后勤行政管理体系.docx
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后勤行政管理体系
后
勤
管
理
体
系
目录
第一章后勤部编制及管理3
1、后勤部岗位职责3
2、采购流程4
3、采购流程管理制度5
4、物资入库管理制度6
5、物品出库流程7
第二章工作服管理制度9
1、工作服标准配置及预算9
2、工作服的管理10
3、工作服的采购流程、制度10
4、工作服发放、登记制度、流程10
5、工作服丢失、损坏制度10
第三章公务车管理12
1、管理责任及安全流程12
2、车辆档案管理流程13
3、公务车辆使用流程及故障的责任划分14
4、车辆的正常维护保养流程15
5、汽油消耗管理制度及预算16
第四章员工食堂管理20
1、员工食堂管理制度20
2、就餐时间管理流程22
3、食堂卫生管理流程23
4、食物中毒预防及防火流程26
5、采购验收管理流程及预算27
第五章员工宿舍管理29
1、宿舍管理制度29
2、宿舍室长岗位职责30
3、宿舍应急处理流程31
4、宿舍安全、卫生制度32
5、宿舍物品领用、保管流程32
第一章后勤部编制及管理
1、后勤部岗位职责
1.1后勤部人员编制架构图
1.2后勤部各岗位职责
①后勤部主管
◆负责后勤管理制度拟定、检查、监督、控制和执行。
◆负责组织编制年、季、月度后勤工作计划,本着合理节约的原则,编制年、季、月度后勤采购、用款计划,搞好后勤结算工作,并组织有计划的实施和检查。
◆负责职员食堂的正常运转,对食堂费用做出合理控制,不断提升菜品质量,定期询问公司员工对就餐质与量的要求,持续改进。
◆负责职员宿舍的日常管理及用品、用具的发放并作好台账。
◆统筹协调各部门后勤工作,认真贯彻执行并努力完成领导交办的各项工作任务。
②后勤部专员
◆协助后勤主管处理各项事务。
◆对后勤入库、出库物品进行登记、盘点,并做好台账。
◆保管后勤部物品、钥匙。
◆协助监督、检查、管理食堂、宿舍各项工作的正常运转情况。
◆认真贯彻执行并努力完成领导交办的各项工作任务。
③食堂厨师
◆保证在开饭时间内员工用餐,始终保持供应热菜热饭。
◆做好日常的成本控制,杜绝食品原材料的浪费。
◆确保食堂环境卫生和干净卫生餐具的供应。
◆遵守职业道德,搞好个人卫生和食品卫生,确保食品安全。
◆认真贯彻执行并努力完成领导交办的各项工作任务。
④食堂小厨
◆协助厨师在开饭时间内员工用餐,始终保持供应热菜热饭。
◆清扫食堂卫生,确保食堂环境卫生和干净卫生餐具的供应。
◆遵守职业道德,搞好个人卫生和食品卫生,确保食品安全。
◆协助厨师处理员工食堂各项事务。
◆认真贯彻执行并努力完成领导交办的各项工作任务。
2、采购流程
2.1为了规范公司的物资采购,降低物资采购成本,确保公司各项物资供应,加强物资采购的监督管理,特制订本规定。
2.2本规定是芳草地物业公司后勤管理部采购管理的基本规范。
2.3后勤采购应当根据市场信息做到比质,比价采购。
2.4后勤部采购岗位职责
◆负责采购计划的安排,确保物业各部门物资的供应。
◆负责物资采购及档案管理员的监督与管理。
◆负责物业采购计划的制度,采购合同的拟定及保管。
◆负责物资采购的询价、议价、比质、比价。
◆负责本部门按时、保值、保量地完成所需各项物资的采购工作。
◆负责采购过程的安全工作,物品丢失责任工作。
◆做好后勤各项档案的管理工作,如采购合同、各种后勤审批文件及公司下发的各种文件。
◆建立采购物资台账、借款明细账及公司应付账款,定期与财务部对账。
◆严格按照物业公司后勤管理制度及流程实施。
◆负责收集每月25日各部门上报的物资申请表。
2.5后勤采购应遵守的原则
◆未经审批的物资一律不得采购。
◆仓库内的库存物资应优先使用。
◆建立合格供应商名录时,采购远近搭配的原则。
◆采购物资时,应尽量通过银行结算,减少现金结算。
(根据采购的金额而定)
◆在比价过程中,严格执行同类产品货比三家,择优确定采购单位。
◆对于先试用的物资,必须由使用部门出具实验报告,并由审批后方可采购。
3、采购流程管理制度
为了提高公司采购制度,明确岗位职责,有效降低采购成本,满足本公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制订本采购流程管理制度。
3.1物品申购单须填写的要素
①申购部门;
②申购物品名;
③申购物品的用途;
④申购物品的用途;
⑤申购物品的规格;
⑥申购单填写人;
⑦申购部门主管;
⑧申购单审核人;
⑨财务审核人签字;
⑩物业总经理签字。
3.2采购部在接收申购单时应检查申购单的填写是否按照规定填写完整、清晰,检查申购单是否经过公司领导审批。
3.3接收申购单时应遵循无计划不采购,名称规格等完整、清晰不采购,库存已超储积压的物资不采购的原则。
3.4通知仓库管理人员核查申购物资是否有库存。
3.5对于不符合规定和撤销的申购物资应及时通知申购部门。
3.6对于紧急申购项目,在得到相关领导批准后,应优先处理。
3.7每个部门在本月25日前应把下月需要采购物品《物资申购单》交由后勤部,由后勤部统一上报下月采购计划、预算。
