浅谈如何做好新形势下的秘书工作文档格式.docx

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今后会更加努力提高此方面的能力.

（三）要有一定的组织协调能力和管理经验。

根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类会议和活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作做好。

所以，秘书人员一方面要要对本部门整个工作有所了解。

通晓办事的渠道，提高办事效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和领导是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。

提高组织能力，向领导和身边的同志学习比向书本学习更直接、更有效。

（四）要具备能明辨是非和广泛的社交能力.当前社会交往已成为社会各阶层的一项“热门"

活动。

社交对于秘书人员来说同样重要.首先，社交可以开阔视野，增长知识.可以博采众长,学习各方面的知识以丰富自己。

知识出才智,智是谋之本。

这样在实际工作中才能更好的为领导当好参谋助手。

其次，社交是办事的辅助。

秘书人员办理公务，联系事务，虽然是公事公办,介社交可以帮助选取捷径,克服阻力，提高办事效率.

第三，应具备胜任秘书工作的良好作风

一是忠于职守，自觉履行各项职责。

各行各业的工作人员都要忠于职守，热爱本职.这是最基本的职业要求和良好的工作作风。

作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项工作职责，认真辅助领导做好各项工作。

要有强烈的事业心和责任感,不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。

二是服从领导，当好参谋.作为领导工作的参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是,别出心裁，是职业道德所不允许的。

个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥.不能用个人不成熟的想法，去影响和干扰领导的工作及决策。

三是兢兢业业,任劳任怨。

秘书人员的工作性质，要求其工作要认真负责,勤勤恳恳、任劳任怨，决定其工作内容主要是实干。

秘书工作要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来,来之能干。

要具体而紧张的工作中,要严明组织纪律，发扬吃苦耐劳的优良品质、雷厉风行的工作作风，要脚踏实地，不计个人得失,甚至委曲求全的精神。

四是谦虚谨慎，办事公道。

热情服务，谦虚谨慎，这是秘书人员应具有的工作作风和良好美德。

不能因为在领导身边工作而自命不凡,自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，而不是命令式的开展工作。

要善于协调矛盾,搞好合作。

办事公道正派。

对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待。

把为领导服务、为各职能部门服务、为群众服务当作自己的神圣职责。

五是恪守信用，严守机密。

恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信、行必果.一经允诺的事情就要尽力办到，遇有变化，要事先说明原因，使人信服。

严守机密,是秘书人员职业的最基本要求,也是必须具有的工作作风。

自觉加强保密观念也是秘书人员必须遵守的职业道德。

六是实事求是,勇于创新。

要坚实事求是的工作作风,一切从实际出发，理论联系实际，坚持实践是检验真理的唯一标准.秘书工作的各个环节都要求准确、如实地反映客观实际，从客观存在的事实出发。

在工作中，切忌主观臆断、捕风捉影，分析问题必须从客观实际出发,既不惟领导是听，也不惟“本本”是从。

作为领导的助手，秘书人员更应具有强烈的创新意识和开拓精神。

勇于创新，要求不空谈、重实干，在思想上是先行者，在实践上是实干家，不断提出新问题,研究新方法,走出新路子。

浅谈文秘人员不可忽视的四种能力

文秘人员的能力素质是个复杂的系统工程。

一般而言,人们对文秘人员的文字综合、组织协调、分析判断以及相关的学习、实践能力要求比较明确，认同程度较高.但笔者认为,随着时代的变化，特别是秘书工作环境的变化，应深化对文秘人员能力素质内涵的认识，尤其是对那些易被忽视、却又必不可少的“隐形”能力，应有意识地加以锻炼和培养。

一、在工作要求提高、心理压力加大的环境下,不可忽视保持快乐能力

严谨、细致、一丝不苟是对文秘人员的基本要求，但文秘工作经常是事连事，事堆事,节奏快、频率高，很难有喘息之际，特别是随着领导素质的提高，对文秘人员要求越来越高，使文秘人员极易患紧张型的“现代病”。

