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根据情况灵活分组调查。
活动内容与要求:
1、学生分组,分类调查企事业单位档案室或档案馆,实地调查了解掌握我国档案管理现状及管理趋势以及档案工作人员的素质要求,然后各组指定代表总结介绍他们的调查情况,并讨论“如何才能做一个合格的档案工作者”。
(要有可展示的书面材料)
成果
作业名称
(具体成果或作业可以附后)
一、我国档案管理现状及管理趋势以及档案工作人员的素质要求
(一)我国档案管理现状及管理趋势:
1、档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
2、档案信息的集成化管理是资源共享的最佳模式。
3、数字化档案馆是新世纪档案馆发展的必然方向。
不过在一些落后地区或规模较小的单位,档案信息化、集成化、数字化程度并不高,有的基本上仍是传统的手工操作,利用率不高。
如:
……………………………………(可结合实习单位的情况,补充说明)
(二)档案工作人员的素质要求:
1、政治思想素质。
2、专业技能。
3、心理素质。
二、如何才能做一个合格的档案工作者
一个合格的档案工作者,应具备以下三方面的素质:
(一)政治思想素质。
要有正确的政治方向;
正确的世界观和方法论;
良好的专业道德。
档案工作者具有较高的政治素质较强的责任感是做好档案工作的根本保证。
(二)专业技能。
不仅需要具备档案学的业务知识,还需要具备多方面的素质,如广博的知识结构,英语应用能力,创造性的思维能力,特别是现代信息技术使用能力。
(三)心理素质。
档案工作者容易出现自卑、职业厌倦等心理问题,因此要注意提高自身素质,克服心理障碍。
体会
(请填满表格,例:
“通过……,了解到了……,明确了……,掌握了……。
”)
二
11.1
项目二档案收集归档
任务二了解档案收集的内容与地位
1、掌握档案收集归档的含义。
2、明确档案收集工作的内容以及要求。
1、能够分析档案收集归档在档案整体工作中的地位。
2、能够根据档案收集要求判断具体做法是否规范。
1、学生分组实地调查了解某单位档案室或档案馆收集归档制度、归档文件的要求以及档案收集途径,然后各组指定代表介绍他们的调查情况,并总结分析我国档案收集工作的实际情况。
一、×
×
单位档案室收集归档制度、归档文件的要求以及档案收集途径
(一)档案收集工作的要求:
1、归档材料应当齐全、完整、优化。
2、加强档案调查和指导。
3、保全全宗不可分散性。
4、加强档案工作的标准化。
(二)归档范围与归档流程:
1、明确归档范围。
(1)上级机关来文。
(2)本单位文件。
(3)下级机关报送的文件。
(4)相关文件。
2、确定档案时间。
(1)管理性文件,在形成的第二年上半年内向档案部门移交归档。
(2)科技性文件。
根据文件形成的具体情况,或按项目结束时间归档、或按工作阶段归档、或按子项目结束时间归档、或按年度归档、或随时归档。
3、归档份数。
纸质档案一般归档一份,重要的、使用频繁的需多归档若干份。
而磁性载体档案一般要有备份。
4、归档程序。
(1)按移交清单移交双方点清楚。
(2)确保清单无误后,双方签字,各留一份,以备查考。
(3)科技文件归档时,还需编写归档文件简要说明。
(4)归档目录。
归档文件移交完毕后,档案部门要将每年移交的档案登记造册,并编制封面、目录。
(三)档案收集途径:
1、例行的接收制度。
2、专门的征集方法。
二、我国档案收集工作的实际情况
一般中央、省、地、市(县)级的档案馆和规模较大的单位,档案的收集归档工作规范或比较规范。
而规模较小的单位,档案的收集归档工作不够规范。
档案收集工作的要求不够明确;
文件归档不及时;
不严格按归档程序来归档等。
(可结合实习单位的情况,补充说明)
(请填满表格)
三
任务三档案室归档流程
1、掌握单位档案归档时间、归档范围的具体规定。
2、明确档案室收集归档工作的组织与具体流程。
1、能够设计机关或企业档案室收集归档工作的方案。
2、能够根据档案收集归档的具体要求进行档案归档仿真训练。
1、根据情况灵活分组调查。
2、分角色模拟仿真训练。
1、学生分组进行实地调查了解某单位归档与不归档文件的范围、归档时间以及档案收集的途径与方法,然后各组综合他们的调查情况,设计档案室收集归档流程。
2、对比分析,学生讨论“档案室档案如何做好档案收集工作”。
3、分角色模拟仿真训练——文书部门与档案室进行档案移交归档工作。
下面是浙江省妇联的几份文件,请你鉴别一下哪些需要立卷归档,哪些不需要立卷归档?