3.8为节约采购成本,公司实行按月上报采购计划。
计划表由行政审核后交物业经理审批。
4、物资入库管理制度
4.1物品采购回来后首先办理入库手续,由采购人员向仓库管理员逐件交接。
库房管理员要根据采购计划单的项目认真清点所要入库物品的数量,并检查好物品的规格、质量,做到数量、规格、品种,价格准确无误,质量完好,配套齐全,并在接收单上签字(或在入库登记簿上共同签字确认)。
4.2对于在外加工货物应认真清点所要入库物品的数量,并检查好物品的规格、质量,做到数量、规格、品种准确无误,质量完好,配套齐全,并在接收单上签字。
4.3物品进库根据入库凭证,现场交接接收,必须按所购物品条款内容、物品质量标准,对物品进行检查验收,并做好入库登记。
4.4物品验收合格后,应及时入库。
4.5物品入库,要按照不同的型号、材质、规格、功能和要求,分类、分别放入货架的相应位置储存,在储存时注意做好防锈,防潮处理,保证货物的安全。
4.6物品数量准确、价格不串。
做到帐、标牌、货物相符合。
发生问题不能随意的更改,应查明原因,是否有漏入库,多入库。
4.7精密、易碎及贵重货物要轻拿轻放.严禁挤压、碰撞,倒置,要做到妥善保存,其中贵重物品应入公司内小仓库保存,以防盗窃。
4.8做好防火、防盗、防潮工作,严禁与我公司无关的人员进入仓库。
4.9仓库保持通风,保持库室内整洁,由于仓库的容量有限,货物的摆放应整齐紧凑,作到无遮掩,标牌要醒目,便于识别辨认。
5、物品出库流程
5.1物品出库,仓库管理员要做好记录,领用人签字。
5.2物品出库,数量要准确(账面出库数量要和出库单,实际出库实际数量相符)。
做到帐、标牌、货物相符合。
发生问题不能随意的更改,应查明原因,是否有漏出库,多出库。
5.3保管员要做好出库登记,并定期向后勤主管做出入库报告。
5.4为了防止出现出库货物差错,要严格遵守出库制度,应先写好出库单并且相关责任人签字后,交仓库管理人员进行出库登记工作,完成后才可以到仓库拿取货物。
5.5每月后勤部应对仓库进行盘点,核对、清点每月出库物品用量。
附件一:
物资申购表
序号
物品名称
数量
单位
单价(元)
小计(元)
用途
备注
1
2
3
4
5
6
合计金额
申购人
申购部门
申购时间
部门主管审批
后勤主管审批
财务主管审批
物业经理审批
第二章工作服管理制度赞同
1、工作服标准配置及预算
注:
按后期人数预算、配置
序号
品名
单价(元)
数量
单位
合计(元)
备注
1
管理人员西服(人)
套
2
长袖衬衣(/人)
件
3
短袖衬衣(/人)
件
4
合计
序号
品名
单价(元)
数量
单位
合计(元)
备注
1
客服人员工装(人)
套
2
长袖衬衣(/人)
件
3
短袖衬衣(/人)
件
4
合计
序号
品名
单价(元)
数量
单位
合计(元)
备注
1
工程人员工装(人)2套/人
套
秋冬装
2
工程人员工装(人)2套/人
套
春夏装
3
合计
序号
品名
单价(元)
数量
单位
合计(元)
备注
1
保洁人员工装(人)2套/人
套
秋冬装
2
保洁人员工装(人)2套/人
套
春夏装
3
合计
序号
品名
单价(元)
数量
单位
合计(元)
备注
1
安全员外套(人)
套
2
长袖衬衣(/人)
件
3
短袖衬衣(/人)
件
4
冬装大衣(人)
件
5
配件
套
帽子、领带、肩章、皮带等
6
合计
序号
品名
单价(元)
数量
单位
合计(元)
备注
1
2、工作服的管理
后勤行政部门是工服的管理部门,在新职员入职和职员离职的时候,负责职员工服的处理,并作好登记以备查。
3、工作服的采购流程、制度
3.1工服的供应商和采购价格由集团批准后,后勤行政部门到指定供应商处提供本部门工服采购标准(或提供样品),要求供应商照样加工;后勤行政部门与供货商签订总制作合同。
3.2工服采购费用先由地产公司垫付,或者在开办费一次性转入物业账号,由物业垫付。
4、工作服发放、登记制度、流程
4.1新职员入职时,后勤行政部门须与职员签订工服使用承诺书,试工期和试用期内不配发工服,职员需穿着正装,待职员转正以后按照公司规定和季节配发相应的工服。
离职时,需到后勤部办理退还工作服手续。
4.2配发工服:
◆职员转正的第一月至第三个月,公司将配发的工服费用分别在本人工资中逐月扣除。
◆配发工服不满一年离职的职员,离职员资中扣除全部工服的费用;
◆自配发工服之日起,办公室职员:
在公司服务满一年,将返款工服全款的40%,满二年将返款工服全款的40%,累计返款80%;
4.3工服使用登记表,由后勤行政部门提供统一格式。
5、工作服丢失、损坏制度
因职员个人原因丢失、损坏,造成工服无法继续使用的,由职员支付工服的重新购置费用,离职时只返还正常配发工服时收取的费用,后勤行政部门根据各部门实际情况处理,公司不做具体要求。
附件二:
职员工服使用登记表
姓 名
年龄
学历
所在部门
职务
入职时间
转正时间
身份证号
职员工服使用记录
办公室类
类别
名称
数量
领用时间
工
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