《办公室实务》第七八章练习Word文件下载.docx

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B、什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度

C、会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少做决定

D、文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作

6、有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务（）

A、准备资料

B、发表意见

C、现场服务

D、会见或会谈记录

二、判断题

1、代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方位有效，因此文员应仔细核对出席人数。

2、如果会议气氛紧张，且对上司立场不利时，文员可借奉茶为名，态度和蔼，轻柔缓慢地端出茶点，以消除紧张的气氛。

3、会议租用的设备，文员必须确保宾馆（或其他供应者）把所需用设备都送过来，并在会议开始前有足够的时间布置好，这些设备应由文员具体操作和负责。

4、假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知废弃，以免干扰其他事情（）。

5、代表会议依法定期召开，与会代表必须达到人数方位有效，因此文员应仔细核对出席人数。

三、简答题

1、提高会议效率可以有那些做法？

2、文员所作的完整的会议记录应该包括那些事项？

3、简要说明会议纪要有什么作用，有哪两种形式？

四、设计题

1、康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上导9:

00主12:

00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。

这次会议由总经理办公室负责安排。

办公室主任让小付拟一个会议通知。

他应该考虑哪些问题?

2、某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了。

公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作?

3、文秘人员如何主持会议？

应注意哪些细节？

4、科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。

参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。

会议后勤费用开支有：

文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。

请计算会议的成本。

（P166）

5、本单位为了推进工作开展，拟制定近二三年成中长期工作发展规划，决定召开部分人员参加的工作研讨会，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?

五、案例分析题

1.波扬公司准备在本市市中心召开大型的新产品订货会。

参加的有本单位、外单位的人员。

总经理让办公室负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。

而公司没有放映机。

预定会议厅和租借放映机的任务交给了文员刘小姐。

刘小姐翻看了有关资料，打电话问了一些情况，决定租借黎明大厦的会议厅。

会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。

刘小姐打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。

会议开幕前，办公室人员去黎明大厦布置会场，结果发现会议厅靠近热闹的马路，噪音很大。

9日上午，大家正在紧张地做着最后的准备工作，刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。

刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。

眼看着各地来宾已陆续进场，刘小姐心急如焚......突然外面一阵喧哗，有人在大声嚷嚷"

怎么这个地方连停车场也没有……"

问题:

（1）假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理?

（2）假如放映机在十点十分还未送到，你还应该做些什么?

（3）从这件事中你得到了什么教训?

2、公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：

00到1l：

00召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。

小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。

接下来小刘忙于其他的事情，几乎把通知的事忘了。

一直到星期三下午，经理问她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写了如下的通知：

“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。

”

星期四上午8：

30左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，以为会议不开了，坐了一会就走了。

9：

00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，他们已经约好客户在10：

00见面。

到了·

10点，只剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。

公司一共有12位销售员，事后去问另外4位，他们说，根本没有看到通知。

经理对小刘非常不满。

请问，小刘究竟错在哪些地方？

正确的做法应该是怎样的？

3、为迎接兄弟单位和上级部门的卫生检查，某局要召开迎接卫生检查动员大会，局长要秘书小万写一份通知。

小万一边写一边想，有些部门的领导一向不重视卫生问题，如果他们知道召开的是卫生工作会议可能自己不来而派其他人员来了。

于是他写了如下的通知：

会议通知

经局领导决定，兹定于4月2日上午9时在局办公大楼会议室召开各部门负责人会议，会议重要，请准时出席。

小万将通知下发后不久，就接到了不少部门的电话询问开什么会议，言谈中颇有些责怪的意思。

问题一：

小万错在哪里？

应该怎样写这份会议通知？

过了几天，局里召开传达上级精神党员代表大会，有数百人参加，小万负责会议材料工作。

会议上，听完报告后，进人小组讨论。

这时却出现了麻烦，不少代表，特别是特邀代表和列席代表不知道参加到哪一组讨论。

因为打印的分组小组名单上，根本没有他们的名字。

一查底稿，原来是打印人员翻重了页，校对也马马虎虎，没有更正。

一些特邀代表和列席代表认为是对他们不尊敬，纷纷离会而去，会场上出现了一阵骚乱。

问题二：

作为大会组织者，小万错在哪里？

针对这样的紧急情况，他应采取什么措施？

一、单项选择

1、C2、C3、A4、D5、C6、B

1、对2、对3、错4、错5、对

1、遵循法律法规、合理制定会议目标、确定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本。

2、会议名称；

会议记录人的姓名、盖章；

会议开始、结束时间；

会议地点；

议题；

主持人、主席；

出席者名单；

会议经过的情形及结论；

相关的资料；

下次会议预定时间。

3、会议既要具有沟通情况、交流经验、统一认识

指导工作的作用，可以用于向上级汇报会议情况；

也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。

有两种形式：

1、决议性会议纪要；

2、周知性会议纪要

1、

（1）会议的名称。

（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；

（3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）。

（4）地点:

（具体在几楼几号会议室）。

（5）议题（或者议事日程）。

（6）主办者的联络处、电话号码等。

（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）。

（8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。

2、

（1）要替搭车回去的人安排车子，

（2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领。

（3）有留话时，切记务必传达。

（4）检查会场有无物品遗漏，（5）要为参加会议的人员送行，（6）文秘人员离去前。

要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭。

（7）桌、椅早先若有移动，必须还原。

洗海烟灰缸、茶具等，并收拾妥当，倒去垃圾；

（8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回；

（9）关紧门窗并上锁。

（10）通知会场的管理单位，会议已经结束。

3、文秘人员如果在会议上要发言，应先把要讲的内容做一个总结结构的构思，简略记下发言的要点；

会议上注意自己的表情和说话的语调，并控制发言的时间；

对发言内容加以引导，提醒时间有限；

在会上可分配工作任务，认真倾听其他人意见，不要当众批评某个人，最后作总结，统一认识；

要求与会者记笔记，自己做好笔记并把每次会议纪要的打印件放进文件夹，以作查证。

5、

（1）座谈会邀请对象必须去是对部门工作熟悉，能独立思考、又敢于发表意见者；

（2）座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；

（3）座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；

（4）主持人负责引导、组织，可不做记录。

（5）详细的记录或由文秘人员在不引人注目的座位上去做。

（6）座谈会的时间不必严格规定，可长可短。

（7）会场也可准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。

1、

（1）请租赁公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员。

（2）如果联系不上送货员，向总经理汇报，请示该如何办?

（3）马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程。

（4）得到总经理指示，可能把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时；

（5）联系新的租赁公司加急送一台放映机〈或原租赁公司再送一台）；

（6）召开大型会议，各种准备工作，包括音响、电子类装置应至少提前一天安排；

（7）租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音问题、停车场等；

（8）不能仅凭电话联系，应实地查看；

（9）重要设备应考虑备用（或两套方案）。

2、答案：

1、

（1）应该搞清销售员的人数和姓名，准备这份名单；

（2）打印好书面通知（3）在三天内，当面发放通知或电话通知到名单上的每个人；

（4）通知不能写在布告栏里，可能不被人注意；

（5）通知上应写清会议时间、地点；

（6）应详细写清会议内容，应做好哪些准备；

（7）应提前到会议室做好准备，做好签到工作

3、问题一：

会议通知缺少主题（议题），时间上缺少从几点到几点，请哪些人出席不明确，发放会议通知要交到会议出席手上，可进行说明解释。

如本人不在，应请代收人签字，打电话确认是否出席。

会前准备工作的每个细节问题都应认真对待。

小万没有认真校对材料，最后也没能仔细审查所有会议材料，加以改正。

补救措施可以是：

小万快步赶到走在最前面一位带头离会的特邀代表身边，耳语几句，又拿出底稿解释了一翻，作了自我检讨，终于扭转了尴尬局面。

代表们按原来小组划分展开了讨论。

此办法是其中的一种。

第8章练习

1、在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：

一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；

另一种是具有（），了解要求约会者的心理。

A、社交能力

B、说话技巧

C、听话的能力

D、听写的能力

2、以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的（）。

A、以电话方式决定面谈或开会的仲要预定计划，不再用以书面形式确认

B、上司和文员必须在周末核对下周的行动计划，每天早上核对当天的行动计划

C、如果会议的主办者是上司，就要确认（至少在举办日的二、三、天前）会议室

D、会议、面谈所必需的文件及资料，要在前一天就准备好

3、文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的（

A、如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认

B、告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知

C、对方越忙越必须早一点联络

D、如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会

二、简答题

1、文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？

决定时间、地点时要注意什么？

2、文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？

具体做法是怎样的？

答案：

1、单项选择

1、B2、A3、D

1、要获得上司的许可；

如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认；

要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的的时间等等；

约定好之后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上，还应准备约会所需要的文件资料。

星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；

对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；

公司有重大活动的那一天不宜安排约会；

地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否要保密、是否需要就餐等因素。

2、有电子提示系统和人工提示系统。

电子提示系统的做法：

在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。

人工提示系统的做法：

设计基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示性备忘录、准备约会表、准备特殊提示卡、准备交往提示文件。