xx公司办公用品管理流程设计.doc
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xx公司办公用品管理流程设计.doc
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xx公司办公用品管理流程设计
一、选题立项的起因、理由
xx公司是......(简介)。
办公用品使用量较大,目前该公司虽然制定了办公用品管理办法,但通过实习期间调查发现,该公司在办公用品管理过程中仍存在一些问题,主要表现在:
一是管理人员设置不合理,目前该公司只设立一名办公用品管理人员,在采购、入库、出库保管等方面均由一个人承担,不符合相关的财务规定。
二是家底不清,没有建立采购、出入库登记表及台账。
三是办公用品(低值易耗品)流失现象较为严重,每年约有3%流失。
四是管理人员的变动频繁,核查交接手续不全、造成账实不符现象时有发生。
五是办公用品(低值易耗品)没有严格执行定期不定期检查制度,管理不到位,缺乏责任心。
二、公司办公用品管理设计的主要内容
(一)该公司原有办公用品管理办法
第一条:
为规范公司办公用品(低值易耗品)管理,保证公司办公需要,杜绝浪费,减少开支,制定本办法。
第二条:
办公用品的清点、领用、购置计划制定等日常管理由办公室专职保管员负责。
第三条:
办公室保管人员根据办公和低值易耗品的库存情况或部室的要求,书面向公司采购委申请所要购买物品的规格、型号等,经审核由分管负责人审批,审批后,由采购人员负责购买。
第四条:
购买时由二名以上采购人员共同承办,至少选三家商店经考察后,确定一家商品价格合理,质量可靠的商店购买。
第五条:
涉及水、暖、电,计算机等方面物品的采购,必须由相关专业人员配合。
第六条:
物品购回以后,采购人员要将所购物品及清单一并交保管人员清点核对,验收合格后,入库保管。
第七条:
各部室领取办公用品要有专人负责,根据工作需要填写《办公用品领用登记表》,到库房领取,原则上一月领取一次。
第八条:
本办法自发布之日起执行,以前办法与本办法不一致的,以本办法为准。
第九条:
本办法由xx公司办公室制定,并负责解释。
该公司虽然制定了管理办法,但在执行过程中随意性大,问题较多,结合实际,我主要设计了以下管理流程,重点是要对过程进行控制,并能持续改进,进而提高办公用品管理水平。
(二)新办公用品管理流程设计内容
1、办公用品管理流程图
办公室负责人、采购人员根据公司业务需求,制定办公用品采购计划,填制办公用品采购审批表。
作采购计划
公司采购委或分管负责人,根据上报采购计划及实际情况进行审批,确定采购品种及数量。
购买
办公用品采购回后,将物品及清单交由保管员,由保管员填制入库台账,并入库保管。
采购人员根据审批情况,到相关商店(至少三家)进行问价、验货,按照价低质优标准进行采购。
领导审批
保管员根据领取单,填制办公用品支出台账,并据出、入库台账填制办公用品库存台账,以备查验。
保管员台账支出
处理
各部室根据工作需要,填制办公用品领用单,经有关领导审批后到库房进行领取。
各部室填领用单
到库房领取
入库保管
保管员作台账入库处理
公司采购委定期根据库存台账与库存进行检查。
图1办公用品管理流程图
2、办公用品采购审批表
表1:
办公用品采购审批表
申请部门年月日
序号
品名
计划数量
审批数量
购买数量
备注
1
碳素笔
30支
30支
30支
2
节能灯
10个
10个
10个
3
笔记本
20本
20本
20本
申请人:
王XX主管领导审批:
赵XX
3、办公用品入库台账
表2:
办公用品入库台账
年月日
序号
品名
数量
采购人员
保管人员
备注
1
碳素笔
30支
张××、王××
李××
2
节能灯
10个
张××、王××
李××
3
笔记本
20本
张××、王××
李××
4
…
4、办公用品领用表
表3:
办公用品领用表
序号
品名
领用数量
领用人签名
领用时间
备注
1
碳素笔
10支
综合业务部
x月x日
2
节能灯
3个
办公室
x月x日
3
笔记本
15本
办公室
x月x日
4
…
5、办公用品库存台账
表4:
办公用品库存台账
序号
品名
入库日期
数量
出库日期
数量
库存数量
备注
1
碳素笔
x月x日
30支
x月x日
10支
20支
2
节能灯
x月x日
10个
x月x日
3个
7个
3
笔记本
x月x日
20本
x月x日
15本
5本
4
...
记账人:
李××
6、办公用品核查表
表5:
办公用品核查表
管理人员:
李××行政部门:
张××主管领导:
赵××核查时间:
月日
序号
库存数量
检查数量
账实数量增减情况
增减原因
备注
1
20支
20支
0
相符
2
7个
7个
0
相符
3
5本
5本
0
相符
4
…
三、办公用品管理流程设计运行说明
根据发现的问题,经过和公司相关人员座谈,结合自身所学专业,我设计了“xx公司办公用品管理流程”、该流程出台后,经上报公司领导,同意进行模拟运行。
运行环境说明:
按照设计要求,在运行过程中我主要安排了4个对象,分别是主管领导赵××、行政部门负责人张××、采购人员王××、库房管理员李××,提出了运行环境要求,从软件来说,制定了办公用品采购管理办法、出入库管理制度、月检查制度等相关的规章制度,从硬件来说,配备了微机和库房等。
运行过程说明:
按流程设计要求,x月x日我们进行了模拟运行,首先采购人员王××及行政部门负责人张××按照支行办公需求,计划购买碳素笔30支,节能灯10个,笔记本20本,并填制了办公用品采购审批表(表1),经主管领导赵××审批后,由行政人员张××、采购人员王××进行采购,采购回后,将审批表交由保管员李××填制办公用品入库台账(表2),并入库保管。
x月x日公司综合业务部领取碳素笔10支,办公室领取节能灯3个,笔记本15本,并填制办公用品领用表进行领取(表3)。
之后,保管员李××按照入库台账及领用表填制办公用品库存台账(表4),以备查验。
x月x日,公司采购委对库存进行了检查,管理人员、行政部门、主管领导在检查表上分别签字(表5),并根据检查情况,提出意见和建议,全部流程运行完毕。
四、办公用品管理流程设计效果自我评价
该流程通过运行,公司召集各部门负责人对该流程进行了评价,大家一致认为:
该流程注重对办公用品管理实施了过程控制,达到了四个效果,一是提高了相关人员的责任心。
二是杜绝了资产流失。
三是规范了管理流程。
四是提升了公司人员节能减排意识,节约了成本,达到了设计要求。
不足之处:
应将该流程进一步升级,开发办公用品管理系统,实行电子网络化管理,按照人员权限,实行信息共享,达到相互监督,合理安排,节约成本,促进工作的良好氛围。
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