时间管理时间管理的概念Word格式文档下载.docx
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达尔文一生多病,不能多做工,每天只能做1点钟的工作。
你们看他的成绩!
每天花1点种看10页有用的书,每年可看3600多页书;
30年读11万页书。
诸位,11万页书可以使你成为一个学者了。
可是每天看3种小报也得费你1点钟的功夫;
四圈麻将也得费你1点半钟的光阴。
看小报呢?
还是打麻将呢?
还是努力做一个学者呢?
全靠你们自己选择!
易卜生说:
你的最大责任就是把你自己这快材料铸造成器。
学问就是铸器的工具。
抛弃了学问便是毁了你自己。
再会了,你们的母校眼睁睁地要看你们10年之后成什么器。
看到胡适先生的这一番语重心长的话语,你有何感受?
“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”、“一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴”,诸如此类的描述我们每个人都可以脱口而出,但是我们做得究竟怎样呢?
我们常常听到——
“我要是在大学多学点东西就好啦!
”
“我应该少看些电视,好好地约束自己,多读点书!
“时间根本不够用,公司股价节节下降,董事会和股东像一群蜜蜂一样叮得我满头包;
同事间争权夺利,我总是担任和事佬的角色;
家人总也见不到我,几乎把我登报作废!
世界几乎全面地在进步,但我们一天还是只有24小时。
最成功和最不成功的人一样,一天都只有24小时,但区别就在于他们如何利用这所拥有的24小时。
那么时间究竟是什么呢?
我们哲学家这样说:
“时间是物质运动的顺序性和持续性,其特点是一维二向性,是一种特殊的资源。
要想能够真正地了解时间并且管理“时间”,我们有必要对时间的本质有深刻的认识。
首先让我们先了解时间的基本分类:
按时间运用可分为几类时间:
大块时间、首要时间、零碎时间、固定时间、安静时间、弹性时间、交通时间。
1.大块时间
你每天都要用一大部分的时间来完成当天重要的事情,大块的时间至少需要两个小时。
其实也可以分散地安排大块时间,这样安排时间你便会觉得身心愉快,且会产生一种成就感。
2.首要时间
一日之际在于晨!
首要时间与大块时间接近,它指每天早晨的那段时间。
有人把早晨的时间用来进修,有人把早晨的时间用来运动,有人把早晨的时间用来做一些重要的思考,因人而异。
3.零碎时间
零碎时间看起来好像不太重要,但是这种时间如果能够把它积少成多,化零为整,把那些小块时间充分利用起来,以很少的时间来做一些小事,坚持下来,也是非常可观的。
零碎时间称为时间的存储器。
4.固定时间
如果觉得某项工作在某个时段内进行效果最好,把它固定下来,就称为固定时间。
5.安静时间
读书也好,工作也好,是否能够专心有效,环境的因素是很大的,不少办公室都感觉到非常吵闹,工作经常受到干扰,这时可以由大家互相来约定,安排一段安静的时间。
6.弹性时间
每一项工作都需要时间,最好是留有弹性,即预估的时间应该稍微宽裕些。
可以在两三项工作之后,安排一个弹性时间,来弥补以前还没有做完的事情,或者说是留作被干扰以后的调节时间。
弹性时间不能够太长,10分钟甚至20分钟是比较适当的。
7.交通时间
一般人对交通时间都是用两个字来形容:
抱怨,特别是居住在大城市或者都市里的人。
所以要工作有效率,就要学习如何去缩短或利用你的交通时间,例如早点出门,晚点回家,选择走哪条路线,坐车的时候你还可以思考一些问题,可以听听音乐,看看书,充实自己。
时间的划分
时间可以花费在不同的事情上,因此就有了工作或学习时间、休闲时间、家庭时间、个人时间、思考时间等。
1.工作或学习时间
时间用在工作,或用在学习上,称为工作或者学习时间,它是为了谋生以及充实生活。
学习是谋生前的准备,或者是工作时的进修,也是为了充实生活。
工作并不是你生命的全部,活到老、学到老的终身学习的观念已经来临。
学习的重要性与日俱增,每个人都必须抽出一部分时间来学习新知识或者熟悉新事物。
2.休闲时间
休闲时间包括休息、睡眠及体育活动。
人生就像马拉松比赛一样,你别一开始就猛冲,浪费甚至透支了你的体力,要懂得放松,要养成一种良好的睡眠、休闲以及运动的习惯,才能把每一个人的身体状况调整到最佳状态。
3.家庭时间
家庭是你休息最佳的避风港,只有家人与你没有所谓的利害关系。
你要跟家人真心地相处,不要到了需要时你时才回家,你才懂得去珍惜亲情。
4.个人时间
个人时间是用来修身养性、充实自我的,是完全属于个人独自享受的时间。
个人时间就是自己跟自己约会的那种时间。
每个人不论是求学还是工作,甚至在家中,都有一种不允许被侵犯的个人时间,利用这些时间人们可以充实自己。
5.思考时间
思考时间就是思考未来的时间。
思考时间可着重用在计划自己未来的发展,也可用在反省以前自己所做的事情是否正确,是不是值得等。
思考如何再改进,如何再调整,如何让自己变得更好,而不必特别为了什么目的思考,可以天马行空地去想象,可以胡思乱想,如果发现了一些好的想法,或者是一些好的理念就应该立刻把它记下来。
时间的价值
时间的价值基本上分两种,一种叫做无形的价值,另一种叫做有形的价值。
无形价值
时间的无形价值是把时间投资于你的工作、家庭、社交的功能方面,建立工作关系、家庭关系、人际关系等。
你为此花掉时间,但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的,这叫做无形的价值。
有形价值
时间的有形价值是指你所苦心开拓的许多家庭关系、社会关系,会在以后带来有形的报酬。
例如你是一名销售人员,拜访客户,跟客户建立关系,最后与客户达成交易,你定会有报酬。
◆时间具有有形和无形的价值。
◆浪费自己的时间,等于是慢性自杀。
◆浪费别人的时间,等于是谋财害命。
其实:
●时间对每个人都是平等的;
●每个人都有相同的时间;
●但时间在每个人手里价值却不同。
【自检】
你的时间价值是多少,你计算过吗?
