T6财务培训操作手册文档格式.docx

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3.1.填制凭证

单击“凭操作：

在“凭证”节点下的“填制凭证”→单击“增加”按钮（或按F5）→输入相关信息（包括摘要，科目，金额）→凭证输入完成单击“保存”（或按F5填下一张）

凭证保存后，凭证类别与凭证日期不能修改

3.2.凭证查询

在“凭证”菜单下，单击“查询凭证”，即可以按条件来查询已经保存的凭证。

3.3.修改凭证

如果发现已经保存的凭证错了，我们可以对其进行修改。

单击“填制凭证”，打开界面→再单击“上张”、“下张”、“首张”、“末张”按钮来翻找要修改的凭证，直接修改。

然后单击“保存”。

或可按“查找“按纽”定位合条件的凭证

3.4.删除凭证

●先作废再整理

进入“填制凭证”后，通过按“上张”、“下张”、“首张”、“末张”键翻页查找要作废的凭证。

单击“制单”菜单中的“作废/恢复”，凭证左上角显示“作废”字样，表示已将该凭证作废，但还能看到这张凭证。

取消作废操作：

单击“制单”菜单中的“作废/恢复”，则取消“作废”字样

●凭证作废不想保留，可以通过“凭证整理”功能将这些凭证彻底删除，并对未记帐凭证重新编号。

进入“填制凭证”后，找到要删除的凭证，用鼠标单击“制单”菜单→“整理凭证”→

选择要整理的月份，

按“确定”后→屏幕显示作废凭证列表→用鼠标双击选择要真正删除的作废凭证，

按“确定”按钮→是否整理凭证断号→单击“是”→系统将这些凭证从数据库中删除掉，并对剩下的凭证做重新编号。

3.5.审核凭证

不能审核自己填的凭证，所以我们要更换操作人员

更换操作员：

单击“系统”菜单→单击“重注册”

审核操作：

单击“凭证”节点→单击“审核凭证”，在查询的条件中选择，

单击“确认”→在审核凭证列表中，单击“确定”

→打开凭证后，单击“审核”按钮（如果想取消审核，就单击“取消”按钮）。

●可以成批审核或者成批取消审核。

单击“审核”菜单→单击“成批审核”或者“成批取消审核”

●已经审核的凭证需要修改，就先取消审核，再去修改。

3.6.记帐

审核凭证之后，就可以开始记帐。

在“凭证”下单击“记帐”→选择记帐凭证范围（我们可以只记帐一部分凭证，也可以都记帐）→单击“全选”

→单击“下一步”→单击“下一步”→单击“记账”→试算平衡表，单击“确定”→系统记账，提示“记帐完毕”

记帐完毕之后，我们就可以在“帐表”中查询、打印各种总帐、明细帐、余额表及各种辅助账（客户、供应商、部门、项目）等

在“出纳”下查询、打印银行以及现金日记帐。

如果已经记帐后，发现凭证错了怎么办？

先取消记帐，再取消审核，取消签字，再进行修改

3.7.如何取消记账：

●操作：

单击“总账”→“期末”菜单中的“对帐”

→键盘上同时按Ctrl+H键→显示“恢复记账功能被激活”→单击“确定”→单击“退出”

●单击“凭证”菜单下的“恢复记账功能状态”→选择“恢复最近一次记账前状态”或者“恢复月初状态”→单击“确定”按钮

4.月末结账

每月月底结账之前做下列检查：

●检查本月业务是否全部已记帐，（有未记账凭证不能结账）

●检查上月是否已结账，上月未结账，则本月不能结账

●结账前，最好进行数据备份

单击“期末”→单击“结账”→单击要结账的月份→单击“下一步”→单击“对帐”，系统对要结账的月份进行帐帐核对→单击“下一步”，显示是否通过工作检查→单击“结账”

5.取消结账：

单击“期末”→单击“结账”→选择要取消结账的月份，同时按下三个键Ctrl+Shift+F6→输入主管口令→单击“确认”→取消结账记号“Y”

第二部分UFO报表操作手册

6.打开报表

单击“财务会计”→单击“UFO报表“

单击“文件”→“打开”，如下图。

在“打开”窗口中选择打开的报表。

打开报表如下图

7.报表取数

7.1.追加表页

UFO报表可以追加不同的表页来存放不同会计期间的会计报表，即可以一张表页存放一个会计期间的报表数据。

设置追加表页数量，一般追加一张表页，单击【确认】按钮，表页追加好之后可以见左下角如图显示，多了“第2页”。

7.2.录入关键字

路径：

在“数据”§

“关键字”§

“录入”，如上图。

或者如下图利用快捷按钮。

录入要填表的单位名称，和报表的填制时间（会计期间），如下图。

单击【确认】按钮，系统弹出如下图所示

由于更改了关键字，为了在表中的数据和总账中数据一致，请进行计算。

此处单击【是】按钮，报表进行自动计算，计算完毕如下图

7.3.表页不计算

报表计算完毕可以单击【保存】对报表进行保存。

如果该报表，已经打印上交等，不再希望报表上的数据发生任何变化，把报表保护起来，可以对该表页进行“表页不计算“操作，以避免由于误操作，造成报表数据变化等，菜单路径如下图，“数据”§