工作高压之下,善于保持快乐非常重要。

据报载，外国一家跨国公司招聘策划总监，层层筛选后将余下的三位佼佼者封闭在一个房间里,用闭录电视观察,要求等待考题的送达和最后的考核。

五天过去后，考题没有送达,结果出来了,那个不急不躁、保持快乐状态的人被聘用了，理由是快乐是一种能力,能够在任何环境中保持一颗快乐的心，可以更有把握地走近成功。

这给我们提供了很好的启示。

在责任重、任务多、压力大的情况下，如果神经绷得过于紧张,就容易枯躁厌烦，力不从心，形成慢性疲劳，甚至产生消极情绪,滋生“做一天和尚撞一天钟”、得过且过的思想，工作缺乏标准和高度。

保持快乐能使自己处在一个良好的状态，更好地面对逆境和挑战。

一是要以苦为乐。

文秘工作的确很辛苦和清苦，但凡有所成就的人，都是经过“劳其筋骨，饿其体肤，空乏其身”体验和考验的。

“不经历风雨，怎能见彩虹”。

文秘工作是一项综合素质要求较高的工作，当你做出了成绩，你就会感到苦也值得，苦也快乐。

文字工作真正钻进去了，进入了状态,不仅思路豁然开朗,材料写出来后还会有一种成功的喜悦，能力素质也得到提高。

所以，文秘人员要特别能吃苦、特别能战斗,恪尽职守，爱岗敬业，以苦为乐.二要以近为远。

即要看得远，用大视野、大胸怀来看待文秘工作.态度决定行动。

有了良好的心态，重压之下的工作也会轻松,奉献的事情也会乐意。

文秘人员从事的是幕后工作，不登台、不亮相、不留名。

必须甘于奉献，志存高远，不能患得患失，斤斤计较。

只有这样，才能淡泊名利，宁静致远。

三要以张为驰。

“文武之道，一张一弛”。

文秘人员要学会举重若轻，自我调控,利用间隙，适时松压。

积极培养各种兴趣和爱好，参加一些有益身心健康的文化娱乐活动,及时消除心理疲劳。

遇急事不急，烦事不烦，沉着应对，冷静处理，在积极的心态中做好工作。

二、在知识更新加快、信息量显著增加的情况下，不可忽视定向突破能力

文秘人员应具备宽广的知识,熟悉各方面的情况，但随着信息技术的迅猛发展，知识量的大幅增加，成为各个行业、各个领域的通才已不可能。

因为无论多么优秀的人才,科学家也好，经济学家也好，都有时间和精力的限制，必须在一定的时空范围明确主攻方面和研究重点,实行定向突破，在定向突破中不断提升能力素质.文秘人员也应着眼于定向突破思维,一个主题、一个领域地钻研。

在商界，有一种“隐形冠军”现象。

很多国家出口创汇最多的往往不是那些有名的大公司、大企业,而是那些在某一个领域定向突破，业务做得非常精、尖的小公司、小企业，他们的产品比较专一，但遍布全球，需求量和效益十分惊人，他们是真正的“隐形冠军”。

所以,文秘人员在力求知识结构广的基础上，要注重向专的层面深化。

一是要立足本职突破。

文秘工作繁琐、宠杂和枯燥，如果按部就班，满足于已有的功底，显然远远不够。

要干一行，爱一行,精一行。

对于领导交办的每项任务,对于每次材料的撰写,都要用珍惜机遇的眼光来看待，用科研选题的方式来运作,力求思考的广度和深度，从而搭建发展的平台，让领导发现你、欣赏你、重视你。

作为文秘人员要明白组织和领导发现你能力素质的一条很重要的途径，就是看文字材料的思想深度。

切忌认为会写材料，就会变成“文字老人"

