2滁州市招标采购项目档案归档资料收集整理规范Word格式.docx
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各栏目具体填写要求:
件号:
按照题名以流水号顺编;
题名:
依据招标采购过程中实际发生的主题命名;
具备状况:
根据册内有、无或未生成该题名文件,分别填写“有”、“无”或“未”;
起止页码:
填写每份文件所在的分册号和起止页码;
备注:
填写需要附加说明的事项,例如,同一题名的文件资料份数为2份以上时,需在相应的备注栏内填写实际份数。
(三)卷内备考表设置包括:
本卷情况说明、立卷人、审核人和立卷时间(附件2)。
各项填写要求:
本卷情况说明:
填写需要说明的事项,如果没有要特别说明的事项可以不填写;
立卷人:
案卷整理人签名;
审核人:
市招标局业务科室审核签名;
立卷时间:
具体立卷的日期。
(四)招标采购档案相关责任部门要建立档案案卷目录(附件3),案卷目录采用表格形式,表格栏目设置包括:
案卷号、题名、起始年月日、终止年月日、件数、页数和备注。
填写“招标采购单位名称+关于+招标采购项目的文件材料”,例如,“滁州市教育局关于计算机采购项目的文件材料”、“滁州市…工程招标项目的文件材料”;
起始年月日:
填写开标年月日,采用8位数,前4位数为年度,后4位数分别为月、日份,月、日份不足2位加“0”补齐,例如,“20100102”;
终止年月日:
填写项目验收年月日,格式同上;
册数:
填写本案卷内包含的实际册数;
页数:
填写本案卷内各册资料页数相加,例如“24+68+59+┄”;
填写其他需要说明的事项。
三、档案资料的分册
档案资料的分册按照资料汇总、招标文件、各投标文件(正本)的顺序连续编排册号。
在每一分册的封面上标明册号和该项目档案资料的总册数,册数用阿拉伯数字,例如,第1册(共5册)、第12册(共15册)。
四、封面设置
(一)项目资料汇总封面设置包括:
项目资料汇总、项目名称、项目编号、招标采购方式、代理单位全称、开标时间和分册编号(附件4)。
项目名称填写“招标采购对象名称+招标(采购)”,例如,计算机采购;
代理单位全称填写“×
×
市×
代理机构”,例如,滁州天翰工程咨询有限责任公司。
五、档案资料装订和封面包装
(一)将大小不一的文件材料用折叠的办法整理成A4纸面大小,左、下侧分别对齐,采用左侧、棉线三孔一线装订(线头应在后面)或用两个不锈钢钉装订成册。
(二)封面、封底用粘贴的方法固定在资料册上,将装订线封装在里面。
附件:
1.卷内文件目录模板;
2.卷内备考表模板;
3.档案案卷目录封面模板;
4.案卷目录模板;
5.归档资料整理移交流程图。
附件1-1:
建设工程
字体:
宋体、加粗
字号:
小一
卷内文件目录
件号
题名
具备状况
起止
页号
备注
1
招标申请表
2
建设工程项目立项批文(复印件)
3
建设工程规划许可证复印件
4
建设规划用地许可证复印证
5
建设单位资金证明文件
6
施工图审查批准书复印件
7
建设单位法人证书复印件
8
代理机构抽签表
9
招标代理合同
10
招标方案
11
招标公告
12
招标文件
13
工程量清单及备案后的控制价
14
招标文件澄清、修改、答疑资料
15
中标通知书及审查备案呈批标签
16
合同
17
开标现场监督表
18
专家抽取及签到表
19
评标监督表
20
评标报告
21
第一、二、三名中标候选人的投标文件正本
22
中标公示
23
需要存档的其他材料
①
与本项目相关的文件、领导批示等
②
投诉登记表
③
投诉调查资料
④
投诉处理资料
⑤
其他
审查备案科审核人(签字):
监督检查科审核人(签字):
注:
根据册内有、无或未生成该题名文件,分别填写“有”、“无”或“未”。
填写需要附加说明的事项,例如,投标文件资料有5份,需在相应的备注栏填写“5份”。
附件1-2:
政府采购
存在
状况
具备
受理单及呈批标签
项目需求计划和资金落实情况表
入场交易申请表
法定代表人授权委托书
采购单位承诺书
采购代理合同
采购合同
监督检查科审核人(签字):
附件1-3:
宋体
小四
国有建设用地使用权出让
国土局出让请示文件及政府批复
招标拍卖挂牌文件
出让底价
竞得人竞买资料
成交确认书
国有建设用地使用权出让合同
监督检查科审核人(签字):
附件1-4:
矿产权出让
出让合同
附件1-5:
国有产权交易
行政事业单位国有资产出租、出售申请报告
拟出租、出让资产相关产权证明资料
滁州市行政事业单位国有资产出租(出售)审批表
项目受理呈批标签
招租、拍卖文件
资格审查会签表
现场监督表
附件2:
卷 内 备 考 表
仿宋
四号
附件3
案卷目录
序号
档号
案卷题名
总页数
保管期限
附件4
滁州市招标采购管理局
招标采购项目档案
案卷题名:
项目名称:
项目编号:
招标采购方式:
代理机构全称:
年月日
附件5-1
代理公司代理的项目
归档资料整理移交流程图
招标代理机构
将审核签字后的档案移交档案室办理移交手续
附件5-2
无代理公司代理的建设工程类(政府采购类)
项目归档资料整理移交流程图
局监督监察科
将相关资料交送局审查备案科
局审查备案科
负责收集整理立卷项目档案
业务科室
附件5-3
无代理公司代理的土地使用权、矿产权、国有产权交易等项目归档资料整理移交流程图
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