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维护档案的安全,有保障档案的物质安全和政治安全两方面的含义。
维护档案的完整与安全是互有联系的统一要求。
∙便于社会各方面的利用
便于社会各方面的利用,是检验档案工作的主要标准,它体现了档案工作的根本目的。
档案工作的基本原则三个方面的内容,是一个辩证统一的有机整体。
三、档案机构
档案室、文件中心和档案寄存中心、档案馆
第三章、档案的收集
一、档案收集工作概述
1、档案收集工作的内容
档案收集工作的内容,可以概括为档案的接收和档案的征集。
档案收集工作的具体内容。
2、档案收集工作的要求
∙加强档案馆(室)外的调查和指导;
∙积极推行入馆(室)档案的标准化;
∙保证归档和进馆档案的齐全完整;
∙维护全宗和全宗群的相对完整。
二、机关文件的归档
1、建立、健全归档制度的必要性和意义
机关档案的收集工作是通过执行归档制度来完成的。
建立、健全归档制度,可以使机关档案室的档案资源得到有效的补充,为机关业务工作服务,还可以保证为国家积累完整齐全的档案史料。
∙建立归档制度的一般要求
归档制度必须符合国家有关文件的规定要求;
符合本机关的工作实际,体现本机关文件的形成特点和规律;
应当同本机关的其他相关制度保持内容方面的统一;
力求完善。
∙归档制度的内容
归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档案卷(或保管单位)的质量要求、归档手续等。
档案室应当在文件形成和归档组织活动中发挥监督和指导作用。
三、档案馆对档案的接收和征集
1、馆藏档案的补充源
档案馆的馆藏主要来自现行机关档案、撤销机关档案、组织和个人保存的散失档案以及档案馆之间交接的档案四个方面。
2、档案馆接收与征集档案的范围
3、档案馆对现行机关、撤销机关和二、三级单位档案的接收
4、档案馆对历史档案的接收与征集
四、档案馆(室)藏的丰富与优化
1、丰富馆(室)藏工作中存在的问题
2、优化馆(室)藏的意义
3、优化馆(室)藏的主要原则
完整性原则、系统性原则、实践性原则、价值性原则、特色性原则
∙优化馆(室)藏的一般标准
内容标准、结构标准、层次标准、类型标准
∙科学地处理丰富与优化馆(室)藏中的诸种关系
6、档案馆与档案室在库藏建设方面的衔接和互利关系;
馆藏建设要处理好综合与特色的关系、档案与资料的关系、广度与深度的关系。
第四章、档案的整理
一、档案整理工作的内容和原则
1、档案整理工作的基本内容
∙区分全宗、全宗内档案的分类、文书立卷、案卷排列与编号、编制案卷目录;
∙系统排列和编目;
∙局部调整;
∙全过程整理。
2、档案整理工作的原则
∙尊重和维护档案的本质特性,保持档案文件之间的历史联系;
∙便于保管和利用;
∙充分尊重和利用原有的整理结果。
二、全宗的划分和排列
∙确认全宗与区分全宗
(1)确认全宗
①全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体。
②组织全宗的条件:
∙可以独立行使职权,并能主要以自己的名义单独对外行文;
∙设有会计单位或经济核算单位,自己可以编造预算或财务计划;
∙设有管理人事的机构或人员,并有一定的人事任免权。
2、组建全宗的补充形式
3、“划分”全宗群
4、全宗的编号与排列
三、全宗内档案的分类
∙全宗内档案分类的基本要求
分类应从全宗内档案的实际状况和方便管理的现实需要出发,分类方法及其分类结果应反映全宗档案的客观状况,维护历史的本来面貌;
分类方法及其分类结果应具有逻辑性,以便于管理和实际操作。
∙组织全宗内档案分类的步骤与方法
时间分类、来源分类、内容分类、形式分类
3、个人全宗内档案的分类
∙生平传记材料经济材料
∙创作材料亲属材料
∙公务活动材料评价材料
∙个人书信
∙音像材料其他材料
四、案卷排列、编号与案卷目录
∙案卷排列
∙案卷编号
∙编制案卷目录
∙档号和立档单位与全宗历史考证
∙档号
(1)档号的概念
档号是档案实体管理编号的总称,它包括全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、件号、页(张)号等。
(2)档号编制的要求
2、立档单位与全宗历史考证
立档单位与全宗历史考证的作用和主要内容;
编制立档单位与全宗历史考证的要求。
第五章、档案价值的鉴定
一、档案鉴定工作的内容和意义
∙档案鉴定工作的含义;
∙档案鉴定工作的基本内容;
∙档案鉴定工作的意义。
二、档案价值鉴定的原则和标准
1、鉴定档案价值的原则