，实际上很多领导同志都从事过文字工作，都是文章高手。

二是要立足兴趣突破。

兴趣是最好的老师。

从事自己感兴趣的工作有时能更快地取得突破。

每个文秘人员要结合自己的个性特点，在可能的范围内准确定位事业发展的“着力点”,长期坚持，不懈努力。

三是要立足需要突破。

“时代需要什么，我们就干什么”。

不能盲目去“突”，要用发展的眼光，根据社会发展需要选择突破点.当前,在人才的构成上,普遍存在党政人才多，科技人才和懂经营、会管理的企业家人才偏少的现象。

文秘人员要立足这一现实，注重改善知识结构，努力将自己培养成为社会需要的人才，与时俱进做好各项工作。

三、在领导方式变化、价值取向多元化的背景下，不可忽视换位思考能力

换位思考能力是指设身处地站在对方的位置上思考问题、分析问题的能力。

对文秘人员而言，这种换位思考是一种立体的、动态的、多维度的，而不单纯是在材料中写出了组织或领导的名字，而应当体现为一种思想，一种境界。

现在领导方式发生了重大而深刻的变化，单纯的行政命令已无法适应时代的要求，党政机关从权力运作为主向公共服务为主是大势所趋;

广大人民群众的思想观念和价值取向也在发生相应变化，尤其是民主诉求的意愿在不断增强.这就要求文秘人员在参政设谋中，不能只站在自身的角度看待问题，而应站在领导、地方、部门和群众的角度思考，多角度思考。

换位思考能力不强,工作就很难称职。

一是要强化换位思考意识。

意识是行动的先导。

意识增强了，换位思考的自觉性才会增强。

现在,文秘人才的整体素质大大提高，但我们却仍感到文秘人才十分缺乏。

造成这种状况的原因是多方面的,但其中一个重要原因就是很多文秘人员习惯于被动服从,缺乏符合时代特征的思想和观点,不能准确地站在多个层面思考.譬如撰写领导讲话稿,普遍存在模拟领导的思路分析不够、摸拟听众的角色意识不浓等问题.所以，要开动脑筋，学会换位思考。

先观察领导怎样决策研究和分析解决问题，再来试着假如自己是一名领导，遇到这些问题该如何处理。

经常比较自己的方法与领导的思路有哪些异同，从而激发灵感,寻找角度。

二是要掌握换位思考方法.坚持辩证换位思考，既站在领导的角度,也站在群众的角度；

既站在宏观的角度,也站在微观的角度；

既站在历史的角度，也站在现实的角度，真正做到多角度思考。

坚持具体问题具体分析，根据不同的对象，不同的时间和场所来思考。

对同一问题的思考也不能一成不变,不同的条件下，参谋方式也要发生变化.三是要注重换位思考成果。

换位思考不能只思不讲，要敢思敢讲,将思考变成成果.要克服心理障碍,对于一些超前性的问题，不能因为还没有考虑成熟就认为没有讲的必要。

实际上，有些不成熟的观点对领导来说也有启发、参考和提醒作用。

同时，还必须注重上升层面、总结提高。

思考了是一种境界,讲出来又是另一种境界.尤其是撰写文稿,能否用书面的方式“讲”出来,是检验文秘人员想不想问题、想问题深不深、能力水平强不强的一个重要标尺。

只有善于换位思考，写出的材料才会立意高,参谋的层次才会准，文秘才会有深刻性和说服力。

四、在人才评价内涵拓展、职业竞争激烈的格局下，不可忽视自我成长能力

文秘人员在领导身边工作，有着得天独厚的优势，按理应成长更快。

但实事求是地讲，有的同志虽然从事文秘工作的时间较长,却一直没有多大建树。

个别甚至除了会写几句领导讲话稿,其他能力素质非常弱，成为“书呆子"

