项目合同管理规定.docx
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项目合同管理规定
1范围
本标准规定了工程项目合同的签订、发送、履行、归档、借阅等管理要求,以确保公司合同的规范管理和履行。
本标准适用于工程设计、工程承包、工程监理等项目合同的管理,也适用于技术服务、技术咨询、技术转让、技术协作等合同的管理。
对项目的分包合同可参照执行。
2引用文件
01AQ203-2002与产品有关的要求的评审程序
3法定代表人授权委托代理人(法人委托代理人)
3.1凡对外签订的各类合同,必须有法定代表人或法人委托代理人签字或盖章。
3.2合同文本的签订代表由法定代表人授权的委托代理人担任,称为合同工程师。
3.3法人委托代理人的人选,由公司市场开发部会同有关部门协商推荐,经主管经理审查、公司经理(法定代表人)批准和办证单位进行业务考核或认定后,由法律顾问室统一办理法人委托代理人授权委托证书。
3.4法人委托代理人必须在取得授权委托证书后,并根据授权权限和授权范围进行工作,无证或超越范围和权限者所签订的合同视为无效合同。
3.5由于工作需要可以办理单项一次性法人授权委托证书。
3.6除重大工程建设总承包项目合同和国家重点大型工程建设项目设计合同由法定代表人(公司经理)签署外,其他合同均可按授权范围与授权权限的法人委托代理人签署,详见附录A。
4项目合同管理
项目合同管理包括项目合同签订阶段和项目合同履行阶段的管理。
4.1项目合同的签订
4.1.1工程设计(包括项目设计分包)、工程承包项目及技术服务类项目合同的签订
4.1.1.1对外签订工程项目合同(不含工程监理合同)的业务归口部门是公司市场开发部。
4.1.1.2市场开发部根据项目情况负责组织有关部门和专业室的专业人员参加合同的洽谈、起草和签订工作。
其中合同中有关技术条款(包括技术要求、设计原则、设计保证值、资料提供目录及进度等)或技术附件由项目负责人(或指定人)负责组织起草;合同中的有关商务条款(包括合同条款、费用计算、定价、支付方式、支付分期及商务赔偿等)由市场开发部负责起草。
市场开发部根据顾客要求及各方面的意见编制合同草案。
4.1.2工程监理合同的签订
4.1.2.1对外签订工程监理合同的业务归口部门是市场开发部,监理公司协助。
4.1.2.2根据项目情况,监理公司协助市场开发部组织有关部门和项目总监理工程师(以下简称总监)参加合同的洽谈、起草和签订工作。
其中合同中有关技术条款(包括技术要求、资料提供目录及进度)或技术附件由项目总监(或指定人)负责组织起草;合同中的有关商务条款(包括合同条款、费用计算、定价、支付方式、支付分期及商务赔偿等)由监理公司协助起草。
市场开发部根据顾客要求及各方面的意见编制合同草案。
4.1.3项目合同签订通用规定
4.1.3.1对外签订的项目合同,必须采用书面形式。
通过信函、传真等书面形式就合同的主要条款达成的协议,可以视为书面合同(草案),但必须在事后补办正式书面合同。
4.1.3.2在项目合同签订之前,必要时双方应出示法定代表人证书或法定代表人授权委托证书,以及工商行政管理部门颁发的营业执照副本、银行资信证明或提供担保书,担保者必须是能够承担相应的经济责任、具有法人资格的经济实体。
4.1.3.3工程设计、工程承包、工程监理合同以及技术服务类等合同或协议在签订前必须按01AQ203-2002《与产品有关的要求的评审程序》规定进行评审。
4.1.4工程项目合同的签署
4.1.4.1对合同双方协商一致和都确认的合同文本,按双方法定代表人或法人委托代理人的授权范围和权限签署。
