会务组织经验分享Word格式文档下载.docx

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✧住宿房间总量、住宿人数总量确实定

✧费用预算

✧住宿现场安排

6．会议、讲座资料准备

7．会场布置

8．交通安排

✧接待及住房安排

✧确定各部门会后乘坐班车人员数量，并制定班车路线

9．整体调度

✧会前定期召开准备会议

10．会议报到

11．会议进展

12．会后整理

13．游览观光

14．与会重要人物返程机票预订

建议制定如下表格：

工程名称

工程内容

预计完成时间

负责部门

责任人

会场确定

2021年3月15日

方案筹划执行组

XXX

会议筹划方案

确定筹划方案〔会议日程、议程、会议时间、参会人员范围等〕

2021年3月15日之前

略

注意：

组织小型会议，可在此根底上删减不必要环节，根据党中央的相关要求，会议应力求精简，切记不要过分冗长。

〔二〕会场布置

1.绘制会场地形图

如：

大型会议会场

2.会场布置

〔1〕大型会议会场布置

✧制定会场布置方案：

会场绿植摆放

主席台桌牌及发言材料准备

会场灯光

会场指引牌的制作

会场整理、会中主席台茶水效劳

会场人员矿泉水准备及摆放

开场音乐

颁奖音乐

专项活动音乐

结尾音乐

✧与会区：

应具体标明与会各单位应处的区域，如：

✧会场要注意消防设施的放置，标明平安通道的走向。

〔2〕小型会议室布置

✧有关会议内容的横幅；

✧会议桌上布置饮用水、卫生纸〔湿巾〕、会议材料、笔、姓名桌牌等；

✧尤其应注意会议室卫生。

3.道具汇总

需做到：

定人，定物，定位。

名称

数量

摆放位置

使用人

摄像机

2

厅内两侧

摄像师

耳麦

讲台

主持人、发言人

电源

鲜花

2小束

电脑

讲台两侧

主持人

音响

4

厅内四侧

宣传字牌

6

签到处

横幅

1条

礼仪服装

6套

茶水

与会者

二、领导座次安排

〔一〕会议主席台座次的安排

1.领导人数为单数：

1号首长居中，2号首长在l号首长左边，3号首长在右边，如图：

2.领导人数为双数：

1号、2号首长都居中，l号首长排居中座位的左边，2号首长排右边，如图：

〔二〕关于宴席座次的安排

✧面门为上〔景观好的位子〕原那么

✧前排为上原那么

✧居中为上原那么

✧远门为上原那么

1.席次安排－正常摆位

2.席次安排－主宾身份高于主人

〔三〕长形座会议席次安排

或者

〔四〕主席团席次

〔五〕关于乘车的座次安排

三、照相摄像礼仪介绍

在接待工作中，拍照是一项非常常见的活动形式。

一次较为正式的会面，宾主双方往往需要合影留念。

通过合影，双方进一步加深了感情，能够更好地记住对方，也为双方的交往留下了正式的凭据和美好的回忆。

在正规的接待活动中，无论是接待单位，还是被接待的来访人员，无一不对合影相当重视。

正是因为合影在接待双方的交往中能够起到“催化剂〞的作用，可以稳固宾主双方的友谊，所以接待人员要重视拍照礼仪，讲究拍照礼仪。

尽管在人们的普遍认识中，拍照是一件很简单的事情，但拍照事实上是有很多讲究和忌讳的。

对于接待人员来说，要处理好合影的问题，通常要求关注下述4个重点问题：

〔一〕合影准备

既然合影有着十分重要的意义，那么正式进展之前，具体负责操办此事的接待人员就应该进展认真的准备，千万不可掉以轻心。

在进展准备工作时，必须特别注意以下4个方面的细节：

1.主随客便

所谓主随客便，是指在合影之前，接待人员所在的主办方应该先征求来宾的意见，只有在来宾们都同意的情况下才能够进展拍照。

如果是正式的会晤或会议合影，最好在请柬上就注明有拍照等事宜，以便来宾提前做好着装等准备。

如果来宾不愿照相，可以好言劝说，热情邀请；

但如果来宾由于种种原因而坚持不照的话，符合礼仪的做法是以来宾的意见为主，切勿强人所难。

2.布置场所

在拍照活动中，合影场所的选择和布置是一个十分重要的环节。

它能够反映出主办方对此次活动的重视程度。

如果合影场所十分随便或是简陋，那么会相应地降低会晤或会议的档次。

