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4、凡查阅不宜公开的秘密以上的档案材料,要严格履行手续,不准随便摘抄,复制和补传。
5、严守保密纪律。
自觉遵守“保密法”,对违犯“保密法”及保密纪律,玩忽职守,造成大失泄密者,要按规定严肃处理,构成犯罪要追究其责任。
6、非档案管理人员,不准随便出入库房。
人事档案库房管理制度
1、档案库房的管理要有严密的制度、严格的手续和经常性的工作。
2、档案进出库要有登记和交接手续,不能“账目不清”以免造成档案泄密,丢失的漏洞。
3、管理人员变动时,要有严格的交接手续,不能只交钥匙不交“账”。
4、严格保密和保卫制度,除档案管理人员外其他人员一般不得进入库房,严禁在库房吸烟和存放易燃易爆物品。
5、档案柜的排列要科学有序、便于通风和避光。
6、档案管理人员要经常打扫卫生,保持室内和柜内整洁,干净防止灰尘对档案材料的损害。
7、库房设备应符合安全和技术要求,做好保密,杜绝文件材料丢失、损坏和其他意外事故发生。
人事档案利用制度
1、档案提供利用是档案工作重要环节。
档案人员要树立档案为政治思想工作,业务工作服务的指导思想,努力提高档案的利用工作。
2、提供利用要坚持用原件或复制件提供利用。
提供利用时,均应按查、借阅档案的管理办法办理相应手续。
3、档案人员要熟悉本机关的工作性质、业务、范围、程序,提供档案材料要准确、及时,积极、主动为领导和各部门做好服务工作。
分管档案工作领导责任制
1、积极贯彻执行党和国家的方针、政策、认真组织学习“档案法”和“机关档案工作条例”宣传上级档案部门有关档案工作政策,规定,及时处理本局存在的问题。
2、组织协调本机关档案工作的管理,经常监督检查本机关的档案工作,督促档案人员做好平时档案工作收档和移交工作。
3、重视并加强档案人员的政治思想业务工作,经常了解干部的思想和业务情况,开展两个文明和民族团结,社会主义思想教育,抓好专业学习,使他们在政治素质和业务素质上不断的有所提高。
档案员职责
1、认真学习、宣传贯彻《档案法》、《保密法》《机关档案管理工作条例》和上级业务主管部门制定的关于档案工作的方针、政策、规定、办法及本局规定的各项规章制度。
2、刻苦学习档案工作业务知识,培养独立工作能力,不断提高档案管理工作的科学水平,积极为本局各项工作服务。
3、对人事档案要每一季度检查、核对一次,避免张冠李戴,调出人员档案要随人员及时转出。
凡需查(借)阅档案,未经主管领导批准,不得外借,不得转出。
4、经常保持档案库房整洁、卫生,切实做好“七防”工作,确保档案库房绝对安全,发现问题及时报告,采取措施,妥善解决。
5、准确做好档案的统计工作,定期编制档案工作统计报表,同时做好档案资料的借阅登记工作,按有关规定,定期向档案主管部门移交档案。
6、坚守岗位、忠于职守、遵守纪律、严守机密。
7、对丢失、损坏档案者有权提出处理意见。
绝对保护档案的安全,凡接受的档案要及时存入档案室,不得外放,不得擅自转移,分散销毁档案材料。
为了加强对干部人事档案的综合管理,逐步实现人事档案管理工作规范化、科学化和制度化,更好地为干部工作服务。
根据国家《档案法》和《干部档案工作条例》的有关要求,特制定干部人事档案管理规程和工作制度。
一、干部人事档案管理人员岗位责任制
1、认真贯彻执行《档案法》、《保密法》,严守国家秘密,维护档案完整,确保档案的安全;
2、按照干部管理权限,保管好干部人事档案,为国家积累档案史料;
3、做好档案的整理、立卷归档、保密和统计工作;
4、做好档案信息的开发利用工作,热情、及时、准确地为领导和各项工作提供服务;
5、调查研究干部人事档案工作情况,制定规章制度,搞好干部人事档案的业务建设和宏观业务指导;
6、定期向档案馆(室)移交进馆的档案,负责档案资料鉴定、销毁等有关事宜;
7、定期对档案库房进行安全检查。
二、干部人事档案查(借)阅制度
1、查(借)阅人员必须是中共党员,持有《查阅干部档案审批表》。
不得凭借“调查证明材料介绍信”和其它联系工作介绍信查阅干部人事档案。
2、干部人事档案管理部门,应根据规定,确定是否提供和提借什么材料,并对提供查阅的档案进行登记。
3、任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的人事档案。
4、查阅人员必须严格遵守保密制度,不得泄密或擅自向外公布档案内容。
违反者应视情节轻重,予以批评教育直至纪律处分。
