公文格式规范操作Word下载.docx
- 文档编号:21842151
- 上传时间:2023-02-01
- 格式:DOCX
- 页数:5
- 大小:20.08KB
公文格式规范操作Word下载.docx
《公文格式规范操作Word下载.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《公文格式规范操作Word下载.docx(5页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
一般采用骑马订方式,无法骑马订时采用平订方式。
二、版头(眉首)规范要求
1、密级。
秘密公文应按照密级划分规定注明“绝密”、“机密”或“秘密”及保密期限,用3号黑体字,两个字之间空1字。
党委文件顶格标识在版头的左上角,行政文件标识在右上角,如“机密★一年”。
秘密级以上文件应标注份号(编号),用4号阿拉伯数码自0001开始标识在版心左上角的上一行,如:
№0001。
2、紧急程度。
紧急公文应根据重要程度、时限要求在版心右上角,用3号黑体字注明“特急”、“急件”。
紧急电报应当分别标注“特急”、“加急”、“平急”。
同一公文既是密件又是急件的,紧急程度标于秘密等级之下。
两个字之间空1字。
3、发文机关标识。
一般是发文机关名称或规范化简称加上“文件”两字。
发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。
上报公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
以方便领导在上面做批示。
在原件上做出批示不但方便工作,而且还便于保留存档。
套印版头时,版头上下、左右的位置套印准确,发文机关使用红色小标宋体字。
字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但最大不能等于或大于22mm×
15mm,长度不能超过版心。
联合行文时,应列明联合行文的各机关名称,主办机关名称在前,上下居中排布,“文件”二字置于发文机关名称右侧;
如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。
4、发文字号。
正式公文应编发文字号。
发文字号包括三个要素:
一是机关代称;
二是发文年份,一律用公元纪年全称,即一年的1月1号至12月31号。
包年份的符号应是“〔〕”六角型的括号;
三是发文序号。
发文序号不是虚数,是实数,前面不要加“0”,也不要加“第”,是几号就直接写几号。
发文字号位置要适中,在发文机关标识下空2行,一般用3号仿宋体,居中排布,格式为:
“机关代字+发+〔年份〕+序号”。
发文字号下标一条金光红色、与版心同宽的横隔线(党委文件横线中间带有红色实心五角星)。
5、签发人。
如果是密件、内部传真电报或向上的请示件,一定要在与发文字号平行的右方加上签发人。
签发人位于横隔线之上发文字号右侧,后加冒号。
签发人后面居右空1个字标注签发人姓名。
“签发人”三个字用3号仿宋,签发人的姓名用3号楷体,如果是重要的问题必须由“一把手”签发,如果是联合行文,由相关部门的领导联合签发,签发人的名字不要前后排列,而是要上下并排,以发文主送单位为参考依据,与主送单位联系紧密的签发人排第一位,辅助的依次排在下面,下移红色横隔线,使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行,并使红色横隔线与之拉开4mm距离。
6、“函件”的格式。
函件版头红线以上是像信签一样的发函机关,不写“文件”。
红线下的右下角写上年记和编号。
三、主体部分规范要求
1、标题。
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般由发文机关名称或规范的简称、公文主题、公文文种三部分组成。
标题中可略去发文机关名称。
公文标题位于横隔线下空2行,用2号小标宋体,一行或多行居中排布。
多行标题换行时,注意合理断行掐句,做到词意完整,排列得当,长短适宜。
注意:
虚字、虚词不能折行;
标题上出现一个词或词组不能折行;
标题上出现一个完整的概念不能折行;
标题上出现一个年份、数字不能折行。
标题上除了书名号、引号外,一般不能出现标点符号,需要标点符号的地方可以进行技术处理,既可以加连词,也可以空半格。
多行标题的排列方式,一般是正宝塔、倒宝塔或棱形,避免出现上下长度一样的方形或上下长、中间短的沙漏形。
两个以上机关联合发文,发文机关名称之间一般用空格分开,不加顿号。
标题中间有多个单位并列时,每个单位名称之间加顿号分隔,不用空格。
2、收文机关(主送机关)。
指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
一般公文的收文机关应写于标题之下、正文之前,与正文标题空1行,左侧顶格排,回行时仍顶格,最后一个收文机关名称后标全角冒号。
有的公文如决议、会议纪要等,可将收文机关写于正文之后。
多个单位的排列要坚持“先地方后中央”的原则,同时要考虑到一些约定俗成的习惯性排列顺序。
如果收文机关是多个系统,系统内单位之间的间隔用顿号,各系统之间的间隔用逗号,结束时用冒号。
收文机关过多,可概括地写为特称,如“各有关单位”等。
3、正文。
公文的主体部分,用来表述公文的内容,位于标题或者收文机关下方。
一般用3号仿宋体,属转发文件的通知,用3号楷体。
正文的每个段落首行前空2字,段尾不单字成行。
每个段落之间一般不空行,特殊情况下,为了划分层次,在段落之间加入1个空行。
正文每一段的第一行都要空2字,正文中遇到重要的年份、数字、百分比、重要领导人的姓名、外文单词等不要折行拆开,标点符号不要在折行后的第一个字出现。
4、附件说明。
如文件带有附件,则在正文段落结束之后、发文机关署名之前加上附件说明。
附件说明排在正文下面隔1行,前空2字,用正文相同的字体标识“附件”后标全角冒号和附件名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:
1.XXXX”);
附件名称后不加标点符号。
附件标题折行后的第一个字与标题的第一个字对齐,多个附件也是同样道理。