并说明理由是什么?
(1)浙江省妇联×
主席在全国妇女工作会议上的典型发言。
(2)中共×
省委关于省委组织部×
、×
等同志的任职通知。
(3)中共×
省委关于广东省纪律检查委员会刘×
贪污腐化的处理决定。
(4)浙江省妇联关于全省妇女教育发展规划。
(以上3项活动都要有可展示的书面材料)
4、教师总结。
单位归档情况
(一)归档文件的范围:
1、上级机关来文。
2、本单位文件。
3、下级机关报送的文件。
4、相关文件。
(二)归档时间:
1、管理性文件,在形成的第二年上半年内向档案部门移交归档。
2、科技性文件。
根据文件形成的具体情况,按项目结束时间归档(或按工作阶段归档、或按子项目结束时间归档、或按年度归档、或随时归档)。
(三)档案收集的途径与方法:
杭州科技职业技术学院陶行知研究馆,除接受原湘湖师范学校陶行知研究馆的文件资料外,也向社会征集相关资料。
设计档案室收集归档流程
(一)明确归档范围。
(二)确定档案时间。
(三)确定归档份数。
(四)确定归档程序。
二、档案室档案如何做好档案收集工作?
(一)建立归档制度。
(二)明确档案收集工作的要求:
(三)明确归档范围与归档流程:
3、确定归档份数。
4、确定归档程序。
三、分角色模拟仿真训练——文书部门与档案室进行档案移交归档工作
第
(1)(4)文件必须归档,因为这两个文件都是反映了省妇联的主要工作职能。
第
(2)(3)文件不必归档,因为这两个文件跟省妇联的主要工作职能无关,并不反映省妇联的历史发展面貌。
四
项目三档案整理立卷
任务四认识全宗及分类方法
1、掌握全宗及立档单位的含义及构成条件。
2、明确档案整理工作中分类方案的种类及组合、制定原则及要求。
1、能够根据立档单位的构成条件判断具体某单位能否构成立档单位。
2、能够根据不同分类方案的特点与适应要求判断某单位的分类方案是否合理规范。
1、学生分组,实地调查了解某单位档案整理方案,并能按照全宗内档案分类方案要求对其单位档案分类方案进行分析,然后各组指定代表介绍他们对此单位分类方案的评价。
2、对比评价各组,评选出最佳调研小组。
3、教师小结。
对×
单位档案分类方案的分析与评价
单位是按“年度——机构——保管期限分类法”对档案进行分类的。
即先将归档文件按年度分类,每个年度下按机构分类,再在组织机构下面按照保管期限分类。
这种分类方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。
单位内部机构相对稳定,因此适用这种分类方法。
这种分类方法的优点是不受历年机构变动的影响,每年归档的案卷依次上架,便于接收和保管。
(或:
单位是按“年度——保管期限——机构分类法”对档案进行分类的。
即把一个单位的档案先按年度分开,每个年度内分为永久、长期、短期三种保管期限,然后再按组织机构分开。
这种分类方法的优点是简便易行,与文书处理制度相吻合,标准客观,便于归类。
缺点是一个组织机构的档案被年度隔成许多部分,较分散,不便查阅。
)
单位是按“保管期限——年度——机构分类法”对档案进行分类的。
……………………………………………………参见P57)
五
任务五档案整理与组卷
1、掌握档案整理立卷工作流程及要求。
1、能够按照改革后的组卷方法将待整理的档案装盒,并填写案盒及相关事项。
根据情况灵活分组整理某单位待归档的文件。
