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固定资产购置、在建工程、大宗物资采购不在本制度规范。
第一条费用审批及报销流程。
1、费用审批
各费用报销审批,必须经部门负责人审核签字后,报财务部进行审核,财务部审核并签署意见后,报总经理审核是否批准。
2、报销流程
按以下流程办理费用报销业务:
第二条费用报销期限的规定
1、日常费用报销(零星购物或开支):
财务部随时受理日常费用报销业务,按流程三天内进行费用审核并报总经理签字是否批准。
如报销费用不符合财务制度规定要求,有权拒绝并书面说明不予报销的理由。
经总经理批准的报销费用,财务部出纳三天内必须支付。
报销费用一般集中在每月15日-25日,特殊情况除外。
2、差旅费报销:
所有人员出差应有经公司总经理批准的“派遣单”。
差旅费报销统一填制“差旅费报销单”及《付款联审单》,写明报销费用项目。
人员出差回来七天内进行报销,须由本部门进行审核签字后,报财务部审核。
财务部按流程三天内进行费用审核并报总经理签字是否批准。
差旅费借支必须由总经理批准,一事一清。
第三条原始凭证有效性的规定
1、费用报销时,应取得真实合法的原始凭证。
以下凭证视为合法凭证,准予报销:
✧有税务机关监制章的发票,并有开具单位盖章;
✧增值税普通发票和增值税专用发票。
(专用发票各联应齐全);
✧行政事业单位开具的有财政部门统一监制章的收据;
✧车票、机票,过路、过桥费等其他有效票据;
2、取得的合法凭证,应填写规范,不得有刮擦挖补污。
否则,视为无效凭证。
购物凭证背面需经办、验收人员签名。
3、取得原始凭证内容应真实可靠,发现弄虚做假严肃处理。
4、费用报销内容必须符合报销性质和范围。
二、备用金制度
第四条根据工作实际,可预支有关部门定额备用金。
使用定额备用金的部门应事先向公司总经理写出申请,说明使用定额备用金的理由和用途并由部门负责人签字。
公司总经理批准后,财务部予以支付。
第五条使用部门必须专人管理定额备用金,经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证,并设定额备用金登记簿,记录各种支出。
第六条备用金开支报销填制《付款联审单》,写明报销费用项目。
须由本部门进行审核签字后,报财务部审核。
第七条每年12月31日前,财务部对定额备用金进行清理,所有借支的备用金都必须结清归还,逾期不还的,一次或分次从工资中扣回。
同时报公司总经理,对逾期未归还的部门不再核定定额备用金。
三、公司业务招待费用报销制度
第八条公司因公接待、宴请等发生业务招待费,须事先填写《业务申请审批表》报总经理批准后方可进行。
财务报销时,按审核流程进行,未经事先批准,一律不得报销。
第九条公司人员因公出差确因应酬发生业务招待费的,须事前电话请示部门负责人同意,由部门负责人书面向总经理请示签字批准后,方可进行。
销售部门因销售活动发生业务招待费的,由公司确定的销售收入比例中开支。
第十条业务招待费报销须填写《付款联审单》,写明报销费用事项理由。
由本部门负责人审核签字后,报财务部审核。
四、固定资产管理办法
第十一条本规则所称固定资产包括:
土地、房屋及建筑物、机械设备、运输设备、电子设备、仪器仪表等;
生产经营使用,使用年限在二年以上的工器具,。
第十二条管理部门
1、各部门使用的车辆、电脑、打印机、复印机等及办公家器具,由综合办负责管理。
2、生产作业区运输设备、机械设备、仪表、机电设备由生产部负责管理。
第十三条购置手续
1、公司购置固定资产时,由公司综合办编制采购计划报公司总经理审核批准。
公司综合办根据经总经理批准的采购计划进行具体采购。
2、购入直接使用的固定资产综合办必须办理验收手续,验收合格后、发票及验收单交财务部,合格证,使用说明书等进行存档。
并登记固定资产台账。
3、购入需安装的固定资产,综合办、生产部在固定资产安装完毕交付使用,必须办理验收手续,验收合格后,将发票及安装费用清单及时交给财务部,安装技术资料等进行存档,登记固定资产台账。
4、因拨入,捐赠而取得的固定资产,可按拨入,捐赠发票或合同、协议约定确定价值入账;
