机关秘书手把手教你办会要诀Word下载.docx
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18
摄氏度。
结果没多久,会场温度过低,一些代表开始打喷
嚏。
三个半小时的大会结束后,忽冷忽热的室温让不少代表颇有微词。
我听到有代表打趣
道:
“今天会场空调应该是犯了疟疾,咱们是‘热时节热得在蒸笼里坐,冷时节冷得在冰
凌上卧’,哈哈哈⋯⋯”我感到很难为情。
会后,我向有经验的同事请教,方才明白会场温度控制还真是有大学问呢!
会场越大,
温度越难控制。
因为人体热量和外界环境不断交互,会改变外界环境温度。
会场无人时和
代表入座后,会场温度自然会发生变化。
因此夏天要提前把室温调得比正常温度更低一些,
这样随着室内人数增多,室温会增高,从偏低变成相对适宜。
这件事给我好好上了一课,会务工作的学问真是一辈子也学不完,开空调这样看似简
单的事,里面也有门道呢。
3.
会场灯光检查少不得
某大型会议开始前几天,我们开碰头会,各自汇报会议的筹备情况。
我汇报完到会议
现场踩点的情况后,处里老同志提醒:
灯光检查了吗?
我心想:
那个会场经常用,还有什
么可检查的?
不过作为会前筹备的必要流程,还是不能大意。
于是,我叫上摄像师一起去
会场。
打开灯,摄像机开机,我坐到主席台上,试拍了一阵。
这一拍可真发现问题了,灯光效果非常不理想。
主席台头顶上的灯光打在我的头顶上,
拍摄的画面变成了“阴阳脸”。
如果用摄像机自带的灯补光,光线直接打在脸上,不仅热
得难受,连面前的文件材料都看不清了。
以前这个礼堂开过无数次会,从来没遇到过这个问题,这次是怎么了?
我马上向礼堂
工作人员了解情况,终于弄清了原因。
原来前不久,礼堂主席台的灯改为了
LED
灯。
我马
上向领导汇报,协调后勤部门同志解决了这个问题。
这件事给我留下了很深的印象,提醒
我办会不能“想当然”,按照程序要检查的,一个都不能少。
4.
差点出事的会标
办会多年,给我印象最深的是那次县里召开的人代会,我负责会标的布置。
前一晚忙到深夜,会场一切都安排妥当,我去值班室睡了一觉。
第二天一早到会场时,
我吓了一跳:
会标上“届”字下面“由”的边缘已经卷起,仔细查看后发现,原来是暖风
惹的祸。
这个会场比较大,天气又冷,需要提前几个小时开空调,有一个暖风出风口正好
对着“届”字下方,把胶吹化了。
为防止胶再次被吹化,我们赶紧把会标上所有字全部用
大头针别住。
虽然会议顺利进行,但大家还是心有余悸。
如果发现不及时,在会议进行时会标上的
字掉落,电视台还现场直播,那后果真是不堪设想。
5.
导引牌里的“玄机”
在会场周围,我们经常会摆放导引牌,为参会代表指引会场的位置。
制作和摆放导引
牌,要注意检查字体、箭头是否清晰,摆放的位置是否合适,一般这项工作由会场的有关
部门来负责。
但是不是有人负责就可以不管了呢?
实践告诉我们并不是,导引牌事先一定
要检查。
在一次办会工作中,我就发现了小导引牌里的“大问题”。
这次会议在我市的礼堂召
开,在办会的前一天,这个礼堂刚刚承办了一场大型文艺汇演。
在制作导引牌时,礼堂方
面准备不周,缺少大小合适的纸张,就拿文艺汇演主办方剩下的纸张充数。
我在检查时发
现,粗看也没什么问题,可凑近仔细一看,最底端居然印着一排文艺汇演赞助商的公司标
识。
虽然公司标识图案小,不注意根本看不出来,但机关的会议不同于商业演出,哪来的
“赞助商”?
这不是跟会议严肃的性质背道而驰吗?
