Word版使用详细教程文档格式.docx
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浮动工具栏:
浮动工具栏是Word2007中一项极具人性化的功能,当Word2007文档中的文字处于选中状态时,如果用户将鼠标指针移到被选中文字的右侧位置,将会出现一个半透明状态的浮动工具栏。
该工具栏中包含了常用的设置文字格式的命令,如设置字体、字号、颜色、居中对齐等命令。
将鼠标指针移动到浮动工具栏上将使这些命令完全显示,进而可以方便地设置文字格式。
如果不需要在Word2007文档窗口中显示浮动工具栏,可以在“Word选项”对话框将其关闭,操作步骤如下所述:
第1步,打开Word2007文档窗口,依次单击“Office按钮”→“Word选项”按钮,如图2008081109所示。
图2008081109单击“Word选项”按钮
第2步,在打开的“Word选项”对话框中,取消“常用”选项卡中的“选择时显示浮动工具栏”复选框,并单击“确定”按钮即可,如图2008081110所示。
图2008081110取消“选择时显示浮动工具栏”复选框
第二章视图方式
五种视图解析:
在Word2007中提供了5种视图供用户选择,这5种视图包括页面视图、阅读版式视图、Web版式视图、大纲视图和普通视图。
用户可以在“视图”功能区中自由切换文档视图,也可以在Word2007窗口的右下方单击视图按钮切换视图。
1.页面视图
页面视图可以显示Word2007文档的打印结果外观,主要包括页眉、页脚、图形对象、分栏设置、页面边距等元素,是最接近打印结果的页面视图。
2.阅读版式视图
阅读版式视图以图书的分栏样式显示Word2007文档,Office按钮、功能区等窗口元素被隐藏起来。
在阅读版式视图中,用户还可以单击“工具”按钮选择各种阅读工具,如图2008081210所示。
3.Web版式视图
Web版式视图以网页的形式显示Word2007文档,Web版式视图适用于发送电子邮件和创建网页。
4.大纲视图
大纲视图主要用于设置Word2007文档的设置和显示标题的层级结构,并可以方便的折叠和展开各种层级的文档。
大纲视图广泛用于Word2007长文档的快速浏览和设置中。
5.普通视图
普通视图取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等元素,仅显示标题和正文,是最节省计算机系统硬件资源的视图方式。
当然现在计算机系统的硬件配置都比较高,基本上不存在由于硬件配置偏低而使Word2007运行遇到障碍的问题。
第三章快捷键
Word2007快捷键大全:
Shift+F4:
重复上次查找命令.
Shift+F5:
跳转到文档中的上一次编辑位置.
F6:
在文档和任务窗格或其他Word窗格之间切换.
Ctrl-F6:
在打开的文档之间切换.
Alt-F8:
显示"
宏"
对话框.
F12:
打开另存为.
F8:
打开Word的选择模式!
Ctrl+B组合键:
使字符变为粗体
Ctrl+I组合键:
使字符变为斜体
Ctrl+U组合键:
为字符添加下划线
F1:
帮助
F2:
移动文字或图形用回车确认
F4:
重复上一次的操作
F5:
编辑里的定位
选择"
文件"
菜单上的"
另存为"
命令
Shift+F2组合键:
复制文本
Shift+F3组合键:
改变字母大小写
Shift+F4组合键:
重复"
查找"
或"
定位"
Shift+F12组合键:
保存"
Ctrl+F2组合键:
打印预览
Ctrl+F4组合键:
关闭窗口
Ctrl+F12组合键:
打开"
Ctrl+Shift+F12组合键:
打印"
命令关于字体及字号的快捷键
Ctrl+Shift+F组合键:
改变字体
Ctrl+Shift+P组合键:
改变字号
Ctrl+Shift+>
组合键:
增大字号
Ctrl+Shift+<
减小字号
Ctrl+]组合键:
逐磅增大字号
Ctrl+[组合键:
逐磅减小字号
Ctrl+Shift+C组合键:
复制格式
Ctrl+Shift+V组合键:
粘贴格式
Ctrl+1组合键:
单倍行距
Ctrl+2组合键:
双倍行距
Ctrl+5组合键:
1.5倍行距
Ctrl+0组合键:
在段前添加一行间距
Ctrl+E组合键:
段落居中
Ctrl+J组合键:
两端对齐
Ctrl+L组合键:
左对齐
Ctrl+R组合键:
右对齐
Ctrl+M组合键:
左侧段落缩进
Ctrl+Shift+M组合键:
取消左侧段落缩进
Ctrl+T组合键:
创建悬挂缩进
Ctrl+Shift+T组合键:
减小悬挂缩进量
Ctrl+Q组合键:
取消段落格式
Ctrl+Enter组合键:
分页符
Alt+Ctrl+C组合键:
版权符号
Alt+Ctrl+R组合键:
注册商标符号
Alt+Ctrl+T组合键:
商标符号
Alt+Ctrl+.组合键:
省略号
Shift+右箭头:
右侧的一个字符
Shift+左箭头:
左侧的一个字符
Ctrl+Shift+右箭头:
单词结尾
Ctrl+Shift+左箭头:
单词开始
Shift+End组合键:
行尾
Shift+Home组合键:
行首
Shift+下箭头:
下一行
Shift+上箭头:
上一行
Ctrl+Shift+下箭头:
段尾
Ctrl+Shift+上箭头:
段首
Shift+PageDown组合键:
下一屏
Shift+PageUp组合键:
上一屏
Ctrl+Shift+Home组合键:
文档开始处
Ctrl+Shift+End组合键:
文档结尾处
Alt+Ctrl+Shift+PageDown组合键:
窗口结尾
Ctrl+A组合键:
包含整篇文档
Ctrl+Shift+F8组合键,然后使用箭头键;
按Esc键取消选定模式:
纵向文本块
Alt+1
F8+箭头键;
按Esc键可取消选定模式:
文档中的某个具体位置
第四章文件安全
密码设置:
为了个人文档的安全,我们常常需要设置密码,今天为大家介绍如何在word2007中设置密码,防止信息泄露。
下面看看具体方法。
一、打开word2007,然后点击word2007左上侧的“office按钮”图标
选中并点击“另存为——word文档”选项。
如图所示:
二、在弹出的另存为对话框左下侧,点击“工具”,如下图:
三、工具的下拉菜单中选择“常规选项”在打开对话框中设置密码。
如下图:
然后在点击“确定”进行保存就可以了。
四、至此已经全部设置完毕,但是在这里提醒你“打开文件时的密码”要求打开文档时用户必须输入密码,如下图:
“修改文件时的密码”允许用户打开文档,但若用户相对文档进行修改,就需要修改密码。
自动保存设置:
对于一个办公族来说,经常避免不了在制作表格的时候办公室突然停电,或者电脑突然死机,往往遇到这样的事情以后我们第一反应就是:
完了,一下午的劳动成果就这样泡汤了。
时刻记得保存表格是一种好习惯,但在我们一心一意投入到工作中的时候谁还会记得保存呢?
没关系,幸好微软考虑周全,在Excel2007中有个功能,可以设置“保存自动恢复信息时间间隔”,就是说在使用Excel2007的时候没有保存表格突然遇到突发事件,此项功能可以给予我们非常大的
帮助,通过你设置的“保存自动恢复信息时间间隔”时间,可以恢复你原先的表格。
说明:
此项功能只能恢复Excel在异常情况下没保存关闭程序。
如果你是正常操作关闭程序的时候按的是“否”,那么表格将无法恢复。
操作方法如下:
单击“Office按钮”,在弹出的“Excel选项”中选择左边的“保存”,在右边的“保存自动恢复信息时间间隔”框中输入间隔时间,建议越时间越短越好。
如果以后真的遇到一些突发事件,导致表格没有保存,大家可以打开“自动恢复文件位置”后面路径中的位置,找到你之前的表格。
为文档加密:
OfficeWord2007无论是在界面上,还是操作上,完全与以前的Word2003大不一样了。
就拿文档加密来说吧,Word2007就有两种方法可以实现,下面为大家介绍下如何给Word2007文档加密。
方法一
1、打开文档,单击Office按钮,选择“准备”,在弹出菜单中选择“加密文档”;
2、此时,会弹出一个“加密文档”的对话框,“对此文件的内容进行加密”,输入你想加入的密码即可,然后将设置好密码的文档保存起来即可。
方法二
1、打开文档,同样“Office按钮”,然后选择“另存为”,然后在保存文档副本中选择“Word文档”;
2、在“另存为”对话框中单击下面的“工具”按钮,在下拉菜单中选择“常规选项”;
3、在弹出的“常规选项”对话框中可以任意给Word文档加密。
第五章新增功能
Word2007新增功能:
大家都知道Word2007是微软Office最新的版本了,界面和功能都比Word2003要高效得多。
但是我们在使用最新版本时,你是否能发现它比以前的版本新增加了些什么功能吗?
