8电子化采购.ppt
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8电子化采购教学目的和要求本章是对电子化采购基本概念、电子化采购运行程序的设计和执行以及方法进行的介绍。
要求了解电子化采购与传统采购的比较,掌握电子化采购的基本模式和方法,熟悉电子化采购运行程序的设计及执行,以及网上招投标业务的基本流程。
关键词汇电子化采购(ESourcing)B2B(BusinesstoBusiness)卖方市场(SellSideMarketplace)反向拍卖(ReverseAuction)电子数据交换(ElectronicDataInterchange,EDI)网上招标(EBidding)8电子化采购8.1电子化采购概述8.2电子化采购的模式和方式8.3电子化采购运行程序的设计及执行8.4网上招标知识归纳习题与思考题8.1电子化采购概述8.1.1电子化采购的含义电子化采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购和单一来源的协议采购。
电子化采购既是电子商务的重要形式,也是采购发展的必然,它不仅是形式上和技术上的改变,更重要的是改变了传统采购业务的处理方式,优化了采购过程,提高了采购效率,降低了采购成本。
通过电子目录,采购商可以快速找到更多的供货商;根据供应商的历史采购电子数据,可以选择最佳的货物来源;通过电子招标、电子询比价等采购方式,形成更加有效的竞争,降低采购成本;通过电子化采购流程,缩短采购周期,提高采购效率,减少采购的人工操作错误;通过供应商和供应链管理,可以减少采购的流通环节,实现端对端采购,降低采购费用;通过电子信息数据,可以了解市场行情和库存情况,科学制订采购计划和采购决策。
电子化采购(ESourcing),是指在互联网上进行公司之间(B2B)的购买与销售活动。
它作为众多B2B网站的一个重要部分,有时亦被称为供应商交换。
参与电子化采购的公司还希望能更有效地控制库存清单,减少采购中间代理,并改善和缩短产品周期。
从应用需求及发展方向上看,电子化采购有与计算机化的供应链管理集成的倾向。
它的基本特点是在网上寻找供应商和商品、网上洽谈贸易、网上订货甚至在网上支付货款。
8.1.2传统采购模式的问题和电子化采购的优势1.传统采购模式的问题
(1)低效率的商品选择过程
(2)费时的手工订货操作(3)不规则采购,易产生腐败现象(4)昂贵的存货成本和采购成本(5)冗长的采购周期(6)复杂的采购管理(7)难以实现采购的战略性管理2.电子化采购的优点电子化采购将从根本上改变商务活动的模式。
它不仅将间接商品和服务采购过程自动化,极大地提高了效益、降低了采购成本,而且使企业在一定程度上避免因信息不对称而引起的资源浪费,有利于社会资源的有效配置,便于企业以更具有战略性的眼光进行采购。
电子化采购给企业带来的好处(对购买方而言)包括以下几个方面:
(1)节省采购时间,提高采购效率
(2)采购成本显著降低(3)优化了采购及供应链管理(4)加强了对供应商的评价管理(5)增强了服务意识,提高了服务质量(6)增加交易的透明度,减少“暗箱操作”返回8.2电子化采购的模式和方式所谓交易模式,是指买卖双方所采用的具体的物权转移或交换方式。
一对一直接交易,一对多集中采购,多对一集中销售、拍卖,这些都属于直接销售模式。
有多个供应商与多个买方同时进行的竞价即是多对多模式。
8.2.1一对多模式1.卖方集中(一对多)卖方集中,也称集中采购,类似于项目招标,即一个买家与多个卖家之间的交易模式。
买方发布需求信息(产品名称、规格、数量、交货期),召集供应商前来报价、洽谈、交易。
从理论上讲,两个以上即可谓“多”,但在某些行业存在数万家企业的前提下,几乎每一种产品都有上百家生产厂家和需求厂家,卖家数量较少的集中采购模式难以产生好的效果,且往往会导致“价格同盟”的产生。
卖方集中平台的特点及规则:
给买方更好的服务;卖方企业及产品信息汇总,综合比价;加速买方的业务开展;绕过分销商和代理商;价格透明,非歧视交易。