5、查阅人员要爱护干部人事档案,严禁在档案材料上圈画、批注、涂改、折叠,不得抽换、拆散档案材料。
6、未经人事档案管理部门同意不得复制干部人事档案材料,不允许把档案内容抄在笔记本上,摘录的材料要细致核对,经人事档案管理部门签署意见盖公章后,方可使用。
7、干部人事档案一般不借出。
因特殊需要,须按查(借)阅干部人事档案的审批手续办理,并填写《干部档案借阅审批表》。
借出的档案要妥善保管,不得交无关人员翻阅,不得转借,不得复制,限期归还。
三、干部人事档案材料收集补充制度
1、按照中组部《干部人事档案收集归档规定》,经常通过有关部门收集干部职务任免、调动交流、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映干部德、能、勤、绩的材料,以及学历变化、职称、工资晋升等形成的所有需要入档的有关材料,及时充实档案内容。
2、收集的干部人事档案材料必须是组织上形成的,或者是组织上审定认可的材料,并加盖有关部门公章或签名,未经组织同意,个人提供的材料不得收集。
3、凡新参加工作的国家干部、地方新安置的部队转业干部,都应填写“干部履历表”,审核后,补充进干部人事档案。
4、干部人事档案材料的形成部门,在材料形成后的一个月内,将材料主动送交主管干部人事档案的部门归档。
5、档案管理人员要掌握形成干部人事档案材料的信息,并及时、主动地向有关部门索要应归档材料。
发现送交的归档材料不符合归档要求时,要及时通知形成档案材料的部门补送材料或补办手续,形成材料的部门亲按规定认真办理。
6、认真办理干部人事档案材料收集登记和交接手续。
四、干部人事档案材料鉴别归档制度
1、对收集的干部人事档案材料必须根据中组部的有关规定进行认真鉴别,不属归档的材料不得擅自归档。
2、归档的材料必须真实、完整、文字清楚,对象明确,手续完备。
3、不属归档范围的材料,可区分情况,予以处理。
凡销毁材料,必须详细登记,并报主管负责人审查批准后方可销毁。
4、干部人事档案材料必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写。
凡圆珠笔、铅笔、红墨水书写的材料,责其按要求书写改正后方可归档。
5、归入的干部人事档案材料均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。
五、干部人事档案转递制度
1、转递干部人事档案或材料必须做到及时、准确、安全。
2、转出的档案必须完整齐全,并按规定经过认真的整理装订,不得扣留材料或分批转出。
3、干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取,不准邮寄或交干部本人自带。
4、转递档案必须填写“干部人事档案转递通知单”一式三联,并办理有关登记手续。
5、接受单位收到档案后,应认真核对,并在“干部人事档案转递通知单”的回执联上签名盖章,立即退回。
逾期一个月未退回,转出单位要查询,以防丢失。
6、干部人事档案应随着干部的工作调动或职务的变动及时转递,避免人档分离。
7、凡是转出的干部人事档案或材料均应严密包封,并加盖机密章。
六、干部人事档案检查核对制度
1、干部人事档案管理部门对所管理的档案要定期地进行检查核对,一般每半年核对一次,发现问题,及时解决。
2、凡提供利用的干部人事档案,在收回时,要严格检查,经核对无误后,方可入库。
3、整理好的干部人事档案入库前,要逐人、逐卷、逐份、逐页进行检查核对,发现差错,及时纠正。
4、转出和接受干部人事档案时,应将材料与目录检查核对一遍,防止张冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事档案材料,应检查是否属于归档材料,是否完整齐全,是否符合归档要求,是否手续完备。
6、输入计算机的干部人事信息须与干部人事档案核对无误后方可使用。
七、干部人事档案保管保密制度
1、严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的要求,做好干部人事档案的保管保密工作。
2、干部人事档案管理部门,应设立专用档案库房(室),配置铁质档案柜,妥善保管干部人事档案。
3、干部人事档案库房(室)必须备有防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施。
安全措施应经常检查,保持库房的清洁和适宜的温、湿度。
