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（四）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（六）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复

答复下级机关和单位的请示事项；

批复环境影响评价文件等。

（八）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函

适用于不相隶属机关、单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第十一条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文，应当依照《保密法》等有关法规，标明密级和保密期限。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；

行政机关联合行文主办机关排列在前；

行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。

（四）发文字号应当包括机关代号、年份、序号。

年份、序号用阿拉伯数字标识。

年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入,序号不编虚位（即1不编01,不加“第”字），使用3号仿宋字体居中。

行政机关联合行文只标注主办机关发文字号；

行政机关与其它机关联合行文，原则上应当标注排列在前的机关发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。

（五）上行文应当注明签发人、会签人的姓名。

其中“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。

拟请市政府批转的文件，应同时报送代拟稿。

签发人姓名应注在文头红线右上方，发文字号左空一字，签发人姓名右空一字。

使用3号仿宋字体。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关、事由、文种三部分组成。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

转发公文，如其标题过长，可按事由摘要转发。

公文标题可分一行或多行居中排布,回行时,要做到词意完整,排列对称,间距适当,使用2号宋体加黑。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化的简称、统称。

下行公文主送单位次序一般为：

各县（市）区、高新区环保局，市局各处室、各直属单位。

（例：

各县（市）区环保局、市局高新区分局，市环境监察支队、市环保监测站，各有关单位）

主送机关与标题之间下空一行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格,最后一个主送单位名称后标全角冒号。

（八）正文是公文的主体部分,用来表达公文的内容。

用于主送单位名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。

数字,年份不能回行，标点符号不能顶格。

正文使用3号仿宋体字。

一般每页排22行，每行排28个字。

（九）公文如有附件，应在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如：

“附件：

1.×

×

”）,附件名称后不加标点符号。

附件名称与附件标题应当一致；

附件与主件原则上应组合成册。

如果附件与主件不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格标明主件的发文字号及其附件序号。

（十）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章；

联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

（十一）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

用汉字将年、月、日标全,“零”写为“Ο”，正文后空4行，右空4字标注。

（十二）盖印。

盖印是公文最后成文生效的标志。

公文一律在正文后右下方加盖发文机关公章。

印章盖在成文时间的中上方，上沿不压正文，底边在成文时间之下，可不再落款。

正文末页无空档，可扩大或缩小行间距，不准出现（此页无正文）。

联合下发的公文，各单位都应加盖印章，印章顺序应与行文机关相吻合，最后一枚印章与发文时间相叠。

（十三）公文如有附注（需要说明的其他事项），应用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间的下一行。

（十四）公文应当标注主题词。

上行文按照上级机关的要求标注主题词。

主题词数量一般不超过5个词。

（十五）抄送机关指除主送机关以外需要执行或知晓的其它机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

抄送机关名称按党、政、军、群顺序排列。

地方党委、政府在前，部门在后；

地方党委、政府，按行政区划的顺序；

部门，按政府机构序列的顺序排列。

（十六）印制版记一般包括主题词、公文制发单位名称、制发日期,置于公文末页的最下端。

主题词顶格使用三号黑体，后标全角冒号。

如有抄送机关另起一行，左空一字三号仿宋字体标识，后标全角冒号。

回行后与第一家抄送机关对齐。

各抄送机关名称之间用逗号隔开，最后加句号结束。

（十七）公文页码用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,单页码居右空1字,双页码居左空1字。

（十八）公文中各组成部分的标识规则，按照国家标准《国家行政机关公文格式》（GB／T9704—1999）执行。

（十九）公文用纸采用国际标准A4型（210毫米×

297毫米），左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十二条行文应确有必要，注重效用。

第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，除突发事件或紧急重大事项外，一般不得越级请示和报告。

第十四条市局可以与市政府其他部门相互行文，也可以向县（市）区人民政府的相关部门行文；

除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不向县（市）区人民政府正式行文。

因特殊情况确需向县（市）区政府正式行文的，应报经市政府批准同意，并在文中注明经市政府同意。

市局内设行政机构除办公室外，不得向局机关以外的其它机关（包括系统）制发政策性和规范性文件，不得代替市局审批下达应当由市局审批下达的事项；

与相应的其它机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。

（“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。

以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。

）

县（市）区局、局属单位不得直接向市局处室上报“请示”或“报告”。

第十五条市局可与市政府部门、县（市）区政府、相应的党组织和军队机关联合行文，也可与同级人民团体和具有行政职能的事业单位联合行文。

第十六条“请示”应当一文一事；

一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。

“报告”中不得夹带请示事项。

第十七条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第十八条对上级机关的来文，如无具体贯彻意见，可按保密要求原文翻印下发，不再重复行文转发，受文单位应遵照执行。

第五章发文办理

第十九条发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、编号、印制、用印、登记、分发等程序。

第二十条草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确。

篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”第四层为“

（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）公文内使用非规范简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十一条拟制公文，对涉及市局机关其他处室职责的事项，应当在充分协商并取得一致意见后可行文；

对涉及市政府有关部门的事项，进行协商或会签。

第二十二条以市局名义制发的公文送局领导签发前，应当由办公室进行审核。

审核的重点是：

是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

公文由局领导签发后正式印制前，办公室应当复核、登记，重点是：

审核和签发的手续是否完备，正文、附件是否齐全等。

第二十三条市局普发性文件原则上应主送各县（市）区局、高新区局、市局各处室、各直属单位。

第二十四条市局发文字号、使用范围及办理程序：

（一）“济环”。

主要适用于向“市委”、“市政府”或“省环保局”起草请示、报告或意见，由分管局长审阅后送局长或局长委托的分管局长审定签发，使用“济南市环保局文件”版头印制。

（二）“济环发”。

主要适用于市局机关全局性、重要和重大问题的工作部署，印发重要的规范性文件，转发上级机关重要公文，由局长或分管局长签发，使用“济南市环保局文件”版头印制。

（三）“济环字”。

主要适用于市局机关一般业务性工作布置，印发（转发）一般性、暂行或试行的规范性文件;

