ERPMRP管理测井ERP物料采购净价与标准价的对比分析Word下载.docx
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而财务凭证反映的是每种物料数量和价格的变化。
根据这些凭证可以跟踪和分析每一笔物料的移动变化记录。
㈡物料价格确定的原则
ERP系统中,库存物资的计价方法主要控制在物料主数据内。
物料主数据(MaterialMasterData)包括基本数据(BasicData)、采购(Purchasing)、销售(SalesandDistribution)、MRP、会计(Accounting)及成本(Costing)等视图。
在建立每一种物料主数据时,会计视图可设定选用计划/标准价格(StandardPrice)还是移动平均价格(MovingAveragePrice)进行计价。
选择相应的计价方法后,如果物料已经有历史记录,在会计部分还可以显示该物料的单价和库存。
㈢测井公司ERP系统物料价格的确定
测井公司是集测井技术研发、仪器制造、技术服务、新技术推广及资料处理解释为一体的专业化公司。
ERP项目在实施过程中,综合考虑生产制造和技术服务等的需求,确保各模块数据的统一和集成,项目实施顾问经过论证分析确定了物料以标准价格为基础的计价方式。
同时在完成月结后,系统自动产生物料移动平均价格,以移动平均价格反映当期库存价值。
二、物料标准价格实施以来,存在的主要问题
ERP系统实施以来,物料标准价格在系统中的优越性比较明显,在简化会计处理工作,考核采购管理部门和生产部门的业绩方面发挥了积极的作用。
但不可否认,由于测井公司生产和专业的特殊性,在多专业、多项目等方面,如何核算成本、进行统计分析、完成日常查询等方面,标准价格的不足之处也暴露出来。
当然这些问题与测井公司ERP系统上线前的基础工作存在差异有很大的关系。
主要表现在:
1、ERP系统上线时,由于工作量大、任务重、时间紧,各单位上报的基础数据信息不全不准,主要是物料名称、规格型号不规范、物料标准价格维护不合理、重码情况严重等问题;
2、生产制造单位的测井仪器中间产品等部分物料标准价格维护为1或0,造成生产制造成本的不合理;
3、物料计量单位换算造成价格差异明显等。
三、物料采购价格和标准价格对比分析
由于物料基础数据不完善,标准价格维护不合理,系统运行中物料经常会出现较大的价格差异。
特别是物料采购价格和标准价格之间的差异十分明显,导致差异问题比较突出,为了查找原因,分析问题,从测井ERP系统数据中进行对比分析。
一、分析数据
1、抽取测井公司2008年1月1日—6月20日下属七个单位6个月的实际采购净价和系统物料主数据标准价格进行对比分析;
2、以测井公司实际发生业务的B、C类物资共计1595个采购订单和16022项物料的采购价格和标准价格进行分析。
(详见附表一)
二、采购价格与标准价格差异分析
1、采购价格与标准价格差异总况
在日常业务中,所有物料要经过招投标进行采购,然后创建采购订单,订单中反映了物料的实际采购净价。
由于采购净价和标准价格之间存在一定的差异,导致采购总额和标准价格总额差异较大。
按测井公司2008年1月1日—6月20日下属七个单位6个月的的采购总量分析,在发生采购业务的16022项物料中,采购净价和标准价存在差异物料项数总计12533项,占总项数的78.22%,累计采购总额为273051509.1元,标准价总额为311068697.4元,采购总额与标准价总额的差异为-38017188.21元。
由此可以看出,由于采购价格比标准价格总体较低,标准价格总体维护的较高,两者之间的价格对比产生了负差异。
从不同单位之间的总额对比,价格差异较大的单位有两个,D608测井仪器厂的差异为-42141385.52元,差异比率为-44.27%,D601长庆事业部差异是16697884.68元,差异比率为21.78%。
两个单位的采购总额和标准价格分别为负差异和正差异。
正差异指采购净价总体比标准价格偏高,而负差异指采购净价总体比标准价格偏低。
采购价格与标准价格差异总况(图示一)
2、采购价格与标准价格正负差异对比分析
从附表一(图示一)还可以看出,在不同单位之间的采购净价总额和标准价格总额的差异,长庆事业部(16697884.68元,21.78%)和塔里木事业部(246652.09元,18.17%)是正差异外,其他5个单位的差异都是负差异。
综合各单位的采购净价和标准价格总额差异是-38017188.21元,比率是-13.92%,说明测井公司整体的采购价格总额比维护在系统中的物料标准价格总额要偏低。
3、采购价格与标准价格差异物料项数与比率
按实际发生业务的16022项物料分析,采购价格与标准价格存在差异的物料有12554项,差异为正的物料有6001项,比率为37.45%;
;
差异为负的物料有6553项,比率为40.90%;
价格相等的物料有3468项,比率为21.65%。
其中价格差异在±
0-10%的有7008项,占总项的43.74%;
