供应体系管理制度流程文档格式.docx

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到达产品入库准确率100％。

3、合理安排中转区域，妥善保管所接收货物。

禁止出现产品保管不当的质量事故发生。

4、根据发货需求，张贴条码及相关标识，确保准确无遗漏.

进行物流调度

1、根据发货要求，确定运输方式，联系车辆,如期发货.

2、根据发货要求，合理调度安排发货人员。

（三）内容编辑部工作目标

目标类别

图片编辑

1、及时完成采购部所开发的合格供应商产品拍摄工作。

拍摄效果要求清晰、直观、全方位展示。

2、及时处理并完善图片处理工作，力求产品展示接近实物,以如何让客户直观全面了解为标准.

3、完成公司其他相关的资料拍摄工作。

内容策划与资料编辑

1、结合公司的网站推广需要，策划相关的推广软文及产品信息说明资料。

2、充分学习和借鉴优秀电商的产品介绍说明，编辑产品信息。

达到产品介绍全面，生动,有吸引力。

3、及时录入供应商信息资料,更新和完善公司信息资料库。

4、科学、合理分类公司信息资料库,一切围绕如何帮助销售人员和采购人员方便快捷搜索到所需要的资料为标准。

5、妥善保管相关信息资料的原始文本，并分类存档。

三、岗位职责

（一）供应副总工作明细表

工作细化

目标与成果

频率

部门制度流程体系及团队建设

1、负责在现有管理机制体系基础上,组织完善、优化供应体系的所有制度、流程体系；

供应体系制度流程优化

每年

2、负责结合供应体系运作模式及团队成员现状，制定有针对性的培训及绩效体系；

供应体系各部门

《培训及绩效管理机制》

3、负责供应体系的团队组建、人才培养、管理人员的选拔与任用。

按公司用人规划,组建一支能保证各项工作正常运转的团队

供应计划管理

1、根据公司年度经营目标，组织拟定供应体系工作计划和实施细则，经批准后实施；

《供应体系年度计划实施细节》

2、负责拟定采购计划，对采购合同进行评审，对采购商品的价格进行确认，并在商品合格的基础上，严格控制采购成本. 

经批准后监督实施。

计划达成率达95％以上

日常工作管理

1、对公司采购部、物流部、内容编辑部的工作进行指导和监控，完成各项工作任务;

指导业务操作标准化，控制风险，防范采购相关人员暗箱操作风险

2、指导、检查、监督直接下属的工作，明确其岗位职责，合理调配人员，加强思想教育，对下属进行绩效考核；

体系内所有岗位全部进行绩效激励

随时

3、组织对供应商的评审、建立健全供应商档案，及时向总经理及业务部门反馈相关信息;

合格供应商业务成交率达80%以上

每半年1次+随时

4、组织并参与供应商谈判及实地调研考察，审核审批评估报告；

《供应商评估报告》真实、全面、有效

根据业务需要

5、负责物流运输的组织领导，确保安全、如期交货；

月交货及时率100%

6、组织领导供应商、产品信息的编辑录入工作。

根据业务需求，80％以上都可以在数据库中找到对应的商品及供应商详细资料信息

工作权限

1、有权对所分管工作进行指挥、指导、协调、监督、管理。

2、有权对公司供应业务发展提出合理化建议。

3、有权参与公司年度计划和战略发展规划的制定。

有密切联系的岗位和部门

内部

总经理、采购部、物流部、内容编辑部、业务部、人力资源部

外部

供应商

任职资格

教育背景

不限,专科以上，年龄35岁以上。

专业素养

1、具有丰富的供应链管理实操经验。

2、具有较强的市场竞争意识和管理工作综合协调能力。

3、对义乌及周边市场的供应商、产品分布及供应渠道有较深入的了解.

4、对区域市场及某几类行业产品有深入的掌握。

工作经验

五年以上采购管理经验或电子商务平台创业经验。

技能技巧

1、有培训的能力；

2、分析问题的能力;

3、统筹协调能力。

工作态度

从业忠诚度高、道德品行良好、有大局观、认真负责，有很强的目标感和职业精神。

（二）采购部主管工作明细表

制度建设

与管理

1、建立并完善采购作业的相关制度与流程;

根据业务需要及面临的问题，及时跟进补充制度流程和惩处标准

2、负责监督采购作业流程与制度的执行；

采购管理制度有效执行率达到100%

3、及时发现并检查采购过程中存在的问题,第一时间予以纠正与处理。

问题处理时间不超过1个星期

供应商评估与开发

1、制定供应商开发计划，并对采购员进行方法指导与培训;

计划达成率95%以上

每月

2、严格监督供应商开发和评估程序是否符合既定标准,禁止出现违规、违纪行为.