于是我立即找到符合规范的纸张,协
调重新制作导引牌。
6.
没有保密柜怎么办
省委领导要到基层召开会议,我随行服务。
其中有一个会议内容涉密,与会人员不允
许携带任何电子通信设备。
会前,基层同志告诉我,条件有限,当地无法提供保密柜,而
如果从市里运来时间又来不及。
这可把我给急坏了,会议就要开始了,我怎么就没有早作
安排啊!
正当我不知所措之时,当地的办公室主任给我提供了一个土办法——将与会人员的手
机分别装到信封中,用订书机封口并写上名字,然后交给工作人员统一保管和清点,散会
后再取回。
这样,没有保密柜的问题顺利解决了。
我也提醒自己,以后办会必须将每一个细节都考虑到,遇到问题多思考、多请教,提
高工作应变能力。
7.
会上耗材要备足
某年,我参加市两会的组织筹备工作。
那年的市两会结束当日加了两个会,后面两个
会的议程和名单都要在会上准备,打印量比较大,最后打印需要摆放的出席人员名单时我
发现——打印机没有墨了。
我摇晃摇晃墨盒,试着又打了几页,可是纸上的墨色还是明显
淡了。
我一下子急出了一身冷汗:
我们没有备用的墨盒。
当时我们使用的那台电脑没有刻
录功能,现场也没有备用的墨盒。
因为是保密电脑,也不能使用移动存储设备。
我们急得满头大汗——这时已是中午,下午三点就要开会,需要打印的量还不少。
这
时,我只好求助同事,同事急忙送来墨盒,才没有耽误。
我也不禁后怕:
如果更晚一些发
现没墨,来不及应变,肯定会惹出大麻烦。
后来我总结,在外开会,自带电脑、打印设备和电子版名单也并不意味着万事俱备,
各类风险依然存在,例如打印机墨盒等耗材一定要想办法备足,确保万无一失。
8.
会场文具赢赞许
一天,同事收到一个快递,是一款多格文具盒,简单的黑色盒子,打开后可以分隔摆
放多种文具,是同事给上学的孩子买的。
收者无心,看者有意,我也赶紧买了这种盒子。
因为服务常委会会议、书记专题会时间久了,我发现这种带有研究、审议性质的会,领导
往往需要审阅签批许多文件。
过去,会场桌上摆的是“老四样”:
座签、话筒、笔筒、记
事本。
发现审阅文件不便的问题后,我设想在翻阅时加上湿手器,签批时提供各类笔,整
理时备好曲别针、长尾夹、订书机。
可这一堆东西放上会议桌,杂乱无章,会议桌岂不是
变成办公桌了?
一拿到文具盒,我就迫不及待把有关文具全部放进去,再把文具盒放进桌
斗侧边,需要时再拿出来,问题迎刃而解。
之后的会上,桌面非常整洁,领导签批文件也
相当方便。
我们处还有几个黑色的大公文包,上面还系着号码牌以便区分。
包里装得满满当当的,
打开一看,分门别类、整整齐齐:
订书机和订书钉、一盒黑色签字笔、一把削好的铅笔、
一本稿纸、一摞打印纸、一沓便笺纸,还有信封、回形针、印泥、橡皮、胶水、尺子⋯⋯
各种文具应有尽有,还有内部电话本放在夹层里。
这就是我们的会议文具包——谁负责会
议现场的服务工作,谁就拎上它去会场。
几年来,会议文具包立功不少,特别是去外面的
会场开会,更是经常派上用场,再也没有发生过会议现场缺东西需要临时去找的情况。
开会时,有关文具的问题看似小事,可从让与会者使用方便、提高会议效率的角度考
虑,还是有许多文章可做的。
人员组织
9.
