文书档案建档规范Word文档格式.docx

文书档案建档规范Word文档格式.docx

《文书档案建档规范Word文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《文书档案建档规范Word文档格式.docx（31页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

5.4.3督促并指导兼职档案人员做好文件材料的收集、积累、预立卷及归档工作。

5.4.4负责审定归档文件材料保管期限的划分。

5.5兼职档案员

5.5.1负责本部门文件材料的收集、积累和预立卷。

5.5.2负责本部门归档文件的整理、归档。

5.5.3对本部门归档文件材料保管期限进行初步的划分。

6文件材料归档范围和质量要求

6.1归档范围

6.1.1凡是反映单位的职能活动，对单位工作和历史沿革具有查考利用价值和凭证作用的文件材料均应归档保存。

6.1.2院部机关、院属单位文件材料的归档范围及保管期限详见附录A、B。

6.2不归档范围

中国科学院文件材料不归档范围详见附录c。

6.3质量要求

6.3.1归档的文件材料应为原件，不得擅自修改或事后补制。

6.3.2归档文件应齐全完整。

已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，并与原件一并归档。

6.3.3整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

6.3.4未翻译的文件，应译出中文标题，并附简短的内容提要。

7．归档文件的分类与整理

7.1归档文件的分类

中国科学院归档文件一般采用年度一问题（机构）一保管期限的方法进行分类。

同一全宗应保持分类方案的稳定。

7.2整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机了解，区分不同价值，便于保管和利用，使归档的文件真实地反映各项职能活动的历史原貌。

7.3保管期限的划分

保管期限分为永久、长期（16—50年）、短期（15年以下）三种。

（当国家对保管期限有新的规定时，执行新规定。

）

7.4归档文件的整理方法

7.4.1归档文件的整理单位

归档文件以“件”为整理单位。

文件的正本与定稿为一件，也可各为一件；

正文与附件为一件，也可各为一件；

正文与文件处理单为一件；

原件与复制件为一件；

转发文与被转发文为一件。

报表、名册、图册等应按其原装订方式，一册（本）为一件；

来文与复文为一件，也可各为一件。

7.4.2修整

有破损的文件，应对其进行修补；

超大纸张需按A4纸张大小进行折叠，文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。

7.4.3装订

归档文件按件装订。

装订时，正本在前，定稿在后；

正文在前，附件在后；

原件在前，复制件在后；

转发文在前，被转发文在后；

来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；

中文文本在前，外文文本在后；

公文处理单在前，文件在后。

7.4.4排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内（这里“保管期限”即为最低一级类目），按事由结合时间、重要程度等排列。

会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

7.4.5编号

归档文件依分类表和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

归档章式样见附录图Dl。

7.4.5.1全宗号：

院档案馆给本单位的全宗编号。

7.4.5.2年度：

文件形成年度。

以四位阿拉伯数字标注公元纪年。

7.4.5.3保管期限：

归档文件保管期限的简称或代码。

7.4.5.4件号：

文件的排列顺序号。

件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。

室编件号在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。

馆编件号按进馆要求标注。

7.4.5.5问题（机构）分类

作为分类类目的问题（机构）名称，或其规范化简称。

7.4.6编目

归档文件应依据分类表和室编件号顺序逐件编制归档文件目录。

来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。

归档文件目录式样见附录图D2。

7.4.6.1件号：

填写室编件号。

7.4.6.2责任者：

制发文件的组织或个人，即文件的形成单位或署名人

7.4.6.3文号：

文件的发文字号。

7.4.6.4题名：

文件标题。

没有标题或标题不规范的，可依据文件内容自拟标题，标题外加“[]”号。

7.4.6.5日期：

文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日。

7…46.6页数：

每份归档文件的页数。

文件中有图文的页面为一页。

7.4.6.7备注：

注释文件需说明的情况。

（如某份文件需说明的内容较复杂，目录备注项填写不下，可在备考表中做详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。

）.

