公文发文管理Word格式文档下载.docx

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含糊不清的意见转化为清晰的意见。

③文稿中的人名、地名、数字、引文要准确，日期应写具体的年、月、日。

　　④在文件拟稿中，如要引用某份公文，应当先引标题，后引发文字号。

　　⑤在文件拟稿中，涉及计量单位时，必须使用国家法定的标准计量单位。

　　⑥拟写文稿，在使用简称时，应先用全称，并加以注明。

　　公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　　审核

　　是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。

　　文稿审查的作用：

　　更好地发挥公文的作用

　　保证文稿不偏离领导机关或领导人的发文意图

　　可以减轻领导人的审阅负担

　　审核人及其组织形式

　　公文的审核要做到“六查”：

　　①查是否需要行文，以什么名义行文。

　　②查文稿内容与法律、法规和政策以及上级有关规定是否一致，与平行机关和部门已有的规定是否矛盾。

　　③查要求和措施是否明确具体，切实可行。

　　④查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。

　　目前没有切实把好关的主要有几个问题：

（1）涉及几个部门的问题，主办单位事先末征询有关部门意见，就直接向上行文，甚至径直多头分送机关主要负责人。

（2）本来由几个部门经过协商就可解决的问题，有的部门却不主动与有关单位联系，商量如何解决，而是各自从本部门的角度考虑，分别向上级机关行文要求给予批准；

有些理应由主管部门处理的问题，有关单位配合不够，意见为一，经致造成互相扯皮，最后将矛盾上交。

　　（3）有些下行文件，涉及其他部门或地区的问题末协商一致就向下发出了，结果使下级单位在工作中实际上难以执行，也给发文机关造成了工作上的被动。

　　⑤查文字表述是否正确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范。

⑥查公文格式是否符合规定。

　　公文格式的审核主要包括：

（1）查文种的使用是否恰当。

（2）查公文标题是否能正确体现文件内容；

　　（3）查公文格式安排是否得当。

　　3、签发：

是指机关领导人对文稿的最后审批。

　　q需要注意的几个问题：

　　①机关领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发公文。

　　②以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发。

　　③签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审阅修改对其所签发的公文内容和文字表达的正确性应负完全责任。

　　④文件经签发人审批同意发出时，签发人应在送签的发文稿纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样，并签署全名，注明年月日。

　　⑤几个相关或部门的联合发文，一般应由主办该公文的单位负责，送请有关联署机关或部门的领导人会签。

　　二、核发、缮印与校对

　　1、核发：

是指在公文正式印（公文发文管理）发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。

　　q核发的内容与要求：

　　①文稿是否按规定程序报请有关领导人审批，审批手续是否完备，及审批意见是否明确，审批人是否签署全名及时间等。

　　②文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发（传达）范围、主题词是否正确、恰当，标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合规定。

