入伙装修期的顾问工作指引Word下载.docx
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3、物资的配备与补充
a、固定资产类配置
应考虑:
1、本着合理配置、保障利用、成本节约的原则,按供应商体系要求及标准配置;
2、拟定一个周密的计划,计划应确切列出物品分类、单价及金额,以求切实可行;
3、配置阶段应结合项目实际情况,充分考虑本项目与公司物管CI形象系统的相互协调、规范问题,。
b、办公易耗品配置
c、管理、生活用房的装修
d、员工制服、装备配置
e、各类维修工具、设备配置
f、交通、通讯工具配置
g、标识、标牌的制作
4、入伙流程和方案的编制
a、制定入伙流程图
1、有利于业主办理手续程的快捷、高效;
2、有利于发展商与物业公司入伙手续的衔接;
3、便于入住后物业公司的工作开展。
b、业主收楼流程和钥匙的交接
1、基本流程:
欢迎接待→验明身份与资料→资料收取→文件填写→费用收取→验房、记录→移交钥匙→资料、归档;
2、应考虑:
对入住期临时借用钥匙的情况制定有效措施进行管理,保障业主利益和避免投诉发生。
c、房屋质量问题处理程序
1、基本程序:
业主提出整改要求→物业公司反馈发展商→发展商协调施工方整改→整改完毕信息反馈物业公司→物业公司通知业主验收;
2、提前与发展商协商入住期不同问题的处理方式及解决方案,以加快问题整改的效率,顺利完成交楼的过程。
d、入住后工程维修配合措施
1、建议发展商成立由施工单位组成的工程维修小组;
2、发展商入派驻工程师现场跟进、解释工程维修质量问题;
3、制定工程维修问题紧急处理预案。
5、入伙资料的准备
a、入伙资料的编制
按公司程序文件要求并结合当地及项目实际情况编写。
b、入伙资料的审定
应注意:
与发展商、物业公司充分协商后确定。
c、入伙资料的印刷
与发展商、物业公司、印刷单位充分协商资料的印刷事宜,主要包括:
封面、内页的设计、材质、印量、交货日期等,保证印刷成品的质量、效果符合要求。
d、入伙资料的分类、整理
主要清单:
1、《入伙通知书》;
2、《前期物管协议》;
3、《业主手册》;
4、《委托银行代扣款协议书》;
5、《收楼书》;
6、《房屋质量问题报告》;
7、《业主登记表》;
8、《区域防火责任书》;
9、《住宅使用说明书》;
10、《住宅质量保证书》;
11、《装修指南》;
12、《精神文明公约》;
13、《业主公约》、14、其他相关资料。
6、入伙通知书的编制
a、入伙通知书的制订
1、注明各楼宇的办理时间,分期分批办理;
2、注明规定办理时间以及未按时办理入住的处理办法;
3、须携带的证件、须缴纳的款项及须办理的手续和程序;
4、相关手续咨询、联系方式。
b、入伙通知书的印刷
必须经过与发展商、物业公司充分协商确认定稿印刷。
2、业主身份的确认
a、业主资料的收集
途径:
主要是从发展商的销售部门(或售后服务部)进行收集。
b、业主身份的核对
核对的依据有:
1、购房合同;
2、发展商的业户档案、资料。
3、入伙通知书的发放
a、入伙通知的填写
字迹清楚,核对无误。
b、入伙通知的函寄
1、函寄时间一般应在入伙日期前的7-10天内完成,确保业主能在入伙前收到入住通知书,一般采用挂号信或特快专递的形式。
7、组建入伙期间临时组织架构
针对入伙期的工作内容,指导物业公司、开发商及相关入伙支援人员组建下列工作组:
1、领导协调组(负责内外关系协调、重大问题的督办等);
2、接待引导组3、资料验收签约组;
4、收费组;
5、验房组;
6、资料收集与钥匙保管组;
7、客户问题处理与协调组。
8、入伙知识的培训
a、入伙流程的培训
目的:
掌握入伙流程和方案内容并熟练运用。
b、对业主所提问题的解答
1、制定业主所提问题、问答资料;
2、及时告知员工项目及入住。
存在问题的回答办法,保证口径的统一。
c、服务态度与服务技巧
1理论结合实际,对员工进行现场工作“传、帮、带”;
2、辅以服务案例分析。
d、房屋质量处理流程
1、一般性问题的处理流程;
2、重大质量问题的处理流程。
e、各岗位作业规程培训
结合程序文件要求,依据各岗位特点、要求、标准、进行对口作业规程培训。
3、入伙流程的预演
按入住收楼流程进行现场演练并建议邀请发展商及公司领导观摩、指导。
方
案
制
定
实
施
二、对入伙方案的制定与实施提出建议
1、入伙仪式的策划