“表页不计算”。

8.报表重算

如果总账数据做了修改或调整，需要UFO报表重新从总账取数，以保证总账系统中数据同报表中数据一致，可以进行报表重新计算或某会计期间表页重新计算。

8.1.表页重算

“数据”§

“表页重算”

单击【是】按钮，开始重新计算屏幕显示的表页。

8.2.整表重算

“整表重算”

●整表重算是表示该表中，不管多少张表页，只要未进行“表页不计算”操作，将全部进行重新计算，所以进行此操作时，可能造成某些数据无法恢复。

●如果表页进行了“表页不计算”的操作，该报表无论是表页重算还是整表重算，报表均不进行重新计算，如果要此表页进行计算，请先取消“表页不计算”的标识。

如下图：

9.报表修改

9.1.报表状态切换

将报表转换为“格式”状态，在打开报表的状态下，单击左下角的“数据”按钮。

如下图所示。

●“数据”状态是在报表设置好了之后，根据所设置的公式，以及报表关键字进行取数，并显示报表数据的状态。

●“格式”状态中，可以对报表格式，取数公式进行设置等。

可以在键盘上同时按下“Ctrl+D”键，进行格式和数据之间的切换。

9.2.报表项目修改

如上图所示，删除资产中“材料”一项，如图选择A12到D12，单击键盘上【DEL】键，。

为了让报表好看，将后面的行补上来，可以复制后面行，向上粘贴修改之后如下图所示。

9.3.边框设置

用鼠标左键选择需要设置边框的区域，如下图对A16到D16进行边框设置，在选择该区域之后，单击鼠标右键，在弹出菜单中选择“单元属性”。

在“单元格属性”窗口中，可以单击【外边框】或【内边框】进行边框设置。

单元格属性窗口中可以对单元格边框、对齐方式、现实字体等进行设置。

单击【确定】按钮，完成选择区域边框设置。

9.4.关键字设置

单击选择需要设置关键字的单元格，单击“数据”§

“设置”，如下图所示。

在如上图“设置关键字”窗口中选择需要设置的关键字，如“年”，单击“年”，再单击【确定】按钮。

此时可见如下图所示，在对应单元格中有了“年”关键字。

关键字是报表设置取数的通道，是决定系统取数的关键。

如果对关键字位置进行调整，单击“数据”§

“偏移”，如下图所示。

在此窗口中，可以设置的关键字是已经设置到报表上的关键字。

关键字如果向左边移动，可以到对应的框中输入负数，例如关键字“单位名称”向左移动，可以输入“-50”。

10.函数公式修改

修改现金的期末数公式，可以用鼠标双击现金期末数对应的公式栏，系统弹出定义公式对话框，如下图。

或者，用鼠标左键单击需要修改的单元格式，在关闭中文输入法的同时，单击键盘“=”键，系统弹出如上图定义公式对话框。

修改公式可以将以前设置公式删除，进行公式新填，即首先删掉公式，单击“函数向导”，如下图所示。

针对该单元格将取数现金的期末数，选择如上图左窗体中的“用友账务函数”，再在右窗口中选择“期末”函数，单击【下一步】按钮。

在此窗口中，可以单击【参照】按钮，进行公式输入，如下图。

在此“账务函数”窗口中录入需要取期末数的会计科目或期间、账套等。

此处账套号默认为UFO登录的账套，会计年度的默认选择相似。

选择会计科目，单击科目后面参照按钮，如下图所示。

选择将取数的会计科目，单击【确定】按钮。

根据前面设置，此时已经设置好了函数内容，单击【确定】按钮。

在回到定义公式界面，已经设置好了公式：

QM（"

101"

