供应商手册文档格式.docx

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详见下表：

序号

供应商

分类

证件名称

1

国产

烟酒类

1、卫生许可证2、质量检测报告或化验单

3、酒类批发许可证4、烟草专卖批发许可证

2

进口

1、酒类批发许可证2、特种烟草专卖经营企业许可证

3、卫生许可证4、进口食品卫检证书

3

食品

1、食品卫生许可证2、厂家生产许可证

3、质量检测报告或化验单

4

1、卫生许可证2、进口食品卫检证书

3、动、植物检疫放行证

5

国产保健食品

1、卫生许可证2、保健食品批准证

3、卫生检验报告或化验单

6

进口保健食品

1、进口保健食品批准证

2、进口保健食品卫生证

7

日用

百货

1、生产许可证

2、质量检测报告

8

电器

1、厂家生产许可证

2、中国电工产品认证委员会认证

9

1、中国电工产品认证委员会认证

2、中国商检局认证3、进口电器商检证书

10

电话

传真机

1、生产许可证（国产电话、传真机）

2、邮电部入网证

3、国家商检局进口商品安全质量许可证（进口电话、传真机）

4、进口电话、传真机质量检验证书

11

相机

1、机械工业部核发的批文或厂商保证书

2、进口相机备案办公室的防伪标签

3、供应商应提交的文件或资料的时间

文件或资料名称

给予时间

目的

收受

单位

一

《供应商登记表》

《商品销售排行目录》

及三证等资料

第一次或第二次洽谈

介绍

供应商本身

商品部

二

《反商业贿赂协议》

正式报价前

确保交易无商业贿赂

三

《新一佳商品确认表》

正式报价时

正式报价用

四

《新一佳商品采购合同》

第一笔

交易前

达成

供销协议

五

《新一佳订货单》

每次交货时

交货用

门店/配送中心

六

增值税发票

每次结算货款前

对帐收款用

结算

中心

七

《新一佳商品采购合同内容变更协议》

交易条件变动前

通知交易条件变动

4、新一佳应给供应商的文件资料

下列文件或资料是经过精简的，敬请供应商注意配合。

目的

发出

双方达成

合作意向后

确保交易

无商业贿赂

确认引进

商品后

双方同意

合作后

买卖协议

订货时

订货用

商品部/

门店

《新一佳退货通知单》

退货前

通知退货

《新一佳清场通知单》

清场前

通知清场

5、供应商注意事项

①更改《新一佳商品采购合同》和《新一佳商品确认表》需经双方书面确认。

②对签订的合同条款有疑问，请于双方盖章生效后7个工作日内来查询。

③厂家的变价通知应注明实施日期和商品条码，以一式二份的形式（非食品在变动4周前、食品在6周前）通知我司。

④供应商如有组织和地址的信息变更，请及时通知我司商品部。

⑤商品如有任何改变，将作为新商品引进。

⑥双方达成的补充协议，请于7天内以书面形式确认。

⑦为了提高双方的销售额，供应商有义务配合我方的促销活动。

⑧每季度10号，提供上季度的发票净销售额数据给我公司。

⑨提供的商品要有国际条码（无国际条码者，可用新一佳店内码，但需缴纳条码占用费）。

⑩生鲜商品送至我店前，请检查其质量和新鲜程度，我们将拒收所有不合格的商品、保质期超过1/3的食品和贴有其它商场标签的商品。

四、供应商结算须知

1、供应商结算程序

（1）供应商结算货款时应出示结算卡，结算卡仅限结算员本人使用，结算员变更时应重新办理结算卡；

（2）按照货款到期日的不同，各供应商每月1～30日（除周六、日外）均可至所属结算中心提交对帐单，对帐方式可采用传真、信件、会面、电话等；

（3）月结30天、45天、60天的供应商在货款到期前20天将对帐资料交相应会计核对，月结15天的供应商在货款到期前10天将对帐资料交相应会计核对；

（4）供应商对帐时须填写统一的对帐表格，表格相关栏内填写正确有效数据及信息，并附相关原始单据后，投入各自的回单柜内或以相应的方式传至对帐处；

（5）供应商交来对帐单三个工作日后可至回单柜领取已核对好的对帐单，或来电查询对帐情况；

⑹供应商在领取对帐单的同时，应至费用会计处查询应交费用明细，并按对帐单上核对好的金额开具正确的合法发票；

⑺发票要求填写规范、内容正确、真实、字迹端正、清晰，并加盖单位公章；

⑻严禁提供虚假发票，一经发现对该供应商严肃处理，罚款直至报送税务机关，由此产生的一切后果由供应商负责；

⑼供应商对帐单据丢失，应提交书面申请并与相关部门协商解决，有关涉及公司商业机密或其它供应商的情况有权拒绝回复；

⑽月结30天、45天、60天的供应商在接到交发票的通知7天内将发票和相关费用交结算中心，月结15天的供应商在接到交发票的通知5天内将发票和费用交结算中心，凡超时限交发票的将顺延一个付款周期；

⑾结算货款前供应商应主动与会计取得联系，及时交纳各项费用及返佣，交费用可采用现金、支票、电汇形式，结算中心收到供应商缴清的费用及返佣后，在十个工作日内付款；

⑿供应商可在出纳处查询货款支付时间，如有其它有关对帐、传单等方面的问题，请找相应的会计查询核对。

2、其他结算事项说明

⑴办理结算卡时须填写《新一佳结算登记表》，并加盖公章，同时提供法人代码证、税务登记证、营业执照复印件、结算员本人身份证复印件及近期一寸彩照一张；

（2）供应商与本公司终止合作，应及时办理各店清场手续，我司根据店财务办理完清场手续后一个月的时间内结清余款。

3、全国统一结算流程

为配合公司全国统一结算的财务方针，结合设置区域财务部的要求，便于结算工作能更加顺畅、高效果地运作，制定以下结算流程：

步骤说明：

1、第1至2步由区域核算会计完成，在这几步当中，核算会计要负责结算基础资料的正确性，对系统中的商品验收价格、验收数量进行核实，为以后结算工作的顺利进行打好基础，这两个步骤要求在货款到期前13天完成；

2、第3至15步由区域结算中心完成，这当中要求对帐会计要做到对帐及时、金额准确，如发现验收价格差异、数量差异，应及时进行跟踪处理；

对于供应商交来的发票，制单会计要进行仔细审核，且及时将所收发票传给店内或区财务中心抵扣税额，并在规定时间内做好付款审批单传主管审核；

收费会计要及时通知供应商应交费用明细及金额，收到供应商自动转帐的费用要及时进行处理，不推诿，对查询应交费用明细的供应商要耐心讲解，供应商提出有异议的费用要及时通知相关人员限期解决，费用会计负有及时收回合同费用的职责（未设区域结算中心时，以上几步由门店财务代为处理），以上几步要求在货款到期前三天完成。

