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PowerPoint能够以不同的视图方式来显示演示文稿的内容,使演示文稿易于浏览、便于编辑。
普通视图
普通视图是PowerPoint2000新增的视图方式,它将幻灯片、大纲和备注页视图集成到一个视图中,既可以输入、编辑和排版文本,也可以输入备注信息。
普通视图包含3个窗格:
大纲窗格、幻灯片窗格和备注窗格,拖动窗格的分隔条可以调整窗格的大小。
使用大纲窗格,可以组织和键入演示文稿中的所有文本,然后重新排列项目符号、段落和幻灯片。
使用幻灯片窗格,可以查看每张幻灯片中的文本外观,并且能够在单张幻灯片中添加图片、影片和声音等对象。
使用备注窗格,可以添加备注信息。
大纲视图
利用大纲视图,可以看到整个演示文稿中各张幻灯片的主要内容。
大纲视图与普通视图比较类似,只是大纲窗格变得比较大,而幻灯片窗格缩小显示在窗口的右上方。
因此,用户就不会过分注意幻灯片的外观,而是集中精力来编写演示文稿的大纲结构。
在大纲视图中,可以使用“大纲”工具栏中的按钮来控制演示文稿的结构,如改变标题和文本的级别、改变标题的顺序等。
如果“大纲”工具栏没有显示出来,请选择“视图”菜单中的“工具栏”命令,再从“工具栏”级联菜单中选择“大纲”命令来显示它。
幻灯片视图
在幻灯片视图中,整个窗口的主体被幻灯片的编辑窗格所占据,仅在左边按顺序排列各张幻灯片的按钮。
幻灯片视图适合对具体某张幻灯片的内容进行编排,如设置文本的格式、设置幻灯片背景颜色,插入各种图片、图表和表格等。
幻灯片浏览视图
在幻灯片浏览视图中,可以看到整个演示文稿的外观。
另外,还可以添加、移动或删除幻灯片等。
在幻灯片浏览视图中,可以使用“幻灯片浏览”工具栏中的按钮来设置幻灯片的放映时间、选择幻灯片的动画切换方式等。
备注页视图
在备注页视图中,可以输入演讲者的备注。
其中,幻灯片缩图的下方带有备注页方框,可以通过单击该方框来输入备注文字。
当然,用户也可以在普通视图中输入备注文字。
如果在备注页视图中无法看清楚输入的备注文字,可以选择“视图”菜单中的“显示比例”命令,然后在出现的“显示比例”对话框中选择一个较大的显示比例。
幻灯片放映视图
在幻灯片放映视图中,屏幕上的PowerPoint标题栏、菜单栏、工具栏和状态栏均隐藏起来,只剩下整张幻灯片的内容占满屏幕,这其实就是在计算机屏幕上放映幻灯片时的效果。
在放映幻灯片时,每单击一次鼠标,即可更换显示下一张幻灯片。
当所有的幻灯片放映结束时,再次单击鼠标,即可返回到普通的编辑窗口中。
另外,用户还可以给幻灯片中的对象设置动画效果或者插入声音和视频等多媒体对象,使得演示过程更加生动,能够调动观众的兴趣。
创建新的演示文稿
在启动PowerPoint时,您可以通过启动对话框创建一个空白的演示文稿。
PowerPoint2000还为用户提供了多种创建新的演示文稿的方法,你可以根据“内容提示向导”提供的建议内容和设计方案逐步创建所需的演示文稿,也可以由不带建议内容的设计模板创建新的演示文稿。
使用内容提示向导创建演示文稿
“内容提示向导”不但能够帮助用户完成演示文稿的相关格式的设置,还能够帮助输入演示文稿的主要内容。
如果你是PowerPoint的初学者,内容提示向导是创建演示文稿的最佳途径。
如果要使用“内容提示向导”来创建演示文稿,可以有以下两种方法:
启动PowerPoint,当出现PowerPoint的启动对话框时,单击“内容提示向导”单选按钮,然后单击“确定”按钮。
如果PowerPoint窗口已经在屏幕上,请选择“文件”菜单中的“新建”命令,打开“新建演示文稿”对话框,单击“常用”标签,并且双击“内容提示向导”图标。
使用“内容提示向导”创建演示文稿后,您可以修改其中的内容,或者添加新的幻灯片,以便得到自己所需的演示文稿。