，很难适应其他工作之需要，在职业竞争中处于弱势地位。

究其原因,我认为主要是忽视自我成长的意识,丧失了许多加快成长的机会。

环境和机遇给了文秘人员一个较好的成长空间，但并不等于你就能很快成长，关键要靠自己。

所以，应当珍惜机会，将自己放在时代的大背景下，高标准、严要求，自加压力，超前定位，努力适应工作需要。

一是要向标杆学习。

非学无以广才。

文秘人员要把学习作为第一任务、第一要求，时刻做好“战备训练”。

要见贤思齐,自觉树立学习的标杆，以谦虚的态度,“比、学、赶、超”，尤其要克服“文人相轻”和自我满足的倾向，牢固树立终身学习的理念，虚心向领导学，向同事学，向实践学，在学习中提高素质、增长才干。

二是要以激情发挥。

进取心对一个人的成长十分重要,缺乏进取心，工作就会缺乏热情和动力，自我成长就会无从谈起.哈佛大学一项调查显示，人的潜力在缺乏激励时,只能发挥20—30％的潜力，而在良好激励状况下，将发挥80—90%.时下，很多人不大热爱文秘工作，尤其是写材料，“熬"

的思想十分严重，极不利于文秘人员的成长.要克服这种现象，树立强烈的事业心，给自己制订较高的人生目标,时刻用目标激励.深刻领会“条条道路通罗马”的道理,培养良好的文秘工作情结,始终保持蓬勃向上的进取心态，沉下心，钻进去，以文秘工作能力的提高带动整体工作能力的提高。

很多实践证明,在文秘工作岗位能够取得突破的,不论今后从事何种工作,都是一种难得的能力储备.三是要不断超越。

要经常拿起镜子照一照，静下心来认真分析自己的优劣长短、成功与失败，扬长避短.有了一定成绩和进步，绝不能沾沾自喜，自我陶醉，而要乘势而上，以此为新的起点，争取更大的进步。

要注重回顾总结，在总结中提升。

发现问题、分析问题、解决问题的能力,逻辑思维能力和理性思维能力等,都要在举一反三中锻炼提高。

浅谈党政机关秘书人员应具备的基本素质（转）

（2009—04-0815:

46：

02）

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杂谈

党政机关秘书人员是领导的参谋和助手,担负着联络上下、协调左右、参与政务、办理事务的重要角色。

秘书人员的素质如何，直接影响部门和单位的形象，影响党和人民群众的联系。

因而，深入研究秘书人员应具备的素质问题，对于加强秘书队伍建设，提高机关工作质量和工作效率，树立机关的良好形象，都具有十分重要的意义.本文试结合有关秘书工作理论的学习和实际工作中的体会，对秘书人员应具备的基本素质进行一些粗浅的探讨。

总的讲，我认为秘书人员应具备以下三个方面的基本素质：

一、秘书人员应具有较高的政治素质

一个人的政治立场、思想作风，是其世界观、人生观、价值观的综合体现。

政治素质的高低，决定着精神状态的好坏,决定着事业心、责任感的强弱。

秘书工作是整个领导工作的重要组成部分，没有较高的政治素质，就不可能担负起秘书工作的重要职责，就很难开创秘书工作的新局面。

那么，秘书人员究竟应该具备什么样的政治素质呢？

我认为，一是要政治坚定。

就是说，必须在政治上与党中央保持高度一致，与上级领导保持高度一致,自觉坚持马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，始终把党和人民的利益放在首位。

应当明确，讲政治必须落脚到实际工作上，江泽民同志曾说:

我们讲政治，绝不是简单重复一些政治口号，不是搞空头政治,“社会主义现代化是我们当前最大的政治”.所以说，秘书人员一定要把政治上的远大理想和当前工作有机结合起来，自觉按照“三个代表”的要求,规范自己的言行,指导自己的实践。

二是要思想解放。

在现代信息社会,形势的发展日新月异、突飞猛进,不与时俱进、解放思想，秘书人员就难以跟上时代发展步伐，就不可能创造性地做好工作.由于种种原因，在现有秘书队伍中，不少秘书人员思想陈旧、封闭保守、缺乏新思路、新观念,被动性地应付工作。