通报表彰；

向不相隶属机关商洽工作，请求批准和答复审批事项。

由分管局长审定签发，使用“济南市环保局”版头印制。

（四）“济环办”。

主要适用于市局授权以办公室名义对各县（市）区局、局属单位的单位安排布置工作，重要会议通知，有关事项通报等，由分管局长或分管局长委托办公室主任审定签发，使用“济南市环保局办公室文件”版头印制。

（五）“济环函”。

主要适用于市局机关各处室在职责范围内，与环保系统各有关单位进行非指令性、非普发性的业务工作联系，与不相隶属的机关、企事业单位商洽或回复一般性业务工作，由分管局长签发，并由办公室统一编号管理。

使用“济南市环保局”（便笺）版头印制。

（六）“济环党组”。

主要适用于市局机关对各处室、各直属单位人事任免、年终考核等。

由局长或局长委托的分管局长签发，使用“中共济南市环境保护局党组文件”版头印制。

（七）“济环机党委”、“济环纪组”。

主要适用于市局机关党委、纪检组文件，由分管局长或纪检组长签发。

使用“中共济南市环境保护局机关委员会文件”、“中共济南市环境保护局党组纪检组文件”版头印制。

（八）《会议纪要》。

凡记载、传达以局名义召开的会议情况和议定事项，要求与会单位共同遵守、执行的，由局长审定签发，使用《会议纪要》版头印制。

（九）《环保工作简报》。

刊登领导有关讲话要点，市内环保工作动态，经验交流，问题探讨，使用《环保工作简报》版头，由分管局长签发。

（十）市局机关各处室、各直属单位需要使用其他发文形式，应提出该发文形式的范围、管理权限、发送对象、审核及签发程序、公文格式及编号规则，报办公室审核并备案。

第二十五条市局机关各处室主要负责人对本部门拟制的公文质量负责。

经办公室审核后，呈报局领导签发的文件出现质量问题，由办公室主任负责。

出现严重公文质量问题，并造成严重后果的，责任人年度考核不能评为“优秀”。

第六章收文办理

第二十六条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十七条收到需要办理的公文，办公室应当进行审核。

是否应当由本机关办理；

是否符合行文规则；

内容是否符合国家法律、法规等规定；

涉及其他部门或单位职权的事项是否已协商、会签；

文种使用、公文格式是否规范。

经审核，对符合本办法规定的公文，办公室应于收文当日登记处理，并及时提出拟办意见送局领导批示。

紧急公文应当明确办理时限。

对不符合本办法规定的公文，经办公室主任批准后，可退回呈报单位（部门）并说明理由。

承办部门收到办公室送达的公文后应当及时登记和办理，并将公文复印分发相关处室、单位。

紧急公文应当按时办理，确有困难的，应当及时向分管局领导或办公室主任予以说明。

第二十八条公文办理过程中遇有涉及其他处室职权的事项，主办处室应当主动与有关处室协商；

如有分歧，主办处室负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请批办领导协调。

对不涉及本部门职权范围的，应当及时退回办公室并说明理由。

第二十九条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签字视为同意。

第三十条送局领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章公文归档

第三十一条公文办完后，应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并进行整理立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；

任何人都不得据为己有或者拒绝归档。

凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

第三十二条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十三条联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

第三十四条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第三十五条拟制、修改的签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章公文管理

第三十六条送市局的公文，由办公室统一收文、审核、登记、分送和督办，局机关各处室按职责分工，具体负责所承办公文的办理工作。

第三十七条以市局名义制发的公文，按“谁主办，谁负责”的原则，依照主办处室草拟公文，主办处室负责人核稿、相关处室会签、办公室审核，局领导签发，主办处室负责印送的程序办理。

涉密公文的制发必须指派专人办理。

转发、复印涉密公文应当“密来密去”，不得任意变更甚至取消密级。

第三十八条向社会公开发布的公文（包括上国际互联网），必须经局领导批准。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第三十九条公文复印件作为正式公文使用时，应该加盖复印机关的证明章。

第四十条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。

第四十一条机关合并时，全部公文应当随之合并管理。

机关撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章电子公文

第四十二条电子公文是指在计算机网络系统中形成的具有规范格式的公文的电子数据。

市局制发的电子公文在环保系统内部具有行政效力，可以作为环保系统内部处理公务的依据。

第四十三条起草、审核、签发和办理公文，应当使用市局内部综合信息网公文管理系统（除联合行文、“济环函”外）。

办公室负责公文管理系统的管理，协调并指导市环境信息中心开展技术与维护工作。

第四十四条对各县（市）区局、市局各处室、各直属单位发送的各类布置性、告知性、事务性公文，应采用电子公文。

需要对环保系统以外的其他单位（除必须报送电子公文外），应当印制纸质文件。

第四十五条市局内部综合信息网公文管理系统处理秘密、机密级公文，必须按照国家的有关规定执行，确保涉密公文的安全。

绝密级公文不得利用计算机网络系统进行处理。

第四十六条市局内部综合信息网公文管理系统中形成的电子公文办理完毕后，应按有关规定及时办结、归档，公文数据应当备份。

除请示、保密文件，市局公文应及时在内部综合信息网上发布。

第十章附则

第四十七条办公室对上级机关和本机关下发公文和贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。

第四十八条本办法自2007年3月1日起施行。