差异在±
10-20%的有1702项,占总项的10.62%;
20-50%的有2537项,占总项的15.83%;
50-100%的有2271项,占总项的14.17%;
100%以上的2504项,占总项的15.63%。
(详见附表二(图示二))
采购净价与标准价差异项数表(图示二)
从差异百分比可以看出,价格差异比例在±
0-10%的物料共计7008项43.74%,说明这部分发生业务的物料采购净价和标准价格维护的相对合理,对系统进行成本分析和考核部门业绩方面有一定的积极作用,但还有9014项56.26%的物料因为维护价格偏高或低,造成系统价格差异较大,是构成价格差异的主要原因。
综上,由于采购净价和标准价格不一致,导致了系统里物料价格存在很大的差异。
不论是价格总额还是各单位实际业务产生的正负差异,采购净价比标准价格总体要偏低。
说明了各单位实际采购的总价格要相对较低,而系统维护的标准价格总体上相对偏高。
再者由于价格差异在±
0-10%以上的物料共9014项56.26%,说明这部分标准价格维护的不合理,是造成价格差异的主要原因,也是系统运行过程中ERP运维和业务人员必须要掌握和重点关注的方面。
为了确保今后系统业务的顺利开展,特对存在差异较为明显的物料进行列表,明细详见《物料采购净价与标准价差异明细表》。
而在生产制造方面的部分物料,因部分物料的标准价格维护为1或0,导致系统价格差异很大。
在此不再详述,列出《测井仪中间产品物料价格明细表》,以引起运维和业务人员的高度重视。
四、采购价格和标准价差异的处理方案
物料采购净价与标准价格差异的长期存在,在各单位日常应用采购价格和标准价进行数据分析,核算材料消耗成本和生产成本方面会造成数据分析差错或不准确性。
如何避免业务分析错误和不准情况,必须针对系统价格差异制定相应的措施来解决存在的问题。
正常情况下可在固定时间对系统标准价格进行统一调整,可以结合实际采购价格和参照移动平均价格对标准价进行调整。
标准价格的调整必须要有主数据管理部门落实专人负责此项工作,集中抽调财务、物流管理人员共同去完成,做好以下工作。
㈠核对系统内所有物料价格,对存在采购价格和标准价格差异在±
10%以上的物料进行清理,列出调整标准价明细表;
㈡是组织物资采购管理人员对各地市场价格进行调研,掌握市场价格,确保物资标准价格的相对合理;
㈢根据调研价格,组织主数据维护人员对标准价格进行统一调整;
㈣对原维护在系统中的测井仪中间产品价格为1或0情况物料,以制造单位的生产订单完工收货时核算的成本价格为基础,核定测井仪中间产品的标准价格,然后对系统标准价进行维护。
五、物料采购价格和标准价差异问题对策
测井ERP系统已经确定了以标准价格为计价体系,采购价格和标准价格之间的差异将长期存在。
但在日常工作中,业务部门要经常对系统数据进行统计分析,核算成本中心费用,定期核定生产成本等。
系统中各种凭证都是以标准价格为计价基础,所有统计和分析的数据也以标准价格为准,在实际统计核算中,反映出的采购价格相比成本消耗数据等若因标准价格维护的不合理,造成统计数据差异很大,导致管理层和业务层所获取的信息误差很大。
一是影响管理层的决策,二是对业务部门进行考核缺少必要的参考依据,三是对生产成本控制出现失真的情况。
由此造成的决策失误或成本控制损失将无法估算。
所以必须制定行之有效的对策来减少系统价格差异和统计分析和核算不真实的情况。
提出这个问题需要项目实施顾问和运维管理人员值得思考和讨论。
在ERP系统中价格体系的确定在前面综述中已经说明,会计核算制度上离不开先进先出法、后进先出法、移动平均法、计划成本法、个别计价法等计价方法。
而在众多SAP实例中,物料收发存等业务移动过程,移动平均法和标准价格法这两种库存物资计价方法得到了广泛的应用。
对测井ERP系统,处理价格差异的策略认为主要有三个:
1、继续沿用标准价格法,但要确保标准价格维护的合理。
但目前由于市场的瞬息万变,物料需求也在不断变化,而且生产制造等也要随生产和市场的变化而不断调整。
物料标准价格差异若经常人为调整,不适应和不利于ERP系统功能的逐步完善和提高。
2、放弃标准价格法,采用移动平均法。
移动平均价格和标准价格计价的主要区别是,移动平均价主要通过当前收货价格计算得出,基本接近于当前的市场价格;
而标准价格是一种计划价格,标准价格与实际价格的差异不再分配到存货中,直接转到当期损益。
目前系统月结时产生的移动平均价真实反映了库存物料和实际发生的成本费用。
价格差异基本在合理的范围。
采用移动平均法是比较可行的一个方案。
3、由实施顾问结合测井ERP系统运行一年多正反等方面的经验,综合开发一套价格体系,更适合于测井公司ERP系统的信息化管理需要。
六、改进和完善物料标准价格体系的一点建议
ERP系统价格体系的确定,关系到一个系统运行的成败。
当前测井ERP系统标准价格体系有利于生产制造控制生产成本和考核业务部门的绩效等;
同时也因价格差异影响了系统整体的统计分析和核算数据的准确。