1、学生分组,通过具体某单位归档文件的分类、整理、组卷、装盒,训练学生实际的整理文档能力,然后对每组的分类组卷方法进行评价。
2、对比评价各组填写的案盒,评选出最规范小组。
3、教师总结。
如实习单位不方便提供待归档文件,则安排仿真训练如下:
1、下面是择取的×
市卫生局某年度形成的10份文件材料,请你按已学过的立卷方法,将其进行分类并组成案卷,拟写出案卷标题。
(书面作业1)(要有可展示的书面材料)
(1)×
市卫生局关于干部职工中级培训的几点意见。
(2)×
市卫生局关于全市卫生系统干部职工免费脱产学习几个问题的通知。
(3)×
市卫生局关于2004年卫生护士学校招生的通知。
(4)×
市中心医院关于对余×
所犯错误的处分决定。
(5)×
市卫生局转发市中心医院《关于对余×
所犯错误的处分决定》的通知。
(6)×
市卫生局关于举办中等技术培训班的通知。
(7)中共×
市委关于任命刘×
为卫生局党组副书记的决定。
(8)×
市卫生局关于王×
等同志职务任免的通知。
(9)×
市人民政府关于卫生局李×
(10)×
市卫生局关于钟×
2、下面是正大公司的几份待归档文件,请你判断一下应放在哪一年度立卷,并说明理由。
(1)正大公司2010年工作计划(2009年12月30日成文)。
(2)正大公司2010年工作总结和2011年工作重点(2011年1月10日成文)。
(3)正大公司2008-2010年三年发展规划(2009年1月15日成文)。
(4)正大公司2008-2010年三年工作总结(2011年1月10日成文)。
3、对比评价各组立卷情况,评选出最佳小组。
仿真训练——按立卷方法将文件进行分类组卷并拟写案卷标题
1、将
(1)
(2)(3)组成一卷,案卷标题是:
市卫生局关于干部职工培训学习、2004年卫生护校招生的意见、通知。
2、将(4)(5)组成一卷,案卷标题是:
市卫生局、市中心医院关于对余×
所犯错误的处分决定、通知。
3、将(7)(8)(9)(10)组成一卷,案卷标题是:
中共×
市委、市人民政府、市卫生局关于刘×
、王×
、李×
、钟×
等同志职务任免的决定、通知。
11
项目四档案价值鉴定
任务六档案价值鉴定方法
1、掌握影响档案价值的两大要素以及档案价值判定的工作方法、工作流程。
1、能够根据影响档案价值的两大要素以及价值判定的工作方法粗略地判定具体档案的价值。
2、能够明确档案价值判定的工作流程,明确分工。
根据情况灵活分组训练。
1、学生对归档文件或期满档案的内外两大因素进行分析,判定价值,然后案例辅助讨论学生对档案价值的衡量。
(1)小刘是华美贸易有限公司的档案管理员,在一次档案鉴定中,她发现几份关于该公司已撤销的一个内部机构的管理性文件,她当时想,反正那个机构已经撤销了,这几份文件自然没用了,于是,她把那几份文件用碎纸机销毁了。
过了一段时间,公司领导想找出这几份文件作为参考,而小刘再也无法找回来了。
根据上面情况分析:
小刘这样做对吗?
为什么?
请你谈谈档案鉴定工作应从哪些方面分析档案的保存价值。
(2)明华服装公司在进行文件归档鉴定时发现:
年度综合统计报表、季度报表、月份报表都齐全;
而在总结类文件中缺少年度总结,只有季度总结和一些单项工作总结;
有一份本单位职工代表大会的工作报告定稿遗失,现存的只有草稿。
根据上述情况,请思考下列问题:
①该单位统计类文件的价值如何判定?
②该单位总结类文件的价值如何鉴定?
③该单位职工代表大会工作报告的草稿需要留存吗?
