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数据是物资计划管理的基础,计划管理工作则是具体对经济活动的数量、数量关系和数量界限进行计算、分析、对比、研究处理和运用,促使经济活动按照国民经济发展目标,有计划按比例地发展。
目前,物资计划水平不高,其中一个重要原因就是忽视对数据的管理、研究,对客观情况和管理规律心中无“数”。
因此,要改变这种状况,就必须十分重视数据这项基础工作。
数据主要来源于原始记录、台账和统计这三部分。
1.原始记录
原始记录又叫原始凭证。
它是通过一定的表格形式,按照规定的要求,对经营管理活动进行的最初的直接记录,是占有数据的第一手材料。
其特点是:
最原始、最基本、最经常、最大量地直接记载着物资流通的经营管理活动。
它是我们取得基本统计资料和编制统计报表的依据,是进行会计核算、统计核算和业务核算的前提,是实行计划管理的基础。
健全原始记录工作,要求保证原始记录的准确性、全面性和及时性。
准确性即准确地记载数字,要真实地、正确地反映客观实际,不弄虚作假。
只有准确,才能得出符合实际的结论。
全面性是指经营管理活动的各个过程、环节都必须健全原始记录。
只有全面,才能把握整体。
及时性指迅速、及时地记录、整理和传递原始记录。
只有及时,才能使计划管理工作取得主动。
为了保证原始记录的准确性、全面性和及时性,应该有统一规定的各种原始记录的内容、表式、记录与计算方法及填写、签署、传递、储存等管理办法。
同时要尽量简化,讲究实效,避免繁琐和形式主义。
2.台账
台账是按原始记录时间顺序汇总在一起的记录册。
各个单位都要根据自己业务工作的需要,把原始记录数据逐日登账,并要逐月、逐年地登记积累,使之系统化、规范化、档案化。
台账是占有数据的重要依据,它能及时、正确地编制统计报表,便于对数据进行前后对比和检查正确与否,便于反映经营动态。
3.统计
统计是对原始记录和台账的数据进行整理分析,使零星琐碎的数据成为完整系统的数据,便于从中找出规律性,指导企业经营活动。
物资统计工作是计划管理工作的重要组成部分,是计划检查和经济核算的重要手段,是国民经济统计的基础。
统计工作包括占有资料,进行分析,找出矛盾,提出办法这些过程,一般分为调查、整理和分析三阶段。
调查阶段要求准确、全面、及时地收集原始资料,这是统计整理和分析的前提条件,除采用原始记录、统计台账和编制统计报表外,还需结合实际,运用普查、典型调查、重点调查、抽样调查等方法,来收集能够反映客观事物实质的资料。
整理阶段是对统计调查所收集的分散、零星、大量原始资料进行科学加工和汇总,使之系统化。
它分为原始资料的检查、统计分组、统计汇总三个环节。
统计整理同样要求准确、全面、及时。
分析阶段是统计工作的“成品”阶段。
其目的在于总结经验,揭示和分析矛盾,找出事物发展变化的原因及其规律性,进而提出解决矛盾的办法。
其基本要求是:
有数字、有情况、有分析,具有准确性、鲜明性和生动性的特点。
(二)定额管理
物资计划管理中的主要定额有物资消耗定额和物资储备定额。
先进合理的定额的制定与管理,是物资计划管理的重要基础工作之一。
没有先进合理的定额,难以进行物资计划管理。
因此,要坚持定额水平的平均先进性,积极采用科学方法来制定、修订和完善各类定额,扩大定额使用范围,提高定额管理工作的水平。
其具体内容将在后面分别讨论。
(三)信息管理
计划管理离不开信息工作。