使用“内容提示向导”创建的演示文稿经常包含多张幻灯片,可以使用幻灯片窗格右侧的垂直滚动条来切换幻灯片,也可以在大纲窗格中单击幻灯片编号来显示不同的幻灯片。
使用设计模板创建演示文稿
除了通过内容提示向导来创建演示文稿外,还可以使用模板创建演示文稿。
模板使你能够集中精力创建文稿的内容,而不用操心文稿的整体风格。
如果要使用设计模板来创建演示文稿,可以按照下述步骤进行:
1.选择“文件”菜单中的“新建”命令,打开“新建演示文稿”对话框。
单击“设计模板”标签。
2.在文件列表框中选择一个模板图标后,在右边的预览框中显示该模板的样式。
3.单击“确定”按钮,会出现“新幻灯片”对话框。
4.在“请选取自动版式”列表框中选择第一张幻灯片的版式,单击“确定”按钮。
此时,显示演示文稿的第一张幻灯片,用户可以在相应的占位符中输入幻灯片的标题和正文内容,而幻灯片的背景已经由模板确定。
创建自己的模板
在PowerPoint2000中,您可以将自己设计的演示文稿保存为模板,以便能够根据该模板创建其它的演示文稿。
1.打开现有的演示文稿,或者使用设计模板创建作为新设计模板的演示文稿。
2.更改演示文稿以符合自己的需要。
3.选择“文件”菜单中的“另存为”命令,出现“另存为”对话框。
4.在“保存类型”列表框中选择“演示文稿设计模板”。
5.在“文件名”文本框中输入文件名。
6.单击“保存”按钮,保存该模板。
设置幻灯片的背景
用户可以为幻灯片设置不同的颜色、阴影、图案或者纹理的背景,也可以使用图片作为幻灯片背景,从而使幻灯片产生更精致的效果。
设置幻灯片的背景颜色
如果要设置幻灯片的背景颜色,可以按照下述步骤进行:
1.在普通视图或幻灯片视图中,显示要设置背景颜色的幻灯片。
2.选择“格式”菜单中的“背景”命令,出现如图所示的“背景”对话框。
3.单击“背景填充”区下方的列表框,直接选择某个颜色块,可以将背景改为该颜色。
4.如果不满意颜色块中提供的颜色,可以选择“其他颜色”命令,出现“颜色”对话框。
单击“标准”标签,可以直接选择一种标准颜色;
单击“自定义”标签,可以调配自己的颜色,然后单击“确定”按钮。
5.要将背景设置应用于当前所选的幻灯片,请单击“应用”按钮;
要将背景设置应用于演示文稿的所有幻灯片,请单击“全部应用”按钮。
设置幻灯片背景的填充效果
如果要使用过渡、纹理、图案或图片等填充效果来作为幻灯片的背景,可以按照下述步骤进行:
2.选择“格式”菜单中的“背景”命令。
3.单击“背景填充”区下方的列表框,从中选择“填充效果”命令,出现“填充效果”对话框。
4.在“过渡”标签中,可以调整背景色由浅至深的渐变效果;
在“纹理”标签中,可以选择新闻纸、大理石等不同的纹理;
在“图案”标签中,可以选择不同的图案作为背景;
在“图片”标签中,可以选择一幅图片作为背景。
5.单击“确定”按钮,返回到“背景”对话框中。
6.要将背景设置应用于当前所选的幻灯片,请单击“应用”按钮;
第二章:
母版的使用
母版是一张特殊的幻灯片,是用于创建幻灯片的框架。
在幻灯片中,文本、图片以及其他对象是放置在不同的占位符中的。
通过对母版上的这些占位符进行格式设置,就能够控制所有基于该母版所创建的幻灯片中的标题、文本以及背景的格式。
例如,如果希望某个剪贴画出现在每张幻灯片的相同位置,请将它放到幻灯片母版中。
这样,该剪贴画就会出现在每张幻灯片中。
在PowerPoint2000中有4种母版类型,即幻灯片母版、标题母版、备注母版和讲义母版。
其中,标题母版主要用于设置演示文稿的标题幻灯片;
备注母版用于控制备注的外观;
讲义母版用于控制讲义的外观。
由于它们的设置方法都比较类似,下面仅以幻灯片母版进行介绍。
为了切换到幻灯片母版,请选择“视图”菜单中的“母版”命令,再从出现的级联菜单中选择“幻灯片母版”命令,出现“幻灯片母版”视图。