五、附录

新一佳商场结算登记表

公司全称

公司地址

开户行

帐号

法人代表

财务经理

采购经理

税务登记证号码

营业执照证号码

备注：

1、本公司提供的上述资料全部真实合法，如有虚假，本公司愿意承担一切责任。

2、附法人代码证、税务登记证和营业执照复印件。

供供应商加盖公章

日期：

年月日

供应商登记表

对应采购部门

供应商名称

地址

电话

传真

联系人

类型

注册资金

开户行

帐号

税号

经营方式

注册类型

公司员工数

营业面积

办公面积

办公场所类型

经营范围

主要品牌

主要客户

年营业额

供应商报价单

商品品名

国际条形码

包装规格

销售规格

销售单位

销售单位含税报价

备注

公司名称：

公司地址：

联系人：

电话：

传真：

其它联络方式：

税号：

开户行：

报价公司签字盖章

新一佳商品采购合同

部门：

供应商编号：

合同编号：

本商品采购合同由合同适用店委托甲方和乙方（供应商）共同签订。

甲方资料：

名称：

地址：

邮编：

电话：

本合同适用店：

乙方资料：

供应商类型：

□生产商□代理商□批发商□其他

合同类型：

□更名□新签□续签

法定代表人：

邮编：

国税登记号：

开户行：

帐号：

业务代表：

业务电话：

4、乙方保证提供的商品价格不高于其他同类商家的供货价，否则，甲方有权要求乙方承担相当于存在价差的商品总值百分之三十的违约金，并按所了解的最低价格与乙方结算，直至有权终止合同。

5、价格变动需经双方协议，经甲方认可后执行新价格。

6、乙方不得在价格变动前限制甲方订货量，并承诺调低进价之日对甲方所有库存作差价补偿，否则甲方将从乙方的货款中直接扣除库存差价金额和税金。

违约责任

1、乙方不能按订单指定时间和数量、品种供货时，由乙方按订货金额的10％向甲方承担违约责任。

2、如甲方不能按约支付货款，由甲方按未付货款的每日万分之二向乙方承担违约责任。

3、因乙方商品质量问题引起或相关原因造成的一切甲方损失，均由乙方承担，甲方有权直接在乙方结算时扣除此款项，同时乙方需向甲方支付质量不合格的违约金共计元。

4、因乙方提供的商品条码为错误条码和伪码，乙方向甲方支付人民币500元／次的违约金。

5、若乙方交付的商品与谈判时的样品不一致，乙方向甲方支付人民币3000元至10000元／单品的违约金。

6、乙方不得在甲方销售未经《新一佳商品确认表》确认的商品，否则，乙方就所售商品按每个单品向甲方支付1000元人民币的违约金，同时甲方有权终止合同，上述约定不足以弥补守约方损失时，守约方仍有权追索。

