会议室使用管理制度文档格式.docx
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为规范中心会议室的使用,确保会议的顺利进行,现规定如下:
一、会议室使用实行登记制度,使用时填写《会议室使用登记表》,由会议服务部门统一安排使用,如遇会议改期或取消,应及时通知会议服务部门。
二、会议室实行先登记先使用的原则,如发生使用时间重叠的情况,双方协商解决。
三、夏季提前15分钟打开空调,冬季提前15分钟打开暖风。
四、各司召开的会议,配有热水、纸杯,会议召开后每间隔30分钟提供热水瓶续水服务。
五、新闻发布厅、第七会议室、多功能厅召开会议以及局领导参加会议时,配有热水、瓷杯,会议期间每间隔30分钟提供续水服务。
六、接待外宾时,配有瓷杯、矿泉水、湿毛巾,会议期间每间隔30分钟提供续水服务。
七、会议结束后,使用部门及时通知会议服务部门清理会场。
会议服务员工作流程表
上午7:
00~7:
30局长办公室卫生
30~8:
00各楼层会议室卫生
会前准备:
1、会前一小时打开会议室,调整室温,准备茶水。
2、会前半小时按会议形式与人数会议室摆放瓷杯。
会议服务:
3、迎宾:
会前15~20分钟服务员站在所负责的会议室一侧迎接来宾。
4、引导:
宾客到达时,服务员要礼貌问好;
来宾入坐后及时送茶水;
会议开始后,服务员应退至室外(如特殊会议需要,可留在会议室内)。
5、续水:
会议期间每隔30分钟续水一次,重要会议开会前随时倒水,开会后第1~2次续水时间在20分钟以内。
6、宾客临时有事需要帮助时,要及时给予帮助或协调解决。
(注:
会议服务期间不负责传递任何文件)。
7、会议结束后,站门口合适的位置送别。
会后收台:
8、送走来宾后,要及时清理用品,清洁会议室内卫生,关闭空调、灯光等一切电器设备。
9、检查会场是否有参会人员遗落的物品,如有遗落的物品,马上将物品送秘书处,与参会人员联系。
10、会议服务工作结束后,按会议实际情况填写会议记录,最后将当日的会议人数、时间、次数情况做好统计工作。
下班时间17:
00,如须加班,时间顺延。
周末如须加班按会议要求,提前做好会前准备。
收到各司室《会议室使用登记表》后,分配会议室。
会议结束后,瓷杯、杯托应立即清洗,消毒处理。
工作时间内不大声喧哗,不关闭室门,不吃零食,保持室内卫生,做到干净整洁。
会议室分布情况
会议室楼层
会议室规模
会议室用途
备注
1
一层
45人(内20人,外25人,备5)
外宾洽谈室
毛巾、瓷杯
2
6人
外宾会谈室
3
60人
新闻发布厅
矿泉水
4
40人
服务中心会议室
二层
16人
第一会议室
党员活室
5
第二会议室
6
三层
第三会议室
7
四层
第五会议室
(有窗)
8
第六会议室
9
五层
36人(备4人)
第七会议室
(党组会议室)
10
第八会议室
11
第九会议室
12
局长会客室
13
14
九层
10人
休息室
15
主席台8人,观众160人
多功能厅
毛巾、瓷杯、矿泉水
16
第十会议室
合计:
会议室17个
一般会议室使用登记表
使用部门:
(盖章)日期:
会议名称
联系人
电话
使用时间
上午
人数
第会议室
下午
会议要求
外来参会人数
外来参会车辆
物业公司备案
118室电话:
7781
特殊会议室使用登记表
118室联系电话:
使用部门
承办人
联系电话
时间
月日时分至时分
会议室名称
新闻发布厅、外宾会议室、9层多功能厅
会
场
需
求
1、主席台人数
2、会场人数
3、音响
麦克风(有线个;
无线个)
4、投影设备
5、9层休息室
6、会议用品
瓷杯、瓶装水、毛巾
7、外来参会人数
8、外来参会车辆
9、其他
横幅制作、瓶装水由开会部门自行解决。
会议室管理部门签字:
月日
使用部门签字:
备注:
1、新闻发布厅、外宾会议室有会时,服务员通知中控室、音
响室人员。
2、九层多功能厅有会时,服务员通知工程部,
根据市内温度调节空调和排风系统。
3、物业公司备案。
信息办签字:
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- 关 键 词:
- 会议室 使用 管理制度