物资计划管理中所研究的信息,一是指物资流通经济活动及其属性的一种客观描述,是物资流通经济活动中各种发展变化和特征的真实反映;
二是指影响和制约物资流通活动的政治、经济、科技等方面的信息。
物资信息管理工作,不仅是编制物资计划和决策的依据,是对物资流通过程进行有效控制的工具,同时也是促进社会再生产顺利进行的重要手段,是提高物资流通经济效益的保证。
物资流通经济信息大致有以下几类。
1.宏观管理方面的信息
宏观管理方面的信息一般包括国家的经济方针、政策
和措施,经济体制改革的发展情况,深入改革物资管理体制的要求,计划管理与市场调节相结合的具体方法,以及市场管理措施对市场供求的影响等。
2.科学技术及新产品开发信息
这类信息一般包括新技术工艺、新材料的出现及应用以及由此而带来的对市场供求的影响等。
3.交通运输方面的信息
这类信息通常包括运输路线、运输工具、运输能力的变化及发展趋势,装卸及运输费用的升降等。
4.市场变化的信息
这类信息包括资源的分布、结构、潜力,生产的发展和供应能力的趋势,产品的质量、品种、包装和产品所处的生命周期的变化;
用户的分布、需求量与需求构成,季节变化等;
流通渠道变化和开展竞争引起的销售与服务的变化,价格上浮下浮的发展趋势,价格优惠条件对需求的影响,等等。
搞好信息管理,是一项科学性、技术性融为一体的复杂工作。
除了在领导与组织方面要建立统一高效、相互衔接的信息系统,搞好信息管理的各项基础工作外,还要围绕信息的收集、加工、传递、储存、使用、反馈几个环节,按照计划管理的目标与要求,采用科学的方法,进行通盘的研究和规划,使信息工作全过程科学合理、有条不紊地进行。
信息的收集,贯穿信息工作的全过程,要求做到及时、准确、适用、全面、连续、经济和主动。
信息的加工,要求按照计划管理的任务、要求和一定程序、方法进行分类、计算、分析、判断、编写,使之成为准确有用的信息,以便使用、传递和储存。
信息的传递,是信息处理的重要环节,要求做到及时、迅速、准确。
同时要注意选择正确的传递方式。
信息的储存,它能产生“记忆”功能,通过对信息的储存和积累,可以对客观经济活动进行动态的系统的全面的研究。
信息的使用,是信息工作的最终目的,要求实事求是全面综合地运用,不能单从一个两个方面的数据资料来看问题,以至造成偏差与失误,给工作带来损失,而是要在运用中及时发现并分析物资流通活动的新情况、新问题,揭示经济活动内在的联系。
信息的反馈,要能及时发现决策与计划执行中的偏差,有效地进行控制和调节,通过多种渠道建立起灵敏的信息反馈系统,从而推动整个经济活动向既定的目标发展,收到良好的效果。
(四)档案管理
物资档案是把在物资流通经营活动中形成的各种数据、信息、经验总结,等有关资料,经过系统加工、分类、整理而形成的具有一定参考价值的文件资料。
物资档案是在物资经营活动过程中逐步形成的。
它能比较系统地、完整地反映历史与现实的物资流通状况,是物资计划管理的重要依据和基础工作。
物资档案根据不同的要求,具有各种不同表式、不同的记载方式。
就其基本内容而言,应该包括以下几个部分。
1.文件资料部分
它包括党和国家在各个时期的经济方针、政策、物资管理政策,部门、地方关于物资管理的有关规定和具体要求,以及重要的调查报告、工作总结等资料。
这部分资料是我们开展物资计划工作的基本依据,必须全面收集、装订、保管。
2.基础资料部分
这部分资料是我们开展物资计划管理工作必不可少的重要依据。
它包括基本状况、生产企业、产品质量、物资供应、物资使用和市场信息6方面。