提前十分钟还不够
一次,我们筹备一次全市性大会,参会者近千人。
我作为会务组一员,负责起草会议
通知。
大会是上午
8
点开始,我按照惯例,在通知里写明“请参会人员
7:
50
提前到达”。
到了大会当天,会务组的同志早早来到会场,一切准备就绪。
可是眼看快到
7
点
分
了,参会人员还有很多没有到场。
这时我发现,这次会议在会场大门外设置了安检仪,参会人员需要一一通过安检,这
就大大增加了入场时间。
可是我之前起草会议通知的时候,根本没有把这个时间计算进去。
眼看会议就要开始了,会场门外还排着长长的队伍,我听到大家议论纷纷:
“怎么还有安
检啊,来不及了吧?
”我急得如热锅上的蚂蚁,但又无计可施,安检是必需的环节,不能
省略。
即便加快速度,也不可能在
点前全部安检完毕。
我进会场看了看,主宾已在主席台就座,可是台下依然乱哄哄的,参会人员或站或坐,
门口还不断有人急匆匆走进来,左右张望着找位子。
到了
10
分,大家才差不多就座完
毕,会场渐渐安静下来,大会主持人方宣布会议开始⋯⋯
事后我总结,筹备会议一定要考虑到每个环节,像通知几点到达这样的事,也要把各
种可能的时间都计算在内,打足提前量。
10.
一场混乱的握手
在办公室工作多年,我参与筹备过数不清的会议,在新来的年轻同志眼里,算得上一
个“老会务”了。
最近单位来了新书记,我负责筹备全体干部大会。
这类会议我组织过多
次,自然是轻车熟路,筹备工作进行得有条不紊,心里还想着,这次一定要给新书记留下
一个好印象。
结果在开会当天,新书记进场后,没有像历任书记那样直接走上主席台,而是绕到台
下,打算与参会的同志们握手寒暄。
我事先完全没有考虑到还有握手这个环节,所以也没
有提前组织。
结果坐在前排的同志一拥而上,把书记团团围住,都向前伸出手去,后排的
同志也想离开座位走上前来。
书记想走到各排依次与大家握手,但座位前后挨得很近,无
法通行。
同志们只好侧着身子进进出出,不时伴随着挪动椅子的摩擦声,原本井然有序的
会场瞬间乱成一团。
我站在会场一角,想要补救又束手无策,那种难熬的滋味至今难忘。
这次失误让我明
白,“老会务”的“老经验”有时未必管用,一个环节考虑不到,就会给会议整体效果造
成影响。
11.
只有西装才是正装吗
去年,我市举办建市
30
周年纪念大会,涉及各个单位各个行业的代表近千人。
我负责
下发会议通知,大概发了快十个单位的时候,接到一个电话,电话那头问:
“你好,我们
接到通知,让穿正装。
请问我可以穿自己的民族服装吗?
”我回答说:
“大会规定要穿正
装,估计您不能⋯⋯”正说到这儿,旁边的主任赶紧打断了我,让我先不要回答。
我急忙
告诉对方,稍后再答复。
放下电话后,主任说:
“我们在通知里,只是简单地说让大家穿正装。
而少数民族的
同志认为出席正式庄重的场合,应该穿体现民族特色的民族服装。
而且这次纪念大会,各
行各业的代表都会出席,如果真的全部穿西装来,效果就一定好吗?
”我这才恍然大悟。
主任召集会务组的同志们碰了个头,大家经过讨论,一致觉得,如果不同行业的同志,穿
着代表各自身份的服装出席,效果应该更好。
我们把这次讨论的结果汇报了领导,领导肯
定了我们的想法。
我马上修改了会议通知,之前已经通知过的单位,也一一打电话进行了
更正。
到了开会当天,代表们就座完毕,我们看到会场里,军人穿着庄严的军装,工人穿着
自己的工服,警察穿着笔挺的警服,还有少数民族代表身着鲜艳的民族服装⋯⋯每个人都
展现出各自的风采。
我事后“复盘”,办会固然有一定的模式,但更需要我们从实际情况出发,从会议效
果出发灵活应变,有时候一个小小的变化,就会带来大大的不同。
12.