5、发文机关署名。
行政公文落款处不署发文机关名称。
党委文件发文机关署名与上面空开1行,居右排,右边与版心至少空开2字,字体号与正文相同。
两个以上机关联合发文,发文机关名称上下并列排,长度相同,左右对齐。
6、成文日期。
成文日期以领导人签发的日期为准;
联合行文,以最后签发机关领导人的签发日期为准。
电报,以发出日期为准。
党委文件成文日期用阿拉伯数字,居右排在发文机关署名下面,第一个字比其后退2字,与版心右边空开2字,字体号与正文相同。
行政公文不署发文机关名称,只标识成文时间,成文日期用简化了的大写汉字,与版心右边空开4字。
决议、会议纪要等不标注主送机关的公文,成文日期应刊于标题之下、正文之上,括于圆括号之内。
7、盖章的基本要求。
盖章要注意“上不压正文,下齐年跨月”,成文日期在公章的下半弧上,以防止公章的徽标模糊了成文日期,不便于日后考证。
印章要规整,不允许歪斜;
印记要清晰,不允许模糊。
普发性的公文落款不盖章;
党委的文件落款还必须盖章,否则无效;
行政文件只盖章不落款。
当联合行文需要加盖两个印章时,应将发文机关署名与成文时间拉开,左右各空7个字,主办机关在前,两个印章均压成文时间,相距不超过3mm。
当联合行文需要加盖多个公章时,主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;
最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;
章与章不能相切,不能相交,中间要有适当的缝隙,摆不开时,成文日期可以适当拉长。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
联合上报的公文,由主办机关加盖印章;
联合下发的公文,发文机关都应加盖印章。
8、附注。
公文附注(需要说明的其它事项)应加圆括号标注于成文日期空1行的左下方,用3号仿宋体,如“(此件发至基层站队)”。
如果表述中出现括号嵌套的情况,用中文六角括号“〔〕”套小括号。
请示应在附注处注明联系人的姓名和电话。
6、附件文本。
附件文本应排在版记之前,与公文正文一起装订,并在附件正文左上角首行顶格标识“附件”,有序号时还应标注序号。
如附件与文件正文不能一起装订,应在附件正文左上角第1行顶格标注文件发文字号,如“胜中社发〔200×
×
〕×
号附件×
”。
附件序号和附件标题应与附件说明的表述一致,附件标题与“附件”两字之间空开2行。
文件内容为转发文件的通知时,转发文件不作为附件处理,通知的文字一般用楷体字,转发的文件文字一般用仿宋体字,转发的文件另起一页,大标题上空2行。
四、印记(版记)规范要求
1、“主题词”。
为了便于储存、调阅和检索,公文都编上了主题词。
主题词的内容一般由2—5个字组成一个词组,一般需要设3个词组,主要说明这个文件属于※※类、※※内容、※※文种的文件。
“主题词”3个字用3号黑体,居左顶格排列;
主题词词目用3号小标宋体,词目之间空1字。
词目排成多行时,一个词目不能分成两行排,回行时,第二行左边与首行的第一个词目对齐。
2、“抄送”。
是为了记录除主送单位以外需要接收文件的单位。
应当使用全称或者规范化简称、统称。
现在不用“抄报”了,无论对上还是对下都用“抄送”。
需要抄送多个单位时,单位之间的间隔用逗号,最后用句号结束。
3、印发机关和印发日期。
用3号仿宋体,位于主题词之下,占1行位置。
印发机关前空1字,印发日期后空1字。
印发日期与印发机关并列居右,一般模式是“※※办公室※年※月※日印发”。
4、翻印机关和翻印日期。
如是翻印公文,翻印机关和翻印日期用与印发机关和印发日期相同的字体字号,标注在其下一行对应的位置上,并用一条正线(细线)相隔。
一般模式是“※※办公室※年※月※日翻印”。
5、印制(翻印)份数。
用小3号仿宋体,位于印发(翻印)日期之下,居右排,后空2个字,用小括号括起来。
翻印文件的原印制份数不再保留,在该位置标注翻印份数,统一标注为“(共翻印XX份)”。
党委文件需要标明印数,行政文件则不需标明。
6、版记中的分隔线。
版记中上下要素之间加一条分隔线,线的宽度同版心。
党委文件最边外的两条线用反线(粗线),中间的线用正线(细线)。
行政公文分割线均为正线(细线)。
7、版记的位置。
版记置于公文的最后一页,版记的最后一个要素置于最后一行。
如果版记页和前面的一页都没有正文,则版记页不标页码。
批转文件时的版记放在批转文件的最后。
五、公文中表格规范要求
1、A4纸型表格。
公文如需附表,对横排A4纸型表格,应将页码放在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。
2、A3纸型表格。
公文如需附A3纸型表格,且当最后一页为A3纸型表格时,封三、封四就为空白,将A3纸型表格贴在封三前,不应贴在文件最后一页(封四)上。
六、公文成品质量规范要求
1、校对要求。
使用国家专业标准规定的统一符号;
校改要准确,末校后的文稿错字率为0,格式完全符合标准。
2、制版要求。
版面干净无底灰,字迹清楚,尺寸标准,版心不斜,误差不超过±
0.5mm。
3、印刷要求。
双面印刷;
页码套正,两面误差不得超过±
1mm;
黑色油墨应达到色谱所标BL100%,红色油墨应达到色谱所标Y80%,M80%,印品着墨纯正、均匀;
字面不花、不白、无断划。
4、装订要求。
公文应左侧装订,不掉页;
包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空;
骑马订或平订的订位,为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差±
2mm,平订钉锯与书脊间的距离为3mm至5mm,无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;
裁切成品尺寸误差控制在±
1mm,四角成90°
,无毛茬或缺损。
2006年7月
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 公文 格式 规范 操作
![提示](https://static.bdocx.com/images/bang_tan.gif)