这种思想状态，已经越来越不合时宜。

因而，迫切需要解放思想、更新观念，通过加强学习，不断增强改革意识、市场意识、竞争意识、开放意识、服务意识、创新意识,真正使自己的思想适应新形势，跟上新变化，在服务领导中争取主动，在参与决策中当好参谋.三是要顾全大局。

秘书人员尽管不是领导者，但处于领导身边的中心枢纽位置,每项工作都往往事关整体、事关大局.秘书人员如果不能充分认识自己责任的重大，时时处处为自己打算，那就根本不可能把本职工作做好。

尤其是秘书工作的服务性,要求秘书人员在任何时候、任何情况下，都应该自觉地服从工作需要，善于想全局、谋大事，积极主动地为领导决策当好参谋,心甘情愿地献身事业发展。

四是要爱岗敬业。

秘书工作非常辛苦，既要办文又要办事，经常需要加班加点，有时甚至还“出力不讨好”。

没有爱岗敬业的精神是难以胜任这项工作的。

这就要求秘书人员，耐得住清苦,受得住寂寞,在平凡的工作中，寻找乐趣、培养兴趣、深化情趣，不断增强敬业意识，真正做到干一行爱一行，干一行专一行，埋头苦干，无私奉献,兢兢业业，争创一流.五是要遵章守纪.俗话说“没有规矩不成方圆”。

规矩就是准则、就是规范。

秘书人员的一言一行,一举一动，不仅代表自身形象，而且代表机关形象、代表单位形象.特别是在关键要害岗位的秘书人员，遵章守纪更具有特殊重要性.因而,每一个秘书工作者，都必须严格约束自己，自觉做到“四个遵守”（遵守法律、遵守制度、遵守纪律、遵守公德），时时处处身先士卒、做出表率.不该说的话坚决不说，不该做的事坚决不做。

六是要清正廉洁.就是说，秘书人员在公务活动中，要严于律己、廉洁奉公，决不能借工作之便假公济私，损公肥私，更不能不给好处不办事、给了好处乱办事。

要经得起改革开放和市场经济的考验，时刻牢记全心全意为人民服务的宗旨，始终做到一身正气、两袖清风.七是要作风扎实。

工作作风是一个人思想作风和事业心、责任感在具体工作中的经常性、一贯性表现。

秘书人员政治素质的高低，很重要的一个方面，就是体现在工作作风扎实不扎实上。

想得再好，说得再好,干得不好一切都是空的。

所以说，秘书人员必须努力做到说实话、办实事、求实效，任何时候、任何情况下都要始终坚持实事求是的原则，以对党和人民高度负责的精神，扎扎实实做好本职工作.

二、秘书人员应具有较强的业务素质

政治素质决定工作态度,业务素质决定工作水平.根据实践中的体会,我认为，围绕提高秘书人员的业务素质，应注意强化六个方面的基本功。

一是强化口头表达的基本功。

秘书工作的一项重要职能是上情下达、下情上达、沟通协调,做好这方面的工作，没有较强的语言表达能力是不行的。

语言表达最起码的要求是准确、简捷、明了。

不然的话，观点说不明白,信息传达失误，不仅会给自身工作带来麻烦，而且可能造成领导决策失误。

所以说,秘书人员一定要努力提高语言表达能力，讲究语言表达艺术,改变拖泥带水、重复拉杂、不良口语的习惯，尽可能地把话说准确、讲清楚，让人听得明白、听得顺耳.二是强化理论知识的基本功。

列宁说过，理论是行动的先导.随着社会主义市场经济体制的逐步完善，对秘书人员理论水平的要求越来越高,秘书人才逐渐向“复合型”通才方向发展.实践使我们体会到,做一个合格的秘书工作者，不仅要努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表"

重要思想,科学发展观，以及党的路线、方针、政策和国家的有关法规，而且要学习社会主义市场经济理论、国民经济及社会管理理论、财政金融理论、国际经贸理论、企业管理理论、现代科技知识、公文写作知识、公共关系知识等.就是说，要紧密结合本职工作需要,全面加强基础理论和专业知识的学习,打好理论功底，掌握做好秘书工作的主动权。