一方违约，另一方即拥有终止合同的权力。

商品的订货及交付

1、甲方向乙方发出订单订货，乙方收到甲方订单后需按所订品种、数量在约定时间内将货物运抵甲方指定地点。

如乙方个别商品停产或断货，应提前20天书面通知甲方商品部，甲方正式收货前的一切责任及费用由乙方承担。

2、向甲方各门店供货的交货时间应为乙方收到的每一订单上约定的预计交货日前24小时至此交货日内。

3、乙方所售商品有保质期的，必须在三分之二（2/3）保质期内送货，否则甲方有权拒收。

4、甲方可在合理的时间内以书面形式更改订单，如乙方在收到该更改通知后于买卖双方约定时间内未提出书面异议，则视为其同意按更改后的订单交货。

5、交货方法、地点、期限：

参加新一佳物流配送：

□是□否

交货方式：

□乙方免费送货至甲方指定收货点□甲方自提自运

交货地点：

□甲方配送中心□甲方各门店

交货期限：

□省内天外省天配送中心天

免责条款

下列情况出现时，本合同自动终止，双方互不追究责任。

1、出现不可抗力因素。

2、政策及政府原因，合同履行成为不可能。

商品的包装及验收

乙方的商品包装必须符合国家规定的标准或甲方在商品订单中的具体要求，并且包装上尽量使用国际标准条码。

甲方收货时对商品进行数量、型号、规格及包装外表的验收，核对是否符合订单的规定，对不合格商品甲方有权拒收。

甲方还将保留在合理期限内对其质量提出异议的权利。

共同约定

甲乙双方经平等协商，共同签订本合同。

双方对本合同条款已尽相互说明之义务，并对本合同之所有条款均已充分理解并详细了解各方在本合同中享有的权利和义务；

双方对可能违反本合同时所应承担的违约责任的风险亦有清楚的了解；

双方均认为本合同已反映其真实意愿。

因此，双方同意签署本合同，以资共同遵守。

争议解决

发生争议时，双方应友好协商解决，协商不成时，任何一方均可向商品交付地的人民法院诉讼解决。

退货

下列产品乙方须在接到甲方通知后天内接受退货。

否则，甲方有权自行处理，相关损失由乙方负责，商品价款在结算时扣除。

1、不符合约定的品种、质量、规格的商品。

2、违法经营的商品和存在质量问题的商品。

3、甲方滞销的商品

4、已超过保质期的商品。

其他约定

1、乙方被发现以任何形式对甲方员工进行商业贿赂，以企图获取订单、或更有利的价格、或更短的付款期时，甲方有权立即停止与其的商业合作关系或订单．如有任何甲方员工以不正当方式要求乙方给予任何形式的商业贿赂，乙方得以书面形式及相关证据予甲方，甲方必将秉公查处。