你都了解吗?
不了解也没关系,相信你就会轻易的了解许多知识。
MicrosoftOfficeWord2007提供了一整套工具,供您在新的MicrosoftOfficeFluent用户界面中创建和编排文档,帮助您生成具有专业水准的文档。
丰富的审阅、批注和比较功能有助于快速收集和管理来自同事的反馈信息。
高级的数据集成可确保文档与重要的业务信息源保持连接。
新增的四项功能
1、创建具有专业水准的文档
2、放心地共享文档
3、超越文档
4、从计算机问题中恢复
第二部分:
文本编辑
第一章文本基本
新建文档:
在word2007中,用户不仅可以使用Word文档模板新建Word文档,还可以根据当前打开的Word文档新建Word文档,操作步骤如下所述:
步骤/方法
第1步,打开Word2007文档窗口,依次单击office按钮→“新建”按钮,如图所示。
第2步,打开“新建文档”对话框,在左窗格中单击“根据现有内容创建”按钮,如图所示。
第3步,在打开的“根据现有文档新建”对话框中选择新建文档的保存位置,并输入文件名称,然后单击“新建”按钮即可,如图所示。
保存文档:
在用户编辑完成word文档之后,通过文档保存功能将该文档进行永久性保存,但是针对不同的文档有不同的保存方式。
(1新建文件的保存
有两种保存新建文件的方法,一种是单击快速工具栏中的“保存”按钮,另一种是单击word按钮,然后单击“保存”命令即可。
(2另存已存在的文档
当用户编辑完一份重要的文件的时候,可以根据上面的方法直接保存该文档。
但是当用户希望保留一份文档修改前的副本时,用户可以选择“另存为”命令,操作方式是单击word按钮,然后选择“另存为”命令.
在另存文档的时,可以将当前文档保存为一下几种格式。
·
保存为word2007文档格式,可以修改文档名称或者保存路径。
保存为自己的文档模板。
这样保存的文档模板,用户在新建文档对话框中,将无法看到该模板,所以还是建议通过“新建”——“模板”的方式来创建一个模板。
保存为word97-2003兼容格式。
这时文档的扩展名称为.doc。
如果用户希望将该文档发送或者让其他仅安装了word2003、wordXP、word2000、word97程序的用户阅读该文档,文档需要保存为该格式。
提示:
word2007对文件格式做了全新的改变。
word2007之前的word文档其实是一个扩展名为.doc的二进制文件。
该文件的内部格式是非常复杂的,并且扩展性和灵活性差。
word2007采用了全新的开放式XML技术,称作OpenXML文档格式,其默认的文档扩展名为.docx,其实是一个压缩包文件。
在该.docx文件中,包含了该文档的文字、图片、格式设置等信息,并且这些信息都是以独立文件的形式被压缩打包到该.docx压缩包。
如图1所示,用户可以将一个保存好的.docx文档扩展名更改为.zip,然后用WinZIP,或者是WinRAR打开压缩包,用户就能发现.docx压缩包的特性了。
(图1.docx压缩包
保存为PDF或者XPS文档格式。
在很多情况下,需要以容易共享和打印而不易修改的固定版式格式保存文件。
例如,简历、法律文档、新闻稿
主要用于阅读和打印的任何其他文件。
office2007提供了一个免费的加载项来保存或导出这种类型的文件,但必须先要安装该加载项,才能使用它,也可以用其他第三方产品将Office2007文件导出为固定版式的文档。
(3设置文档自动保存
通过单击word按钮,在弹出的下拉菜单中单击“word选项”,然后在弹出的“word选项”对话框中设置自动保存的间隔时间,如图2所示,默认的间隔是10分钟。
用户可以根据自己的实际情况来调整自动保存时间间隔,通常可以保持默认值。
第二章输入文本
输入特殊符号:
输入中文符号。
在功能区上单击“插入”选项卡,然后找到“特殊符号”分组,点击“符号”下拉菜单,则出现符号栏,可以点击符号栏上的符号直接将符号插入文档中。
如果符号栏上没有你需要的符号的,点击“更多”选项,则弹出“插入特殊符号”窗口,你可以选择特殊符号的类型,然后直接双击符号,就可以将该符号插入文档中光标所在的位置了提示:
通常成对出现的中文符号,例如书名号,在你插入其中的一个后,文档将自动插入另外一个。
自定义符号表。
在“插入特殊符号”窗口,点击右侧的“显示符号栏”按钮,显示符号栏,然后将符号栏上方,符号列表中的符号用鼠标左键拖放到符号栏的某个按钮上,则该符号被放在符号栏上!