2、对比评价。
案例辅助讨论对档案价值的衡量
一、小刘做法是不对的。
因为销毁档案应得到档案主管领导的批准,她私自销毁是错误的。
再者,该公司一个内部机构虽然撤销了,但其管理性文件反映了该公司的工作职能和历史发展面貌,是重要的文件,应该保留下来。
鉴定档案的价值应从下面7个方面来分析:
1、分析档案的内容(着重分析档案内容的重要性、独特性、时效性)。
2、分析档案的来源(分析文件的责任者,本单位形成的文件大于外单位的)。
3、分析档案的产生时间(产生的时间越早越珍贵,在重要历史时期产生的文件,往往具有重大价值)。
4、分析档案的名称、稿本和外形特征。
5、分析档案的技术因素(档案内容和反映对象的技术水平越高,其价值越大)。
6、分析档案的功能因素。
7、分析档案的作者因素(高级领导人、重要机关、著名人物所形成的档案,往往具有重大价值)。
二、
1、该单位统计类文件的价值大,因为年度综合统计报表、季度报表、月份报表都齐全,文件保存完整。
其中年度综合统计报表,一般作为永久保存以便查考。
2、该单位总结类文件的价值大大降低,因为缺少年度总结,只有季度总结和一些单项工作总结,文件保存不完整。
不过在年度总结缺失的情况下,季度总结和一些单项工作总结就会弥补不足而显出其重要性,保存时间就相对增长。
3、该单位职工代表大会工作报告的草稿需要留存,因为草稿价值虽然小于定稿,但定稿遗失,草稿就有留存的价值。
任务七档案鉴定与档案销毁
1、掌握档案保管期限表的格式与设计要求。
2、掌握档案价值鉴定与销毁的工作流程及要求。
1、能够参照国家标准设计某单位的档案保管期限表。
2、能够按照档案价值鉴定流程与方法,按照设计出的某单位档案保管期限表,将此单位归档的具体档案初步划分保管期限,并填写档案销毁清册。
根据情况灵活分组鉴定某单位待归档的文件划分保管期限。
1、学生分组参照国家通用标准,设计某单位档案保管期限表,然后对每组的设计成果进行评价。
2、成果展示,对比评价。
设计×
单位档案保管期限表
例1:
一会议文件
㈠本单位党政工团纪召开的代表大会及工作会议的文件材料
1通知、名单、议程、报告、领导讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、主席团会议记录、简报等永久
2大会发言、提案、重要的照片、录音(像)带等长期
3一般简报、参考文件、小组记录、会议服务的计划、总结短期
㈡本单位董事、监事、持股会理事会议、股东会会议的记录、纪要、决议、决定永久
㈢本单位党委会、全委会、常委会、扩大会、总经理办公会、党政联席会的记录、纪要、决议、决定、领导讲话、讨论通过的文件永久
㈣本单位纪委、工会、团委的会议记录、纪要、决议事项长期
㈤本单位专业会议、现场会议的领导讲话、重要发言稿、经验交流材料、纪要、通知、总结、报告、简报长期
㈥电话会、小型座谈会会议记录、文件材料短期
㈦参加上级机关会议带回的文件材料
1重要的、需要贯彻执行的长期
2一般的短期
二上级机关和本单位颁发的决议、决定、规定、指示、命令、通知、请示、批复等文件材料
㈠上级机关颁发的
1直属上级机关颁发的,属本机关主管业务的、非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务的并要执行的重要的文件材料永久
2直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的一般文件材料长期
3代上级机关草拟并被采用的重要文件最后草稿长期
4其他需要执行的文件材料短期
㈡本单位制发的
1方针、政策法规性的、反映主要职能活动的、重要业务问题的永久
2一般业务问题的、在较长时间内要查考利用的长期
3事务性有参考价值的短期
㈢本单位的请示与上级机关的批复、下属单位的请示与本单位的批复
1方针政策性的、重要问题的永久
2一般事务性问题长期
3重要的但上级没有批复的短期
㈣同级机关和非隶属机关颁发的
1方针政策性的、重要业务问题的长期
2一般性的、非本单位主管业务但要贯彻执行的短期
三计划、规划文件
㈠上级机关编制下达的长远计划、年度计划、控制数字长期
㈡本单位编制的
1年度以上的综合性永久
