模板部门预算,请示标题为必填项,要选择请示字号。
各部门预算审报使用部门:
1、各部门填写部门审报预算。
2、部门负责人审核预算。
3、店面的预算转给分管副总审核。
4、财务部收到预算汇总后,结束该流程。
8、会议纪要:
由会议记录人将会议内容记录下发到参加会议人员。
选择请示类型为会议纪要,请示模板会议纪要,请示标题为必填项,要选择请示字号。
会议纪要使用部门:
1、按要求填写会议纪要。
2、流程结束后分发给相关人员。
9、活动方案:
市场营销部为各店面做的活动方案。
选择请示类型为活动方案,请示模板活动方案,请示标题为必填项,要选择请示字号。
活动方案使用部门:
1、申请部门按照活动方案格式书写活动方案。
2、部门负责人审核活动方案。
3、转给董事长审核。
4、审核完成后转给综合办公室结束该流程并分发活动方案。
10、餐券领用:
各店面领用餐券之前的申请流程。
选择请示类型为餐券领用,请示模板券卡领用申请,请示标题为必填项,要选择请示字号。
餐券领用使用部门:
1、使用部门填写餐券领用申请单。
2、使用部门负责人审核餐券领用申请单。
3、转给分管的营运副总审核。
4、财务部审核餐券领用。
5、董事长审核餐券领用。
6、财务部相关人员分发餐券并结束该流程。
11、其他请示:
下级向上级做的其他请示工作(在请示类型里面没有的请示)。
选择请示类型为请示,请示模板请示模板2,请示标题为必填项,要选择请示字号。
内容可根据模板的相关说明填写,也可将写好的内容粘贴到模板中,覆盖模板中的文字。
其他请示使用部门:
1、申请人填写申请。
2、部门负责人审核该申请。
3、各分管副总审核该申请。
4、董事长审核批准该申请。
5、财务部接收并结束该流程。
12、名片制作申请:
各店面和公司申请制作名片时要发给市场部的申请。
选择请示类型为名片制作申请,请示模板名片申请表,请示标题为必填项,要选择请示字号。
名片制作申请使用部门:
1、制作名片申请人填写名片申请单。
2、转给部门负责人审核。
4、市场部制作名片,完成后结束该流程并通知申请人。
13、宣传品制作申请:
各店面和公司申请制作宣传品时要发给市场部的申请。
选择请示类型为宣传品制作申请,请示模板宣传品制作申请表,请示标题为必填项,要选择请示字号。
宣传品制作申请使用部门:
1、申请人按要求填写宣传品制作申请。
2、部门负责人审核申请。
3、相关的分管副总审核。
4、市场部制作完成后结束该流程并通知申请人。
14、短信申请:
各店面和公司申请短信时要发给市场部的申请。
选择请示类型为短信申请,请示模板短信申请,请示标题为必填项,要选择请示字号。
短信申请使用部门:
1、短信使用人按要求填写短信申请单。
2、转给部门负责人审批。
3、转给相应的分管副总审核。
4、市场部负责人审核查看。
5、转给推广人员定制短信,完成后结束该流程并通知申请人。
审核操作:
下一步的人员的OA中会出现待阅信息提示框,
双击该提示框会进入到未阅信息中,
可点主题查看到申请人申请的详细内容。
在此会显示该步骤的名称,当前办理人、办理时间、上一步提交人以及审核人对此流程的办理意见。
办理情况中显示的是该流程所经过的人员及其办理时间。
亦可查看申请内容和该流程办理跟踪情况,(申请内容可以更改)
若没有疑问的话可转到下一步点确定即可,若有不同意见也可填写上,再退回到上一步人员处重新修改,并可写上办理提示。
未处理该流程并在未阅信息后面点了已阅之后,该流程信息会在待办信息中显示,直到对该流程做出处理。
流程结束后,会出上面的对话框,点确定可通知该流程申请人、步骤审核人或其他需通知的人员(申请人是默认选择的,若想通知步骤审核人需要选择,其他人要点选择)。
在系统各功能模块的右上角,有几个小图标,它们从左开始依次是后退、前进、刷新、演示、帮助、回主页。
- 配套讲稿:
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