而且,由于卖家不降低价格(明码标价销售,非拍卖),所以,一般以买家与报价最低的卖家成交而告终,如一个卖家在数量上不能满足,则依次递补。
2.买方集中(多对一)买方集中,也可称之为集中销售,即一个卖家与多个买家之间的交易模式。
卖方发布欲销售的产品信息(产品名称、规格、数量、交货期、参考价格),吸引买方前来认购。
买方集中平台可实现加快销售过程(特别是新产品的推广)、降低销售成本、扩展卖方渠道(包括数量、区域)等目的。
3.有渠道中介的“集中采购”与“分销代理”这种模式是指咨询代理机构建立某类或某种商品的采购俱乐部,将众多会员需求汇总,以一个买家的形式与一个或多个卖家谈判,进而实现会员与俱乐部双赢。
对信息极度分散、交易相对复杂的市场而言,采购俱乐部模式应该是有市场的。
除了提供采购或分销服务以外,还可整合财务、运输等资源,从而提供一站式集成服务。
8.2.2多对多模式多对多模式指由买方、卖方之外的第三方提供的,买卖多方参与的竞价撮合模式,是一对多卖方集中和多对一买方集中交易模式的综合。
这种模式一般采用动态竞价拍卖形式。
多对多模式无疑可以克服一对多模式中的许多弊端,体现了信息对称、流畅、互动,是实现公平交易的理想模式。
但就如股票交易一样,其在传统的商业模式条件下的运作是十分复杂的,在有些产品市场中由于建设成本和市场组织等问题难以实现,现在则可以借助网络技术使其效用得以充分发挥。
特别是随着全球市场的逐渐统一,各种产品价格波动引起的需求波动比以往更加强烈,致使期货合约式的产品合同交易日益盛行,而互联网技术的发展正好可以满足这种需要。
只有当双方利益之和最大时,这样的电子商务模式才会更吸引参与者。
也就是说,竞价撮合反映了公平合理性最大。
8.2.3电子招标采购方式对于重要物资的采购以及采购标的评判比较复杂的情况,一般采用招标采购方式。
以“公开、公平、公正”为原则的招标采购,能够在保证竞争的情况下充分考虑评价供应商的其他商务、技术要素,从而保证采购的效果。
电子招标采购方式是以中华人民共和国招标投标法为依据,结合行业专家的经验设计开发的,其业务流程涵盖了传统招标的所有过程,实现了招标过程的电子化管理和运作,使招标理念和信息技术完美结合,从而使一般业务人员可以轻松操作招标项目。
每次招标业务的相关数据、文档可以有序的保存,有效形成知识沉淀,供企业今后业务需要使用。
采用电子招标采购还可以显著缩短采购业务周期。
1.竞价采购方式竞价采购是招标方式和拍卖技术以及现代互联网信息技术的有机结合,是类似于拍卖竞购的一种逆向行为。
即用逐步降低销售价格的方式赢得标的物的过程,也称拍购。
竞价时,由采购商发布竞价标书,事先约定拍购条件,并主持整个竞价过程。
经过采购商资格预审合格的供应商,都是在匿名条件下与对手竞争,可以在规定的竞拍过程中充分进行竞争性报价,争取自己获得有利的排位,符合预设中标条件的供应商最终中标。
2.询比价采购方式询比价采购,顾名思义就是货比三家,通过比质比价方式确定最终供应商,适用于采购金额低,通过简单谈判即可完成采购的情况。
基于互联网的询比价采购包括以下功能:
(1)公开询价:
向所有的供应商公开发布询价函,征询报价。
(2)邀请询价:
向经过资格预审的合格供应商直接进行询价。
(3)报价谈判:
采购员分别与各供应商的报价进行多轮次的谈判,确定最终报价。
(4)在线比价:
采购员对各供应商的报价进行在线比较,选中性价比最优的供应商,形成供需订单草案。
(5)询价过程跟踪:
采购人员和审批人员可以查看整个询价过程,可以详细到每次谈判记录和报价清单。
(6)日志查询:
系统提供询报价日志查询。
(7)订单审批:
经过谈判,订单提交审批。
返回8.3电子化采购运行程序的设计及执行供应商在电子化采购网上注册,经审查通过后取得电子签名,在相关主管部门登记注册,并将基本信息录入电子数据库。
各采购部门根据政府采购预算系统的预算和本部门的采购需求确定采购计划,对每次需求制订采购需求书,并在网上公布,然后根据实际情况选择适合的采购方式。