③编排发文字号。

　　④对需要标明密级、紧急程度有公文进行标注。

　　⑤确定分送单位和印制份数。

　　2、缮印：

是指对已签发的公文定稿进行印制。

　　q缮印公文要注意的问题：

　　①缮印公文要忠于原稿，不允许随意改动原稿的文字、标点、符号、文面格式以及掉换层次、段落。

　　②缮印公文要做到：

文字准确无误，设计美观大方，页面整洁清晰，字体大小得当，标题居中醒目，排列疏密相宜，符合格式要求，便于阅读办理。

　　③缮印公文不要出现末页无正文的现象。

　　q正式的公文，还须在最后一页的底部标明印制单位和印发日期、份数，以此为封底。

④缮印公文要注意保密，不能让外人随便翻阅文稿和印制的公文。

保密公文要有专人负责或送指定的印制厂印制。

　　⑤公文缮印要建立登记制度，

　　3、校对：

指将公文的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正，以修改和消耗除书写、排字上的错误。

—校对要确保文字准确、格式规范、杜绝差错。

　　q公文校对的两种方法：

　　①由印制单位先校对一次或者两次，然后再次由承办人校对一次；

　　②另一种方法是完全由承办人员负责校对。

　　q校对公文必须注意以下几点：

　　①公文的校对必须以原稿为准。

　　②校对的方法原则上应当实行双人对制。

　　一般公文应做到“一校一读”，重要公文应坚持“两校一读”。

　　③校对中发现的错字、漏字等，须以醒目的色笔和统一的校对符号标明，在付印校样上改的字或符号必须牵出版芯，不要在原错字上加字或减字。

　　④校对完毕后，应对文件的格式、文头文尾等处的附加标记、签发手续等作全面的复查，查对无误后，校对人在校样上签字，然后付印。

　　三、用印、登记与封发

　　1、用印：

是指在印好的文件上加盖机关印章。

　　q公文用印要注意几个问题：

　　①公文用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的公文原稿为依据，经核对无误后始得用印。

　　②公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。

　　③两个以上的机关或部门的联合下发公文，各机关部门都要加盖印章。

　　④公文用印一定要与制发公文的机关、部门或单位相一致。

　　⑤公文用印要核实份数，超过份数的不能盖印。

　　2、发文登记：

一切发出的文件，均应进行登记。

　　q发文登记的作用：

便于对文件进行管理和查找。

　　q发文登记一般采用薄册式形式。

　　①内收发的发文登记簿。

　　②内收发对外收发的送文登记簿。

　　③外收发的发文登记簿。

　　3、封发：

是指对准备发出的文件进行分装和发送。

　　q封发文件应注意几点

　　①文件分装之前，先要看发文稿纸注明的发送单位、密级、有无附件等，然后按发送份数进行分装。

　　②收文机关的邮政编码、地址、名称要在发送文件的信封上写准确。

字迹要清楚、工整。

机关的名称要写全称或者通用的简称。

　　③发文如系密件、急件、亲启件，凡文稿上没有注明的，须分别注明，并在封套加盖密件戳、急件戳、写明亲启。

　　④文件装封后，应及时发送，发送的方式可按文件的性质分别采用邮递、机要交通传递和专人传递。

“三密”文件应由机要通信部门或指定专人传递。

邮寄重要文件应有回执单，通讯员送递的，应有收件人签收。

　　⑤会议发放的文件，凡允许与会人员带回的，也要履行签字手续，燕应向与会人员所在单位发出“会议文件目录”或者“会议文件通知单”，以加强对会议文件的管理。

　　篇二：

发文管理制度及流程图

　　第一部分发文管理制度

　　第一章总则

　　第一条为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量，保证文书的安全、及时传递，特制定本管理办法。

　　第二条公司所有文书的呈批和发文由综合办统一管理。

　　第二章行文规则

　　第三条公文的种类

　　公文类别主要有：

命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个文种

　　第四条公文格式

　　公文格式一般包括：

标题、主送部门（领导）、正文、附件、发文单位、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级等项。

　　1.标题：

公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。

　　2.主送部门：

指公文主要送达的单位（领导）或部门，凡是向上级报送均为主送部门；

一般只写一个主送部门，不得多头主送。

如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。

　　3.正式公文的主体：

文字简明扼要、条理清楚、实事求是。

　　4.发文单位：

写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。

　　5.发文日期：

公文必须注明发文日期，以表明从何时开始下文。

发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。

发文日期一般以签发人签发日期为准。

6.抄报、抄送单位：

属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。

　　7.文件版头：

正式公文一般都有版头，版头以黑色大写印上“浙江金象科技

　　股份有限公司”。

　　8.公文编号：

一般包括编字、年号、顺序号。

　　9.机密等级：

机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密”，“机密”，“秘密”,“普通”字样。

　　10.附件：

公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。

　　11.其它：

公文排版要求详见附件。

第五条行文要求

　　1.行文须严格按要求格式书写、排版（具体要求详见附件）；

　　2.明确发文权限。

属于全面的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文。

属于限定方针范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。

　　3.公文由主办部门经办人拟稿，经部门主管审核、签字后交综合办登记。

由综合办送呈有关领导签发。

发文涉及几个部门的，经办部门负责组织相关部门会签后，再上交综合办。

　　第六条关于公司的公文编字

　　为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，将公司公文编字明确为：

　　第三章发文程序及要求

　　第七条发文程序包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。

（一）公文的草拟、打印、校对。

　　1.相关部门经办人负责公文的起草（包括录入、排版）。

起草公文涉

　　及的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。

人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。

　　2.

　　起草公文后，到综合办统一打印、输出。

综合办负责核对是否符

　　合公文标准格式。

（二）公文审核。

　　文件起草后，由经办部门主管审核、签字。

如涉及其他部门，经办部门送相关部门会签。

把“文件呈批单”（具体格式见附表），同文件一并交综合办。

　　（三）公文的核稿。

　　所有公文呈批前由综合办负责核稿。

核稿的主要内容包括：

1.文件呈批单是否填写准确，完整。

所有相关部门是否都已签字。

2.公文打印、排版格式是否符合公司要求；

3.公文意思是否得表达清楚、准确。

　　如核稿不合格，综合办签署修改意见后交经办人重新办理。

（四）公文的呈批。

　　综合办核稿通过后，在“文件呈批单”上填写公文编号和密级，签署处理意见。

由综合办主任根据事情的轻重缓急，按审批权限、业务性质分类，分别呈相关领导审批。

　　综合办不得积压文件，要及时呈批或下发。

（五）公文批阅。

　　公司相关领导认为文稿与原意不符，由综合办退回拟稿人重写或修改。

拟稿人重写或修改后，再次送签时必须附上修改前的所有原稿。

综合办负责核对修改稿与原稿，确保公文严格按领导意见进行了修改，并且由经办人告知相关部门主管。

　　（六）公文打印。

　　公文签发后，交综合办主任。

综合办主任审查后交综合办人员登记、打印正式文稿；

　　对于不需要盖章的文件，在打印正式文稿后，由综合办人员填写“发文登记表”后，进行发文，同时将一份正式文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批