4、干部人事档案库房(室)和档案柜,应明确专人管理。
管理人员工作变动时,必须严格办理好交接手续。
5、非管理及无关人员一律不得进入档案库房(室)。
6、严禁用电话、电报索取或提供有关干部的全面材料和涉及干部政治历史问题或其它重要问题的材料。
7、档案工作人员不得向无关人员谈论泄露有关干部人事档案的内容。
离职后要严守有关保密规定。
8、严禁任何人携带干部人事档案材料进入公共场所和娱乐场所。
9、在工作中形成的各种草稿、废纸等,不得乱扔、乱抛,一律按保密纸处理或销毁。
八、送交干部人事档案材料制度
1、干部人事档案材料的形成部门,应在材料形成的一个月内,主动送交干部人事档案管理部门归档。
2、任何组织与个人,不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。
3、干部人事档案管理部门,应与各有关部门建立联系制度,保持收集材料的渠道畅通。
4、干部人事档案管理部门,对未能按时递交档案材料的部门,应主动与有关部门联系,进行督促。
5、发现递交归档的材料,不符合归档要求的,及时通知有关部门补送或补办手续。
九、几类特殊人员档案管理要求
1、对辞职、辞退人员档案管理部门要及时通知本人,经个人同意,其人事档案转入当地人力资源市场代理,费用自理。
2、因各种原因产生的无头档案,应认真查转,对确属查不到下落的档案,单独登记、造册管理,以备来人查对。
3、原为“无头档案”,后又查到下落并确实无误的要及时按正常程序归档,以备提供利用。
4、对退休人员档案单独造册登记管理,及时将《退休人员审批登记表装》档并装订完整。
5、对死亡人员档案内容材料建立目录,整理装订,每两年向档案馆移交一次。
人事档案管理制度
一、人事档案查(借)阅制度
1、查(借)阅人事档案必须按照《干部档案工作条例》规定,填写《查阅干部档案审批表》,经人事部门盖章和负责人签字同意后,方可到档案管理部门办理查(借)阅手续。
2、人事档案未经主管领导批准,不得外借,如有特殊需要借阅干部人事档案,借阅人员须在《查阅干部档案审批表》上说明理由,并经批准方可借出。
借出时间最长不得超过15天,若需延长使用时间,应办理续借手续。
3、查(借)阅人事档案人员,不得查阅本人及其直系亲属的档案。
4、查(借)阅人事档案,使用单位应派中共党员进行查阅。
非中共党员不得查借阅干部档案。
5、查(借)阅人事档案人员,应严格遵守保密制度和阅档规定,不得向无关人员泄露或擅自向外公布档案内容。
6、查(借)阅人事档案人员,查(借)档案时严禁涂改、圈划、抽取、撤换、添加档案材料,未经批准,不得摘抄、复制、拍摄档案内容。
7、查阅人事档案时,查阅人员应在档案室或管档人员指定地方进行查阅,严禁吸烟,防止档案材料被破坏。
8、查(借)阅人员在查(借)阅人事档案前,必须严格履行登记手续,进行查(借)阅登记,查阅后,应及时注销登记。
9、借出的档案须指定专人保管,不得转借,更不得把档案交无关人员或本人翻阅。
10、对未遵守以上规定的人员要给予批评,对造成损失或不良影响的人员,应给予组织纪律处分,对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》的人员要依法处理。
二、人事档案收集归档制度
1、凡收集归档的人事档案材料,要按照《干部档案整理工作细则》和《中国人民银行干部人事档案管理暂行办法》规定的要求,做到分类清楚、时间顺序准确,进行整理后归档。
2、人事档案材料的收集档范围包括:
干部任免、调动、考察考核、培训、奖励、入党、入团以及学习成绩等工作中反映干部德、能、勤、绩的有关材料。
3、人事档案管理部门,应掌握形成干部人事档案材料的信息,建立与档案材料形成部门的收集联系制度,根据各部门形成人事档案材料的途径不同,定期收集归档材料。
4、收集归档的档案材料,必须是办理完毕的正式文件材料;
材料必须完整、齐全、文字清楚、对象明确,有承办单位印章和文件形成时间。
凡规定组织审查盖章或本人签字的材料,材料上必须有组织盖章或本人签字。
对不符合要求的材料不能收集归档。
5、收集归档的档案材料,须统一标准,材料使用十六开(长26cm/宽19cm)档案标准办公用纸,材料不得使用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水书写,也不得使用复写纸书写。
三、人事档案鉴别核对制度
