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如果处于“改写”状态,“改写”标志就为黑色,如图11所示。
例如:
输入“ABCDEFG”后,将插入点移到“D”的前面,在插入状态下输入“123”,结果为“ABC123DEFG”;
在改写状态输入“123”,结果为“ABC123G”。
图11处于改写状态时的状态栏
如果要在文档中进行编辑,用户可以使用鼠标或键盘找到文本的修改处,若文本较长,可以使用滚动条将插入地点移到编辑区内,将鼠标指针移到插入地点处单击,这时插入点移到指定位置。
在编辑文档过程中,常用的按键(或组合键)及其功能如表11所示:
表11常用按键及功能
按键或组合键
功能
Home
移动到当前行首
Tab
光标跳到下一个Tab位
End
移动到当前行尾
Ctrl+PgUp
移动到屏幕的顶部
PgUp
向上翻页
Ctrl+PgDn
移动到屏幕的底部
PgDn
向下翻页
Ctrl+Home
移动到文档的开头
Delete
删除光标处的字符
Ctrl+End
移动到文档的末尾
Insert
插入/改写状态切换
Ctrl+S
保存文档
(2)插入符号或特殊字符
用户在处理文档时可能需要输入一些特殊字符,如数字序号、外文字母等。
这些符号不能直接从键盘键入,用户可以使用“插入”菜单中的“符号”命令或使用中文输入法提供的软键盘功能。
使用菜单的操作方法如下:
1)将插入点移到要插入符号的位置。
2)单击“插入”菜单中的“符号”命令,弹出“符号”对话框,如图12所示。
3)单击“符号”选项卡,选择“子集”下拉列表中的项目,将出现不同的符号集。
4)单击要插入的符号或字符,再单击“插入”按钮(或双击要插入的符号或字符)。
5)插入多个符号可重复步骤4)。
图12“插入符号”对话框
使用软键盘的操作步骤:
当选择某种中文输入法后,在屏幕左下角会显示该输入法状态栏。
这里以“全拼”输入法为例,说明如何用键盘实现特殊字符的输入。
1)用鼠标右键单击输入法状态栏最右端的“屏幕小键盘”按钮,弹出如图13所示的菜单。
系统缺省设置为“PC键盘”。
2)用鼠标单击“数学序号”,屏幕将显示如图14所示的键盘,这时就可以进行特殊符号的输入。
按“a”表示输入“(-)”,按“A”表示输入“①”。
图13动态键盘的选择
图14“数学序号”动态键盘
3)特殊符号输入完毕后,必须单击“PC键盘”项返回至原状态。
此时软键盘还显示在屏幕上,如果不需要显示软键盘,可以再次单击输入法状态栏最右端的“屏幕小键盘”按钮,软键盘将关闭。
1.1.2修改文档
1.选定文本
用户如果需要对某段文本进行移动、复制、删除等操作时,必须先选定它们,然后再进行相应的处理。
当文本被选中后,所选文本呈反相显示。
如果想要取消选择,可以将鼠标移至选定文本外的任何区域单击即可。
选定文本方式有:
(1)鼠标选定文本
将鼠标指针移到要选定文本的首部,按下鼠标左键并拖曳到所选文本的末端,然后松开鼠标。
所选文本可以是一个字符、一个句子、一行文字、一个段落、多行文字甚至是整篇文档。
选定一个句子:
按住Ctrl键,然后在句子的任何地方单击。
选定一行文字:
将鼠标移动到该行的左侧,直到鼠标变成一个指向右边的箭头,然后单击。
选定一个段落:
将鼠标移动到该段落的左侧,直到鼠标变成一个指向右边的箭头,然后双击。
整篇文档:
将鼠标移动到任何文档正文的左侧,直到鼠标变成一个指向右边的箭头,然后三击。
选定一大块文字:
将光标移至所选文本的起始处,用滚动条滚动到所选内容的结束处然后按住Shift键,并单击。
选定列块(垂直的一块文字):
按住Alt键后,将光标移至所选文本的起始处,按下鼠标左键并拖曳到所选文本的末端,然后松开鼠标和Alt键。
(2)组合键选定文本
先将光标移到要选定的文本之前,然后用组合键选择文本。
常用组合键及功能:
表12常用的选定文本组合键
组合键
Shift+→
向右选取一个字符或一个汉字
Shift+End
由光标处选取至当前行行尾
Shift+←
向左选取一个字符或一个汉字
Shift+↑
选取至上一行
Ctrl+Shift+→
向右选取一个单词
Shift+↓
选取至下一行
Ctrl+Shift+←
向左选取一个单词