从国家和人民的整体利益出发,用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。
2、鉴定档案价值的标准
档案属性标准,包括档案来源标准、档案内容标准、档案形式特征标准三个方面;
社会需要标准,包括社会需要方向、社会需要面和社会需要时间三个方面;
相对价值标准,主要依据档案馆室)所存档案的完整程度、档案内容的可替代程度、各全宗之间档案的重复程度等。
三、档案保管期限表和档案保管期限的划分
∙档案保管期限表的作用和类型
(1)档案保管期限表就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式,并指明其保管期限的一种指导性文件,它是鉴定档案保存价值和确定档案管理期限的依据和标准。
(2)A标准的档案保管期限表;
B专门的档案保管期限表;
C同系统机关档案保管期限表;
D同类型机关档案保管期限表;
E机关档案保管期限表。
∙档案保管期限表的结构
(1)通常由顺序号、条款、保管期限、附注以及总的说明等部分组成,其中条款和保管期限是最基本的项目。
(2)机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年
3、档案保管期限划分中的若干问题
四、档案鉴定工作的制度和程序
1、档案鉴定工作的制度
∙确立统一的鉴定档案的原则和标准;
∙档案鉴定工作的组织领导;
∙销毁档案的批准和监销制度;
∙制定档案保管期限表,实行审批制度。
∙档案鉴定工作的程序和方法
第六章、档案的保管
一、档案保管概述
1、档案保管的基本任务
2、档案保管工作的意义
∙档案保管的物质条件
1、档案库房的要求
2、档案装具、设备、卷皮、卷盒以及档案保管消耗品的配置与使用
三、档案库房管理
1、进出库制度;
库房温湿度控制;
“八防”措施;
库房与装具的有序化;
档案在装具中的存放方式;
档案存放秩序的维护与管理;
定期检查、清点全宗卷。
2、库房温湿度控制:
库房温度14-20度;
库房相对湿度50%-65%。
3、“八防”措施:
防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。
四、档案使用过程中的维护和保护
第七章、档案的登记和统计
一、档案登记和统计概述
二、档案登记工作
∙档案状况登记
案卷目录与卷内文件目录,档案收进登记簙,全宗名册,全宗单,全宗卡片,档案成分和数量情况报告表,案卷目录登记簙,总登记薄的作用和格式。
∙档案工作登记
工作日志,人员进出库房登记,档案出入库登记,档案清点、检查登记,档案利用登记簙,利用者登记卡,档案借出登记簙,档案复制、摘抄登记,利用效果登记的作用和记录方法。
三、档案统计工作
档案统计工作的基本要求、统计设计、统计调查、统计整理、统计分析
第八章、档案的检索
一、档案检索概述
∙档案检索的含义和一般过程
档案检索是对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作,它是开展提供利用工作的基本手段,是开发档案信息资源的必要条件。
∙档案检索效率
检索效率是指在检索过程中满足利用者需求的全面性和准确性程度,它是衡量档案检索系统性能与质量的一个最基本指标。
∙档案检索语言
档案检索语言是根据档案检索的需要而创制的人工语言,专门用于手工检索或计算机检索的档案信息检索系统,表达档案主题概念和检索课题概念。
二、《中国档案分类法》
1、《中国档案分类法》的编制原则
2、《中国档案分类法》的体系结构
《中国档案分类法》的五个分类表。
《中华人民共和国档案分类表》的结构,包括主表类目、类属关系、符号体系、辅助表等。
3、《中国档案分类法》类目的细分
三、《中国档案主题词表》
1、《中国档案主题词表》的选词原则和范围
2、《中国档案主题词表》的结构体例
主题词款目结构;
主题词词间关系;
词族索引、范畴索引。
3、《中国档案主题词表》的使用方法
四、档案著录
1、档案著录的含义与作用
2、档案著录规则
著录项目、著录用标识符、著录条目格式
3、著录项目细则
4、档案著录的组织管理
著录级别的选择、著录环节的选择
五、档案标引
1、档案标引方式
自由标引与受控标引;
浅度标引与深度标引;
概括标引与分析标引;
全面标引与对口标引。
2、档案标引的质量指标
标引的网罗度、专指度、一致度
3、档案标引的步骤与方法
主题分析、概念转换、审校
4、标引规则
分类标引规则、主题标引的一般规则、主题词组配标引规则
5、自动标引的质量控制
六、档案检索工具
1、档案检索工具的使用
档案检索工具的职能和在档案管理中的作用。
2、档案检索工具的分类
∙目录、索引、指南;