然后,由评标系统及专家根据评标标准确定中标供应商,再通过电子数据交换系统EDI与之签订电子合同。
供应商履行合同条款,采购方监督货物是否收到、服务是否提供,是否与合同一致,核对无误后开出发票,在线付款,整个过程都在政府采购监督系统的监督下进行。
该系统由以下几个模块组成。
8.3.1登录认证系统电子化采购系统为所有参与者提供统一的登录浏览界面,同时出于安全性、可靠性和方便性的考虑,所有相关系统应以统一入口方式登录。
首次登录的供应商、采购人或其他机构均需要注册,并提供公司名称、电话、国家地区等基本信息。
供应商为了方便以后参与,还需在供应商资料库中完善资料,填列所提供产品和服务的名称、类别、详细规格资料等方面信息。
注册是一个对注册者资格真实性的检查过程,注册者需要提供证明其资格的相关书面材料,到特定地点确认后,注册的用户名及密码才能生效,赋予权限,给予登录“私密钥匙”及数字证书。
注册后取得登录的用户名、密码、个人数字证书等机密性资料,可核实使用者的身份及保障数据递交的完整性。
登录系统为所有使用者提供共同的界面、系统资源,但会有不同的用户权限。
登录系统是政府采购电子系统的入口,链接其他所有的分支系统,可以通过该系统了解到正在进行和已经完成的所有采购信息、厂商概况及产品资料,对相关采购法律法规或电子化采购系统有疑问的,也可以在该子系统进行查询。
通过登录认证系统可以进入其他所有系统。
8.3.2采购信息系统采购信息系统是整个采购电子系统中最庞大的信息库,几乎包含了所有相关信息,并提供发布、索引、搜寻、统计等快捷信息检索功能。
1.信息公告模块该模块是所有采购相关信息的公告版,并可以按时间、类别、关键字等进行信息搜索。
2.产品目录模块它是采购中系列产品和服务信息的组合,一般包括产品名称、基本内容和购买说明,是产品服务采购的指南。
采购涉及上百万种产品,建立通用的电子化采购产品目录对产品性质进行认定非常重要。
但是,目前国际上电子化采购产品目录标准很多,如产品分类标准有UNSPSC、G2B(PPS)等,产品认定标准有UCCR、EANB、GTIN(14)等,产品目录缺乏统一模本,在实际采购时不能完全满足采购人的需要,要进行更多研究。
3.厂商或专家资料库生产厂商或供应商资料库汇集着所有经过注册登录系统登记的厂商、供应商的基本数据情况,同时也记录着它们所有参与采购的记录、合同执行情况;评标专家资料库将传统政府采购的评标专家库移植到了电子系统中来,专家库需要制订一套严格的标准、工作守则以及相应的违规处罚措施,且使用时采取随机抽取的方式;拒绝往来厂商名单记载着所有参与采购的厂商、供应商合同执行的基本情况以及采购过程中违规的行为,供应商的任何一次违规都将影响今后的竞标。
4.数据统计信息该系统可以实现将年度、季度、月份的采购额自动统计的功能,同时,还可按一定的标准,如货物、服务、工程甚至按照产品类别细分,定期将统计数据公布在信息公告平台,节省了传统数据统计分析的巨大困难。
同时,所有发生的交易自动生成数据,更有利于采购需求分析及方便后续计划管理,厂商也更方便地了解市场需求状况。
5.相关法规和使用说明电子系统应提供整个系统的操作使用说明,还应该列示所有的与采购相关的法律法规,如政府采购法、招标投标法、合同法以及其他相关法规等,为参与人员依法办事提供支持。
8.3.3电子投标系统采购活动在电子系统中将传统步骤以无纸化形式实现,系统自动给在选择领域中注册的所有公司发送电子邮件,尽可能地缩短响应时间。
系统同时也在网上提供所有有关采购活动的信息,招标结束时,该电子系统提供如下信息:
谁参与了投标,其经济和技术得分,最后谁赢得了中标或获得合同。
具体的投标步骤如下:
1.报送电子投标文件电子化采购系统中,厂商通过网络系统报送有意竞标项目的电子投标文件。
2.投标文件设计格式招标方应提供文本文件形成的建议,投标须知及契约条款:
电子表格格式的标价单及分项价格明细表,黑白扫描影像档案格式的设计图、施工规范等。
3.审核报送文档数据相关人员应该
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