Ctrl+A
选取整篇文档
Shift+Home
由光标处选取至当前行行首
(3)用扩展功能键F8
扩展选定方式是使用定位键选定文字。
当这种方式活动时,在状态栏会出现“扩展”字样。
若要取消扩展选定方式,可按Esc键。
按F8的次数作用如表13所示。
表13按F8次数的作用
按F8的次数
作用
1
进入扩展模式,然后使用方向键进行文本的选取
2
选取一个单词或汉字
3
选取一句
4
选取一段
5
选取一节(若文档未分节,则选取整篇文档)
6
选取(多节)整篇文档
2.删除、复制和移动
在纸上写文章时,一定有这样的经验:
一篇章文章不是一次就能写得非常好,而总是需要反复修改,删去一句或一段,或者把一个自然段移到另一个地方。
那么,用计算机处理文档时,也需要进行删除、移动等操作。
(1)删除
删除是将字符或图形从文档中去掉。
删除插入点左侧的一个字符用Backspace键;
删除插入点右侧的一个字符Del键。
删除较多连续的字符或成段的文字,用Backspace键和Del键显然很繁琐,可以用如下方法:
方法1:
选定要删除的文本块后,按“Del”键。
方法2:
选定要删除的文本块后,选择“编辑”菜单中的“剪切”命令。
方法3:
选定要删除的文本块后,单击“常用”工具栏上的“剪切”按钮。
删除和剪切操作都能将选定的文本从文档中去掉,但功能不完全相同。
它们的区别是:
使用剪切操作时删除的内容会保存到“剪贴板”上;
使用删除操作时删除的内容则不会保存到“剪贴板”上。
(2)复制
在编辑过程中,当文档出现重复内容或段落时,使用复制命令进行编辑是提高工作效率的有效方法。
用户不仅可以在同一篇文档内,也可以在不同文档之间复制内容,甚至可以将内容复制到其他应用程序的文档中,操作步骤如下:
1)选定要复制的文本块。
2)单击“常用”工具栏上的“复制”按钮或执行“编辑”菜单中的“复制”命令,此时选定的文本块被放入剪贴板中。
3)将插入点移到新位置,单击“常用”工具栏上的“粘贴”按钮或执行“编辑”菜单中的“粘贴”命令,此时剪贴板中的内容复制到新位置。
4)如果要进行多次复制,只需重复步骤3)。
复制文本块的另一种方法是使用键盘操作:
首先选定要复制的文本块,按下Ctrl键,用鼠标拖曳选定的文本块到新位置,同时放开Ctrl键和鼠标左键。
使用这种方法,复制的文本块不被放入剪贴板中。
(3)移动
移动是将字符或图形从原来的位置删除,插入到另一个新位置。
移动文本操作:
首先要把鼠标指针移到选定的文本块中,按下鼠标的左键将文本拖曳到新位置,然后放开鼠标左键。
这种操作方法适合较短距离的移动,例如移动的范围在一屏之内。
文本远距离地移动可以使用剪切和粘贴命令来完成:
1)选定要移动的文本。
2)单击工具栏上的“剪切”按钮。
3)将插入点移到要插入的新位置。
4)单击工具栏上的“粘贴”按钮。
当然,也可以使用菜单或快捷键来完成该操作。
剪切命令的快捷键为Ctrl+X,复制命令的快捷键为Ctrl+C,粘贴命令的快捷键为Ctrl+V。
在具体操作时可以使用命令的快捷键代替菜单命令和工具栏按钮的使用。
在文档的编辑过程中,要灵活使用剪切、复制和粘贴命令。
3.剪贴板
剪贴板是Office2003的新功能,新增了多对象剪贴板功能,可以最多暂时存储12个对象,用户可以根据需要粘贴剪贴板中的任意一个对象。
图15为剪贴板工具栏,图中所示的剪贴板中包含4个对象,利用剪贴板进行复制操作,只需将插入点移到要复制的位置,然后用鼠标单击剪贴板工具栏上的某个要粘贴的对象,该对象就会被复制到插入点所在的位置。
图15剪贴板
4.撤消和重复
在编辑的过程中难免会出现误操作,Word提供了撤消功能,用于取消最近对文档进行的误操作。
撤消最近的一次误操作可以直接单击工具栏上的撤消按钮或执行“编辑”菜单中的“撤消”命令;
撤消多次误操作的步骤是:
1)单击“常用”工具栏上“撤消”按钮旁边的小三角,查看最近进行的可撤消操作列表。
2)单击要撤消的操作。
如果该操作不可见,可滚动列表。
撤消某操作的同时,也撤消了列表中所有位于它之前的所有操作。
重复功能用于恢复被撤消的操作,其操作方法与撤消操作基本类似。
1.1.3查找和替换
1.查找文本
查找文本可以凭特定的词找到这个词,也能核实文档中是否有这个词。