1、人事档案在整理装订之后和存放库房之前,须按照《中国人民银行干部人事档案管理暂行办法》的规定要求,对档案进行认真核对检查,核对无误后方可放入库房存放。
2、人事档案管理部门在接收干部档案材料时,要对档案材料进行鉴别核对,发现材料有填写错误的,要及时予以更正,并在更正后的地方加盖公章。
3、人事档案管理人员在核对干部人事档案时,要对档案进行鉴别,发现有不该归入档案的材料要立即撤除,发现缺少材料要及时追查补齐。
4、对有关部门查借档案后,在送还档案时,要对被查(借)的干部人事档案进行核对检查,核对档案有无涂改和缺少材料,核对无误后方可入库存档。
5、销毁人事档案材料要由人事档案管理人员造册登记,对确需销毁的档案材料要由档案管理部门负责人审核确定,签字同意,否则不得销毁。
6、档案管理部门,每年要定期对干部人事档案按照编号的索引目录进行核对,核对应实事求是,不得弄虚作假,发现问题及时解决。
四、人事档案转递制度
1、因工作调动或职务变动,干部调配、任免工作部门应及时将干部调动函和任免通知及时告诉档案管理部门,并建立必要的联系制度。
2、档案必须通过机要交通转递或指定专人送取,不准本人携带自己的档案或普通邮寄。
3、转递人事档案必须认真履行手续,档案管理部门没有接到调动通知函,不得擅自转出档案。
转出干部档案必须由档案管理人员专人办理。
4、转出人事档案必须内容完整、整理规范,装订整齐。
不得擅自抽取、扣留档案材料或分批零散转出。
5、转递人事档案时要严格按照规定,逐项填写“干部档案材料转递通知单”,作好记载,以便备查,并严密包封盖好印章,防止在转递过程中失密、散落。
6、接收人事档案材料,要严格与档案目录进行核对,在确保档案材料齐全无误后,方可在回执单上签章退回,对接收档案逾期一个月未到的,要去函催收,以防丢失。
转出的干部人事档案,要及时催促接收单位退回回执。
7、对人事档案由本人自带到接收单位的,应不予接收;
凡转出的档案,应查明接收单位是否具备档案管理权限,否则不予转出。
8、职工死亡后,其档案由人事部门保管五年后,移交本单位文书档案保管。
干部档案管理制度
干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。
干部档案的管理范围与干部任免权限相一致。
一、现职干部的档案管理
1、县委组织部保管的干部档案
(1)副处级干部的档案副本;
(2)副乡(局)级以上的干部档案;
(3)市委组织部任命的干部档案;
(4)各部委办局的人事科(股)长及干部档案管理人员的档案;
(5)各区乡(镇)的国家干部档案和各乡(镇)党委组织委员、组织员、组织干事的档案;
(6)其它需要代管的干部档案。
2、各局保管的干部档案
(1)本局除市管以外的干部档案;
(2)下属单位的负责人和一般国家干部档案;
(3)其他需要代管的干部档案。
3、乡(镇)保管的干部档案
(1)本乡(镇)定编的干部档案;
(2)乡(镇)办企业副厂级以上的干部档案;
(3)村级定职干部的档案;
(4)其他需要代管的干部档案。
二、退(离)休干部的档案管理
退(离)休以后(包括异地安置的),其档案仍由原管理单位保管。
三、死亡干部档案的管理
干部死亡以后,其档案由原管理部门保存五年后,移交县档案馆永久保存。
四、其他干部的档案管理
1、干部辞职、退职、自动离职、被辞退、被开除公职后,未就业的,其档案仍由原管理单位保管;
另就业的,其档案转给新的主管单位保管。
2、干部在受刑事处分和劳动教养期间,其档案由原管理单位保管。
刑满释放和解除劳教以后,重新安置工作的,其档案转给新的主管单位保管。
3、干部出国不归、失踪、逃亡以后,其档案由原管理单位保管。
五、干部档案实行分级管理后,根据中组部《干部档案工作条例》的规定,本部对全市干部档案管理工作,在业务上要经常进行检查指导,切实做好干部档案的管理工作。
干部档案工作人员守则
一、坚持四项基本原则,认真学习马列主义、毛泽东思想和党的各项方针、政策,努力提高政治思想水平。
二、热爱本职工作,忠于职守,乐于奉献,刻苦钻研业务,提高业务水平和工作能力,积极为干部工作和经济建设提供优质服务。
三、严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定,保护档案的安全,不得泄露档案内容。
四、坚持原则,严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。
干部档案转递制度
一、干部调动和职务变动时,原管理档案的单位,应在调档通知到达十天内,将档案转新的主管部门。