正装能不能换成便装
有一年五月,我省召开一次表彰大会。
我负责起草会议通知,起草完后拿给处长审核,
处长看后问我:
“为什么要求大家穿正装?
”我说:
“以前开这类会议,惯例都是着正装。
”处长说:
“以前的惯例如此,不代表今后就必须如此呀。
最近天气又闷又热,已经有
30
度了,如果穿正装的话太难受。
你再琢磨一下,也看看其他地方怎么安排的,看穿便装合
不合适?
我想,这种大热天让大家西装革履地全副武装起来,确实不太妥当。
我查找资料,参
考兄弟单位的做法,又打电话和一些同行讨论,感觉可以让大家穿便装。
党的十八大以来,
各级会风越来越务实清新。
除了党代会、人代会等需要着正装,像表彰会这样的场合是可
以便装出席的。
我跟处长汇报了自己的想法,经请示分管领导,会议通知便改成了着便装。
会议当天,果然又是一个大热天,我们在会场外迎接代表,穿着短袖衬衫尚且汗流浃背,
如果真的让大家都穿正装,该有多热啊!
在整个会议筹备中,着装只是一个小小的细节,
看起来并不起眼,可就是这么一个“细枝末节”的小问题,考虑不周到也会带来不便。
13.
分错房间了吗
一次,我负责筹备一个金融会议,有二三百人的规模,该会是以会代训,住宿、交通、
材料等事务繁杂。
报到时,我正在会场门口迎接代表,办公室主任心急火燎地找过来,指着会议手册问
我:
“怎么回事?
房间怎么排的?
这到底是男是女?
”原来一名代表报到时拿到会议手册
一看,同屋的人名字是“张小红”,就去找主任:
“我是男的,怎么能安排和女同志一屋?
”主任一边道歉一边来问我。
我一下就懵了:
这也太大意了,怎么会把男的和女的分到一
个屋呢?
我赶紧翻看原始的报名表,发现“张小红”后面注的是“男”,心里才略微踏实
了一些。
再一打电话,那头传来了一个男同志的声音,听过原委,对方也乐了,说他的名
字经常会引起误会。
原来这是一场乌龙。
但这个事情提醒我,会议服务工作中一定要注意到反常的、特别
的事情,并记在心里,随时能够答得上来、处理得好。
14.
把发言人员服务好
省里召开某项重点工作的经验交流会,按照议程,共有八名代表上台发言。
分工的时
候,处长把组织发言的工作交给我负责,并交代:
“其他的事情你不用操心,就把这八位
发言人安排好就可以了。
我知道处长这么说是有原因的。
就在半年前的一次座谈会上,也是有几位代表要上台
发言。
会议过程中,一个发言人到会场外接了个电话,而按照顺序,下一个就轮到他了,
结果这个电话讲了很长时间,上一位同志发言完毕回到座位上,主持人说“请×
×
单位的
张×
上台和大家交流”时,他还没有回来,会场陷入令人尴尬的宁静。
我们赶紧跑出去
提醒,他才慌慌张张跑回会场。
这次我负责这个环节,知道大意不得,便打起十二分精神,力求万无一失。
从安排发
言人集中就座到排发言顺序,从告知如何衔接到提醒携带讲稿,都一一落实到位。
不过到
了开会时,依然发生了一个小插曲。
排在第二位的发言人进场后,才发现把讲稿忘在了车
里,而到停车的地方来回需要二十多分钟,再回去取很可能来不及了。
我赶紧拿出预先准
备好的全套发言稿,找出他的那份给他,总算解了燃眉之急。
最后还不错,大家的发言很
顺畅。
发言人员可谓是会议中的重点人员,如果发言准备工作出了问题,也会影响到整个会议的
效果,因此,把他们安排好、服务好也是万万不可马虎的。
15.