a、入伙仪式方案的制定
应包括以下内容:
1、仪式目的;
2、参加人员(到会嘉宾);
3、仪式开展的形式;
4、仪式所需物资及成本;
5、具体仪式安排步骤及管理办法。
b、入伙仪式方案的审核、确定
就仪式方案的可行性及具体实施细节与物业公司、发展商进行协商并确定最终的仪式方案。
2、入伙仪式的准备
a、所需物资的采购
应包括:
1、烘托仪式气氛的装饰物资;
2、仪式过程的接待物资;
3、表演队伍的邀请;
4、现场安全防护设施;
5、纪念品、奖品、宣传品。
b、节目排练
编制节目单并按仪式方案确定的节目内容进行现场排练。
c、场地布置
1、接待物品的摆设;
2、现场的装饰、布置;
3、现场标志、指示牌的设置;
4、现场功能区域及通道的划分;
5、现场相关岗位(如保安、接待、保洁等)的设置;
6、宣传展示牌(品)的摆设。
3、入伙现场的布置
a、入伙办理大厅的布置
1、入伙办理一般分为资料审核组、签约组、收费组、验房组、交钥匙组、资料组;
2、入伙办理场地的保洁安排;
3、各类入伙物资(如资料、水牌等)的放置;
4、其他现场装饰的布置。
b、安全保护措施
1、安保物资(如:
贵宾栏、警戒带、路锥筒、应急灯)的设置;
2、现场功能区域的划分(如:
接待区、手续办理区、休息区等);
3、充分利用现场技防设备设施协助进行防范。
c、入住宣传、展示布置
1、入住办理工作流程;
2、收费标准、依据;
3、公司及楼盘情况介绍;
4、图片宣传;
5、管理标准及承诺;
6、祝贺语、横幅悬挂。
d、现场标识、引导牌设置
各功能区域、道路、配套设施等设置有效的引导标识,做到按图索引。
4、入伙仪式的组织
a、现场服务
1、来宾服务、接待方式;
2、现场的保洁;
3、紧急医疗救助;
4、客服咨询;
5、停车管理。
b、仪式的主持
按节目单安排顺序进行。
c、现场秩序的维持
1、现场人车分流、引导、控制办法;
2、按功能区域和现场情况进行专用路线划分(如贵宾、演员、工作人员通道);
3、现场治安及突发事件的处理预案;
4、现场技防设备、设施的利用(如监控器、灭火器、背景广播等)。
d、仪式后的现场清理
1、现场物资的清点、核对;
2、现场闲杂人等清场;
3、现场保洁、环境清理。
收
楼
及
住
三、对收楼及入住提出建议
1、入住手续的办理
a、业主资料的收集及业主身份的确认
应收取的资料:
《入伙通知书》原件、《房屋买卖合同》或《房产权证》复印件、业主身份证复印件、《业户家庭情况登记表》。
b、文件的签署
需签署的文件:
《业主公约》、《前期物管服务协议》、《区域防火责任书》、《居民精神文明公约》。
c、文件发放
需发放的文件:
《业户手册》、《住宅质量保证书》、《住宅使用说明书》、《装修指南》。
d、业主所提问题的解答
问题类型主要有:
1、法规类;
2、费用标准类;
3、管理类;
4、开发规划类。
e、费用收取
入伙需收取的费用主要有:
1、管理费、2水电押金;
3、其他入住应缴款。
2、交验房屋
a、验房
主要查验:
1、户内水、电、气及配套设施的使用是否正常;
2、户内智能化、通讯设施的使用是否正常;
3、户内各类产品的安装是否规范、安全;
4、户内建筑工程是否有遗留问题或项目。
b、抄取水电气表读数
按实际显示的数据填写,作为该户水、电、气表计费底数。
c、签署收楼书
填写《收楼书》由物业公司及业主双方签署、确认。
d、钥匙发放
1、不存在须整改项目的,由业主书面确认后发放;
2、存在须整改项目的,由业主书面同意确认后,可暂时留存,整改完成后予以归还。
3、遗留问题的处理和跟踪
a、验楼时问题的记录
为保证遗留问题得到及时、快速的整改,问题记录人员应尽量将户内各项问题记录准确、清楚,主要有以下几点:
1、问题类型;
2、问题存在的位置;
3、物品名称;
4、数量。
b、一般问题的处理
能现场处理的一般问题类型有:
1、简单的产品安装问题;
2、户内卫生、清洁问题;
3、普通产品耗材的更换。
c、严重问题的处理
由物业公司及时反馈发展商处理并负责跟踪、落实、协调。
d、处理后的再验收、记录
一般程序:
1、由物业公司通知业主本人到场进行复验,并与验房记录进行对比、核对;
2、业主文字确认整改完成;
3、业主对整改结果提出异议的,重新填写《遗留项目整改单》,由业主签名确认后反馈发展商处理并进行跟踪协调整改工作的进行。
装
修
管
理
四、对装修管理提出建议
1、装修管理策划