三是强化文字写作的基本功。

秘书人员特别是从事公文写作的秘书人员，参政服务的基本手段就是起草各类文件,包括领导讲话、工作意见、工作总结、情况汇报、典型经验、调查报告、工作研究以及各种类型的公文材料。

可以这么说,文字秘书不会写材料等于农民不会用农具、工人不会开机器。

要想做一名合格的秘书,除了向书本学习之外，很重要的一个方面，就是要发扬理论联系实际的优良学风，虚心学习，多动脑、勤动手，在干中学习，在学习中提高。

四是强化组织协调的基本功。

综合协调是秘书工作的重要职责。

领导之间需要协调，上下之间需要协调，部门之间也需要协调。

概而言之，只有搞好上下左右间的综合协调，及时交流信息、化解矛盾，才能形成整体合力，推动工作的顺利开展。

从这个意义上说，秘书人员必须高度重视提高自己的综合协调能力,包括组织与组织、组织与个人、个人与个人等多方面的协调。

加强这方面的学习锻炼，不仅是做好秘书工作的需要，也是秘书岗位锻炼培养干部的重要途径。

五是强化调查研究的基本功。

调查研究是谋事之基、成事之道。

因此，秘书人员一定要努力提高调查研究的本领，学习调研方法，掌握调研规律，经常深入基层、深入实际、深入群众，真实地了解第一手情况。

同时，要把调查研究作为联系群众的重要途径,通过调查研究了解群众的愿望和要求，倾听群众的意见和呼声，帮助群众解决遇到的困难和问题，以实际行动密切党群干群关系。

六是强化服务决策的基本功。

服务决策的本领是秘书人员综合素质的体现。

提高服务决策的本领，关键是要积极主动地把自己的工作纳入领导决策运行轨道，牢固树立决策服务意识，靠紧领导，贴近中心，善于想大事、谋全局、当高参，想领导之所想，做决策之所需，真正使自己的工作与领导决策需求合起拍来,形成一体化的格局，防止出现“两张皮”。

三、秘书人员应具有较好的心理素质

我认为秘书人员良好的心理素质主要体现在六个方面:

一是胸怀宽广坦荡.秘书人员不仅要站在领导的高度考虑问题，而且要时刻为群众着想；

不仅要思考局部问题,而且要谋划全局；

不仅要从自己的角度考虑问题，而且要从他人的角度换位思考。

做到这一点，没有宽广的胸怀是不行的。

同时，由于秘书工作需要上下左右多方面打交道，工作被动的时候难免受领导批评，基层群众不理解的时候也会落埋怨。

这就需要胸襟开阔,胸怀坦荡,不计较个人得失。

要以事业为重，甘于吃亏，乐于奉献，把自己个人的追求融于党和人民的事业之中。

二是创新意识强烈.创新是民族进步的灵魂，是社会发展的不竭动力。

不断地创新才能不断地前进、不断地发展。

习惯于墨守成规，别人怎么讲自己怎么说，没有独特见解，这样的秘书人员只能当“录音机"

和“传话筒”，是很难开创新局面、让领导满意的。

因此，秘书人员一定要树立强烈的创新意识，善于运用马克思主义的立场、观点和方法,发现新情况、研究新问题，提出新办法，解决新矛盾,使自己的思想和行动不断地适应新形势,跟上时代发展的步伐。

不仅思想观念要创新、工作思路要创新，工作方法和工作作风都要创新。

三是服务态度端正。

为领导服务、为基层服务、为群众服务是秘书工作的基本指导思想。

服务性是秘书工作的基本特性。

这就要求秘书人员，必须找准自己的工作方位，端正自己的工作态度.要正确处理和领导的关系、和基层的关系、和群众的关系，时刻牢记全心全意为人民服务的宗旨，牢记“三个代表”重要思想.在处理和领导的关系上，要无条件服从领导工作安排，自觉