月,,,,,,,,,），此公式即表示取会计科目“101”的本月期末（QM）发生数。

单击【确认】按钮，公式设置完毕。

10.1.汇总公式

如上图中，由于对报表项目进行了修改，也需要对报表中的合计栏公式进行修改，修改“收入合计”合计公式。

如前所述，选择需要修改的公式单元，单击键盘“＝”键，弹出如下图窗口。

此处收入合计即等于C6到C16的项目相加，如上图所示ptotal（c6:

c16），即从c6加到c16。

另外公式也可以写成如下图所示

或者选择需要加的项目，如下图所示

再单击如下图所示中“向下求和”按钮，系统自动设置好求和公式。

第三部分固定资产系统

1.系统设置

a用户自定义“主要折旧方法“、“资产分类编码方式“和”资产类别“，同时定义该”资产类别“的使用年限、残值率等。

（支持资产类别的增、删、改操作）。

b用户自定义部门核算的科目，转账时自动生成凭证。

c提供恢复最近一次结账前功能，方便纠错。

2.与财务系统接口

a系统提供批量制单功能制作凭证，并传送到账务系统，，本系统制作的凭证在本系统可修改和删除。

提供传输到账务系统的凭证的查询功能。

b提供固定资产系统和总账的对账功能。

3.折旧计算

a可定义整账套不提折旧功能。

b可自定义折旧分配周期，适合不同行业的需要。

c折旧方法除常规的四种外，提供用户自定义折旧计算公式功能。

d系统自动计提折旧，生成折旧分配表，并按分配表自动制作记账凭证。

4.卡片及其变动

n提供卡片项目自定义，增加系统的适用性。

n按类别定义卡片样式，适合不同企业定制适合自己的特定的样式。

n建立该系统前所有关于固定资产的一些资料通过原始卡片录入功能录入系统，因用户失误录入的卡片当月月末结账前可无痕迹删除。

n提供卡片的各种变动生成变动单，可同时批量显示和以卡片为单位显示。

n资产减少提供输入清理信息，提供误减少的资产恢复功能。

n打印全面灵活。

可选择打印内容，分别打印卡片和各个附表，也可打印在一页上，还可选择打印范围（批量打印），打印纸张大小、打印方向等。

5.报表

a支持用户自定义报表。

b提供直观的图形分析功能

c灵活更换查询条件，自动刷新报表。

d提供多种账薄和报表进行固定资产的核算、分析和管理，报表分为几类：

账薄、折旧表、统计表、分析表、一览表。

6.固定资产系统的具体操作

6.1.基础设置

一般手工记账时，您在开始记账前，一些基本设置已作到心中有数，这些设置包括卡片项目、卡片样式、折旧方法、部门、资产分类、使用状况、增减方式等等。

要采用电算化，必须将手工记账时采用的信息，在账套内进行设置，这些基础设置是使用固定资产系统进行资产管理和核算的基础。

系统的各项基础设置中除资产分类必须由用户设置外，其它各部分都有缺省的内容，当这些内容满足您的需要时，可不再设置。

6.2.卡片项目定义

卡片项目是资产卡片上要显示的用来记录资产资料的栏目，如原值、资产名称、使用年限、折旧方法等是卡片最基本的项目。

用友固定资产系统给您提供了一些常用卡片必须的项目，称为系统项目，但这些项目不一定能满足您对资产特殊管理的需要，您可以通过卡片项目定义来定义您需要的项目，您定义的项目称为自定义项目，这两部分构成卡片项目目录。

6.3.卡片样式定义

卡片样式指卡片的整个外观，包括其格式（是否有表格线、对齐形式、字体大小、字型等）、所包含的项目和项目的位置。

不同的企业所设的卡片的样式可能不同，同一企业对不同的资产，企业管理的内容和侧重点可能不同，所以本系统提供卡片样式定义功能，增大灵活性。

系统缺省的卡片样式为通用样式您可以修改缺省的样式，也可以定义新的卡片样式。

6.4.资产类别设置

固定资产的种类繁多，规格不一，要强化固定资产管理，及时准确作好固定资产核算，必须科学地搞好固定资产的分类。

（例如：

土地类，房屋建筑物类，机器设备类）

6.5.部门设置

按单位实际情况，将单位的部门录入，若已启用其他系统（例如，总帐），可自动代入此系统。

6.6.部门对应折旧科目设置

资产计提折旧后必须把折旧归入成本或费用，当按部门归集折旧费用时，一般情况下，某一部门内的资产的折旧费用将归集到一个比较固定的科目，所以部门折旧科目的设置完成的就是给部门选择一个折旧科目，录入卡片时，该科目自动缺省在卡片中，不必一个一个输入。