请根据下表来计算一下你的时间价值:
你的时间价值几何
年收入
(万元)
年工作时间
(天)
日工作时间
(小时)
每天价值
(元)
每小时价值
每分钟价值
1
250
8
40
5
0.08
2
80
10
0.16
3
120
15
0.25
200
25
0.42
400
50
0.83
你的时间价值:
每天________________元
每小时________________元
每分钟________________元
那么,人们该如何管理时间,让自己的时间增值,让自己更有成就?
时间的四项独特性
(1)供给毫无弹性:
时间的供给量是固定不变的,在任何情况下不会增加、也不会减少,每天都是24小时,所以我们无法开源。
(2)无法蓄积:
时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。
不论愿不愿意,我们都必须消费时间,所以我们无法节流。
(3)无法取代:
任何一项活动都有赖于时间的堆砌,这就是说,时间是任何活动所不可缺少的基本资源。
因此,时间是无法取代的。
(4)无法失而复得:
时间无法象失物一样失而复得。
它一但丧失,则会永远丧失。
花费了金钱,尚可赚回,但倘若挥霍了时间,任何人都无力挽回。
小案例:
如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。
你在这一天可以随心所欲,想用多少就用多少,用途也没有任何的规定。
条件只有一个:
用剩的钱不能留到第二天再用,也不能节余归自己。
前一天的钱你用光也好,分文不花也好,第二天你又有8.64万元。
请问:
你如何用这笔钱?
1.2什么是“时间管理”?
“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费,以便有效地完成既定目标。
由于时间所具备的四个独特性,所以时间管理的对象不是“时间”,它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。
时间管理的目的
时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作,达到“三效"
即效果、效率、效能。
效果,是确定的期待结果;
效率,是用最小的代价或花费所获得的结果;
效能,是用最小的代价或花费,获得最佳的期待结果。
时间管理的“三效”关系
描述一下你今天的主要工作,是否达到了“三效"
如果没有,你将如何改进?
特点
是否达到
如何改进
效果
确定的期待结果
效率
以最小的代价或花费获得结果
效能
以最小的代价和花费获得最佳的期待结果
以上效果、效能、效率三个主题,需要你慢慢地在心目中反省、检讨,找到你生命中的那种真正的具有人生方向、又有价值观的东西。
请注意:
(1)所谓“时间的浪费”,是指对目标毫无贡献的时间消耗。
(2)所谓“自管理者的管理”——你必须抛弃陋习,引进新的工作方式和生活习惯,包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放,加上自我约束、持之以恒才可提高效率,事半功倍。
大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家,格里在威格利南方联营公司当了20多年的总经理,该公司是美国最成功的超级市场之一,他获得了许多值得引证的荣誉。
第一,他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕,这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录。
第二,他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等项目基本原则,显示了他专业管理的精神。
第三,他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。
在格里看来,正确的管理的基础是良好的时间管理。
在信息爆炸的今天,咨讯的空间在无限地扩展,面临竞争的压力、客户高品质的需求,您是否又有些无所适从呢?
由于时间所具有的独特性,时间在各种资源中又往往容易被我们忽略。
在上面的“银行拨款”案例中,我们不难发现:
每天我们有24小时,每小时由60分钟组成,每分钟由60秒组成,总计就是8.64万秒。
拥有这样的一笔财富,我们怎么可以视而不见?
又怎么可以随意处之?
这个问题恐怕需要我们花点时间来考虑。
有人曾粗略地统计过一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的:
睡觉:
21年
工作:
14年
个人卫生:
7年
吃饭:
6年
旅行:
排队:
学习:
4年
开会:
3年
打电话:
2年
找东西:
1年
其它:
看了上面的这一组数据,您有何感受?
“时间管理”一直是个重要的问题,但从来没像今天这么重要过,为什么?
原因如下:
*寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要
*信息爆炸
*竞争的压力
*你的客户对品质的要求
看来我们要成为一个高效的时间管理者和职业人,减少时间浪费的现象,确非易事。
那么,我们的问题究竟在哪里呢?