无违纪违规事项发生

团队建设与日常管理

1、负责跟据采购队伍规划,组建采购团队；

配合人力资源进行人员招聘与面试

根据人才需要

2、负责根据业务需要,建立培训和激励机制，促进员工稳定成长;

每日/周/月组织召开部门工作总结与计划会议；

结合采购过程中出现的问题，进行有针对性培训与指导。

控制员工流失率在5％以下

3、加强团队工作监督与检查，防止违纪违规行为发生。

实时监控计划执行情况，及时纠正并处理违纪违规行为

日常

采购计划执行与质量监督协调

1、按照业务需求计划，合理制订采购执行计划；

编制采购计划，并按计划跟踪落实

2、合理分配采购任务，协助完成采购计划；

确保订单成交率达95％以上

3、及时审核质量报告,协调处理质量问题。

无退货

审核权

行使对供应商评选、采购合同、采购订单下达审核权力。

建议权

行使对供应相关的制度、改善，采购部团队人员组建及入选的建议权。

协调指挥权

行使采购部人员日常工作安排、监督、指导、反馈的权力。

供应副总、物流部、内容编辑部、业务部、财务部

不限,专科以上，年龄30岁以上。

1、具有较强的采购管理实操经验。

2、具有敏锐的产品开发意识和较强的供应商谈判能力。

3、对义乌及周边市场的供应商产品分布及供应渠道有较深入的了解。

4、对区域市场及某几类行业产品有深入的掌握.

5、统筹协调能力强，对生产计划制定及质量监控有一定程度的了解。

三年以上采购管理经验

1、供应商开发与谈判能力;

3、统筹协调能力。

从业忠诚度高、道德品行良好、认真负责，有很强的目标感和职业精神.

（三）采购员工作明细表

供应商开发与评估

1、多渠道搜集供应商信息；

供应商档案

2、根据供应商评估标准，进行供应考察与初步评估.

《供应商评估报告》

根据信息收集情况确定

供应商洽谈与采购执行

1、根据所接收的采购业务需求，快速有效的搜集并筛选可合作供应商；

确定3家以上备选供应商

2、根据采购业务需求，洽谈可合作供应商，并反馈采购经理；

确定1家可合作供应商

3、签订供应合同，下达采购订单。

《采购合同》

根据供应商洽谈情况确定

采购计划跟踪与协调

1、密切跟进产品生产进度，根据产能预估生产周期,确保如期交货；

计划达成率98%

不定期

2、提前预判产品生产周期，合理分配采购订单；

根据计划安排

3、与销售人员充分对接沟通，充分把握并有效协调生产.

保质、保量、保本、如期交货

调查权

行使对供应商资料、实地考察评估的权力。

行使提出合格供应商入围、产品价格确定、合同拟定、订单下达的建议权力.

参与权

行使所负责行业供应商评选、采购执行全过程参与的权力.

采购经理、物流部、内容编辑部、业务部、财务部

不限,专科以上，年龄25岁左右。

1、具有一定的产品采购实操经验.

2、具有一定的产品开发意识和较强的供应商谈判能力。

4、对区域市场及某几类行业产品有一定的掌握。

两年以上采购管理经验

3、沟通协调能力；

4、有驾照者优先.

从业忠诚度高、道德品行良好、认真负责,有很强的目标感和职业精神.

（四）质检员工作明细表

产品质量抽检与指导

1、充分学习并理解订单质量标准;

准确判断产品是否合格

2、生产过程中，不低于1次，每次不低于10%的产品抽检；

《质检报告》

3、及时纠正所发现的质量问题,第一时间同供应商质检部门沟通协调.

无大批量质量返工

成品检验与交涉

1、根据质量标准，每张订单不少于5％的成品抽检；

大单按国际标准千分之五来执行

0退货

2、及时填写质检报告，并提出质量问题处理建议,报采购经理；

《质量事故处理报告》

3、跟进并交涉处理结果。

追踪完成质量赔付

质量分析

与改进

1、进行质量问题分析，对生产方进行质量管理指导；

提出质量改进措施

2、对质量控制中出现的问题提供技术性建议。

质量问题有效解决率达到80%以上

不合格品认定权

行使对所有采购订单的产品是否合格，进行判定的权力

行使对质量问题界定、质量事故处理、质量问题索赔的建议权力

参与产品质量管理标准体系建设，全过程质量监控、查验、验收的权力

采购经理、采购员、业务部

不限，高中以上，年龄30岁左右。

1、具有一定的质量管理意识，具有一定的质量管理实操经验。

2、学习能力强，能够快速准确的理解并掌握相关产品的生产工艺及质量标准。

3、对某几类行业产品生产工艺和质量标准有比较全面的了解。

两年以上品质管理经验

1、沟通协调能力；

2、分析问题和解决问题的能力。

工作原则性强、诚实忠厚、有较强的抗压能力和极强的工作责任心。

二、物流部岗位工作明细

（一）仓管员工作明细表

仓库管理

1、准确接收及发放货物，严格安排程序办理出入库手续；

产品差错率0.1%以下

2、合理安排货物存储空间，安全保管仓储产品；

0安全事故发生

3、按要求完成货物条码张贴和标识标记。

准确无误

物流调度管理

1、按计划安排物流装卸人员；

发货及时率100%

2、妥善安排运输工具，准确发货至客户。

发货准确率100%

产品出入库放行权

行使对不符合《出入库管理规定程序》拒绝产品出入库的权力。

行使对货物规范包装、货物出入程序、货物装卸方式等相关的建议权力.