操作如下:
(1)单击“编辑”菜单上的“查找”项,或按下Ctrl+F组合键,打开“查找和替换”对话框,如图16所示;
图16“查找和替换”对话框
(2)在“查找内容”框内输入要查找的文本,最多为255个字符;
(3)如果对查找有更高的要求,可单击“高级”按钮;
(4)单击“查找下一处”按钮开始查找,可以不断的单击该按钮,直到查完整个文档。
(5)想要停止查找,可按下Esc键或单击“取消”按钮,关闭“查找和替换”对话框。
2.替换文本
替换文本就是用一段文本替换文档中所指定的文本,例如,用“电脑”替换“计算机”。
操作步骤为:
(1)单击“编辑”菜单上的“替换”项,或按下Ctrl+H组合键,打开“查找和替换”对话框,Word自动选择“替换”选项卡(如果已经打开了“查找和替换”对话框,只须单击“替换”选项卡),如图17所示;
图17“替换”选项卡
(2)在“查找内容”框内输入要替换的文本,如‘“计算机”;
(3)在“替换为”框内键入替换文本,如“电脑”;
(4)单击“查找下一处”按钮开始查找,然后单击“替换”按钮进行替换。
也可以单击“全部替换”按钮,一次完成所有的替换功能,但是有可能出现替换错误,请立即按Ctrl+Z组合键撤消操作。
(5)单击“取消“按钮,关闭对话框。
1.1.4表格制作
表格是由许多行和列的单元格组成。
在表格的单元格中可以随意添加文字或图形,也可以对表格中的数字数据进行排序和计算。
在Word2003中,能方便地设置表格的边框和底纹。
运用“绘制表格”工具,可以如同用笔一样随心所欲地绘制复杂的表格;
“擦除”工具可以方便地清除任何单元格、行、列边框等。
“表格与边框”工具栏上的按钮及功能说明如图18所示。
图18“表格与边框”工具栏
编辑表格的一般过程:
建立(插入)一张表格:
可以在文档中新建表格,然后输入内容;
也可以将现有文字转换为表格。
调整表格格式:
通常,创建的表格并不能符合我们的要求,例如,可能行数、列数不够,或者表格的格式比较复杂,需要调整和修改。
输入表格内容:
像输入正文一样输入及排版单元格中的内容。
表格的计算、排序、创建图标:
对于表格中的数据指定计算公式、进行排序、制作直的统计图表等。
调整表格格式和输入表格内容没有严格的前后顺序,可以一边输入表格内容一边调整表格格式。
1.自动插入表格
方法一:
“常用”工具栏上的“插入表格”按钮
方法二:
“表格”菜单上的“插入表格”命令
弹出如图19所示的窗口:
图19“插入表格”对话框
在该对话框中输入行和列,即可自动插入指定行和列的表格。
2.手工绘制表格
另外一种创建表格的方法是使用表格绘制功能。
在如图18所示的表格绘制工具栏中,点击
按钮就可以进入表格绘制工作状态,然后可以在文档中根据自己需要添加行、列。
是橡皮按钮,可以用来擦除表格线。
1.1.5边框和底纹
为了美化表格,有时需要在表格上添加边框和底纹,给表格添加边框和框线的两种方法是:
1.菜单法
选择欲添加边框和框线的表格单元和整表,单击“格式”菜单的“边框和底纹”选项,打开“边框和底纹”对话框,选择“边框”选项卡,完成设置、线型、颜色、宽度后,最后单击“确定”命令,如图110所示。
图110“边框和底纹”对话框
2.工具栏按钮法
选择欲添加边框和框线的表格单元和整表,单击工具栏的“表格和边框”按钮,选择相应的线型、框线粗细、框线颜色、边框类型等即可。
给表格设置底纹和填充色的方法是使用“格式”菜单的“边框和底纹”选项,打开“边框和底纹”对话框,选择底纹颜色、式样和填充背景色等。
或者单击“表格和边框”工具栏上的“底纹颜色”按钮右侧向下指的箭头,在打开的底纹调色板中选择所需的底纹和填充色。
1.1.6页面设置
页面格式主要包括:
页中分栏、添加页眉/页脚/页码、设置纸张尺寸、页边距等。
页面设置用以美化页面外观,将直接影响文档的最后打印效果。
⒈定义纸张规格
选择“文件/页面设置”菜单命令,在“页面设置”对话框的“纸型”页(如图111所示)中可以选择纸张大小(A4、A5、B4、B5、16K、8K、32K、自定义纸张等)、输出文本的方向(纵向、横向)、应用范围(本节、整个文档及插入点之后)等。
图111纸型选择
⒉设置页边距
一般地,文档打印时的边界与所选页的外缘总是有一定距离的,称为页边距。
