QEMS文件和资料控制程序Word文档格式.docx
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QEMS文件和资料控制程序Word文档格式.docx
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方针、目标、质量/环境手册。
5.1.2二级文件:
程序文件,包括质量管理体系所编制的程序文件。
5.1.3三级文件/外来文件:
作业指导书、工艺/作业流程、检验规程、操作规程、职务说明书、承认书等。
5.1.4四级文件:
报表、计划、记录、表单、文本模板,包括质量体系的要求的相关记录及表单。
5.2文件的编写和审批
5.2.1一级文件由综合管理部负责编写,管理者代表审核,总经理批准。
5.2.2二级文件由责任部门编写,管理者代表/质量负责人审核,总经理批准。
5.2.3三级文件由责任部门编写,各部门负责人审核,管理者代表批准。
5.2.4文件编写的格式应符合相应的文本模板,详见《文件编写原则》。
5.2.5文件编写部门也是文件的维护责任部门,负责对文件进行修订、必要时进行文件评审、有效性确认以及推行和宣导、监督执行。
5.3文件的编码规则
5.3.1一级文件编号方法
例如:
DXC-QEM-2009表示:
质量/环境手册2009年编写。
5.3.2二级文件编号方法
5.3.3三级文件/外来文件编号方法
5.3.4记录表格编号方法
FM-ZH-001A表示:
综合管理部的第一份表单(A版),表单的编号一律标注于表单右下角,以便于识别。
5.3.5部门/单位代码
5.4版本的控制
5.4.1版本
所有文件版本以英文大写字母来区分,初次发行为A版,之后为B、C、D、E…以此类推。
5.4.2版次
文件第一次制订版本以A/0表示,A版第一次修订为A/1版依此类推。
凡版次经5次修订后或修改幅度较大或文件修订后由总页数有变化时原制订单位进行版本变更,发行B版、C版……,以此类推。
5.5文件的评审控制
5.5.1当新建或修改文件时,文件制定部门需组织相关使用文件责任部门对所使用的文件进行有效性、适宜性、充分性进行评审并记录,必要时予以修订。
5.5.2文件评审时机:
当执行部门根据公司发展和变化对文件要求的有效性、适宜性、充分性需要评审时,由文件编制部门将修改后的文件电子档以邮件方式发送文件执行部门预审,在邮件通知发出后一周内由编制部门组织执行部门进行文件评审(可以会议形式进行),评审结果进行会签。
5.6文审控制
为保障新编文件符合公司文件编写的格式要求,文件类别及实施目的,应用范围等清晰明确,可读性强;
所述内容与现行文件不产生冲突及重复,所有文件在正式批准前都应提交综合管理部或深圳办管理部进行文审,文审通过才能批准及发布。
5.7文件的有效性控制
5.7.1文件的归档
5.7.1.1一级、二级、三级文件的归档:
文件编制后由文件编制部门至文控中心索取文件编号,并由文件编制部门根据本公司具体运作情况确定文件的发放部门/份数,并填写在《文件发放清单》上交文控中心归档,以控制新版本发放和旧版本回收。
外来文件需经文件收集部门负责人适用性评审后方可归档。
5.7.1.2四级文件的归档:
由文件编制部门将确定合格后的四级文件(纸张版和电子版)交文控中心检查文件格式是否符合要求并对文件进行编号,具体控制详见《记录控制程序》。
5.7.1.3送呈文控中心归档时须同时提供该份文件的电子档文件,以利后续电子档文件的公布。
文件中心负责将归档的文件扫描成PDF格式储存到公司内联网指定位置Y:
\文档中心,以邮件形式通知各收文部门/人员到内联网上查阅。
5.7.1.4文控中心须建立并即时维护《受控文件一览表》,在接收到归档的文件后10分钟内登录电脑,反映版本最新状况,确保有效性。
5.7.2文件的标识
5.7.2.1“正本文件”、“受控文件”、“外来受控”印章用于本公司质量管理体系一、二、三级文件、外来文件的“纸张版”,印章由文控中心统一保管。
5.7.2.2文控中心负责将公司质量体系一、二、三、四级文件以“电子版”形式存放在公司内联网指定位置Y:
\文档中心上供各部门查阅(网上必须为PDF格式),是“受控原件”的扫描版本,无需加盖红色“受控文件”印章。
5.7.2.3各收文部门任何情况下不得使用印章变黑(即不允许私自复印“受控副本”),未盖红色“受控文件”印章的文件一律视为不具执行力文件。
5.7.2.4各收文部门任何情况下不得私自将“电子版”(即存放于公司内联网指定位置)的一、二、三级文件打印出来使用,四级允许打印使用。
5.7.2.5空白记录表格使用时无需加盖红色“受控文件”印章,但作为附件随文件发放记录表格时需加盖红色“受控文件”印章。
5.7.2.6非受控文件需经管理者代表确认,加盖红色“非受控文件”印章。
5.8.3文件的发放
5.8.3.1文控中心根据《文件发放清单》中规定的发放份数进行复印,在受控原件右上角加盖红色“正本文件”印章后复印副本在“正本文件”字样旁左边加盖红色“受控文件”印章,填写《文件分发回收记录表》。
5.8.3.2文控中心以邮件形式通知收文部门领取文件,收文部门在《文件分发回收记录表》上签名确认后方可领取文件。
5.9文件的保存