特殊情况要重点关注
从事会务工作多年,有两次失误让我印象深刻。
一次是我事先没有询问与会人员的特殊情况,结果将一位坐轮椅的代表安排在了会场
中间的座位。
会议当天,看着已经就座的代表个个起身搬开座椅让位,坐在轮椅上的同志
非常过意不去,连连致歉。
当这位代表艰难地来到座位上就座时,主持人已经开始宣读出
席者名单了。
下午的会议前,大家临时决定每个人依次往里挪一个座位,把最边上的位置
留给残疾人代表。
还有一次是一位年迈的老领导参加会议,并有陪护人员随行。
他是在主席台就座,但
我事先没有给陪护人员在前排预留座位,因此他只能坐在会场最后一排。
会议进行到一半
时,他感到身体不适,向陪护人员示意,但由于距离太远,陪护人员没有看清。
他又坚持
了许久,直到旁边的同志发现他捂着胸口脸色苍白。
虽然经过一番救护,并无大碍,但也
让在场的所有人都捏了一把汗。
这两次失误提醒我,一些会议有残疾人、老年人等特殊人员出席时,会前一定要充分
了解情况,并在会议过程中给予重点关注,尽可能为他们提供更加周到细致的服务。
16.
抬着轮椅才进了会场
市里召开大会,各项筹备工作差不多都到位了。
我又一次核对参会人员名单的时候,
发现里面有几位老同志,有的已近八十,于是在名单上标注了一下,并在会务组碰头会上
提出,要对这几位老同志重点照顾一下,大家都点头称是。
会议当天,我负责在门口值守。
有辆面包车开到会场外,司机下来从车上搬下一个轮
椅,我赶紧上前,帮着从车上扶下一位腿脚不便的老同志。
可是,当我推着老同志走向会
场的时候才突然发现,这是一栋有些年头的老楼了,门前没有设置残疾人通道。
望着通向
大门的高高的台阶,我只好让老同志先等着,自己赶紧跑到会场,叫了三个年轻男同事出
来。
我们四个两人一边,一齐发力,连人带轮椅抬起来,小心翼翼上了二十多级台阶,大
家都累出一身汗。
老同志不住地说“给你们添麻烦了”,弄得我们更不好意思。
会开完后,
我们四个又把老人抬下台阶。
会后我跟会场管理人员提到这个事情,才知道原来楼后设有电梯,可以直接通到会场。
会议筹备过程中,我们方方面面都想到了,却还是没有想到有人坐轮椅这个可能性,这也
给我们提了个醒,会务工作中,再多的预设都不为过。
17.
让代表帮助代表
在我市,一些会议有时会有少数来自基层的少数民族代表参加。
但是因为条件限制,
无法为普通话不好的少数民族代表都配上同声传译人员。
会场里,常常会看到少数民族代
表听得很吃力,一脸茫然的表情,我们心里也跟着着急。
这个问题困扰了会务组很长时间。
后来有一次,在会议间隙,我们注意到一位汉族代表用流利的藏语与一位藏族代表交
谈,这一下子启发了我。
经请示领导同意,在下一次筹备类似会议时,我提前了解了有哪
些代表同时掌握汉语和少数民族语言,在安排会议席次时,将他们和汉语不流利的少数民
族代表安排在一起,也事先和他们作了沟通。
同时,适当增加会议间隙的讨论时长,增加
代表们沟通交流的机会,以便他们更好地理解会议精神。
新做法带来新成效,那次会议现场效果很好,气氛也很融洽,赢得了与会代表的一致
好评。
因为语言问题,一些少数民族代表无法融入会议氛围,这无疑会影响会议精神的贯
彻落实。
开动脑筋、想方设法为他们解决难题,是做好会务服务的题中应有之义。
主席台和休息室
18.
大字号的领导讲话稿
我刚调到办公室不久,就参加了一次会议的筹备工作。
领导安排我负责主席台上领导
讲话稿的打印和摆放。
会前,处长来检查会务工作,他走到主席台跟我确认讲话稿版本等
问题,顺手拿起主席台上我刚摆放好的讲话稿:
“字号怎么这么小?