原价确实无法获取,可按照评估确认价值入账,并登记固定资产台账。
第十四条固定资产增值,按增值后价值入账。
第十五条房屋及建筑物、运输设备、机械设备、机电设备等固定资产使用权在公司内部转移时,应由转出部门填写"
固定资产转移单"
送转入部门签认,并登记固定资产台账。
第十六条盘点、清查
1、固定资产每年至少盘点一次
2、盘点后应填制"
固定资产盘点表"
,查明盘盈盘亏原因后,呈报总经理批准。
根据总经理批准意见,分责任按规定办理相关手续。
第十七条固定资产报废,应由使用部门说明原因及处理意见后,呈报总经理是否批准,根据总经理批准意见,分责任按规定办理相关手续。
并按公司报废、闲置固定资产制度执行。
第十八条公司认为无利用价值的闲置固定资产,应由使用部门说明原因及处理意见后,呈报总经理是否批准,根据总经理批准意见,分责任按规定办理相关手续,并按公司报废、闲置固定资产制度执行。
五、产成品、外购商品管理制度
第十九条产成品、外购商品入库
1、仓库管理人员负责商品入库验收;
2、仓库管理人员负责库位规划工作,保持仓库的正常存储条件和库容环境。
3、人员必须做到现场交接,认真核对产品名称、数量等情况,并按指定货位进行摆放,和库存统计,
4、产成品、外购商品入库,仓库管理人员经核对无误后方可开具“入库验收单”并登记入账。
入库过程中如发现问题应及时处理。
5、产成品、外购商品按实际成本核算,入库平时只记数量不记金额,月末计算本期收入、本期发出和月末结余的实际成本。
第二十条产成品、外购商品出库
1、仓库管理人员负责对正常的销售、调拨使用的产成品、外购商品办理出库手续;
2、仓库管理人员不得私自随意对产成品、外购商品进行出入库处理。
3、产成品、外购商品出库,仓库管理人员根据发货单,确认单据、印鉴、合同、签字等手续符合要求,可办理出库手续,开具“出库单”,凡是手续不符合要求的不得办理出库发运手续。
4、库存商品出库时,仓库管理人员应在场监督,同时做好产成品、外购商品出库后必要的库位调整和清洁卫生。
5、产成品、外购商品采用实际成本进行日常核算,发出产成品、外购商品的成本按加权平均法计算确定单位成本。
6、仓库日常管理坚持日清月结,永续盘点制度,及时反映库存动态情况,做到账实相符。
第二十一条库房管理要求
1、所有出入库单据应与财务核实一致,账簿、单据都要编号,不得撕页(如写错加盖作废章)、篡改;
2、不得随便填发出入库单据,每完一本,财务收回核对后方可以领用新单据。
3、单据在每月25-27日交财务,双方准确核实月收入量、发出量和结存量。
4、产成品、外购商品数量入库要有库管人员和相关部门的签字确认,出库有库管人员和相关部门签字确认,单据分别由库管人员、财务等保管、月底统一核对。
六、产品销售管理制度
第二十二条公司销售产品包括:
螺旋钢管、保温管、防腐管、外购钢材及管材等产品。
第二十三条对产品销售要求如下:
1、销售产品必须严格按《合同法》规定与客户签定合同,合同中必须明确货款的支付时间与方式,尽量做到款到发货。
2、销售产品必须将销售合同、产品出库单、产品结算表等单据交财务部办理手续。
3、进行合同执行情况对账。
4、按“谁的合同谁负责,谁的货款谁负责”的原则,对合同签定、货物送达、验货回执、发票开具、货款回收各个环节进行过程控制。
及时回款,有风险意识和采取的应对措施。
5、当年销售产品应收账款当年清,原则上不允许跨年度挂账。
第二十四条销售与财务衔接要求:
1、建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。
对催收无效的逾期应收账款采取法律保全程序。
对于挂账时间较长的应收账款确定是否确认为坏账。
单位发生的各项坏账,应查明责任,履行规定程序。
对两年和两年以上的应收款项,必须取得对方签字盖章凭据。
2、对合同变更、货物退换、价格更改变化、撤换清单等,销售与财务必须一致。
对每一份合同的执行开票,收款情况及其他变更内容要做记录备查。
3、开具发票时,销售应先核实清楚后,出具开票清单,财务开出发票。
每月发票25日停开,每份发票销售要及时送达,并让对方签字确认。
如有错票或重开情况,要及时与财务沟通,不得延误,避免造成损失。