基本状况方面,应包括所有企业经营的物资品种的名称、别名、结构、外观、包装、规格、等级标准、等级价格、物资性状(包括化学性能与物理性能)、储存要求以及物资的来源等。
这部分资粹是经营活动的重要依据,对搞好物资分配,有重要作用。
生产企业方面,主要包括本地区生产企业的名称、生产设计能力、历史最高的产量、挖潜后可达到的最大生产能力、生产所需原材料的配套要求、生产方式及产品的制造特点,还应当包括生产企业产品自销的情况以及外地区有关生产企业的情况等。
这部分资料对于掌握物资资源、组织好物资供应具有重要作用。
产品质量方面,应包括物资质量要求的标准、制定部门、批准部门、批准日期,以及分地区、分企业生产出来的各种物资的实际质量、规格。
要突出优质产品的主要成分、成本价格情况,以便为选择优质品种、合格品时提供线索与依据。
物资供应方面,主要包括物资历年来对本地区和外省、市、区的供应实绩。
本地区的实绩要分行业或分主管局记录,还要把主要企业的供应实绩分别整理。
对外省、市、区的供应实绩要分中央部、省、市、区分别记录,主要对象分户记录。
这部分资料对于扩大推销长线产品、寻找适当的销售对象,无疑可起到良好的作用。
物资使用方面,主要包括产品在实际使用过程中所起的作用,以及代用品的情况等。
可以分列使用企业、产品名称、主要用途及作用、消耗定额,以及对该物资在规格、质量、含杂质、使用条件等方面的特殊要求等。
这部分资料对于按需分配、合理使用物资、正确选择代用品以及开发新产品、增加短线产品生产来说,是很重要的依据。
市场信息方面,包括在不同时间、不同场合从各方面收集的市场信息。
比如市场调节成交的数量、品种,新产品情况,价格变化,物资供、需方单位的情况,以及进口、出口资源量、国际市场有关产品成交数量、价格和供需变化等。
这部分资料对于组织市场资源能起较大参考作用。
3.综合资料部分
这部分资料主要指历年来本地区的生产、资源、分配、供应、调出、库存等数据资料。
这部分资料一般以年度、季度报表形式反映出来,要求数据准确、全面、详细。
比如,“本市生产”,应将国家下达生产指标、地方计划指标、企业奋斗指标,以及生产实绩等分别列出。
又如,对资源,应该将国家下达的分配资源、实订合同、国家增减分配指标,以及地方自筹资源、进口部分(地方留成外汇和调剂外汇部分)、资源的分地区来源计划与实绩全部列齐。
这部分资料有利于在分配物资时考虑历史联系,或者作为向上级汇报、向物资主管部门算细账时的重要依据。
物资计划管理基础工作,是根据经济管理客观规律和国民经济有计划按比例发展规律的要求,为科学合理地调节物资流通活动和行使计划职能提供资料依据、规范、基本手段及前提条件等工作的总称。
物资计划管理是一项十分细致、复杂而且政策性、科学性、群众性很强的工作。
在物资计划管理的整个过程中,需要规定各种标准、定额和制度;
物资计划的编制、执行、检查、调整和总结,都要求提供全面的可靠的数据、信息和资料。
这些都是加强物资计划管理所不可缺少的。
物资计划管理基础工作的完善程度,直接关系到计划管理水平的高低和计划管理职能的实现,直接关系到物资流通能否合理、顺畅、高效地进行和经济效益的优劣,特别是随着经济体制改革的深入发展,物资市场的日益完善和市场竞争的日趋剧烈,其作用显得越加重要。
当前,我国物资计划管理薄弱,物资计划水平较低,这在很大程度上是由于计划管理基础工作不扎实、不健全所造成的。