重新打一份,换成二
号字,全文加粗。
”“咱领导年纪又不大。
”看到我还一脸不解地嘀咕着,处长耐心地告
诉我:
“领导讲话时,不可能一直盯着稿子,字小了容易看串行,眼睛也会累。
所以,摆
在主席台上的讲话稿,字号和行距要略大些。
”我这才明白,打印一份大字号的讲话稿对
工作人员来说只是举手之劳,却可以为领导提供不少便利。
会议服务过程中,只有懂得与
服务对象换位思考,才能真正提升会务服务的人性化、科学化水平。
19.
“任性”的笔
一次会上,会议刚刚开始,坐在主席台最右侧的主宾突然皱了一下眉头,随即小幅度
地举起了手中的笔,冲我们工作人员这边使了一个眼色。
我心中一紧,难道笔出问题了?
顾不上细想就带着几支备用笔迅速绕到主席台后面,来到他身边。
果然,摆在面前的笔竟
然不出水!
下次办会时,我们就多长了份心,凡是摆放在主席台上的笔,都挨个摘开笔帽查看、
试用。
无独有偶。
一次会前试笔时,我刚拔开笔帽,手就被染得一片漆黑。
直液式走珠笔竟
然会“喷墨”!
幸亏在会前排查出来,不然“任性”笔在会上喷主席台参会者一手墨,那
就尴尬了。
后来,针对防范“任性”笔,我们商量了两种解决方案:
一、在主席台摆放纸笔的同
志要提前试用所有的笔;
二、采购铅笔并提前削好、试用,确保不断芯后才摆在主席台上。
20.
惹祸的大头针
一次会前筹备,在布置主席台桌面时,我竟遇到过一个“流血事件”。
事情是这样的:
为保证主席台桌面的整洁大方,会议地点所在宾馆的工作人员在桌上铺了一层蓝色毡布。
由于毡布长度不够,工作人员将多块毡布用大头针连接起来。
会前检查时,我和一位同事负责检查主席台布置。
我俩从主席台两侧分头检查话筒、
纸笔摆放等。
“啊!
”突然,那位同事发出了一声惨叫。
“怎么了?
”我赶忙过去。
其他
几位在会场的同事也闻声赶到主席台。
原来,这位同事试笔时,笔帽有点紧,用力一拔,
胳膊因惯性碰到桌布,被没有完全隐入布中的针头刺出了血珠。
我们都有些后怕,万一开
会当天出现这种境况就尴尬了。
如何排除这个“安全隐患”呢?
我们先是用透明胶带把连接处粘了起来,不过透明胶
带无论怎么粘贴,难免有露在桌布外面的部分,影响美观,后来又改用双面胶重新粘贴。
我们不禁感叹:
会议服务中隐藏的问题还真不少,必须慎之又慎、细之又细。
此外,
寻求解决方法时,需先提前综合考虑各方面因素,总结出一个最佳方案再动手。
21.
忘记提前报告主席台座次
一次我市召开全市经济工作会议。
会议正式开始前,参会人员在休息室内进行准备。
我详细介绍了会场情况和当天的一些现场变动,认为休息室的会前准备工作算是轻松圆满
地完成了,就指引参会人员前往会场开会。
没想到,参会者从主席台一侧上去后,一位座位原本就在近端的参会者径直走向了主
席台最远端,走过去才发现不是自己的位子,又返回来挨个找。
后面有几位参会者见状也
受到了影响,上台的脚步变得迟疑起来,开始停留在主席台旁寻找自己的座位,我们想上
去提醒,这才发现没有安排服务人员引导,场面一时有些混乱,显得很不严肃。
这个插曲也给我们的会务工作提了醒,在重要会议的会前准备时,在休息室也要摆放
主席台座次表,提前告知参会人员主席台的座次安排,或派专门的工作人员引导参会者在
主席台就座,确保有序落座。
22.
少了把椅子的休息室
一次,我们区承办市里的一个会议,我负责安排会议休息室。
会前,我去看了看休息
室,觉得没什么问题,心里有些窃喜这次任务的轻松,不用清点材料也不用检查座签,休
息室没那
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