页边距分上、下、左、右4种。
设置合适的页边距,既可规范输出格式,合理的使用纸张,便于阅读,便于装订,也可美化页面。
选择“文件/页面设置”菜单命令,在“页面设置”对话框“页边距”页中可以设置页边距(上页边距、下页边距、左页边距和右页边距)、装订线位置、与边界距离、对称页边距及应用范围等。
3.选择纸张来源
选择“文件/页面设置”菜单命令对话框“纸张来源”页,选择确定第一页和其余页的来源。
⒋设置分栏
所谓多栏文本,是指在一个页面上,文本被安排为自左至右并排排列的续栏形式。
选择“格式/分栏”菜单命令,在“分栏”对话框(如图112所示)中设置栏数、各栏的宽度及间距、分隔线等。
也可以使用“其他格式”工具栏的“分栏”进行2~4栏的分栏设置。
图112分栏对话框
1.1.7打印预览和打印
页面设置完成以后,就可以打印了。
但是,由于页面设置的修改,Word会自动调整有关内容,使文档中的图形和公式的位置发生了变化,打印出来的文稿版面很难看。
Word提供了“打印预览”功能,使用户在打印前就可以观察到非常逼真的打印效果,还允许在预览情况下对文档进行微调。
所以,在打印整个文档前最好先进行打印预览。
1.打印预览
单击“文件”菜单中的“打印预览”项,打开“打印预览”窗口,如图113所示。
图113打印预览窗口
进入“打印预览”窗口后,工具栏和标尺立刻发生了变化。
工具栏上的十个按钮是:
打印(正在预览的文档)、放大镜、单页显示、多页显示、显示比例、切换是否显示标尺、缩至整页、全屏显示、关闭打印预览方式和帮助。
如果一页不能预览所有的内容,可使用垂直滚动条或按PageUp或PageDown键上下翻页,便能预览所有的内容。
Word2003允许用户直接在打印预览视图中修改文档。
单击“放大镜”按钮,鼠标指针由放大镜形状变为I形,此时便可以开始修改文档。
退出编辑时,可单击“放大镜”按钮,再单击文档,便可返回原显示比例。
2.打印
使用Word2003可以以多种方式打印文档,例如,打印部分或全部文档、一次打印多份或多篇文档、打印文档属性或其他信息、后台打印等等。
打印对话框如图114所示。
图114打印对话框
在“页面范围”选项组中有四项内容:
“全部(A)”、“当前页(E)”、“页码范围(G)”和“选定的内容(S)”,可根据需要进行选择后单击“确定”即可。
如果选择的是“选定的内容(S)”,必须在打开“打印”对话框之前先在文档中选定欲打印的内容。
实例1Word编排基础
已有一段文字,如下所示。
实例要求:
1.将句子“于是小明又生气……”和“只听到前面那位同学……”合并成一段。
2.插入艺术字标题“给我瞄一下”。
3.将“于是开试考始,……”所在段落设置段前距为6磅、段后距为8磅,首行缩进为2字符。
4.设置页眉和页脚,其中页眉文字为“给我瞄一下”,页脚为页码,页码居中。
5.设置左右页边距各为2.55厘米。
6.将文中的所有“小明”替换成“小萌”,字体为“红色,3号,隶书”。
操作步骤:
1.将光标置于第一段的末尾(可按End键使光标跳到行尾),按Delete键删除该段末尾的回车符号,即可合并相邻的两段。
2.按“Ctrl+Home”使光标放到全文最开头,按回车键空出若干行,在菜单中选择“插入”—“图片”—“艺术字”,选择任意一种艺术字类型,输入“给我瞄一下”,按确定。
同时可以改变艺术字的位置和大小等。
3.将光标置于“于是开试考始,……”所在段落。
在菜单中选择“格式”—“段落”,设置段前、段后和缩进效果。
4.选择菜单“视图”—“页眉和页脚”,打开如图115工具栏,在页眉处输入“给我瞄一下”。
点击
工具,切换到页脚,再点击
插入页码,并在格式工具栏中选择
来设置页码居中。
图115页眉和页脚工具栏
5.选择菜单“文件”—“页面设置”,在页边距处设置左右边距为2.55厘米。
6.选择菜单“编辑”—“替换”,选择“替换”页。
在对应的文档框中输入“小明”和“小萌”,如图116所示。
图116查找和替换
单击“高级”按钮打开高级选项,并把光标放在“小萌”处,点击“格式”-“字体”,设置为:
红色,3号,隶书。
设置完成后,如图117所示。
如果发现字体设置错误,可点击“不限定格式”按钮取消设置效果,再重新设置。