第二部财务部内部考核办法
财务部设财务负责人(财务部部长)岗位、会计岗位、出纳岗位、综合管理岗位,各岗位制定以下考核办法:
一、财务负责人(财务部部长)岗位考核办法
(一)财务负责人(财务部部长)岗位出现以下情形,每次考核50元:
1、没有履行职责,致使公司会计核算松散和财务管理工作不到位;
2、没有提前预测并及时组织好企业的资金运用;
3、不能及时制定本公司的会计核算和财务管理制度,且不能及时组织贯彻执行和检查;
4、不能及时组织编制公司年度财务计划及财务预算;
5、不能合理进行财务部内部岗位设置,人员调整;
6、没有根据公司的要求正确审核财务报表及其他各类报表,且没有做好财务分析;
7、没有做与银行、税务等方面关系的协调工作;
8、在参与公司对外签订合同的过程中,发现问题没有提出自己的意见和看法,导致公司利益遭受轻微损失;
9、没有向公司领导报告财务状况和经营成果;
10、没有及时完成公司领导布置的其他工作。
(二)财务负责人(财务部部长)岗位出现以下情形,每次考核100元:
1、对公司的会计核算和财务管理工作没有负起应有的责任,致使会计核算和财务管理出现混乱的;
2、没有组织、使用好资金,使公司的资金运营不能持续,影响到公司生产经营;
3、没有制定出本公司的财务管理制度,没有组织贯彻执行和检查财务管理制度的落实情况,或制定出的财务管理制度不符合公司经营要求;
4、不能组织编制公司年度财务计划及财务预算,或编制的财务计划或财务预算出现重大数据错误;
5、没有根据公司要求审核财务报表及其他各类报表,报表数据出现较大错误;
6、在参与公司对外签订合同的过程中发现问题不制止,造成签订的合同损害公司利益较大;
7、向本公司领导报告财务状况和经营成果存在严重失误和重大错误;
(三)财务负责人(财务部部长)岗位出现以下情形,每次考核500-1000元:
1、对公司的会计核算和财务管理工作不负责任,致使会计核算和财务管理出现严重混乱的;
2、没有组织、使用好资金,使公司的资金运营出现断裂,严重影响公司的生产经营;
3、在参与公司对外签订合同的过程中发现问题不制止,出现签订的合同严重损害公司利益;
二、会计岗位考核办法
(一)负责报表处理、费用报销、固定资产管理、上报资金计划会计人员出现以下情形,每次考核50元;
1、在办理款项结算、进行会计核算过程中,不认真不细心,出现结算、核算不准确,并且不及时与有关部门进行账务核对致使出现错误;
或发现错误不及时纠正;
2、在财务管理过程中,不能做到账账相符,账实相符;
3、在对公司的费用审核报销过程中,违反相关制度和规定、粗心大意,出现错误,月末不按时进行成本计提摊销,或计提摊销出现错误;
4、月末没有进行工资结转或出现错误;
5、月末没有对公司内部帐务进行核对;
6、没有审核记账凭证,造成账务出现差错、帐帐不符;
7、月末编制的资产负债表、损益表、现金流量表出现数据错误;
8、编制年度报表出现数据错误;
9、不及时进行帐簿的登记、装订、存档;
10、没有按时准确上报资金计划。
(二)负责报表处理、费用报销、固定资产管理、上报资金计划会计人员出现以下情形,每次考核100元;
1、在办理款项结算、会计核算过程中,对工作不负责任,出现款项结算、会计核算不准确,并且没有及时进行账务核对,致使出现错误,出现错误不及时纠正,给公司造成较大的损失;
2、在财务管理过程中,没有定期进行资产盘点,造成账账不相符,账实不相符,误差较大且不及时调整;
3、在对公司费用审核报销过程中,徇私舞弊,违反相关制度和规定或不认真不细心,出现严重错误,月末不按时进行成本计提摊销,或计提摊销出现较大错误;
4、没有进行公司内部账务核对,因工作失误导致报表出现重大差错,致使公司的财务工作受到通报批评的;
5、没有审核记账凭证,或审核过的记账凭证存在重大错误,给公司造成经济损失;
6、月末编制的财务报表出现数据较大错误;
7、编制年度报表出现较大数据错误;
8、不按时准确上报资金计划,影响公司资金周转。
(三)报表处理、费用核销、固定资产管理、上报资金计划会计人员出现以下情形,每次考核500元;