应该说，越是正式的合影，就越应该先期选择好场地，并进展认真的布置。

临时凑合，往往欠妥。

〔1〕选择好适宜的场所。

在场所选择方面，又分为室内和室外两种情况。

在室内照相时，要注意场地的大小和光线的明暗等问题。

在室外照相时，那么要重点考虑天气和位次等问题。

特别要注意的是，假设是大风天、阴天或是十分寒冷、炎热的天气，不宜在室外进展拍照。

如果因为拿不准天气的情况而事先不好做决定时，最正确方法是提前做好两手准备，到时再根据现场情况临时决定，以防手忙脚乱。

〔2〕考虑到背景的布置。

比方是否要挂横幅、横幅上如何书写、横幅讲究与否都是事先就应该安排好的问题。

同时，如果合影人数较多，还要考虑来宾在拍照时所用座椅的摆放问题。

在必要的时候，也可以去租借专门用于合影的背景站架。

3.备好器材

拍照时所需要使用的一切器材，如照相机、闪光灯、三角架、胶卷以及根据合影规模而选择的相应的镜头等等，均应提前备好、备足，防止在合影时发现短缺，令人措手不及以致影响到合影的效果。

在正规的拍照活动中，最好请专业的摄影师，使用专业的摄影器材进展拍摄，因为这样才能保证拍照效果的到位。

同时在拍照活动中，一样的场景最好也多拍几张，以防万一，更不能拿着“傻瓜机〞进展拍照。

〔二〕确定时间

正规的合影，在必要时要向所有参加者通报具体的时间，使大家有所准备。

此外，还应要求大家遵守时间、准时到场。

同时，在拍照活动中，要抓紧时间，讲究效率。

用最快的速度组织参与拍照的人员排好位次，开场拍照。

拍照活动最忌讳的就是无人组织或者是组织不力，以至大家拖拖拉拉，把拍照当成了聊天叙旧和自由活动。

这样，不但耽误大家的时间，而且还会显得主办方组织能力欠缺，使接待人员在专业水准的表现上“丢分〞。

〔三〕合影排位

合影时，有时需要排定具体位次，有时那么不必。

但是在正式场合所拍摄的合影，一般应当进展排位。

在非正式场合所拍摄的合影，那么既可以排列位次，也可以不排列位次。

如果有必要排列合影参加者的具体位次时，应首先考虑到是否方便拍摄。

与此同时，还应注意以下7点：

场地的大小；

人数的多少；

背景的陈设；

光线的强弱；

合影参加者具体的身份，高矮和胖瘦；

方便与否。

在一般情况下，正式合影的总人数宜少不宜多。

在合影时，所有的参与者一般均应站立。

在必要之时，可以安排前排人员就座，后排人员那么可在其身后呈梯级状站立。

但是，通常不宜要求合影的参加者以蹲姿参与拍摄。

另外，如有必要，可以先期在合影现场摆设便于识别的名签，以便参加者准确无误地各就各位。

在安排合影的具体排位问题时，关键是要知道内外有别，注意以下几点：

1.了解国内合影的排位习惯

国内合影时的排位，一般讲究“居前为上〞、“居中为上〞和“以左为上〞。

具体来看，它又有“人数为单〞与“人数为双〞的分别。

在合影时，国内的习惯做法通常是主方人员居右，客方人员居左，即“以左为尊〞。

2.坚持涉外合影的排位惯例

在涉外场合合影时，应遵守国际惯例，讲究“以右为尊〞，即宜令主人居中，主宾居右，其他双方人员分主左宾右依次排开。

简而言之，就是讲究“以右为上〞。

〔四〕拍照表现

在正规场合拍照是一件很严肃的事情，因此各方人士都要认真对待。

具体到个人表现时，主要讲究的是着装正规、仪表整洁和表情自然这3方面。

1.着装正规

2.仪表整洁

3.表情自然

4.举止有礼

在拍照时，还要注意行为举止必须彬彬有礼，特别讲究“站有站相、坐有坐相〞。

比方，手不能随意插在裤袋里。

无论天气怎样炎热，都不能当众解开纽扣或脱下衣服。

不要在排列队伍中标新立异，与众不同，还要注意不要遮挡了别人的镜头。

同时，如果不是患有眼疾，一般情况下不应该戴着墨镜照相。

〔五〕拍照忌讳

在拍照活动中，对于接待人员而言，除了注意上述的礼仪要求之外，还要特别注意防止犯忌。

1.提供照片

合影之后，主办方应主动向参与合影的各方人士提供照片，并保证人手一张。

不能“虎头蛇尾〞，更不能“有头无尾〞。

那样会让合影的各方人士产生自己是“道具〞之感，是很不礼貌的。

2.忌讳他用

接待人员切记，公务合影照片，只宜作为资料或纪念。

一般不宜用于对外活动，更不能在没有征求拍照参与者同意的情况下就随便发表。