图117查找和替换高级设置
1.2视图方式
我们在使用Word2003编辑文本时,我们需要查看文章的内容、格式、段落等效果。
Word2003给我们提供了多种查看方式来满足不同的需要,它们是:
普通视图、WEB视图、页面视图、大纲视图、阅读视图。
每一种方式都给出了同一个文档的不同显示方式,各有特色。
在撰写文档资料、编辑文档、修订文档的过程中,选择一个合适的视图方式,能够促使编写思路畅通,取得事半功倍的效果。
我们可以在“视图”菜单中进行不同查看方式的切换,如图118所示。
现分别介绍如下。
图118视图菜单
1.2.1普通视图
在普通视图中可以键入、编辑和设置文本格式。
普通视图可以显示文本格式,但简化了页面的布局,可便捷地进行键入和编辑。
在普通视图中,不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象以及没有设置为“嵌入型”环绕方式的图片。
正由于该视图功能相对较弱,所以适合编辑内容、格式简单的文章。
特点:
作为标准的工作视图,普通视图主要是为了提高输入和编辑文本的速度而设计的。
但随着计算机技术的日趋先进,普通视图的速度优势已经无法明显体现。
缺点:
只有文档中正文的内容被连续显示,页眉和页脚等非正文内容不会被显示出来。
1.2.2Web版式视图
使用Web版式可以预览具有网页效果的文本。
在这种方式下,你会发现原来换行显示两行的文本,重新排列后在一行中就全部显示出来。
这是因为要与浏览器的效果保持一致。
使用Web版式可快速预览当前文本在浏览器中的显示效果,便于再做进一步的调整。
Web版式视图主要是为联机阅读文档和网页编辑而设计的。
虽然视图中所有内容在位置上与用户的设置保持一致,但是字体大小、行宽以及列宽等会有所改变。
1.2.3页面视图
页面视图适用于概览整个文章的总体效果。
它可以显示出页面大小、布局,编辑页眉和页脚,查看、调整页边距,处理分栏及图形对象。
页面视图可以真实地显示文档的外观和最终的打印效果,精确显示文档中文字的格式、图片的位置、栏的排列和页面页脚等。
如果不想显示每页之间的空白和页面页脚,可以将鼠标移动到文档中任意两个页面间的空白处,鼠标指针变成对向的双箭头,同时屏幕上出现“隐藏空白”时,单击鼠标左键即可。
如果需要显示每页之间的空白和页面页脚,可以将鼠标移动到文档中任意两个页面间的横线上,鼠标指针变成背向的双箭头,同时屏幕上出现“显示空白”时,单击鼠标左键即可。
不能显示文档整体的内容结构。
1.2.4大纲视图与文档结构图
在大纲视图中,能查看文档的结构,还可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织文本,因此它特别适合编辑那种含有大量章节的长文档,能让你的文档层次结构清晰明了,并可根据需要进行调整。
在查看时可以通过折叠文档来隐藏正文内容而只看主要标题,或者展开文档以查看所有的正文。
另外大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景。
文档结构图与“大纲视图”一样采用层次来管理文档。
但文档结构图是独立于正文的,在文章左边开辟一个新窗口,显示文档的标题列表。
你可以通过点击相应标题就直接浏览对应的内容,并将其显示在窗口的顶部,同时在“文档结构图”中突出显示该标题,这有点像网页中的超级链接。
实例1主控文档及子文档
在当前文件夹下,新建文档Sub1.doc,Sub2.doc,Sub3.doc。
其中Sub1.doc中第一行内容为“子文档一”,样式为正文;
Sub2.doc中第一行内容为“子文档二”,样式为正文;
Sub3.doc中第一行内容为“子文档三”,样式为正文。
在当前文件夹下再新建主控文档Main.doc,按序插入Sub1.doc,Sub2.doc,Sub3.doc,作为子文档。
1.在当前文件夹下分别新建三个word文档,取名为Sub1.doc,Sub2.doc和Sub3.doc。
分别打开这三个文档,按要求输入相应的内容。
2.关闭上面建立的三个文档。
在当前文件夹下建立一个
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