行使所有货物出入库、产品存放一系列的参与权.

物流主管、采购员、司机、业务员

物流公司

初中以上文化,年龄25岁以上,有较好的身体素质和不怕吃苦的精神.

1、具有一定仓库管理经验.

2、对仓储物流管理知识有一定的理解.

不限

无

能吃苦耐劳、诚实忠厚、有较强的抗压能力和极强的工作责任心。

（二）驾驶员工作明细表

货物运输

1、按要求准时、安全运输货物；

运输准确率达到100%

2、服从安排调度,配合完成货物运输。

一流的执行力

车辆保养与维护

1、熟练掌握驾驶技巧,科学合理使用车辆;

杜绝交通事故发生

2、及时进行车辆保养与维护。

杜绝出现因人为保养不及时的车辆损坏

货物装卸与发货协调

1、配合装卸工完成货物搬运工作；

按计划完成货物搬运

2、协调指挥装卸工，安全合理装卸货物，确保安全合理.

行使改善货物运输相关事项的建议权力。

仓管员、物流主管

学历不限，年龄30岁左右

有驾照，道路运输从业资格证

3年以上货车驾龄

无重大交通事故记录，对义乌及周边线路熟悉

能够吃苦、诚实忠厚、工作责任心强、愿意接受车辆驾驶之外的工作安排。

三、内容编辑部岗位工作明细

（一）图片编辑员工作明细表

图片处理

完成所有拍摄后的图片处理工作。

符合图片展示要求

图片上传

及时将所拍摄的产品图片上传至信息资料库。

及时率95%以上

行使对图片拍摄、图片展示风格、上传等与之相关事项改善建议的权力。

内容编辑部主管

不限，高中以上,年龄25岁以上

1、具有专业的摄影技能，能够熟练使用各种摄影器材。

2、对产品图片展示有深入的理解。

3、有一定的审美能力.

两年以上产品拍摄经验

1、摄影技能;

2、熟练使用ps、crd等相关软件。

诚实忠厚、有较强的抗压能力和较强的工作责任心。

（二）文案编辑员工作明细表

文案策划

1、结合推广需求，进行相关文案策划与撰写;

每周1篇软文

2、完成公司的其他文案宣传与策划工作。

《营销策划方案》

产品说明

1、不断学习借鉴优秀电商的产品说明方式，策划产品说明语言;

2、用最直观、有吸引力的语言编写产品说明;

3、及时上传产品资料说明.

行使对文案内容、产品说明内容调整建议的权力。

不限，本科以上，年龄25岁左右。

1、具有较强的写作功底及写作创新能力.

2、对电商产品资料编辑有深入的理解，善于运用通俗易懂的方式表达产品信息。

3、对电商运用和操作技巧有一定的理解。

有一年以上淘宝操作经验者优先

1、写作能力；

2、创新能力;

3、思维灵活，善于创新。

工作责任心和目标感强

（三）信息资料员工作明细表

供应商资料录入

1、及时编辑并分类供应商资料；

《供应商资料库》建立与完善

根据业务需要而定

2、分类上传供应商资料.

供应商资料与产品资料更新和补充

及时更新的供应商信息

行使有利于改善资料分类管理、资料上传等方式的建议权力.

内容编辑部主管、文案编辑员、图片编辑员

不限，中专以上，年龄25岁左右.

1、电脑办公室软件操作熟练，打字速度每分可达90字；

2、有电商文员操作经验.

诚实忠厚、工作责任心强，心思细腻。

第二章供应商评估制度

一、供应商开发流程

二、供应商评估流程

三、供应资料搜集渠道

采购部在进行前期供应商信息资料收集过程中，可利用如下多种渠道进行产品信息收集：

客户、行业展会、行业协会、供应商网站、周边市场、电商网站（阿里巴巴、ebay等）、电话黄页.

途径

说明

现有资料

从现有的厂商中去甄选，分析和了解他们是否符合要求—-适当的品质、准时交货、合理的价格及必需的服务。

产品展示会

参加相关行业的产品展示会、发布会、展览会等，收集适合的供应商资料或当面洽谈。

商品目录

例如，工商名录、黄页，通过这些目标，可了解产品的种类、价格、订购方式、折扣价等信息。

行业期刊

通过行业期刊、报纸等可增加采购人员的信息量，了解新产品和替代产品.