7.4.6.8归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。

7.4.6.9归档文件目录应装订成册并编制封面。

归档文件目录封面式样见附录图D3。

7.4.7装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

7.4.7.1档案盒封面应标明全宗名称。

档案盒式样见附录图D4（a）。

7.4.7.2档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、问题、盒号等项式样见附录图D4（b）、附录图I）4（e）。

其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“-”号连接；

盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

7.4.8备考表

备考表置于盒内所有文件之后，用以对盒内文件进行必要的注释说明。

备考表式样见附录图D5。

7.4.8.1盒内文件情况说明：

填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁以及保管期限调整等情况。

也可以是文件目录备注项中加有“*”号标示，需要注释的详细说明。

7.4.8.2整理人：

负责整理归档文件的人员姓名。

7.4.8.3检查人：

负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

7.4.8.4日期：

归档文件整理完毕的日期。

8．档案接收

8.1接收时间：

文书档案在次年六月底以前接收完毕。

8.2交接手续

8.2.1归档部门兼职档案员将整理好的文书档案和归档文件目录一式两份，送交综合档案室检查验收。

8.2.2综合档案室在接收前，对送交的档案进行严格的质量检查，对不符合规范要求的档案，退回重新整理。

8.2.3质量检查符合规范要求的档案，经清点无误后，交接双方在归档文件目录上签字盖章，一份退归档部门，一份留综合档案室备查。

附录B

院属单位文书档案归档范围及保管期限参考表

序号

文件内容

保管期限

一、综合管理类

1.1

会议文件材料

1.1.1

所长办公会议（所务会）会议记录、纪要、决议及文件材料

永久

1.1.2

本单位召开综合性、管理性的重要工作会议材料

1.1.2.1

会议通知、出席名单、日程安排、负责人讲话、形成的决议、纪要和重要的声像材料

1.1.2.2

会议代表发言、典型材料和简报等

长或短

1.1.2.3

本单位召开的一般专业会议材料

长期

1.1.3

本单位领导人在公务活动中形成的重要电报、电话记录、讲话等

1.2

本单位领导工作形成的文件材料

1.2.1

所长任期目标（责任制）工作报告、述职报告

1.2.2

本单位所长任期内的审计报告

永或长

1.2.3

本单位领导班子换届形成的文件材料

1.3

管理工作形成的文件材料

1.3.1

工作计划、总结、发展规划等文件材料

1.3.1.1

本单位年度工作计划、总结及发展规划文件材料

1.3.1.2

单位季度、月份计划、总结及职能部门年度工作计划、总结

1.3.2

本单位的请示、批复文件材料

1.3.2.1

本单位重大问题的请示、报告与上级机关的批复

1.3.2.2

本单位重大的专题报告、典型调查报告

1.3.2.3

具体业务问题的请示、报告与上级机关的批复等文件材料

1.3.2.4

一般事务性的请示、报告与上级机关的批复等文件材料

短期

1.3.3

本单位在各项普查工作中形成的文件材料

1.3.3.1

普查方案、报告、总结和综合结果

1.3.3.2

原始记录

1.3.4

反映本单位历史、工作活动的编辑出版物

1.3.4.2

本单位编辑出版的并反映主要职能活动的所刊、简报、情况反映、工作信息等

1.3.5

反映本单位重大纪念活动（院庆、所庆及院士和著名科学家百年诞辰纪念）形成的照片、音像、展览片、出版物等文件材料

1.3.6

上级领导视察、检查本单位工作时形成的文件材料

1.3.6.1

党和国家领导人、上级机关视察、检查本单位工作的讲话、题词、照片和有特殊保存价值的音像等文件材料

1.3.6.2

党和国家领导人、上级机关视察、检查本单位工作形成的文件材料

1.3.7

上级机关颁发的文件材料

1.3.7.1

上级机关针对本单位颁发的决议、决定、指示及重要贺电、贺信等文件材料

1.3.7.2

非隶属上级机关颁发的与本单位职能活动密切相关的重要文件材料

1.3.7.3

直属上级机关颁发的属于本机关主管业务，和非隶属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的方针、政策、法规、规章、会议讲话等文件材料