在幻灯片母版中,包含5个占位符(由虚线框所包围),分别是:
标题区、对象区、日期区、页脚区和数字区。
你可以像对待图片那样,改变这些占位符的大小和位置。
例如,当你改变标题占位符的位置后,所有幻灯片中的标题位置也发生改变。
PowerPoint使用教程(四)
第三章:
添加或删除幻灯片
在制作演示文稿的过程中,经常需要添加新的幻灯片,或者删除某张幻灯片。
本节主要以在幻灯片浏览视图中进行操作。
添加幻灯片
在制作演示文稿的过程中,可以随时添加新的幻灯片。
具体方法是:
1.选择“视图”菜单中的“幻灯片浏览”命令,切换到幻灯片浏览视图中。
2.选定要插入新幻灯片的位置,可以选定一张幻灯片,则新的幻灯片将插入到该幻灯片的前面;
也可以单击幻灯片之间的空白位置,则新的幻灯片插入到这两张幻灯片之间。
3.单击“常用”工具栏中的“新幻灯片”按钮
,或者选择“插入”菜单中的“新幻灯片”命令,出现“新幻灯片”对话框。
4.选择新幻灯片的自动版式,然后单击“确定”按钮,即可插入一张新幻灯片。
5.双击新插入的幻灯片,即可进入普通视图,这时可以向该幻灯片中输入文本或者插入图片等对象。
选定幻灯片
为了选定单张幻灯片,在幻灯片浏览视图中单击该幻灯片即可。
为了在幻灯片浏览视图中选定多张连续的幻灯片,可以先单击第一张幻灯片的缩略图,使该幻灯片的周围出现蓝色的边框,然后按住Shift键,再单击最后一张幻灯片的缩略图。
为了在幻灯片浏览视图中选定多张不连续的幻灯片,可以先单击第一张幻灯片的缩略图,然后按住Ctrl键,再分别单击要选定的幻灯片缩略图。
删除幻灯片
如果要在幻灯片浏览视图删除某张幻灯片,可以按照下述步骤进行:
1.在幻灯片浏览视图中,选定要删除的幻灯片。
2.按Delete键,或者选择“编辑”菜单中的“删除幻灯片”命令。
插入其他演示文稿中的幻灯片
如果要将其他演示文稿中的幻灯片插入到当前的演示文稿中,可以按照下述步骤进行:
1.在目标演示文稿中,将插入点定位到要插入新幻灯片的位置。
2.选择“插入”菜单中的“幻灯片(从文件)”命令,出现“幻灯片搜索器”对话框。
3.在“文件”文本框中输入源演示文稿的路径和名称,或者单击“浏览”按钮来查找演示文稿。
4.找到所需的演示文稿后,单击“显示”按钮,即可将该演示文稿的缩略图显示在对话框中。
5.选定要复制的幻灯片,然后单击“插入”按钮。
如果要将整个演示文稿插入到目标演示文稿中,请单击“全部插入”按钮。
调整幻灯片的顺序
如果要在幻灯片浏览视图中调整幻灯片的顺序,可以按照下述步骤进行:
1.在幻灯片浏览视图中,选定要移动的幻灯片。
2.按住鼠标左键拖动,拖动时会出现一个竖直的插入点来表示选定幻灯片将要放置的新位置。
3.松开鼠标左键,选定的幻灯片将出现在插入点所在的位置。
提示:
在普通视图或大纲视图中,上下拖动工作区左侧的幻灯片标题,也可以迅速调整幻灯片的位置。
插入组织结构图
组织结构图由一组文本框和连线构成,它可以用来显示一个部门或机构的等级和层次。
如果要创建带有组织结构图的新幻灯片,可以按照下述步骤进行:
1.选择“插入”菜单中的“新幻灯片”命令,出现“新幻灯片”对话框。
2.在“新幻灯片”对话框中选择“组织结构图”自动版式。
3.单击“确定”按钮,即可生成如下图所示的带有组织结构图的新幻灯片。
4.双击组织结构图占位符,即可启动组织结构图程序。
5.在组织结构图程序中创建所需的图表后,选择“文件”菜单中的“退出并返回演示文稿”命令,可以将创建的组织结构图插入到幻灯片中。
如果要修改组织结构图,双击组织结构图的任何位置,即可启动组织结构图程序。
幻灯片间的切换
所谓幻灯片切换,是指每一张幻灯片放映之间的切换方式的设计,具体操作如下:
1.在幻灯片浏览视图中,选择要添加切换效果的幻灯片。
2.选择“幻灯片放映”菜单中的“幻灯片切换”命令,出现如图所示的“幻灯片切换”对话框。