2、本合同受中国法律管辖。

3、未尽事宜由双方另行协商并签定补充协议，补充协议为本合同的有效附件。

4、双方履行合同时的一切信息交流，均以书面形式进行。

5、已记录之双方资料如有变更，须在十日内书面通知对方。

本合同一式三份，甲方二份，乙方一份，经双方代表签字盖章后生效。

合同附件：

1、□《新一佳商品确认表》

2、□营业执照

3、□国税登记证

4、□地税登记证

5、□《新—佳商品采购合同补充协议》

其它：

甲方：

乙方：

授权代表：

授权代表：

签署日期：

年月日签署日期：

盖章：

盖章：

合同期限

生效日期：

年月日截止日期：

年月日本合同自双方盖章后生效。

若双方在合同到期日前无异议，则本合同自动延长至新合同生效为止。

如签署全国合同，则自全国合同生效日期起，原区域合同自动终止。

缺货

甲方期望从乙方货品的常规性订货中得到连续性供货，当乙方缺货或不能保证供货时，甲方有权从乙方货款中扣除由于其不能供货而造成损失。

商品及价格

1、乙方保证其商品为合法生产并达到国家规定的质量标准，承担甲方因下列原因引起的司法行动、责任、损失、费用开支：

（1）对他人专利、商标或版权的侵犯。

（2）因商品缺陷或设计不当或产品未达标而造成的人身死亡、伤害或财产损坏等。

（3）生产厂商、代理商对商品的生产或销售违反了国家的任何法律、法规或政府部门的行政命令。

2、商品的种类、规格、商标、价格等经由本合同附件《新一佳商品确认表》予以确认。

乙方所供商品需与样品一致，否则，甲方有权拒收。

3、商品的价格应包括增值税及其他一切税金及费用在内，但不包括买卖双方在补充协议中约定的乙方给予甲方的各项销售优惠。

清场

1、甲乙双方可视合作情况提出终止合同，但需办理清场手续。

2、清场时间以《清场通知单》上的清场日期为准。

3、乙方经确认清场，按清场日期在60日内到甲方门店办理货物清退，如应付乙方的未付货款不足以抵付退货金额，乙方须购回不足以抵付部分的退货。

4、乙方的最后一次货款，需要甲方最后一家门店清场手续办理完毕30天后才能支付。

付款

付款期限：

月结天货到天（需另加5个工作日）

代销月结天首次进货结算期延长天

票据天税率%

协调服务：

提前付款天每日折旧%（发票金额）

付款方式：

□支票□转帐□电汇□其他

1、乙方提供的税票必须是国家税务机关认定为真实合法的税票。

2、甲方于结算日（日差不超过5天），向乙方支付货款。

3、因乙方示能按时提供票据或其他乙方原因影响结算，付款时间顺延。

新一佳合作经营合同

供应商编号：

甲方（盖章）：

乙方（盖章）：

地址：

联系电话：

联系电话：

代表：

代表：

甲乙双方经友好协商，就合作事宜达成如下条款，以资共同信守：

一、位置面积。

甲方以新一佳商场店楼平方米（实际面积平方米，分摊面积平方米）用作与乙方合作经营商品专柜，主要品牌为。

甲方基于统一管理、经营或实际需要，可变动乙方所设专柜区域位置、增减其经营面积或其他改变，但应提前15天通知乙方。

二、合同期限。

l、合同有效期从年月日起至年月日止。

2、合作期内，甲方若欲变更合同内容或终止合约。

应提前15天以书面通知乙方，乙方应在合约终止后5个工作日内完成撤柜事宜。