1、在办理款项结算、会计核算过程中,对工作不负责任,造成款项结算、会计核算出现重大差错,并且没有及时进行账务核对,致使出现重大错误,出现错误不及时纠正,给公司造成较大的损失而无法挽回;
2、在财务管理过程中,没有进行资产盘点,造成账账不相符,账实不相符,且发现资产丢失毁损严重而不追查,给公司在成重大损失;
3、在审核公司记账凭证的过程中,没有杜绝核算中重大错误,给公司造成重大损失。
(四)负责成本核算、存货核算、产成品核算会计人员出现以下情形,每次考核50元:
1、生产成本、费用以及产品库存的核算不准确;
2、产品销售的核算不准确或接到销售有关的单据之后不及时进行账务处理,不与客户的往来账进行核对,出现差错;
3、不按时进行存货核算,或核算数据出现错误,没有与供应商的往来账进行核对,出现差错;
4、月末不能按时准确编制有关财务报表,或编制的报表出现错误;
5、不能按规定时间和要求报送的其他报表。
(五)负责生产成本、存货核算、产成品核算的会计人员出现以下情形,每次考核100元:
1、产品销售的核算不准确或接到与销售有关的单据之后不及时进行账务处理,不及时与客户进行往来账核对,出现差错造成公司较大损失;
2、不按时进行存货核算,或核算数据出现错误,不及时与供应商进行往来账核对,出现差错造成公司较大损失。
(六)负责生产成本、存货核算、产成品核算的会计人员出现以下情形,每次考核500元:
1、产品销售的核算出现重大差错或接到销售单据之后不做账务处理,不与客户进行往来账核对,因前期没有挂账或挂账错误,造成公司重大损失而无法挽回;
2、不按时进行存货核算,或核算数据出现错误或给供应商挂账出现重大差错,没有与供应商的往来账进行核对,没有对前期错误进行更正,给公司造成重大损失而无法挽回。
三、出纳岗位考核办法
(一)、出纳岗位的会计人员,出现以下情形,每次考核50元:
1、在日常工作中,不能做到现金日清月结、每日盘点库存现金,造成帐实不相符;
2、支票的购买、领用、签发、销帐手续不清晰;
3、银行存款的支付、记帐、清对工作过程中,不及时取送银行单据,对收到的银行单据不及时处理;
4、月终没有完成银行的对帐工作,在规定的时间内不能制作出银行余额调节表、没有对未达帐项进行查找、催报、登记工作,当月发生的未达帐没有于次月内查明原因,并清理完毕;
5、其他货币资金的管理没有做到账实相符;
6、没有按规定进行发票的购买、领用、保管、开具、核销及验旧;
7、没有按时进行纳税申报和缴纳税款、没有按时报送报表,没有做好各项税费申报单证的归档与保存,造成单据的短缺或遗失的。
(二)、出纳岗位的会计人员,出现以下情形,每次考核100元:
1、在提取、支付现金过程中出现丢失短缺数额的现象。
在日常工作中,长期不能做到现金日清月结,造成帐实不相符;
挪用公款或公款私存金额较小的;
2、支票的购买、领用、签发、销帐手续不清晰,经常出现错误,给公司造成损失;
3、银行存款的支付、记帐、清对工作过程中,出现较大差错,长期不及时取送银行单据、对收到的银行单据不及时处理;
4、长期在月终不能完成银行的对帐工作,在规定时间内不能制作出上月银行余额调节表、资金流向表,对未达帐不查明原因,造成长期挂账;
5、由于工作失误,造成其他货币资金的短缺或丢失;
6、发票的购买、领用、保管、开具、核销及验旧过程中,出现较大差错,或出现票据遗失;
7、没有按时进行纳税申报、报送报表,不按时缴纳税款,致使公司受到税务机关的批评和处罚,给公司造成较大损失的。
(三)、出纳岗位的会计人员,出现以下情形,赔偿损失,解除合同关系:
1、提取、支付现金过程中出现丢失、短缺数额较大的现象;
贪污挪用公款或公款私存金额较大的;
2、银行存款的支付、记帐、清对工作过程中,出现严重差错,给公司造成重大损失而无法挽回;
3、长期在月终不能完成银行的对帐工作,没有对未达帐项进行查找、催报、登记工作,不查明原因,因长期挂账给公司造成重大损失;
4、由于工作失职,造成其他货币资金的短缺或丢失数额较大;
5、在发票的购买、领用、保管、开具、核销及验旧过程中,经常出现差错,或出现票据丢失数量较大,影响公司声誉。
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