　　单及该文件电子版存档备案。

　　对于需要盖章的文件见下一步；

（七）公文盖印、登记。

　　需要盖章的文件，打印后由综合办人员履行盖章手续。

“文件呈批单”由综合办人员留存备查，综合办人员须在文件呈批单上签字。

　　文件盖章后，将一份正式盖章文件、领导签发的原稿中的终稿、文件呈批单及该文件电子版存档备案。

同时由综合办人员填写“发文登记表”后发文。

　　（八）发文。

对外发文要求：

　　1、综合办人员通知经办人到综合办办理文件领用手续后，由经办人带文件外出自行办理（特殊情况下，如绝密文件须有他人陪同前往）；

领取文书的当事人必须在登记簿上签名。

　　2、需要以信函、特快专递或以电子邮件形式发文的，统一由综合办人员办理。

　　对内发文要求：

　　纸质文件只发复印件。

并由综合办专人复印后，通知相关部门到综合办领取复印件。

　　第四章附则

　　第八条本管理制度由综合办负责解释。

　　第九条本管理制度的拟定或者修改由综合办负责，报总经理批准后执行。

　　第十条本管理制度自颁布之日起实施。

　　第二部分发文管理流程图

　　篇三：

关于进一步加强发文管理的通知

　　关于进一步加强发文管理的通知

　　各科室、中心、分局、公司：

　　一段时间以来，各科室（包括中心、分局、公司）在发文方面普遍存在公文撰写不规范、不按审批流程办文、公文流转效率低等问题，给我单位的发文管理工作带来极大的不便。

为进一步加强发文管理，切实提高发文质量与工作效率，根据《关于进一步规范和加快公文运转的通知》和《关于重新印发的通知》等有关规定，现就进一步加强发文管理问题通知如下。

　　一、进一步规范公文写作，提高公文质量

（一）下功夫做好公文的撰写。

各科室负责人要强化管理，督促相关办文人员加强业务学习，严格按相关规范撰写公文，努力提高公文质量。

拟稿人要树立公文精品意识，公文要全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施要切实可行；

力求做到主旨突出、观点鲜明、条理清晰；

篇幅简短，文字精炼、简明扼要，力戒冗长文件；

内容充实，论述详细，杜绝内容空洞、言之无物。

致函市直有关部门请求办理某项工作，要先简要说明开展该项工作的必要性、目的和意义，不宜直接提办理事项；

上报市政府的请示、报告性公文，要对背景作必要阐述，对请示、报告事项深入研究，提出相应的政策依据；

提请市政府（含市府办

　　公室）发布的规范性文件，要吃透上级政策，紧密结合市情，有针对性草拟公文。

（二）加强发文质量的审核。

各科室负责人要对拟稿人起草的公文质量负责，加强公文的审核把关。

办公室要切实履行发文环节审核职责，着重对公文以下内容进行校核：

是否确需行文；

行文是否完整、准确地体现我单位的意图；

涉及多个部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见；

相关数据、引文和文字表述、主题词等是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位等的用法及文种使用、公文格式是否符合机关公文处理条例的有关规定。

　　二、进一步规范发文流程，严格发文管理

（一）规范发文流程。

各科室发文要严格按照《高新区管委会发文审批流程暂行规定》操办，拟稿人起草的公文，原则上都要上传oa系统呈相关人员逐一审批；

如有特殊情况，可走纸质流程，但必须随文附上单位发文稿纸（审批表）呈领导审批，以便公文存档；

因领导外出无法及时签发的，可电话请示分管领导，但必须在发文次日将公文上传oa系统补办审批手续。

（二）严格发文管理。

各科室报送市政府的公文统一送市府办公室（会议、活动类公文送秘书二科，突发事件类公文送应急办，其他公文和代拟文稿送秘书一科）；

除领导个人交办外，不得直接报送市政府领导，确需直接报送市政府领导的，一般不得多头分送；

上报市政府的请示、报告性公文要标注联系人和联系电话，并按要求报送一式5份；

要严格执行《关于进一步规范涉

　　及资金土地规划编制等内容的公文办理流程的通知》，凡涉及资金、土地、规划、编制等方面的公文，先向相关职能部门征求意见。

　　三、进一步加快公文流转，强化公文督办

　　办公室根据领导意见将各类文件转给有关科室后，经办科室负责人要及时交待本科室工作人员办理；

经办人要按要求尽快上传公文并及时提醒科室负责人审阅。

办公室负责发文工作的人员要全程跟踪、催办、督办，确保不漏办、及时办，特别是对市府办转来的要求办理或征求意见的公文、公仆信箱信访件等，要督促经办人即收即办、及时呈批，确保在规定时限内办结。

　　附件：

1.关于进一步规范和加快公文运转的通知

　　2.关于重新印发《高新区管委会发文审批流程暂行规

　　定》的通知

　　3.国家行政机关公文格式（gb/t9704-1999）（摘录）

　　二○一一年十一月十八日