3、合同期满后，乙方需经甲方书面同意，方可续约。

乙方在合约终止，并收到甲方书面通知后超出5日仍不撤柜，甲方有权自行处理乙方货物、柜台和设施。

三、结算方式。

l、帐期：

。

2、甲方采取集中收银方式，每次结算由甲方向乙方出示电脑打印的销售总额，乙方凭增值税发票或结算，乙方不得私自收银，一经查实，均处以交易金额的20倍（不低于RMBl000元）的罚金，累计三次，甲方可扣除履约保证金，并有权终止合同。

3、合作经营项目由乙方单方经营，乙方按下列方式向甲方支付利润：

□提成；

□固定利润元／月／店；

□保底销售元／月／店，提成，超保底提成；

□正常保底销售元／月／店，提成，超正常保底提成；

促销保底销售元／月／店，提成，超促销保底提成。

若乙方销售额达不到保底销售额，甲方有权按保底销售额从销售额中直接抵扣应得利润；

销售额不足抵扣甲方应得利润时，甲方有权单方面终止本合同的执行。

如果乙方连续三个月或全年累计四个月达不到保底销售额时，乙方应自动离场，甲方退还履约保证金。

4、水电费：

□按表实收□每月元/店

5、促销员管理费：

元／人／月／店

6、其他费用：

四、公共建设费、履约保证金、节店庆赞助费用。

1、乙方在本合同生效之日前须向甲方一次性交纳公共建设费元／店和履约保证金元／店。

保证金在合同期满后，若无其他抵扣事宜，甲方在一个月内无息退给乙方。

乙方在合同生效后若未按甲方指定日期营业，每拖延壹日，相应扣除保证金的10％，超出一周，甲方有权终止合同，并没收保证金；

正常营业后，乙方需按照甲方营业时间正常营业，如有一天没有按正常营业时间营业，扣除保证金20％，连续三天不正常营业，甲方视为乙方自动解除合同，甲方从第四日起收回专柜使用权，保证金不予退还。

本合同无论以何种形式终止，公共建设费一律不予退还。

2、节店庆赞助费用：

元旦：

元／店春节：

元／店五一：

元／店

中秋：

元／店十一：

元／店店庆：

五、商品管理。

l、乙方所有经营单品品项、质量、价格、销售方式均由甲方控管，乙方需积极配合。

2、乙方经营商品应一律经甲方审核，并采用甲方认可之标价签后方可陈列销售，其商品不得任意变更，所增加营业项目或商品需书面申请，经甲方同意。

3、乙方应确保经营的商品零售价格不高于本地区内其他商场的零售价格，否则乙方应按差额的50倍向甲方支付违约金。

4、乙方如经营不同类别商品且提成率不同时，不得将高提成率商品混入低提成率商品销售，一经发现，除按该商品销售额的十倍向甲方支付违约金外，甲方有权单方面解除合同。

5、若乙方经营商品品种不齐（同类商场有而甲方商场无／断码）经甲方要求未补货的，乙方需按前一个月销售额的5％向甲方支付违约金，且甲方有权单方面解除合同。

6、顾客要求修理、退换货或提出赔偿时，甲方应根据《中华人民共和国消费者权益法》、《产品质量法》和其他相关法律、法规进行处理。

乙方必须服从甲方处理意见，甲乙双方共同搞好经营商品的售后服务工作，维护乙方经营商品、品牌的信誉和甲乙双方的信誉。

如乙方经营伪劣假冒商品，甲方有权没收，乙方应按商品零售价的10倍向甲方支付违约金，并赔偿因此给甲方造成的实际损失，甲方有权解除合同。

六、员工管理。