1.3.7.4

直属上级机关颁发的非本机关主管业务并要执行的文件材料

1.3.8

本单位在上级机关召开重要会议上的典型发言、经验介绍等材料

1.3.9

本单位代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本

1.3.10

上级机关转发本机关的文件（包括报刊转载）

1.3.11

本单位推选人大代表有关材料

1.3.12

本单位获得院（省、部）级以上的荣誉证书（或原件照片）和奖励证书等

1.4

文秘工作文件材料

1.4.1

上级或本单位批准的机构（含临时机构）设置、变动情况及印章启（停）用等文件材料

1.4.2

公文管理有关规定、办法及实施细则

1.5

档案工作文件材料

1.5.1

本单位制定的档案工作办法及其实施细则

1.5.2

本单位制定的各部门文件材料归档范围、案

卷类目等

1.5.3

上报主管业务机关的档案工作总结、报告

1.5.4

上级检查本所档案工作形成的文件材料

1.5.5

上级颁发档案工作法规文件

1.5.6

本单位的基础数据汇集、专题汇编等编研材料

1.5.7

档案工作年度统计报表

1.5.8

档案鉴定中形成的文件材料

1.5.8.1

鉴定小组成员名单、鉴定方案、计划及依据性文件

1.5.8.2

鉴定后档案销毁清册

1.5.9

本单位向有关部门接收或移交的档案清册

1.6

综合信息统计工作材料

1.6.1

本单位各种综合统计年度报表、重要专项统计报表及统计分析

1.6.2

统计信息工作的重要报告、总结

1.6.3

统计信息工作有关规定及实施细则

1.7

审计工作形成的文件材料

1.8

监察工作形成文件材料（含案件材料）

1.9

保卫技术安全工作文件材料

1.9.1

保卫、技安工作年度及重要专题工作计划、报告、总结

1.9.2

保卫、技安工作有关条例、责任制、规章制度

1.9.3

本单位重大安全事件及重大案件的调查报告、处理情况等文件材料

1.9.4

治安、消防和安全检查及奖惩材料

1.9.5

上级机关颁发的保卫、技术安全、治安工作的文件材料

二、党群工作类

2.1

本单位党代会会议文件材料

2.1.1

请示、批复、代表名单、议程、工作报告、选举结果、领导人讲话、会议通过的文件、决议、纪要及重要的声像材料等文件材料

2.1.2

大会发言、代表提案及其办理结果、简报、总结等文件材料

2.1.3

贺电、贺信、筹备工作、选举过程中形成的文件、未通过的文件、小组会议记录和总结等一般性文件材料

2.2

党委（党组、党总支）工作中形成的文件材料

2.2.1

本单位党委（党组、党总支）和纪委的会议记录、纪要、决议、决定、通报等文件材料

2.2.2

党委（党组、党总支）换届选举报告及上级党组织的批复等有关文件材料

2.2.3

本单位党委（党组、党总支）和纪委有关重大、重要问题的请示和上级党组织的批复、指示等文件材料

2.2.4

本单位知名人物、重大事件形成的申诉、复查、平反、纠正冤假错案形成的文件材料

2.2.5

本单位形成的重大专案材料和重大惩处材料

2.2.6

本单位党员名册及党员基本情况年度统计报表

2.2.7

党委（党组、党总支）工作条例及实施细则

2.3

计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

2.3.1

年度和年度以上的总结、报告和重要专题的总结、报告

2.3.2

年度和年度以上的计划、规划等

2.3.3

半年、季度、月份计划、小结和一般专题的总结、报告等文件材料

2.3.4

年度和年度以上综合的统计报表

2.3.5

专题、典型的调研报告及专题统计报表等文件材料

2.3.6

半年的、季度的、月份的统计报表和一般调研材料

2.4

政治思想宣传工作文件材料

2.4.1

本单位对党员政治思想宣传教育工作的计划、总结、报告

2.4.2

本单位在上级党组织召开的重要会议上的典型材料、专题发言、经验介绍等文件材料

2.4.3

本单位党委（党总支）编办的宣传教育刊物、简报等

2.5

统战工作文件材料

2.5.1

统战工作年度计划、总结、报告

2.5.2

本单位落实统战政策有关材料

2.5.3

本单位参加各级政协会议、登记表等

2.5.4

本单位民主党派、党外人士情况登记表、名册及统计报表

2.5.5

处理来信来访的文件材料（见5.7.1_3）

2.6

组织建设和发展工作形成的文件材料

2.6.1

党支部建立、换届、改选报告及党委（党总支）的批复

2.6.2

各支部年度工作总结、先进支部的事迹材料、典型调查报告等

2.6.3

支部在执行党委决议中形成的材料

2.6.4

年度及重要专题的组织发展工作计划、总结、报告

2.6.5

本单位党员组织关系介绍信和存根