6.7.增减方式设置

增减方式包括增加方式和减少方式两类。

资产增加或减少方式用以确定资产计价和处理原则，同时明确资产的增加或减少方式可作到对固定资产增减的汇总管理心中有数。

增加的方式已预置：

直接购买、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入。

减少的方式已预置：

出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出。

您可以在系统缺省的基础上定义。

6.8.使用状况定义

从固定资产核算和管理的角度，需要明确资产的使用状况，一方面可以正确地计算和计提折旧，另一方面便于统计固定资产的使用情况，提高资产的利用效率。

主要的使用状况有：

在用、季节性停用、经营性出租、大修理停用、不需用、未使用等。

用友固定资产系统提供了基本的的使用状况，分为两级，您可以在此基础上修改或定义新的使用状况。

6.9.折旧方法定义

折旧方法设置是系统自动计算折旧的基础。

系统给出了常用的五种方法：

不提折旧、平均年限法、工作量法、年数总和法、双倍余额递减法，并列出了它们的折旧计算公式。

这几种方法是系统缺省的折旧方法，您只能选用，不能删除和修改。

另外可能由于各种原因，这几种方法不能满足需要，系统提供了折旧方法的自定义功能，您可以定义自己合适的折旧方法的名称和计算公式。

6.10.卡片的基本操作

卡片是本系统处理的起点。

卡片操作是本系统操作的主要内容，卡片操作主要包括卡片录入（分为原始卡片录入和新卡片录入）、卡片修改、卡片删除、资产减少、卡片打印、卡片管理几个部分。

6.11.原始卡片录入

a、单击工具栏〖原始卡片录入〗或从【卡片】菜单中选择【原始卡片录入】

b、屏幕出现资产类别选择界面，请您选择要录入的卡片所属的资产类别（所选类别必须为最末级）。

如果在查看一张卡片或刚完成录入一张卡片的情况下，进行录入原始卡片操作，直接出现卡片界面，缺省的类别为该卡片的类别。

c、确定后屏幕显示卡片界面，处于编辑状态，除了缺省的内容外，其他各项空白。

d、录入或参照选择各项目的内容。

e、资产的主卡录入后，单击其它页签，输入附属设备和录入以前卡片发生的各种变动。

附属页签上的信息只供参考，不参与计算，也不回溯,可以不填。

f、单击〖保存〗后，录入的卡片已经保存入系统。

提示：

a与计算折旧有关的项目录入后，系统会按照输入的内容将本月应提的折旧额显示在“月折旧额”项目内，可将该值与手工计算的值比较，看是否有录入错误。

b原值、累计折旧、累计工作量录入的一定要是卡片录入月月初的价值，否则将会出现计算错误。

C开始使用日期不能在系统启动月或启动月之后。

6.12.新增固定资产

“资产增加”操作也称“新卡片录入”，与“原始卡片录入”不同。

”资产增加”是指启用帐套以后新增的固定资产，”原始卡片录入”的是启用帐套以前已存的固定资产。

在系统日常使用过程中，可能会购进或通过其他方式增加企业资产，该部分资产通过“资产增加”操作录入系统。

a、单击工具栏〖资产增加〗或从【卡片】菜单中选择【资产增加】。

b、屏幕出现资产类别选择界面，请您选择要录入的卡片所属的资产类别（必须为最末级）。

c、确定后处于编辑状态的卡片，缺省给出的资产的开始使用日期的年份和月份不能修改。

e、资产的主卡录入后，单击其它页签，输入附属设备及其他信息。

附属页签上的信息只供参考，不参与计算，也不回溯。

g、因为是资产增加，该资产需要入账，所以可执行制单功能，单击〖制单〗或从【处理】菜单中选择中选择【制单】，制作该资产的记账凭证。

a新卡片第一个月不提折旧，折旧额为空或零。

b原值录入的一定要是卡片录入月月初的价值，否则将会出现计算错误。

6.13.资产减少

资产在使用过程中，总会由于各种原因，如毁损、出售、盘亏等，退出企业，该部分操作称为“资产减少”。

因此固定资产系统提供资产减少的功能，以满足该操作。

本系统提供资产减少的批量操作，为同时清理一批资产提供方便。

【操作步骤】

a、单击【卡片】菜单，选择【资产减少】。

b、选择要减少的资产，有两个方法：

输入资产编号或卡片号，然后单击〖增加〗，将资产添加到资产减少表中。

如果要减少的资产较多并且有共同点，则通过单击〖条件〗，屏幕显示的界面与卡片管理中自定义查询的条件查询界面一样。

c、在表内输入资产减少的信息：

“减少日期、减少方式、清理收入、清理费用、清理原因”。

如果当时清理输入和费用还不知道，可以以后在该卡片的附表“清理信息”中输入。

d、单击〖确定〗，即完成该（批）资产的减少。

a如果要查看已减少的资产,可到卡片管理中的“已减少固定资产“中查询。

b本月计提过折旧后才可减少固定资产。

6.14.资产变动

资产在使用过程中，可能会调整卡片上的一些项目，本系统把与计算和报表汇总有关的项目的调整称为资产变动操作，制作的原始单据称为变动单。

资产变动操作包括：

原值变动、部门转移、使用状况变动、使用年限调整、折旧方法调整、净残值（率）调整、工作总量调整、累计折旧调整、资产类别调整、计提固定资产减值准备、转回固定资产减值准备、资产评估。