5.9.1质量管理体系所有文件应存放在防潮、防虫、防火防丢失环境下,在保存期限内需保持清洁、字迹清晰。
电子媒体文件应做好备份,注意防病毒,定期检查,防止记录损失;
磁记录应防高温、防磁。
5.9.2通过批准发行的正本文件、空白表单等“正本文件”及《文件分发回收记录表》均由文控中心保管。
5.9.3“受控副本”由各收文部门自行整理、保管及交接管理。
各相关部门建立/更新发放至本部门的《受控文件一览表》,对文件进行分类摆放,在每个文件夹或摆放区域加贴标识,保持文件清晰易辨,不可随意涂改。
若文件遗失或损毁,应及时按本程序规定申请补发/更换。
5.10文件的借阅、补发申请
5.10.1质量管理体系相关文件部门内人员查阅本部门文件时无需进行登记。
非本部门人员借阅文件时需在《文件借阅登记表》上进行登记。
5.10.2各部门/人员在使用过程中如发现需增加或因文件遗失/破损需更换文件时,由申请人填写《文件申请补发单》交部门负责人审核后,经管理者代表批准后,由文控中心进行文件补发发放。
5.11文件的修改
5.11.1文件发布后,各相关部门发现实际运作与文件不合理、不完备或无效需修改时,均可填写《文件更改申请表》提出修改申请。
5.11.2文件变更时,除非特别规定,否则应依本程序文件规定的文件编写和审批执行修订,方可生效。
5.11.3一、二、三级文件的修改必须在电子原稿上进行修改,不允许采用手写方式进行自行修改,任何修改内容必须登于文件修订记录中。
5.12文件的回收、作废
5.12.1文控中心收到批准后的《文件更改申请表》按原发放份数进行复印,在受控原件右上角加盖红色“正本文件”印章后复印副本在“正本文件”字样旁左边加盖红色“受控文件”印章,并填写《文件分发回收记录表》,更新并保存纸张版“正本文件”和内联网上的“电子版”,以邮件形式通知各收文部门以旧换新。
5.12.2收文部门负责收集旧版文件,并将旧版文件交到文控中心。
文控中心收到旧版文件后应在《文件分发回收记录表》上签收,并在旧版的纸张版“正本文件”上加盖红色“文件作废”印章并将文件隔离保存,将作废文件记录于《作废文件一览表》内;
旧版“受控副本”回收齐全后统一由碎纸机销毁无需保存。
收文部门收到新版文件后应在《文件分发回收记录表》上签收。
5.12.3作废文件记录由文控中心登录于《作废文件一览表》内,以作为文件追溯性用。
5.13外来文件的管理
5.13.1法律法规及标准的收集、更新
5.13.1.1各相关部门定期收集、更新适用于本公司的法律法规及标准,编制《适用法律法规/标准清单》,将所收集到的法律法规/标准由部门负责人对其适用性进行审批后交文控中心归档,由文控中心在文件右上角加盖红色“外来文件”印章。
5.13.1.2当外部发行机构更换版本后,各相关收集部门应及时更新本公司的法律法规/标准,更新后应对其适用性进行再次审批后交文控中心归档,由文控中心按本程序规定的文件有效性、回收、作废管控。
5.13.2客户文件的转换、分发、更新
5.13.2.1客户文件经项目部负责人适用性评审后方可归档,并由文控中心在文件右上角加盖红色“外来文件”印章。
5.13.2.2如需将客户文件分发到各相关部门使用时应按下列要求进行:
A、若无需转化为公司内部文件时,直接在副本上加盖“外来文件”印章,以客户的文件编号、版本号及其生效日期识别文件的修订状态,按本程序规定进行文件分发、回收和作废。
B、若需转化为公司内部文件时,按本程序文件的编码原则进行编码,文件发放前须经发文部门主管签名确认,并按按本程序进行文件分发、回收和作废。
5.13.2.3文控中心负责根据文件的归档编制/更新《外来文件登记表》。
6.0相关文件
6.1《记录控制程序》
6.2《文件编写原则》
7.0相关记录
7.1《受控文件一览表》
7.2《文件发放清单》
7.3《文件发放回收记录表》
7.4《文件和借阅登记表》
7.5《文件和申请补发单》
7.6《文件更改申请表》
7.7《作废文件一览表》
7.8《适用法律法规/标准清单》
7.9《外来文件登记表》
QEMS管理体系文件一览表
文件名称
文件编号
文件使用部门
使用责任人
发放份数
编制:
审核:
批准:
日期:
外来文件控制清单
自编号
文件名称、编号
发文部门
发文时间
采用时间
保管部门
受控顺序号
时间:
文件发放/收回记录
序号
受控号
领用部门
领用人签名
日期
1
2
3
4
5
6
7
8
9
非受控文件发放登记表
发放日期
数量
管理编号
备注
文件更改申请
编号
版本
更改位置及原因:
更改后内容:
受此影响引起的其它更改文件名称:
申请人:
所在部门意见:
签名:
审批部门意见:
体系文件修改(新增)页发放登记表
文件类别
文件编号/页次
版本号
页数
申请表号
签收
环境管理手册
程序文件
三级文件
合计页数
文件销毁申请
份数
销毁原因:
所在部门
文件保管部门意见:
管理者代表意见:
文件销毁记录:
销毁人:
监销人:
失效文件回收及销毁登记表
序
号
文件编号/页码
合计份数
失效原因
回收日期
销毁日期
备注
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- 关 键 词:
- QEMS 文件 资料 控制程序