因此,我们必须充分认识加强物资计划管理基础工作的重要性和紧迫性,并有效、积极地采取措施,使计划管理基础工作上一个台阶,以适应不断提高物资计划管理水平的需要。
第二节物资计划的主要指标
物资计划指标主要有:
物资需要量、计划期初库存量、计划期末储备量、企业内部可供利用的资源量以及物资订购总量等组成。
一、计划期初物资库存量
计划期初物资库存量,是指计划期开始第一天的实际库存数量,对年度计划来说,就是1月1日物资的库存量。
在一般情况下,由于年度物资计划是在计划期前2-3个月(即每年的10月份左右)编制,因而无法事先取得实际的期初库存量资料,只能采用推算的办法来确定,故也称之为预计期初库存量,并按下列公式计算:
计划期初编计划时实到报告期末的到报告期末
物资库存量=际库存量+预计进货量-预计消耗量
在实际计算时,应注意下列几点:
(1)以编制计划时掌握的实际库存量为计算基础,加上当时在途和待检物资,并充分考虑各项增减因素,推算到计划期前(即报告期末)这段时间的物资动态,应防止脱节、漏算、重算等现象。
(2)根据有关合同、协议和调单,认真清查推算物资的其他动态,充分考虑临时采购、调剂、外加工等所引起的物资变动情况。
(3)审查来料加工物资的性质和代管物资的所属权,确定是否应计入库存量。
预计期初库存量是物资计划的重要指标,必须认真计算,反复核对,力求做到准确无误。
二、计划期末物资储备量
计划期末物资储备量,是指计划期内最后一天的储备量,对年度计划来说,就是12月31日的储备量。
计划期末物资储备量,是为了保证计划期的下一年度初正常生产所需要的预计储备量,它由经常储备量和保险储备量所构成。
在编制年度物资计划时,可从下列情况出发,确定计划期末储备量。
(1)全年均匀需要的物资,通常以平均每日需要量乘以合理储备天数来确定物资的计划期末储备量。
平均日需要量为全年计划需要量被全年日历天数(360天)来除。
合理储备天数为供应单位平均间隔天数、检验入库天数、物资使用前的准备天数和保险储备天数之和。
(2)对于品种繁多的物资,可按“类”或“组”来计算,即用这类物资中的各个别物资的50-80%的经常储备量加保险储备量作为计划期末储备量。
(3)年度内间断需要的物资,而且间隔时间和每次需要的数量各不相等。
对于这类物资的计划期末储备量,可根据需用日期和供应单位的供货情况,确定一个提前期,再由提前期确定期末储备量。
(4)季节性供货的物资,由于受季节的影响,供应单位只能在某个季节供货时,形成企业在供货季节逐渐储存,达到一定量后停止进货,以后陆续耗用。
在这种情况下,只要季节性供货不发生在期末,则不必考虑期末物资储备量。
总之,计划期末物资储备量是根据下一计划期初生产需要和物资的供应条件来确定。
在一般情况下,期末储备量最大不超过最高储备量,最小不能低于最低储备量,即应为合理的周转储备量。
例:
某化工厂生产冰醋酸,计划期需要电石42480吨,且为均匀需要。
供应间隔期为20天,检验人库和生产前的准备天数为5天,保险储备为4天,求电石计划期末储备量为多少吨?
电石平均日需要量=42480÷
360=118(吨)
电石期末储备量=118×
(20+5+4)=1947(吨)
三、企业内部可供利用资源量
企业内部可供利用资源量,是指企业通过加工改制,综合利用和节约挖潜等途径而增加的可为本企业利用的物资数量。
正确地计算和充分利用这部分物资,是企业扩大物资资源,满足生产需要和提高经济效益的有效措施。
四、物资订购总量
企业在计划期内组织物资订货或市场购买时,要确定各种物资订购多少?