其它项目的修改，如名称、编号、自定义项目等的变动等可直接在卡片上进行。

a、单击【日常操作】菜单，选择对应的下级菜单，按实际情况填写。

b、从【卡片】菜单中选择【变动单】，再选择【变动单管理】，屏幕显示变动单管理界面。

a变动单不能修改，只有当月可删除重做，所以请仔细检查后再保存。

b所属类别是“总提折旧的资产“，调整后的折旧方法不能是“不提折旧”。

（见下图）

c所属类别是“总不提折旧的资产“，折旧方法不能调整。

6.15.工作量

当账套内的资产有使用工作量法计提折旧的时候，每月计提折旧前必须录入资产当月的工作量，本功能通过工作量录入实现。

a、单击【处理】菜单后选择【工作量】，显示的是登录当月需要计提折旧的，并且折旧方法是工作量的所有资产的工作量信息。

b、如果本月是最新的未结账的月份，该表可编辑，请输入本月工作量。

当某些资产的本月工作量与上月相同时，选中该区域，单击〖继承上月工作量〗，选中区域的资产的本月工作量自动录入。

累计工作量显示的是截止本次工作量输入后的资产的累计工作量。

c、单击〖保存〗，即完成工作量输入工作。

a输入的本期工作量必须保证使累计工作量小于等于工作总量。

b当您选择继承上月工作量情况下，如果上期期末累计工作量加上本期继承值大于工作总量，则系统不执行继承上月工作量，而是自动计算：

本月工作量=工作总量-上期期末累计工作量，然后在本月工作量后的单元格内标上星号，如果对自动计算的值不满意，您可手工修改。

6.16.折旧计提

自动计提折旧是固定资产系统的主要功能之一。

系统每期计提折旧一次，根据您录入系统的资料自动计算每项资产的折旧，并自动生成折旧分配表，然后制作记账凭证，将本期的折旧费用自动登账。

a.从菜单【处理】中选择【计提本月折旧】，屏幕出现提醒对话框，回答系统的提醒对话框后，屏幕出现计提折旧过程界面，直至折旧计提完毕。

a本系统在一个期间内可以多次计提折旧，每次计提折旧后，只是将计提的折旧累加到月初的累计折旧，不会重复累计。

b如果上次计提折旧已制单把数据传递到账务系统，则必须删除该凭证才能重新计提折旧。

c计提折旧后又对账套进行了影响折旧计算或分配的操作，必须重新计提折旧，否则系统不允许结账。

6.17.批量制单

制作记账凭证即制单。

固定资产系统和账务系统之间存在着数据的自动传输，该传输通过制作传送到账务的凭证实现。

本系统需要制单或修改凭证的情况包括：

资产增加（录入新卡片）、资产减少、卡片修改（涉及到原值或累计折旧时）、资产评估（涉及到原值或累计折旧变化时）、原值变动、累计折旧调整、折旧分配。

a、从【处理】菜单中选择【批量制单】，显示界面批量制单表，表中列示的内容是直至本次制单，所有本系统应制而没有制单的业务。

b、进行制单选择，单击[制单选择]，选中的制单将连续制作凭证，一个制单（图中显示为一行）制作一张凭证。

c、单击制单设置，根据您的实际情况和需要录入科目。

d、单击制单，将根据您的设置提供批量制单和汇总制单。

e、单击[保存]后，提示：

凭证[已生成]。

a显示的凭证是根据不同的制单业务类型和您在选项中设置的默认资产科目、折旧科目等生成的不完整的凭证，需要您完成它。

b如果要删除已制作凭证的卡片、变动单、评估单，或重新计提、分配折旧，进行资产减少的恢复等操作，必须先删除相应的凭证，否则系统禁止这些操作。

6.18.对帐

系统在运行过程中，应保证本系统管理的固定资产的价值和账务系统中固定资产科目的数值相等。

而两个系统的资产价值是否相等，通过执行本系统提供的对账功能实现，系统在执行月末结账时自动对账一次，给出对账结果，并根据初始化或选项中的判断确定不平情况下是否允许结账。

只有系统初始化或选项中选择了与账务对账，本功