2.6.6

党费交纳及使用情况的报告

2.6.7

党员奖惩材料

2.7

纪检工作文件材料

2.7.1

本单位纪检组织成立、印章启用、成员改选的决定、通知

2.7.2

年度及重要专题的纪检工作总结、报告

2.7.3

处理党员违纪案件的文件材料

2.7.4

党员申诉、复查报告、复查结论及复查过程中形成的文件材料

2.7.5

纪检工作统计表

2.7.6

上级纪检部门颁发的有关文件

2.7.7

创新文化建设中形成的文件材料

2.8

共青团工作文件材料

2.8.1

团代会文件材料（同党代会归档材料）

2.8.2

团委（团总支）成立、换届的报告和批复、印章启用的通知

2.8.3

团委工作年度总结、报告

2.8.4

各团支部成立、改选的报告及材料

2.8.5

组织发展工作形成的材料

2.8.6

团内奖惩材料

2.8.7

在上级团委召开会议上的典型发言、经验介绍

2.8.8

年度统计报表

2.8.9

团组织关系介绍信及存根

2.9

群众工作文件材料

2.9.1

职代会文件材料

2.9.1.1

2.9.1.2

职代会提案落实情况的报告、总结

2.9.2

工会工作文件材料

2.9.2.1

工代会材料（同职代会归档材料）

2.9.2.2

年度的工会工作计划、总结、报告

2.9.2.3

工会改选的报告及批复

2.9.2.4

先进个人（劳动模范）事迹材料

2.9.2.5

工会财务预、决算表

2.9.2.6

关于职工福利等方面的文件材料

2.9.3

妇女工作活动中产生的重要材料

三、科研管理类

3.1

科研计划管理文件材料

3.1.1

本单位科研工作长远规划、年度计划及科研计划执行情况的总结

3.1.2

本单位科研管理工作的综合性报告、典型调查材料

3.1.3

本单位制定科研管理方面的规章制度

3.1.4

本单位科研课题基本情况年度统计表、课题立项、结题汇总表

3.1.5

本单位科研管理中各类汇总的、年度的统计表和年度在研课题一览表等

3.1.6

科研管理工作中重要的文件材料

3.1.6.1

本单位对定位、学科发展方向等重大业务问的请示与批复

3.1.6.2

本单位对专项业务问题的请示与批复

3.1.6.3

本单位对一般业务问题的请示与批复

3.1.7

本单位主办的科研管理工作会议材料

3.1.7.1

会议通知、人员名单、日程安排、领导讲话，重要报告、决定、纪要以及重要的声像材料

3.1.7.2

典型材料、代表发言、简报等

3.1.8

本单位参加重要科研管理工作会议所做的经验交流材料

3.1.9

代上级机关起草并被采用的科研发展计划、规划及科研管理文件的定稿

3.1.10

与外单位签订的科研协议书、合同（具体课题的除外）等材料

3.1.11

与外单位工作协商事宜等材料

3.1.12

上级机关检查本单位科研工作的材料

3.1.13

上级颁发有关科研管理工作的规定办法

3.2

科研工程管理文件材料（如归工程档案则留复印件）

3.2.1

科研工程领导小组（指挥部）成员的任命通知

3.2.2

科研工程领导小组（指挥部）办公会议纪要、工程例会纪要

3.2.3

工程选址、定点及批准隋况（包括征地证明等）

3.2.4

工程批准书与设计任务书、设计方案等材料

3.2.5

工程验收报告和上级的批复文件

3.2.6

上级主管部门（或领导人）有关工程的重要指示

3.2.7

有关工程（决策性的综合管理性的）重要请示及上级的批复

3.2.8

工程管理工作综合性总结报告及执行情况汇报等

3.2.9

工程经费综合汇总材料

3.2.10

工程情况简报（通报）等

3.2.11

工程管理的有关规章制度

3.2.12

工程开工、竣工典礼，领导讲话、题词等文件材料（包括声像部分）

3.3

科研成果管理文件材料

3.3.1

本单位申报院（省、部）级以上科研成果综合性上报材料及获奖审批结果等文件材料

3.3.2

有关成果管理工作的综合报告、工作总结

3.3.3

有关成果管理方面有关文件

3.3.4

本单位成果汇编、论文目录汇编

3.3.5

重要报刊对本单位科研成果的报道和本单位成果统计资料

3.3.6

专利（包括申请、授权、转让）管理性文件材料

3.3.7

本单位主办或参加的成果展览会文件（请示与批复、计划、总结、展览设计、宣传报道、展出效果统计资料等）和声像等材料

3.3.8

科技成果推广、技术咨询服务工作材料

3.3.8.1

科技成果推广机构成立、职能及干部任命等材料

3.3.8.2

年度的、综合性的工作总结、报告

3.3.8.3

年度的、汇总的统计表

3.3.8.4

有关成果推广、技术咨询工作的管理性文件材料

3.4

国家重点实验室、院开放实验室重要管理文件材料

3.4.1

成立实验室的申请、论证报告和审批文件