即计算计划期各种物资的订购总量。
对于计划分配物资,订购总量称之为申请量,对于非计划分配物资,订购总量称之为购买量。
订购总量和物资需要量是两个既有联系又有区别的不同概念。
由于企业在计划期内,期初库存量和期末储备量往往是不相等的。
因此,即使在物资需要量不变的情况下,物资订购总量也会发生相应的增减。
当期初库存量大于期末储备量时,订购总量就可减少;
反之,期初库存量小于期末储备量时,订购总量就要增加。
企业在确定各种物资的需要量和期初库存量、期末储备量以及企业内部可供早用资源量后,就可按照下列公式,计算计划期物资订购总量,即物资的申请量(或购买量)。
计划期物资物资计划期末计划期初企业内部可供
订购总量=需要量+储备量-库存量-利用资源量
计算物资订购总量如表1-1。
表1-1计算计划期物资订购总量
物资
名称
单位
期初库存量
计划需
要量
期末储
备量
可供利用资源量
计划期订
购总量
甲
乙
1
2
3
4
5=2+3-1-4
硫酸
吨
60
110
80
20
第二章物资计划管理原则及其业务程序
第一节物资计划管理的原则
一、原则
在社会主义有计划的商品经济条件下,要逐步建立起计划经济与市场调节相结合的运行机制,就必须对物资流通过程实行必要的宏观管理,就是要加强对全社会物资供求平衡的管理和控制,而且主要是加强和完善经济调节手段,健全和强化经济立法,必要时进行适当的行政干预。
微观方面则应当放开搞活,使物资流通企业和生产企业有较大的自主权,在服从国家宏观调控的前提下,放开手脚从事经营活动。
其次是物资计划的形式要多样。
对有关国计民生的重要物资和国家重点骨干企事业的物资需要,实行指令性计划管理,以稳定国民经济大局;
其他比较重要的物资实行指导性计划调节,主要是运用经济办法、法律办法等间接的手段加以引导,使之符合计划经济的发展轨道,同时又能发挥市场调节的作用;
其余物资采取自由购销的形式,以充分发挥市场调节的作用。
三是要相应地形成“统一计划、分级管理”的制度,无论是部门、地方还是企业单位,都要在国家统一计划的指导下组织物资流通活动,但是管理权限要适当分散,使国务院各部门、地方以至企业都有一定的支配权,调动各方面的积极性,促进整个国民经济的全面发展。
根据以上论述,物资计划管理总的原则应当是:
在坚持生产资料公有制的基础上,宏观调控与微观搞活相结合,指令性计划、指导性计划与市场调节相结合,统一计划与分级管理相结合,逐步建立起计划经济与市场调节相结合的物资流通运行机制。
具体地说,物资计划管理必须认真贯彻如下原则。
(一)认真贯彻党和国家的方针政策
物资计划是国民经济计划在物资流通领域的体现,同时也是国民经济计划得以实现的物质保证。
国民经济计划是根据党的方针政策制订的,党的方针政策体现了全体劳动人民的根本利益和社会主义经济发展的客观规律。
因此,实行物资计划管理,就要在计划中充分体现党和国家在计划期间发展国民经济的各项方针和政策,使物资计划与国民经济其他各项计划形成一个不可分割的有机整体,从而符合全国人民的最高利益和社会主义经济发展的客观规律,使物资流通符合社会主义方向。
党和国家在不同计划时期对经济建设有不同的政策和规定。
当前我国处于经济改革和调整时期,在物资计划管理中要特别注意贯彻以下方针政策。
一是要贯彻对外开放、对内搞活的方针,促进外向型经济的发展。
在物资计划中,要根据我国各项具体的对外贸易政策和原则,积极安排出口和进口物资,以扩大我国在国际贸易市场上的影响。
为了搞活物资流通,物资计划方法要作相应的改革。
例如,在指令性计划中,可以适当采用一些比较灵活的做法,在计划指标内,允许需方单位选择供方单位,这有利于供方单位提高产品质量。
二是要贯彻国家产业政策,合理配置物资资源,大力支持农业和适销对路的轻纺产品及出口创汇产品的生产,优先满足能源、交通、邮电、国防军工、短线原材料、地质勘探等行业的国家重点生产建设和科研任务的需要,特别要优先满足国家大中型骨干企业的需要。