3.在“效果”列表框中选择一种切换效果,从列表框上方的预览框中可以看到这种效果。
4.通过设置“慢速”、“中速”和“快速”,可以调整切换的速度。
5.在“换页方式”区中可以选择手工还是自动切换。
如果选中“单击鼠标换页”复选框,则只有单击鼠标时才切换;
如果选中“每隔”复选框,则需要在下方的数值框中输入表示秒数的一个数字,表示经过这段时间后自动切换。
6.在“声音”列表框中可以选择换页时所伴随的声音。
7.如果单击“应用”按钮,则将以上的设置应用于选定的幻灯片上;
如果单击“全部应用”按钮,则将以上的设置应用于所有的幻灯片上。
PowerPoint使用教程(五)
第四章:
创建动画幻灯片
在计算机上放映幻灯片时,可以将幻灯片中的对象设计成动画效果(例如,可以使幻灯片的标题逐字出现,并能伴随着打字机打字的声音等),大大提高演示文稿的趣味性,能够引起观众的注意。
应用预设的动画效果
1.在幻灯片视图中,选定要设置动画的对象。
2.选择“幻灯片放映”菜单中的“预设动画”命令,出现如图所示的级联菜单。
3.从“预设动画”级联菜单中选择所需的动画效果,如飞入、打字机或空投等。
当放映幻灯片时,选定的对象就会显示该动画效果。
自定义动画效果
1.在幻灯片视图中,显示要包含动画的文本或者对象的幻灯片。
2.选择“幻灯片放映”菜单中的“自定义动画”命令,出现“自定义动画”对话框。
3.单击“效果”标签,屏幕画面如图所示。
4.在“检查动画幻灯片对象”区中,选择要动态显示的文本或对象旁的复选框。
5.在“动画和声音”区中,单击上面的列表框可以选择一种动画方式;
单击下面的列表框可以选择伴随动画发出的声音。
6.单击“动画播放后”列表框右边的向下箭头,出现一个下拉列表,可以选择对象动画后要发生的动作。
如果要在动画运行结束后隐藏每个对象,请从下拉列表中选择“播放动画后隐藏”。
如果要在所有动画运行后同时隐藏所有对象,请从下拉列表中选择“下次鼠标单击后隐藏”。
7.当选择幻灯片中的含有文本对象时,可以在“引入文本”区中设置文本进入幻灯片的方式和顺序。
8.对于每一个需要动态显示的对象,请重复步骤4~7。
9.单击“顺序和时间”标签,屏幕画面如图所示。
10.要改变动画次序,请在“动画顺序”列表框选择要改变的对象,然后单击箭头在列表中上下移动对象。
11.要设置时间,请选定对象后执行下列操作之一:
要通过单击此文本或者对象来激活动画,请单击“单击鼠标时”单选按钮。
要自动启动动画,请单击“在前一事件后”单选按钮,然后输入前一动画到当前动画之间希望的等待秒数。
12.单击“预览”按钮,可以预览设置的动画效果。
13.设置完毕后,单击“确定”按钮。
如果选定的幻灯片中包含图表对象,可以在“自定义动画”对话框中单击“图表效果”标签,然后设置图表元素的动画效果;
如果选定的幻灯片中包含声音或影片等,可以在“自定义动画”对话框中单击“多媒体设置”标签,然后设置多媒体的播放方式。
创建自定义放映
在MicrosoftPowerPoint2000中,您可以使用自定义放映在演示文稿中创建子演示文稿。
利用该功能,你不用针对不同的观众创建多个几乎完全相同的演示文稿,而是可以将不同的幻灯片组合起来,并加以命名,然后在演示过程中按照需要跳转到相应的幻灯片上。
1.选择“幻灯片放映”菜单中的“自定义放映”命令,出现如图所示的“自定义放映”对话框。
2.单击“新建”按钮,出现如图所示的“定义自定义放映”对话框。
3.在“幻灯片放映名称”文本框中输入自定义的放映名称。
4.在左边的“在演示文稿中的幻灯片”列表框中,显示了当前演示文稿中所有幻灯片的编号和标题。
从中选定要添加到自定义放映的幻灯片,然后单击“添加”按钮,选定的幻灯片被添加到右边的“在自定义放映中的幻灯片”列表框中。
重复上述步骤,提取出该自定义放映中所需的幻灯片。
5.对提取到右边列表框中的幻灯片,可以改变它们的顺序,先选定要移动的幻灯片,再单击上箭头或下箭头来调整顺序。
