办公系统培训讲义16页word文档.docx

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办公系统培训讲义

一、今天要学会如下内容

（一）邮件系统

1.注册新的邮箱地址

2.登录邮件系统

3.利用邮件系统收发邮件

4.练习操作5分钟

5.把邮件系统连接到办公平台

（二）办公系统

1.打开办公系统

2.登录办公系统

3.个人办公部分

4.利用办公系统收发文件

（三）网站系统

1.打开网站

2.网站改版

3.栏目管理

4.内容发布

5.内容审核

二、邮件系统

（一）注册新的邮箱地址

1.网络地址

在ie地址栏输入：

政府网：

http:

//19.95.62.5

互联网：

http:

//121.15.255.54

申请邮箱1

申请邮箱2

申请邮箱3

（二）登录邮件系统

在ie地址栏输入：

政府网：

http:

//19.95.62.5

互联网：

http:

//121.15.255.54

登录邮箱1

（三）利用邮件系统收发邮件

登陆后，点击“写邮件”链接

发邮件1

发邮件界面我们可以选择地址，也可以手动输入地址，公共地址本由管理员维护或导入，如图：

发邮件2

（四）练习操作5分钟

练习注册邮件，发送邮件

（五）把邮件系统连接到办公平台

把邮件帐号注册到OA系统中，在办公系统部分讲解

三、办公系统

（一）打开办公系统

在ie地址栏输入：

政府网：

http:

//19.95.62.4

互联网：

http:

//121.15.255.53

登录办公1

（二）登录办公系统

输入用户名密码，用户名是各单位收集用户时的用户名，有的给的全部是一样的比如部门简称，这样的就设置未用户简称，密码默认123

（三）个人办公部分

点击个人秘书菜单：

1.查看待办文件

我的桌面是系统登录后默认的页面，可以直接在待办文件点击待办数量打开文件进行办理，也可以到公文流转模块进行办理，如果有人发送文件给你，登录系统一目了然，点击进行办理即可。

2.如何修改个人资料

点击“个人信息修改”菜单，

登录名：

采用帐号密码登录方式的帐号就是在这里设置

密码：

采用帐号密码登录方式的密码就是在这里设置

手机号码：

用于接收短信和通讯录查询使用

3.把邮件链接到系统

在办公系统设置邮箱注册的账号和密码，我们加密保存到OA的数据库中，然后点击菜单中的电子邮局：

注册点击邮局1

注册点击邮局2

4.如何发送短信

点击“短信发送”菜单：

1）短信接收人

一、接收人可以选择系统用户

二、可以手动输入手机号码

2）短信发送的限制

短信发送的内容长度限制为200个汉字，如果超过70个字，系统自动进行拆分

5.私人通讯录

点击“个人通讯录”：

1）功能概述

提供登录者私有的通讯录登记信息，支持信息共享，根据需要共享信息

通讯录类别管理：

进行通讯录信息的分组

通讯录管理：

按照类别建立新的通讯录信息，并且查询管理个人的通讯录，可以共享自己的通讯录信息给其他人看

查看共享信息：

查看其他人共享给自己的通讯录信息

6.查找公共通讯录

点击“单位通讯录”：

单位通讯录是从系统管理中组织机构和用户管理中提取出来的，在单位通讯录中提供统一浏览，组织机构采用树状结构，一目了然，系统初始化时由于资料不全手机号码基本都没有设置

7.练习

练习刚才的功能，10分钟，并休息5分钟，如果没有用户名可以用

互联网：

http:

//121.15.255.53

用户：

hzh

密码：

123

（四）利用办公系统收发文件

1.公文表单与流程定义，模板制作与建模

公文表单和流程是利用系统工具进行管理的，由管理员负责管理，这里不进行演示，侧重点在于如何简单的操作使用系统，使得诸多的办公环节能够运转起来。

2.公文流程的规划和收集

目前收集的单位信息和流程信息，收集到的已经设置到系统中了，但是仍然存在各种各样的问题，对于办公系统来说，可以小范围使用，也可以整个政府整体运作，这取决与推广的进程和力度，但是为了统一性和未来管理维护的整体性，我们会进行流程的类别规划，流程和系统的的使用方法是一样的，我们用机要局的例子做演示。