商品介绍

包括制造商的地址、分支机构数、从属关系、出售的物料、物资、设备等信息。

互联网

通过互联网可获得大量的信息，有利于供应商进一步评价和定位.

供应商和销售代理商介绍

供应商和销售代理商提供的信息可以减少评价新供应商所用的时间和资源。

销售代表

销售代表能够接触大量的供应商，可为采购部提供供应源、产品型号、市场趋势等方向的信息.

行业协会

与当地行业协会保持关系，从协会提供的会员厂商的名录中，获取更多的供应商信息。

供应商的主动接触

供应商主动通过电话、E-MAIL向企业传递信息，采购人员应积极收集这些信息，为寻找供应商提供一些参考。

四、供应商评估要素

（一）设施:

设备年限和条件，生产过程中使用的原材料,产能，目前的生产水平.

（二） 

卫生:

生产现场及办公区域的卫生状况。

（三）技术能力:

设计开发能力。

（四）员工的精神面貌：

员工对企业的印象、管理人员对企业的信心。

（六）过程控制:

计划和控制过程的流程与制度，可不可以快速确定订单的状态及进展，什么因素决定订单的优先性，生产计划达成率。

（七）质量控制：

有无质量部门,有无过程控制,谁在管理。

（八） 

采购:

怎么管理采购,和供应商关系如何，怎么评估供应商。

（九）管理承诺：

管理层是否对此业务感兴趣，管理层对实际操作介入多少,高层管理对质量和客户服务的承诺有多少。

（十）工艺:

是否改进工艺，是否有标准工艺单,是否有可行的改进工艺/服务的计划及设想.

（十一）能否根据特殊定货需求在可接受的时间范围内发货.

（十二）能否根据特殊定货需求在可接受的期限内前完成计划的变更。

（十三）对淡、旺季生产变化的适应程度是否能满足公司的业务要求.

（十四）是否与现有客户合作制订临时应急方案，以防意外的供应中断。

（十五）在产能或配送系统方面是否存在其他障碍限制了对公司的潜在供货能力。

三、供应商分级标准。

（评价标准见附表）

总分

级别

划分标准

年供货额

管理策略

1

>

85

A

占比20%

60%－70％

长期协议/战略供货

2

[70，85）

B

占比50％－60％

20％－30%

加强管理，帮其提升到A、定量订货

3

[50，70）

C

占比20%－30%

10％－20%

关注质量、价格和基本服务、按需订购

4

<

50

D

/

持续关注，帮其逐级提升，不订货

（一）A等厂商为战略供应商,作为对产品品质及服务有较高要求的客户的优先合作对象。

（二）B等厂商为优质供应商，可根据客户订单需求的最敏感指标进行对比选择合作（如:

交期、价格）。

（三）C等厂商为一般供应商，在客户订单需求只对价格最为敏感及在A、B类供应商无法满足其条件的情况下，作为其选择合作对象.

（四）D等厂商为不合格供应商,予以淘汰。

被淘汰厂商如再次建立合作关系,按新供应商开发流程处理.

（五）供应商评估,要求分行业类别进行评估，并对A、B、C等级供应商中的评估分数进行排序统计。

凡在该等级供应商中排名第一的供应商作为公司的核心供应商，有订单需求符合对应标准作为优先合作对象。

（六）供应商产品及价格确定原则

1、网站平台所展示产品为同类别产品中，评级最高等的供应商产品信息；

2、网站展示的供应产品价格一律作为参考价,取同类产品最高等级中的供应商供货均价作为网站展示价格。

具体执行价格，以采购执行时与供应商达成的价格为准.

第三章采购执行制度

一、采购执行流程

二、采购执行

（一） 

采购需求

1、所有采购业务需求，由业务员统一报送至采购经理，由采购经理按行业类别分配给所属采购人员进行供应资源开发；

若出现属于未开发行业类别，由采购经理按最优方案进行采购订单分配。

非所属类采购员有优质的采购资源,可第一笔业务交由其采购；

待第一笔该行业产品业务成交后，所属供应商资源交由所属行业采购员负责。

2、所有业务需求必须完整填写《采购需求单》，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求.采购经理负责对所采购需求进行明确确认后，再进行业务分配。

凡采购需求不明确，一律退回业务部，不执行采购或进行采购资源开发。

3、采购员拿到所分配的《采购需求单》后，必须在规定的时间内确定可供合作的2—4家供应商报采购经理核准，方可进入询价、议价环节。

凡在规定的时间内未完成，则该笔采购业务交由采购经理另行分配。

4、各审核环节对采购申请提出异议者，应于1个工作日内将意见反馈给业