2年度以上的部门性、专业性的长期
3半年、季度、月份的短期
㈢下级单位报送的
1年度以上的长期
2半年、季度的短期
四总结、报告、调查研究等文件材料
㈠本单位的
1年度以上的党、政工作总结,调研工作中形成的典型、系统的重要文件材料永久
2主要职能活动年度以上的总结、专题总结、普查工作、质量体系、环境管理、职业健康与安全等认证中形成的综合成果、专题成果、方案、总结、报告长期
3一般性的报告、调研材料、质量记录短期
㈡下级单位报送的工作总结、一般性的报告和调研材料
五统计报表
㈠本单位编制和汇总的
1年度以上的以及一次性重要调查统计报表和统计材料,综合性的永久
3半年的、季度的短期
㈡下级单位报送的
六组织机构、人员编制文件材料
㈠本单位组织机构成立、撤销、合并、更改名称、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信文件材料永久
㈡下属单位报批的组织机构成立、合并、更改名称和人员编制文件材料
1批准的长期
2未批准的短期
七本单位员工的录用、任免、晋级、调转、奖惩等文件材料
㈠录用、任免、定职、定级、调资、职称评聘、调转、抚恤、死亡等文件材料
1上级机关管理、批准的永久
2本单位管理、批准的长期
㈡员工(干部、工人)名册永久
㈢组织关系介绍信存根短期
㈣重大发明创造、有重大功绩的奖励文件材料
1省、部级及以上的永久
2地、市级及以下的长期
3本单位管理、批准的长期
㈤对有关人员的处分材料
1影响大、问题严重的永久
例2:
一、综合文书类
(一)行政文书类
1.党务工作
(1)本单位党组织会议记录.……永久
(2)本单位党组织工作计划,总结(包括各种专题总结,汇报材料).……永久
(3)单位党务工作报表,党员名册.……永久
(4)本单位党组织关于党务工作制发的文件和底稿.……永久
(5)上级党组织关于本单位党组织机构设置,撤并,名称更改,负责人任免,党员表彰,奖励,处分的文件材料.……永久
(6)本单位党组织关系介绍信和介绍信存根.……长期
(7)本单位党员民主评议,换届改选等活动材料.……长期
(8)上级党组织颁发的党务工作的法规性文件.……长期
(9)上级党组织颁发的党务工作一般性文件.……短期
(10)其他有保存价值的党务工作材料.……短期
2.共青团工作
(1)本单位团组织工作计划,总结.……永久
(2)本单位团员干部任免材料,统计报表,团员名册……永久
(3)本单位团员表彰,奖励,处分材料.……长期
(4)本单位团员组织关系介绍信及存根.……长期
(5)本单位团员组织换届改选活动.……长期
(6)上级团组织颁发的法规性文件.……长期
(7)上级团组织颁发的一般性文件.……短期
(8)其他有保存价值的共青团工作材料.
3.工会工作
(1)本单位工会工作计划,总结.……永久
(2)本单位工会干部任免材料,工会工作报表,工会会员名册.……永久
(3)本单位工会会员组织关系介绍信及存根.……长期
(4)本单位工会干部,会员表彰,奖励材料.……长期
(5)本单位工会工作会议材料(包括换届改选材料).……长期
(6)上级工会颁发的法规性文件.……长期
(7)上级工会颁发的一般性文件.……短期
(8)其他有保存价值的工会工作材料.
4.妇委会工作
(1)本单位妇委会工作计划总结.……永久
(2)本单位妇委会干部任免材料.……永久
(3)本单位妇委会换届改选活动.……长期
(4)上级妇联颁发的重要文件.……长期
(5)上级妇联颁发的一般性文件.……短期
5.行政管理
(1)本单位局长办公会议,局务会议记录.……永久
(2)本单位行政领导会议材料(包括会议记录,本单位召开的工作会议材料).……永久
(3)本单位颁发的各种行政管理文件的底稿,正本.……长期
(4)本单位及其内部职能部门活动形成的年度以上的工作计划,总结,工作报告(底稿,印件).……永久
(5)工作人员月份工作计划(总结).……短期
(6)本单位的成立,更改名称,启用印鉴,人员编制等文件材料.……永久
(7)本单位组织沿革,大事记,年鉴及反映本单位活动的剪报,荣誉证书.…
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