然后不断地重复以上步骤,完成后点击右侧的“确定”按钮保存更改。
这样符号栏就被重新定义了。
单击“重设符号栏”按钮,会恢复到最原始的设置。
输入时间和日期:
在Word2007中我们输入时间和日期有许多方法,今天笔者就把这几种方法集合起来分别向大家介绍一下。
技巧1.菜单命令留时间
如何在Word2007文档中留下时间信息呢?
其实很简单,只要依次单击“插入”→“文本”→“日期和时间”命令,打开“日期和时间”对话框,在此对话框中的“可用格式”下选中一种日期样式(如图1,单击“确定”按钮,这时相应样式的时间就会被插入到文档中了。
图1Word2007插入日期和时间
如果单击图1中的“语言”右侧的下拉箭头,选择“英语(美国”选项,还可以设置出不同的日期格式;
如果再勾选“自动更新”复选框,插入的时间就会和当前操作系统的时间同步。
技巧2.快捷键留时间
按下“Alt+Shift+D”组合键,文档中就会出现当前系统的日期,接着按下“Alt+Shift+T”组合键,当前系统的时间也会立刻出现在文档中。
这种方法可以让日期和时间出现得更快一些。
技巧3.记忆键入留时间
当然还有更简单的方法,一般情况我们在文档中输入的日期与系统默认的日期相同时,只要输入年份,当前系统日期就会以小提示的形式自动出现在这个年份的上面,按下回车键,就完成了日期的输入。
技巧4.插入域留时间
有的时候我们希望在一篇Word2007文档中要输入的时间能够实时更新,如文档的创建日期、上次打印文档的日期、上次保存文档的日期等等,可采取以下操作:
首先依次单击“插入”→“文本”→“文档部件”→“域”命令,打开“域”对话框,在“类别”下面选中“日期和时间”选项,然后在“域名”下面选中一种域名(域名的含意可参见正文的说明,并在右边相应的“日期格式”中选择一种样式(如图2,最后单击“确定”。
图2Word2007插入域
第三章选取文本
快速选取文本:
一、利用鼠标
选择任意数量的文本
选择文本的开始位置,鼠标按着不放
选择一行或多行
将鼠标光标移动到左侧的空白区域,然后选择或拖动
选择一段文本
使用以上两种方法外,可以在文本中任意位置连续点击鼠标3次选择整篇文档
鼠标光标移动到左侧空白区域,用鼠标连续单击3次
二、利用鼠标+键盘
与Shift结合
选择文本开始位置与结束处之间的内容
与Ctrl结合
1.选择整篇文章
2.选择多段文章
与Alt结合
可在文本区内选择从定位处到其他位置的任意大小的矩形选区
三、利用键盘选择
向上选定一行:
Shift+↑
向下选定一行:
Shift+↓
向左选定一个字符:
Shift+←
向右选定一个字符:
Shift+→
选定内容扩展至上一单词结尾或上一个分句末尾:
Ctrl+Shift+←选定内容扩展至下一单词开头或下一个分句开头:
Ctrl+Shift+→
选定内容扩展至段首:
Ctrl+Shift+↑
扩展内容至段尾:
Ctrl+Shift+↓
选定内容扩展至行首:
Shift+Home
选定内容扩展至行尾:
Shift+End
选定内容向上扩展一屏:
Shift+PgUp
选定内容向下扩展一屏:
Shift+PgDn
选定内容扩展至文档窗口结尾处:
Alt+Ctrl+Shift+PgDn
选定内容扩展至文档窗口开始处:
Alt+Ctrl+Shift+PgUp
选定内容扩展至文档开始处:
Ctrl+Shift+Home
选定内容扩展至文档结尾处:
Ctrl+Shift+End
扩展选取文档中具体某个位之后:
F8+方向键
纵向选取整列文本:
Ctrl+Shift+F8+方向键
选定整个文档Ctrl+A或Ctrl+小键盘数字键5