∙书本式、卡片式、缩微式、机读式检索工具;
∙馆藏性、查检性、介绍性检索工具。
3、常用档案检索工具的功能和编制方法
案卷目录、案卷文件目录、分类目录、主题目录、专题目录、:
号索引、人名索引、地名索引、档案馆指南、全宗指南、专题指南的功能和编制方法。
4、档案检索工具体系的基本要求
检索工具要有一定种类;
要功能互补;
要与利用需求吻合;
馆览性、查检性、介绍性检索工具要并举。
七、档案的计算机检索
∙档案计算机检索的特点;
∙档案计算机检索系统的流程和结构;
∙档案计算机检索策略和布尔逻辑表达式。
第九章、档案的编研
一、档案编研工作概述
1、档案编研工作的内容
∙编辑档案史料和现行文件汇编;
∙编辑档案文摘汇编;
∙编写档案参考资料;
∙编史修志。
2、档案编研工作的意义
档案编研工作是档案馆(室)主动地、系统地、广泛地开展提供利用服务的一种方式;
是提高档案馆(室)工作水平的重要途径;
是保护档案原件和长远流传档案史料的一种措施。
3、档案编研工作的特点
研究性、政策性、成果的共享性
二、档案文件汇编和档案文摘汇编
1、现行档案文件汇编
法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议文件汇编、公报、政报以及其他专题文件汇编的特点和编写方法。
2、档案文摘汇编
档案文摘的特点、结构和主要形式
三、大事记
1、大事记的作用和种类
2、大事记的体例和结构
3、大事的选择
大事的选择标准;
大事材料的收集;
大事材料的核准。
4、大事条目的编写方法
大事时间力求准确。
大事记述须一条一事,文字简明,将事情的因果始末交代清楚,注意观点的正确,并可在客观记述的基础上作适当评价。
四、组织沿革
1、组织沿革的作用和种类
组织沿革的特点是内容的专题性和事实的连续性。
2、组织沿革的内容和体例
组织沿革的主要内容。
组织沿革的体例有编年法、系列法和阶段法。
3、组织沿革的选材和编写要求
组织沿革材料的收集。
编写组织沿革要注意内容全面,材料翔实;
结构合理,脉络清晰;
可以采用文字或图表形式。
五、专题概要
1、专题概要的特点和种类
专题概要的主要特点有:
主题鲜明,材料系统,题材灵活。
专题概要的种类。
2、专题概要的选题和选材
专题概要的选题应从社会需要和馆藏特点两方面的实际出发。
选材一要专,二要全,三要实。
3、专题概要的编写要求
内容全面,材料翔实;
叙中有议,评介得当;
叙述准确,文字朴实;
文图结合,不拘一格。
六、会议简介和统计数字汇集
1、会议简介
会议简介的作用和种类;
会议简介的编写方法。
2、统计数字汇集
统计数字汇集的作用和种类;
统计数字汇集的编写要求。
第十章、档案的提供利用
一、档案提供利用工作概述
1、档案提供利用工作的含义
档案提供利用工作的含义和基本内容。
档案提供利用与档案信息开发的区别与联系。
2、档案提供利用工作的知道思想和要求
全面地、及时地、准确地、有效地为利用者服务。
加强利用方面的法规建设,正确处理档案的提供利用和保密之间的关系。
档案提供利用工作的基本要求。
二、档案提供利用的途径与方式
1、档案提供利用的基本途径
档案提供利用的基本途径有:
提供档案原件、提供档案副本或复制品、提供档案信息加工品满足档案用户的利用需求。
2、档案提供利用的几种主要方式
档案阅览服务;
档案的外借服务;
档案展览与陈列服务;
制发档案复本服务;
制发档案证明服务;
档案目录信息服务。
三、档案咨询服务
1、档案咨询服务而基本内容与种类
档案咨询服务的内容。
事实性咨询、指导性咨询和检索性咨询;
一般性咨询和专门咨询;
口头咨询和书面咨询。
2、档案咨询服务的步骤
四、档案用户调研工作
1、档案用户调研的原则
客观性原则;
针对性原则;
全面性原则;
服务性原则。
2、影响档案用户需求的因素
社会因素,包括社会政治因素、社会经济因素和科学文化因素。
档案工作因素,包括档案工作的方针和政策、档案管理工作的水平和档案提供利用工作的质量。
档案用户自身因素
3、档案用户需求构成与各类档案用户的利用需求特征
档案用户需求主要由学术利用需求、实际利用需求和普遍利用需求三方面构成。
各类档案用户在需求方面具有不同的特征。
4、档案用户需求的几点带规律性的认识
档案用户需求受社会环境、档案信息宣传报道、档案信息资源的易用性和以往利用行为结果的影响。
五、开放档案工作
∙开放档案的含义
∙开放档案的依据与意义
∙开放档案的条件
∙开放档案的鉴别
∙开放档案的公布
第十一章、人事档案
一、人事档案概述
1、人事档案的含义及正副本制度
(1)人事档案的含义和主要内容
干部人事档案材料十大分类:
第一类:
履历材料,履历材料主要指本人填写的属于个人经历和基本情况的表格材料。
第二类:
自传材料;
报告个人有关事项的材料
第三类:
考核、鉴定材料;
审计工作中形成的材料
第四类:
学历学位材料;
职业(任职)资格考试材料;
评(聘)专业技术职务(职称)材料;
反映个人科研学术水平的材料;
培训材料。
第五类:
审查工作中形成的材料;
更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等工作中形成的材料。
第六类:
党、团材料
第七类:
表彰奖励材料。
第八类:
执纪执法部门形成的涉及个人的材料
第九类:
招录、聘用、公开选拔和竞争上岗等工作中形成的材料;
任免、调动、退(离)休、军人转业(复员)安置工作中形成的材料;
辞职、辞退、罢免材料;
办理工资、待遇等工作中形成的材料;
出国(境)材料;
党代会、人代会、政协会议,人民团体和群众团体代表会议,民主党派代表会议工作中形成的材料。
第十类:
健康检查和处理工伤事故工作中形成的材料;
办理丧事形成的材料;
干部档案审核、报送工作中产生的反映干部档案情况的材料;
其他材料。
(2)人事档案的正副本制度
2、人事档案的特点
∙人事档案以单个人为一宗整理立卷;
∙内容具有动态性;
∙随人员的主管单位变动而变动;
∙具有较强的机密性。
3、人事档案的作用
用人治事的重要依据;
研究人事宏观管理的信息源;
编史修史的史料;
宣传教育的素材。
4、人事档案工作
人事档案工作的主要内容。
人事档案工作中对档案工作基本原则的贯彻实施。
二、人事档案的收集和鉴别
1、人事档案的收集
人事档案收集工作的指导思想;
收集范围;
收集途径。
人事档案收集工作的方法、收集要求。
2、人事档案的鉴别
人事档案鉴别工作的含义;
鉴别工作的内容;
鉴别人事档案的原则。
三、人事档案的整理和清理
1、人事档案的整理
人事档案整理工作含义和目的。
人事档案的整理方法和整理步骤。
2、人事档案的清理
人事档案清理工作的含义和意义。
人事档案真实性的含义及维护其真实性的方法。
清理人事档案的依据。
四、人事档案的保管和检索
1、人事档案的保管
人事档案保管范围的划分。
对现职人员、离(退)休人员、死亡人员及其他人员人事档案的保管权限。
2、人事档案的登记制度
人事档案的登记制度;
检查核对工作的作用;
人事档案的随收随登和调整底账。
3、人事档案的检索方法
常用的四种编号方法;
卡片式、名册式检索工具。
五、人事档案的提供利用和转递
1、人事档案的提供利用
人事档案提供利用的含义。
人事档案提供利用的基本要求和注意事项。
人事档案提供利用的方式。
2、人事档案的传递
人事档案转递的原因;
转递工作的方法。
3、“无头档案”的产生和处理
“无头档案”的含义;
“无头档案”产生的原因;
防止“无头档案”的措施;
对“无头档案”的处理方法。
第十二章、会计档案
一、会计档案概述
1、会计档案的定义及其含义
会计档案的含义:
会计档案来源广泛,它是会计核算的产物,其主要成分是会计凭证、会计账簿和会计报表。
2、会计档案的特点
广泛性、严密性、稳定性。
3、会计档案的作用
提供会计数据与资料的决策依据和监督依据,提供研究史料。
4、会计档案工作
会计档案工作的管理体制;
会计档案管理制度。
二、会计档案的收集与保管
1、会计档案收集工作的要求
贯彻执行“统一领导、分级管理”的原则;
遵循会计档案的形成规律;
保证会计档案的齐全、完整和准确。
2、会计文件材料的归档
明确会计文件材料的归档范围,年终决算以后,会计凭证、账簿和报表应一律归档保存,要把会计文件的积累和归档,列入会计工作人员职责范围之内。
3、会计档案的排放
整齐一致,松紧适度,统一编号。
三、会计档案的整理
1、会计档案整理的原则
遵循会计档案形成的规律,保持其相互间的有机联系,分门别类,便于保管和利用。
2、会计档案的分类
∙会计年度——形式————保管期限分类法。
∙会计年度——保管期限——组织机构分类法。
∙会计年度——会计类型——形式——保管期限分类法。
3、会计档案的编目
会计档案案卷目录及其填写方法。
四、会计档案的鉴定与销毁
1、会计档案保管期限的确定
会计档案的永久与定期保存。
会计凭证多数为定期保存(15年),涉及外事与对私改造的凭证可永久保存。
账簿一般要保存15年~25年。
年度会计报表需永久保存,其余报表定期保存。
2、会计档案鉴定的步骤与方法
初步鉴定;
复查鉴定;
销毁鉴定。
3、会计档案的销毁
会计档案销毁清册和销毁审批报告的编制。
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