4.1.4.2工程项目合同(不含工程监理合同)一般情况下由项目经理或项目设计经理或项目负责人、合同工程师和市场开发部主任签署,重大的、复杂的项目由公司经理或主管副经理签署。
工程监理合同一般情况下由项目总监、合同工程师和监理公司领导签署,重大的、复杂的项目由公司经理或主管副经理签署。
4.1.4.3所有项目合同都在合同形成过程中经评审(评审会或书面评审)使顾客的各项要求得到满足后,各级签署人方能签字。
经签署后的合同一律加盖公司统一编号的合同专用章。
使用单位的行政公章或其他公章为无效合同。
4.1.4.4如果合同双方都认为有必要进行公证或鉴证时,可履行公证或鉴证手续。
4.1.4.5工程项目以外的技术转让、技术服务等合同的签订
公司向顾客转让技术的技术转让、技术服务合同由市场开发部组织签订。
签署人一般为法人委托代理人和该项目技术联系人。
内部审查应有主体专业室、信息技术中心(软件销售及服务)、技术发展部(专利或专有技术)、市场开发部签署意见,由主管经理或其委托人审查批准。
4.1.5合同编号
4.1.5.1工程设计合同:
(XXXX)X洛经设字第XX号
4.1.5.2技术服务合同:
(XXXX)X洛经技字第XX号
4.1.5.3技术咨询合同:
(XXXX)X洛经咨字第XX号
4.1.5.4技术转让合同:
(XXXX)X洛经让字第XX号
4.1.5.5技术协作合同(协议):
(XXXX)X洛经协字第XX号
4.1.5.6总承包项目合同:
(XXXX)X洛经承字第XX号
4.1.5.7工程设计分包合同:
(XXXX)X洛经分字第XX号
4.1.5.8工程监理合同:
(XXXX)X洛监监字第XX号
4.1.5.9监理合作合同:
(XXXX)X洛监合字第XX号
编号示例:
(2002)×洛经设字第05号
公历年份数当年度合同流水编号
委托单位名称第一个字设计合同(技术服务为“技”字,
咨询合同为“咨”字,其余类推)
本公司名称的第一个字市场开发部主办的经济合同
4.1.6合同格式
4.1.6.1工程项目设计合同尽可能使用建设部、国家工商行政管理局规定的文本或我公司规定的工程设计合同书格式。
但也允许合同双方针对具体项目在主要原则、条款不违背上述文本的条件下,采用双方协商一致认可的合同格式。
4.1.6.2技术转让、技术服务和设计前期工作等合同可参照有关技术咨询合同格式执行。
4.1.7合同份数
工程设计、工程设计分包、工程监理等项目合同正本4份,甲乙方各执2份,副本6份,甲乙方各执3份。
工程总承包合同正本4份,副本12份。
监理合作合同、技术服务、技术转让、技术咨询类合同正本4份,甲乙方各执2份,副本4份,甲乙方各执2份。
4.1.8合同文件的归档
工程设计、工程承包、工程监理等工程项目合同的正本由市场开发部归档保管,工程监理合同还要求在监理公司归档保管一份副本。
所有项目合同归档时应检查合同文件资料是否齐全,应包括合同底稿、合同评审表及评审记录、合同正文及其附件、已签项目合同通知书(格式见附录B)、合同文件发送记录以及与合同签订相关的其他资料。
4.2项目合同的履行
4.2.1合同文件内部发送
合同生效后,应及时按下表发送各有关单位:
发送部门和单位
合同类别
市
场
开
发
部
项目(设计)经理
(或前期工作负责人)
或指定人
工程
财务室
采
购
部
建
设
部
主体
专业室
监理
公司
其
它
工程设计合同
正本2份
副本1份
副本1份
技术服务、技术咨询合同
正本2份
副本1份
副本1份
前期工作合同
正本2份
副本1份
副本1份
技术协作合同(协议)
正本2份
副本1份
副本1份
副本1份
工程总承包合同
正本2份
副本1份
副本1份
副本1份
副本1份
工程设计分包合同
正本2份
副本1份
副本1份
工程监理合同
正本2份
副本1份(项目总监)