对国家产业政策要求限制和停止生产的产业及产品生产,都必须严格限制或停止各类物资的计划分配和供应。
三是坚决贯彻压缩固定资产投资的方针,严格控制基本建设所需物资的分配供应。
对国家已经决定停建、缓建的基本建设项目,一律停止物资供应,防止计划外基本建设项目挤占、挪用计划内物资。
四是坚决贯彻“治理经济环境、整顿经济秩序”的方针。
近几年来,国家为了整治物资流通领域的经济秩序,已经陆续采取了一些措施,例如,清理整顿公司,禁止就地倒卖重要生产资料,计划外生产资料实行全国统一最高限价,加强钢材管理和整顿钢材经营单位,加强有色金属管理,对煤炭实行“四统一”(统一分配、统一订货、统一运输、统一调度)的方针等等。
所有这些措施,都要在物资计划中加以落实,以保证物资流通秩序能够得到根本的好转。
(二)统筹兼顾、全面安排
物资计划涉及到国民经济的各个方面。
因此,物资计划要以综合平衡为基础,在“全国一盘棋”的思想指导下,统筹兼顾和全面安排好各个方面的需要,考虑各个方面的利益。
既要保证重点需要,又要兼顾一般需要;
既要考虑全局利益,又要考虑局部利益;
既要保证中央企业的需要,又要考虑地方企业的需要。
只有这样,才能促进社会主义经济的全面发展。
处理重点与一般的关系,必须首先保证重点。
如果没有重点,就会分散物力,不能合理和有效地使用物资。
但是,保了重点,又不能舍弃一般需要。
如果一般部门、一般企业或一般生产建设项目的物资需要不能得到适当照顾,同样会影响全局经济的发展,而且会使保证重点失去意义。
第
处理全局与局部的关系,要首先安排好全局的需要。
只有全局发展了,才会有地区与部门的发展。
但是,另一方面又要充分考虑地区和部门的特点,妥善安排好各方面的需要。
没有地区和部门的发展,也就没有全国经济的高速度发展。
例如,对于经济贫困地区、少数民族和边疆地区,应当给予一些特殊的照顾,以促进这些地区的经济繁荣。
(三)实事求是,方法科学
在物资计划工作中,要加强调查研究,一切从实际出发,忌带主观性和片面性,防止虚假、浮夸作风。
例如,制订物资计划时,要反对“头戴三尺帽”、盲目追求空头指标的错误做法,要正确处理需要与可能、余地与缺口的关系。
在编制物资申请计划的时候,一定要根据本地区、本部门的生产建设任务、实际消耗水平和国家的可能条件向上级申请物资;
在编制物资平衡分配计划的时候,一定要留有充分的余地,不能人为地留有缺口,使各项计划指标建立在可靠的基上。
为了做到实事求是,必须运用科学的方法。
科学本身就是实事求是。
不能运用科学的方法,就不能真正做到实事求是。
在物资计划管理中,需要运用科学方法解决的问题是多方面的,例如,物资消耗定额和储备定额的制订,物资平衡计划的编制,物资合理流向的确定等等。
如果物资计划中的各项指标都能运用科学的方法来确定,增加定量分析,减少主观因素,就能大大提高物资计划管理水平。
(四)正确处理简单再生产与扩大再生产的关系
根据马克思主义关于社会再生产的原理,在物资平衡分配中,要首先安排好简单再生产的需要,在此基础上安排好扩大再生产的需要。
在物资计划管理中遇到的简单再生产与扩大再生产的关系问题,主要有以下几个方面。
1.生产与建设的关系
要做到先生产、后基建,先挖潜、后新建。
在物资资源不足的情况下,如果当年生产与基本建设的需要发生矛盾,应当首先安排当年生产的需要,然后在可能的范围内安排好基本建设的需要。
如果现有企业挖潜、革新、改造项目的物资需要与新建项目的物资需要发生矛盾,应当首先安排挖、革、改项目的需要,然后在可能的范围内安排新建项目的需要。
2.维修与制造的关系
要做到先维修、后制造。
就是说,在生产经营所需要的物资中,必须首先保证现有设备的维修,
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