6.单击“确定”按钮,返回到“自定义放映”对话框中,新建的自定义放映的名称出现在“自定义放映”列表框中。
7.为了创建第二个幻灯片放映,请重复步骤2~6。
PowerPoint使用教程(六)
创建交互式演示文稿
创建指向自定义放映的超级链接
1.在普通视图或幻灯片视图中,选定用于创建交互动作的文本或对象。
2.选择“幻灯片放映”菜单中的“动作设置”命令,出现“动作设置”对话框。
3.选中“超级链接到”单选按钮,再单击列表框右边的向下箭头,从下拉列表中选择“自定义放映”命令,出现如图所示的“链接到自定义放映”对话框。
4.从“自定义放映”列表框中选择自定义放映的名称。
5.如果选中“放映后返回”复选框,则在自定义放映运行后,返回当前幻灯片。
6.单击“确定”按钮。
7.重复上述步骤,将选定的文本或对象链接到其他的自定义放映。
创建动作按钮
用户也可以在幻灯片中添加动作按钮,以便在放映时,单击该按钮即可链接到一张幻灯片上或者运行某个程序。
1.在普通视图或幻灯片视图中,显示要插入动作按钮的幻灯片。
2.选择“幻灯片放映”菜单中的“动作按钮”命令。
3.从“动作按钮”级联菜单中选择所需的按钮,然后将鼠标指针移到幻灯片的空白位置单击,即可插入一个默认大小的按钮,同时显示“动作设置”对话框。
4.每个按钮都有一个默认的动作设置,例如,你选择的是“第一张”按钮,则在“动作设置”对话框中自动选择“超级链接到”单选按钮,然后在下拉列表中显示“第一张”选项,表示单击该按钮,可以返回到演示文稿的第一张幻灯片中。
当然,你也可以将该按钮链接到其他的幻灯片。
5.如果要在单击该按钮后,运行某个程序,请在“动作设置”对话框中选择“运行程序”单选按钮,然后在文本框中输入应用程序的路径和文件名。
6.设置完毕后,单击“确定”按钮。
设置放映时间
您可以在放映幻灯片时,通过单击来逐张放映幻灯片。
如果不想在放映时人工切换每张幻灯片,可以为幻灯片设置自动切换功能,你可以通过两种方法来设置幻灯片在屏幕上显示时间的长短。
第一种方法是人工为每张幻灯片设置时间;
第二种方法是使用排练功能,以便在排练时自动记录时间。
人工设置放映时间
1.在幻灯片浏览视图中,选定要设置放映时间的幻灯片。
2.选择“幻灯片放映”菜单中的“幻灯片切换”命令,出现“幻灯片切换”对话框。
3.在“换页方式”区中,选择“每隔”复选框,然后在下方的数值框中输入该幻灯片在屏幕上出现的秒数。
4.如果要将此时间应用到选定的幻灯片上,请单击“应用”按钮;
如果要将此时间应用到所有的幻灯片上,请单击“全部应用”按钮。
排练时自动设置幻灯片放映时间
您也可以使用排练计时功能,就是在正式演示之前,对演示文稿进行放映,同时记录幻灯片之间切换的时间间隔。
你可以进行多次排练,以获得最佳的时间间隔。
1.选择“幻灯片放映”菜单中的“排练计时”命令,这时将开始幻灯片的放映,并且在屏幕上出现如图所示的“预演”工具栏。
2.要播放下一张幻灯片,可以单击“下一项”按钮,这时计时器会自动记录该幻灯的放映时间;
如果单击“重复”按钮,可以重新开始计时当前幻灯片的放映;
如果要暂停计时,可以单击“暂停”按钮,再次单击“暂停”按钮,又会继续幻灯片的放映。
3.放映完毕后,会出现一个消息框,单击“是”按钮,就可以使记录的时间生效。
4.选择“幻灯片放映”菜单中的“设置放映方式”命令,出现“设置放映方式”对话框。
5.在“换片方式”区中,选择“如果存在排练时间,则使用它”单选按钮。
PowerPoint使用教程(七)
第五章:
控制放映方式
在计算机上放映演示文稿,可以使用三种不同的放映方式。
要选择放映方式,请选择“幻灯片放映”菜单中的“设置放映方式”命令,出现“设置放映方式”对话框。
在“放映
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