为了确保系统功能进一步优化和完善,提出改进和完善物料价格体系的一点建议:
1、组织专人考察和了解中石油系统外已经使用了ERP系统,并且系统运行良好的企业,取长补短,借鉴对方ERP系统成熟的价格体系,对价格体系提出整改意见,报请集团公司信息管理部门对测井ERP系统的价格体系进行调整。
2、根据测井公司不同的专业业务需求,采用不同的价格计价体系。
比如生产制造专业可以继续采用标准价格计价方法,而技术服务单位采用移动平均法。
标准价格计价对生产制造单位有利于控制生产成本;
而对技术服务单位在控制费用方面,能够以接近于市场价格的移动平均计价法使管理层及时了解库存物资的结存情况,而且及时计算出单位成本费用以及确保发出和结存的成本客观真实。
3、放弃标准价格法,采用移动平均法。
目前测井ERP系统运行一年多时间,公司上下已经积累了丰富的使用经验,也培养了一批较高素质的运维人员。
可以在完善基础数据上下功夫,制定具体的实施方案,将目前的系统标准价格计价体系改为移动平均法。
作者简介:
杨育民本科学历1989年毕业于四川石油财经学校物资供应管理专业,多年从事物资管理工作。
2006年完成了中国石油大学(华东)工商管理专业本科函授学习。
2006年8月—2007年在测井公司ERP项目组作为关键用户负责MM模块的项目实施,现为测井公司信息管理部ERP运维高级主管。
附表一
物资采购与标准价格差异汇总表
工厂
采购订单数
物料总项数
采购价格与标准价格存在差异项数
采购价格与标准价格存在差异比率
采购总额
标准价总额
采购总价与标准总价差额
总价差额占实际价比率
D601
长庆事业部
396
1698
1576
92.82%
76677390.26
59979505.58
16697884.68
21.78%
D602
华北事业部
274
2780
1785
64.21%
33537913.9
39186733.74
-5648819.84
-16.84%
D603
吐哈事业部
153
1914
1532
80.04%
26782017.13
28528610.6
-1746593.47
-6.52%
D604
青海事业部
140
1416
825
58.26%
14864996.18
15569226.82
-704230.64
-4.74%
D605
塔里木事业部
78
342
324
94.74%
1357565.86
1110913.77
246652.09
18.17%
D606
技术中心
142
1681
1464
87.09%
24633727.13
29354422.64
-4720695.51
-19.16%
D608
测井仪器厂
412
6191
5027
81.20%
95197898.68
137339284.2
-42141385.52
-44.27%
合计
——————
1595
16022
12533
78.22%
273051509.1
311068697.4
-38017188.21
-13.92%
附表二
采购价格与标准价格差异物料项数与比率表
物料项数及比率
净价与标准价差异为正
净价与标准价差异为负
净价与标准价差异相等
差异比例在±
10%
20%
50%
100%
100%以上
项数
1024
552
122
453
355
350
351
189
比率
60.31%
32.51%
7.18%
26.68%
20.91%
20.61%
20.67%
11.13%
786
999
995
1411
301
451
317
300
28.27%
35.94%
35.79%
50.76%
10.83%
16.22%
11.40%
10.79%
767
765
382
732
229
353
380
220
40.07%
39.97%
19.96%
38.24%
11.96%
18.44%
19.85%
11.49%
374
591
901
128
154
147
86
31.85%
26.41%
41.74%
63.63%
9.04%
10.88%
10.38%
6.07%
293
40
9
267
26
25
15
85.67%
11.70%
2.63%
78.07%
7.60%
7.31%
4.39%
854
610
217
874
113
246
197
251
50.80%
36.29%
12.91%
51.99%
6.72%
14.63%
11.72%
14.93%
1826
3213
1152
2370
550
958
864
1449
29.49%
51.90%
18.61%
38.28%
8.88%
15.47%
13.96%
23.40%
6001
6553
3468
7008
1702
2537
2271
2504
37.45%
40.90%
21.65%
43.74%
10.62%
15.83%
14.17%
15.63%
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