副本1份
副本1份
注:
1、市场开发部正本2份,其中1份市场开发部存档,1份为合同终结后送档案馆存档,其他单位为
合同副本或复印件。
2、总承包项目合同应增加发送项目经理、控制经理、设计经理各1份副本或复印件。
工程项目合同(不含监理)“已签项目合同通知书”发送下列部门:
项目管理部、项目控制室、主体专业室、工程造价室各1份。
监理合同“已签项目合同通知书”发送下列部门:
监理公司、项目监理组、项目总监。
4.2.2项目合同的履行
4.2.2.1项目合同一经签订就具有法律效力,由项目经理或项目设计经理或项目总监或指定的项目负责人负责组织履行合同中我方应履行的各项条款,完成我方规定承担的责任和义务。
4.2.2.2合同工程师是公司在该项目合同方面的代表。
在合同签订阶段,负责组织洽谈、起草、评审合同等;在合同执行阶段,负责检查合同执行情况、组织(会同项目经理或项目设计经理或项目负责人、费用控制人员或概算工程师和财会人员、项目总监)合同结算和催收、参与合同纠纷的处理等。
4.2.2.3市场开发部(或监理公司)和项目管理部(或监理公司)应指定专人定期或不定期检查合同执行情况,发现问题应及时向市场开发部(监理公司)和项目管理部主任反映,及时协调解决,如发现有不能履约(或潜在的)重大问题,还应向主管副经理报告。
4.2.2.4在合同履行过程中,顾客提出委托变更条件等情况时,须按《项目合同过程评审程序》有关规定进行合同变更评审。
与顾客达成的补充协议或条款,经评审后由市场开发部(或监理公司)合同工程师负责通知有关部门。
合同变更及补充协议或条款连同评审记录应在市场开发部(或监理公司)归档保存。
4.2.2.5合同工程师每月应按附录C组织填报“合同跟踪月报表”(01AQ311-R2),报市场开发部(或监理公司)主任,必要时报公司主管副经理。
4.3项目合同纠纷的处理
4.3.1一旦发生合同纠纷或需中止合同,合同工程师应及时向市场开发部(或监理公司)主任报告,尽可能与对方协商解决,如果协商不成,由市场开发部(或监理公司)和公司的法律顾问(必要时可外聘社会法律顾问)出面调解。
4.3.2确需申请仲裁或提起诉讼解决的合同纠纷,要报请主管副经理或公司经理批准,市场开发部(或监理公司)指派专人与法律顾问及有关部门人员共同参加仲裁或诉讼活动全过程,并提供以下材料的原件或复印件。
a)项目合同文本及附件,与合同有关的信函、书证、传真、图表、记录和音像资料等;
b)有关违约的证据材料;
c)其他与处理合同纠纷有关的资料。
4.3.3项目合同纠纷经协商达成一致意见时,应订立书面协议,由双方专门授权的代表签字并加盖双方合同专用章。
4.3.4有关处理合同纠纷的文书,例如协议书、调解书、仲裁议定书、判决书等在签字盖章生效后,应复制若干份,送交与此有关的部门收存。
4.3.5合同纠纷处理文书,在规定时限届满尚未执行或尚未执行完毕的,市场开发部(或监理公司)应立即报告主管副经理,及时采取相应措施。
4.4合同文件的借阅和归档
4.4.1本公司对外签订的合同,均属公司经营秘密,直接关系公司经济利益,必须妥善保管。
4.4.2确因工作需要查阅合同及有关资料文件者,须市场开发部(或监理公司)主任同意。
借阅合同文本或有关资料时,一律办理借阅手续。
一般情况下,只借阅合同副本或复印件。
4.4.3与合同无关人员,不得查阅合同和与合同有关的资料文件。
4.4.4凡借阅合同或相关资料,必须保守秘密,不得将合同内容泄露给无关人员,更不能向外单位人员泄露,以维护公司的经济利益。
4.4.5合同文本所规定的责任义务履行完毕并已结清全
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