二、干部档案或档案材料由县以上单位的组织、人事部门通过机要交通转递或派专人送取,不准邮寄或交干部本人自带。
三、转出的档案必须完整齐全,并按规定认真整理装订,不得扣留材料或分批转出。
四、转递档案必须填写《转递干部档案通知单》。
接收档案的单位,收到档案后经核对无误,应签名盖章,立即回执。
五、严格执行转递制度,避免产生“无头档案”。
转入的档案不属本单位人员的,要立即退回原转出单位;
滞留的档案,应根据档案中反映的最后一个经历认真查找下落,查不到下落但有保存价值的档案材料,可移交到干部原籍档案馆保存。
干部档案提供利用制度
一、查阅干部档案,必须按照规定办理审批手续,提出查阅人、查阅的内容及要求,经有关负责人同意签字后方可查阅。
二、干部档案一般不外借,特殊情况应经有关领导批准,并严格履行登记手续,限期归还,不得擅自转借他人。
三、凡查阅干部档案,利用单位应派中共党员干部。
任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
四、查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档制度,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。
查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。
若有违反制度者,一经发现,应立即上报主管部门,并根据情节轻重,予以严肃处理。
五、借用、查阅档案的单位或个人,不得擅自拍摄复制档案内容。
因工作需要从档案中取证的必须请示干部档案主管部门审查批准后才能复制(拍摄)。
干部档案安全保密制度
一、干部档案应由党的组织和人事部门保管,凡保管档案较多的单位都应设专用档案室,保管档案较少的单位,应配置专门铁质档案柜存放档案。
存放档案的地方应有去湿、灭火等设备。
二、干部档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设备和安全措施应经常检查,要保持室内的清洁和适宜的温、湿度(要求:
温度14℃-24℃相对湿度45%-65%)。
三、保管干部档案,应建立登记和统计制度,每半年检查核对一次档案,发现问题及时解决。
四、干部档案工作,应配备专职或兼职档案员,并明确分管的领导人,档案工作人员调动时必须做好档案和档案材料及业务文件的交接工作。
五、严禁任何个人私自保存他人的档案。
对利用档案材料营私舞弊的,应视情节轻重,予以严肃处理。
干部档案材料收集归档制度
一、收集归档的范围
1、按规定填写的干部履历表、自传、鉴定等;
2、干部任免呈报表、提拔使用的后备干部考察材料、后备干部登记表;
录用和聘用干部工作中形成的审批表、聘用干部合同书等;
3、干部的学历和培训材料、毕业生登记表、培训结业成绩登记表等;
4、专业技术职务(职称)任职资格申报表、专业技术职务考绩材料、聘任专业技术职务审批表等;
5、入党、入团材料,民主评议党员登记表、退党和取消预备党员资格材料;
6、先进人物登记表,先进模范事迹材料及纪检、监察等工作中形成的处分材料等;
7、出席党代会、人代会等代表登记表,出国及调整工资审批表,离休、退休审批表等;
8、其他可供组织参考有保存价值的材料。
二、对归档材料的要求
1、归档材料必须真实、完整齐全、文字清楚、对象明确,需经组织审查盖章或本人签字的,盖章签字后方能归档;
2、档案材料须统一使用16开规格的办公用纸,不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写,必须用蓝黑或碳素墨水,对不符合书写要求的归档材料及时退回材料形成部门重新填写;
3、组织人事部门形成的归档材料,要在正式材料形成后十五天内送交干部档案管理部门;
其他部门形成的归档材料,要在正式材料形成一个月内,送交干部档案管理部门。
档案材料收集联系制度
1、干部人事档案管理部门要与干部所在单位、党团组织、教育培训部门、科技业务部门、纪检监察等档案材料形成部门建立经常的联系,彼此沟通信息,保证收集渠道畅通。
2、档案材料形成部门要按照《干部档案材料分类目录》的范围,将新形成的材料详细登记《干部档案零散材料移交表》(一式两份),每月一次送交干部人事档
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