3.以团县委为代表进行演示

团县委组织结构如下图：

团县委流程图见下图：

4.公文流转演示

1）需要的条件

客户端要安装Office2003；短信提醒需要手机号码正确设置。

2）流程实例演示

a）环节：

团县委学少部拟稿

岗位：

办事员

用户：

刘惠强

帐号：

liuhuiqiang

✧登录系统

✧部门拟稿

✧编辑正文

✧发送【部长审批】

✧查看已办文件，追踪信息

操作过程非常简单，让操作者把主要精力放在正文的处理，动动手、动动脑、不用跑腿、不用打印

b）环节：

部长审批

岗位：

部长

用户：

叶雄

帐号：

yexiong

办公方式，上午下午上班登录系统处理文件，或者有短信通知时打开系统，处理文件

✧登录系统

✧打开待办文件

✧编辑正文

✧填写意见

✧发送给【办公室核稿】

查看已办文件，第一次催办，第二次催办

c）环节：

办公室核稿

岗位：

核稿人

用户：

郭永军

帐号：

guoyongjun

✧登录系统

✧打开待办文件

✧编辑正文，查看痕迹保留信息

✧填写意见

✧发送给【分管领导核稿】

d）环节：

分管领导审核

岗位：

副书记

用户：

罗敏

帐号：

luomin

操作类似，加快速度

e）环节：

办公室转送

岗位：

核稿人

用户：

郭永军

帐号：

guoyongjun

f）环节：

领导核签

岗位：

书记

用户：

张利军

帐号：

zhanglijun

查看审核意见信息、正文信息等，并进行处理

g）环节：

办公室核对、编号

岗位：

核稿人

用户：

郭永军

帐号：

guoyongjun

填写编号信息

h）环节：

办公室成文发送

岗位：

核稿人

用户：

郭永军

帐号：

guoyongjun

公文成文，归档选在档案类型，发送，然后用其他帐号查看文件办理情况【liuhuiqiang】，如果需要配合打印进行文件办理，可以再查看或编辑正文操作室进行，与独立的Word文件打印操作相同。

3）练习

●10分钟，根据上面流程进行拟稿审核操作，用不同帐号登陆系统，体验如何进行操作

●休息，10分钟

●用自己单位的帐号登录系统，查看有没有帐号，有没有流程，如果没有请与管理员联系

四、网站系统

（一）打开网站

在ie地址栏输入：

政府网：

http:

//19.95.62.3

互联网：

http:

//121.15.255.52

（二）网站改版

新版网站正在设计中，新网站的管理方式是类似的，业务和网站排版设计上有变动

（三）栏目管理

栏目的增加删除工作都由管理员负责操作，栏目可以把文章采编权限下放给各单位相关人员，把栏目审核权限保留在信息产业局，我们重点是授权的演示，栏目管理入口点击大菜单“网站管理”：

点击栏目管理：

选择栏目，栏目以树状目录展示如下图：

点击“魅力惠东”栏目：

我们看到“党政文件”发布权限授权给了黄志豪，审核人员授权给了黄晓明，有了授权下面我们进入文章采编和审核，现在我把发布权限增加一个人，举例把权限给团县委学少部的刘惠强（liuhuiqiang）

然后我们切换帐号，由刘惠强采编一篇文章

（四）内容发布

刘惠强登录系统：

点击“网站管理”

点击“内容发布”，可以看到栏目列表如下：

选择授权的栏目“党政文件”：

点击“添加”操作，开始文章采编：

主要是打字和黏贴工作，完成后保存，采编工作就宣告完成，系统保存到数据库后，有审核权限的人员审核后，即可发布到网站了。

（五）内容审核

以黄晓明帐号登录系统，审核刚才团县委学少部刘惠强发布的文章

五、培训问卷

请大家认真填写问卷表，并填写单位、姓名信息，以便信息产业局能够把握培训情况，制定以后的系统推广计划。

惠东县信息产业局OA办公系统培训记录

（第一期）

注：

请在所选答案上画圈或画对勾

1.你现在有办公电脑吗？

A、有B、没有

2.您的电脑现在能上政府网吗？

A、能B、不能C、不清楚

3.您的电脑现在能上互联网吗？

A、能B、不能C、不清楚

4.办公系统的网络地址是（政府网：

http:

//19.95.62.4互联网：

http:

//121.15.255.53）

A、正确B、不正确

5.邮件系统需要先注册账号，然后才可以发送邮件是否正确？

A、正确B、不正确

6.办公系统的推广需要技术平台与业务管理并重对吗？

A、正确B、不正确C、部分正确

7.电子公文流程的每一个环节，具体到个人的操作复杂程度如何？

A、非常简单B、简单C、复杂D、太难

8.网站的发布操作复杂程度如何？

A、非常简单B、简单C、复杂D、太难

部门姓名日期

希望以上资料对你有所帮助，附励志名言3条：

1、有志者自有千计万计，无志者只感千难万难。

2、实现自己既定的目标，必须能耐得住寂寞单干。

3、世界会向那些有目标和远见的人让路。