第四章复制与移动
移动复制操作:
跟Word以前的版本一样,在Word2007中同样可以通过拖动的方式移动或复制文本,操作步骤如下所述:
第1步,打开Word2007文档,选中想要移动或复制的文本。
第2步,将鼠标指针指向被选中的文本区域,按住左键拖动文本到目标位置。
小提示:
如果想要复制被选中的文本,则需要在按住Ctrl键的同时拖动文本。
第3步,将被选中的文本移动或复制到目标位置后松开鼠标左键即可(如果在拖动文本的同时按住Ctrl键,则需要同事释放Ctrl键。
第五章剪切与粘贴
剪切和粘贴功能:
在Word2007文档中,用户可以使用智能剪切和粘贴功能,以设置更高级的粘贴选项。
使用和设置智能剪切和粘贴功能的步骤如下所述:
第1步,打开Word2007文档窗口,依次单击“Office按钮”→“Word选项”按钮,如图1所示。
图1单击“Word选项”按钮
第2步,打开“Word选项”对话框,切换到“高级”选项卡。
在“剪切、复制和粘贴”区域选中“使用智能剪切和粘贴”复选框,并单击“设置”按钮,如图2所示。
图2选中“使用智能剪切和粘贴”复选框
第3步,在打开的“设置”对话框中,用户可以根据需要取消或选中“将粘贴的列表与周围列表合并”等复选框,以对粘贴内容进行更高级的设置。
完成设置后单击“确定”按钮关闭“设置”对话框,并单击“确定”按钮关闭“Word选项”对话框,如图3所示。
图3选中“将粘贴的列表与周围列表合并”复选框
第六章查找与替换
活用查找和替换:
一、查找和替换文本
1、【问】:
如何快速查找文本?
【答】:
(1在“开始”选项卡上的“编辑”组中,单击“查找”菜单,打开“查找和替换”对话框。
(2在“查找内容”框中,键入要搜索的文本。
(3要查找单词或短语的每个实例,请单击“查找下一个”按钮;
要一次性查找特定单词或短语的所有实例,请单击“查找全部”按钮,再单击“主文档”命令即可。
2、【问】:
如何替换文本?
你可以自动将某个单词或短语替换为其他单词或短语,例如,可以将“电脑”替换为“电脑报”。
(1打开“查找和替换”对话框,单击“替换”选项卡。
在“替换为”框中,键入替换文本。
(3要替换文本的某一个出现位置,请单击“替换”按钮。
单击该按钮后,Word将移至该文本的下一个出现位置;
要替换文本的所有出现位置,请单击“全部替换”按钮。
替换文本将使用与所替换文本相同的大小写。
例如,如果搜索CPCW并将其替换为ChinaPopularComputerWeek,结果将是CHINAPOPULARCOMPUTERWEEK。
3、【问】:
在屏幕上如何查找并突出显示文本?
为了在文档中直观浏览单词或短语出现的每个位置,我们可以在屏幕上搜索它的所有出现位置并突出显示。
(1打开“查找和替换”对话框。
(2在“查找内容”框中键入要搜索的文本,然后单击“阅读突出显示”按钮,再单击“全部突出显示”命令。
(3如果要关闭屏幕上的突出显示,可单击“阅读突出显示”按钮,再单击“清除突出显示”命令。
4、【问】:
如何查找和替换特定格式?
在Word中,我们可以搜索和替换或删除字符格式。
例如,可以搜索特定的单词或短语并更改字体颜色,或搜索特定的格式(如加粗并进行更改。
(1打开“查找和替换”对话框,单击“替换”选项卡,然后单击“更多”按钮以展开该对话框。
(2要搜索带有特定格式的文本,在“查找内容”框中键入文本。
然后单击“格式”按钮,在展开的菜单中选择要查找的格式。
如果
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