a、制定装修程序流程图
根据《装修指南》及项目现场情况制定流程图,基本包括过程:
申请→审批→收费→检查→验收→退费。
b、制定装修管理办法
装修过程的控制办法(如装修巡查、违规装修处理、验收标准及办法、装修施工队伍管理等。
c、制定装修期设备设施安装方案
根据项目现场实际有针对性地规范相关设备设施的安装方案(如:
防盗门窗安装样式、公共区域各种商业设施安装方案、空调室外机及管线安装方案)
d、制定装修单位进场展示管理方案
基本包括:
1、协议书的签定;
2、现场区域划分;
3、人员及材料(产品)的管理;
4、其他的配合事项。
e、制定装修期的相关配合措施
基本内容:
1、装修垃圾的清运;
2、停车场管理;
3、地下室空间的利用;
4、装修材料的卸货区域指定;
5、装修人员出入通道指定。
2、装修申请
a、提交书面装修申请
1、填写《装修申请表》;
2、须政府消防、环保部门审批的施工项目还应提交政府部门的审批文件。
b、提交装修设计图纸
应提交的资料:
1、平面设计图;
2、单元平面图;
3、装修用料,如天花、隔墙、地面用料;
4、空调安装图;
5、电器照明设计及用电量图;
6、给排水设计图;
7、燃气管线图。
c、提交装修施工单位资格证明
包括:
《营业执照》、《施工企业资质证书》等,并留存副本。
3、装修审批
a、工程部门审批
1、审批装修方案图纸及技术资料;
2、检验政府部门批文等批准文件,收存副本。
b、管理处负责人审批
管理处负责人负责对装修审批内容的审核,审批完结应及时通告业户方案的审批意见。
4、审批同意后装修费用的收取
一般收费项目:
1、装修押金;
2、装修垃圾清运费;
3、公共设施维护费(非应收项目);
4、施工人员出入证押金;
5、其他应收款。
5、签定治安防火责任书
填写《区域治安防火责任书》。
6、签订装修管理文件
填写《装修管理责任书》。
7、装修施工许可证发放
填写《施工许可证》。
8、施工人员出入证办理与发放
应做好办证记录,内容包括:
1、单元办证人数统计,办证数量;
2、办证人身份证明文件的资料。
9、装修监控
a、工程质量监控
1、检查是否按已审批的装修方案进行施工;
2、有无按协议内容施工;
3、施工是否符合施工规范;
4、填写《装修巡视记录表》。
b、施工秩序监控
2、装修施工时间及施工噪音管理;
3、有无超范围施工;
4、是否有损害公共利益;
5、填写《装修巡视记录表》。
10、装修完工验收
a、房屋结构验收
应检查装修工程施工对主体结构的影响,并符合装修协议内容。
b、水、电安装验收
1、产品安装是否安全、规范;
2、有无擅自改动系统(如空调、电力、消防等)。
c、智能化、通讯系统验收
1、产品安装是否安全、规范;
2、有无擅自改动系统(如空调、电力、消防等)。
d、燃气管线验收
1、有无擅自改动系统(含走向、位置、隐蔽程度等)
2、是否已经燃气主管单位的验收合格。
e、房屋建筑外观验收
按《装修施工协议》内容。
f、违章现象及处理结果跟踪
查阅《违反装修规定整改通知书》,确认整改完后填写《装修竣工验收单》。
11、装修押金退返
如验收合格凭《装修竣工验收单》在规定日期予以退还。
业
主
档
建
立
五、对业主档案的建立提供建议
1、业主入伙档案
a、《入伙通知书》
留存原件。
b、房屋产权证明或购房合同复印件
留存复印件。
c、《前期物业管理服务协议》
d、《业主公约》
e、《区域防火责任书》
f、《收楼书》存根
留存存根栏。
g、屋质量问题的记录》
h、《委托银行代扣款协议书》
2、业主装修档案
a、《装修申请表》及审批记录
参照装修管理第2条内容。
b、装修图纸及审批记录
参照装修管理第3条内容。
c、装修施工单位营业执照及资质证书
d、装修施工人员档案
填写《装修施工人员情况记录表》。
e、装修巡查记录及整改通知书
3、业主家庭情况资料
a、业主档案
1、业主身份证(护照)复印件;
2、购房合同复印件;
3、《入伙通知书》
b、随住人员档案
身份证明文件复印件及个人情况资料。
c、暂住人员档案
4、业主车辆档案
a、车辆情况资料
1、行驶证;
2、外观图片;
3、填写《车辆情况登记表》。
b、驾驶人员档案及办理停车手续资料
1、驾驶证及身份证明文件复印件;
2、办理停车手续的相关资料(如泊位证);
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