时间管理定义
◆时间就是生命,时间就是金钱。
◆人们往往是重视生命,乐于理财,而忽略了时间管理。
◆善用时间,就是善用自己的生命!
时间管理理论的历史演进
学习时间管理,首先了解一下时间管理理论的历史演进。
因为科技发展的过程中,每一个人追求的就是更好的效率、效能、效果。
在追求的过程中,如何去节约更多的时间,如何把时间投入到最有效率的结果上,历史上曾存在几种方式,这种方式间发生的变化就好像一个历史的演进。
第一代时间管理理论
基本是备忘录型。
一方面顺其自然,另一方面也会追踪时间的安排。
备忘录管理的特色就是写纸条,这种备忘录可以随身携带,忘了就把它拿出来翻一下。
如果今天一天结束完成了大部分的事情,就可以在备忘录上划掉,否则就要增列到明天的备忘录上。
这就是第一代时间管理,叫做备忘录的时间管理。
这种时间管理的优点是:
重要的事情变化时的应变力很强,是顺应事实的。
另一个优点就是没有压力,或者压力比较小。
备忘录型的管理便于追踪那些待办事项。
但备忘录管理没有严整组织架构,比较随意,所以往往会漏掉一些事情。
忽略了整体性的组织规划,有时候会面临一种好像在应付状况或者在应付一些工作上的事情,这是第一代时间管理的缺点。
第二代时间管理理论
强调的是“规划与准备”,特色是记事簿。
特点是制定时间表,记录应该做的事情,表明应该完成的期限,注明开会的日期等等。
这种管理模式优点是追踪约会以及应该做的事情。
通过制定的目标和规划完成的事情达成率比较高。
缺点是容易产生凡事都要安排的习惯,找不到思考的空间。
第三代时间管理理论
主旨是“规划、制定优先顺序,操之在我”。
这一代的管理强调的是价值,制定中长短的目标以期实现一种价值观。
因此它的特色就是将每天活动,写在纸上或者输入计算机,详细地规划各式各样的规划表或者组织表。
它主要是为了提高工作和生活效率。
第三代时间管理的优点是比较强调价值观,以价值为依据,或者以价值为导向的一种生活工作的方式。
它能够发挥长期、中期或者短期目标的效果,也能透过每天的规划,安排优先的顺序,可以提高生产力;
它的效率比较高,可以感到井然有序。
第三代时间管理的疏忽表现在忽略了自然法则,缺乏远见。
因为它是以价值为导向,你要得到这些东西,你认为这是你生命中最重要的,所以在安排上往往会有些疏失,其实价值观未必是自然法则。
第四代时间管理
强调了一切以自然法则为中心的罗盘理论。
这种管理法则超越传统上追求更快、更好、更具有效率的观念,它不是换一个时钟,而是提供一个罗盘,因为人走的多快是一回事,方向对才是最重要的。
怎么走,不是求快,而是怎么向未来的目标接近。
这种管理理论强调的是每一天的行动,每一个时段的行动,都要与未来的目标很接近,所以它强调的是一种方向,也叫做正北理论.
表2-1时间管理理论的历史演进
理论的演进
优点
缺点
第一代时间管理
备忘录型
应变力很强没有压力
随意忽略整体规划
第二代时间管理
记事簿规划与准备
追踪约会事件达成率比较高
产生安排的习惯
第三代时间管理
强调价值规划、制定优先顺序
以价值为导向提高生产率
忽略自然法则缺乏远见
自然法则和罗盘理论
效率方向对
在你的生活过程当中,每一个决定不是离开你人生的目标很远,就是离你人生的目标很近。
所以你每一个时刻都在做选择,每一个时刻都在做决定。
第二章、时间管理的误区
我们探索克服时间浪费的途径便是“培养克服时间管理误区的技能”。
所谓时间管理的误区,是指导致时间浪费的各种因素。
以下列出时间管理的五个误区,请大家仔细阅读并分析,看看自已是否存在同样的问题:
误区之一:
工作缺乏计划
查尔斯·
史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间,曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战:
“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事,我将支付给你任意的顾问费。
”李爱菲于是递了一张纸给他,并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作,先从最重要的那一项工作做起,并持续地做下去,直到完成该项工作为止。
重新检查你的办事次序,然后着手进行第二项重要的工作。
倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间,也不用担心。
只要手中的工作是最重要的,则坚持做下去。
假如按这种方法你无法完成全部的重要工作,那么即使运用任何其它方法,你也同样无法完成它们,而且倘若不借助某一件事的优先次序,你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。
将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。
当这个建议对你生效时,把它提供给你的部属采用”。
数星期后,史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲,并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课,伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者,据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。
尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处,但我们有的同事从来不做或是不重视做计划,原因不外乎如下几条:
1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考;
2、不做计划也能获得实效;
3、不了解做计划的好处;
4、计划与事实之间极难趋于一致,故对计划丧失信心;
5、不知如何做计划。
6、认为每天忙碌着就等于没虚度,就会成功。
我们作为一个高新科技企业的员工,要步上职业化的道路,成为一个强调实效性的职业人士,不应该把以上原因当做工作中的借口,为什么呢?
剖析如下:
1、固然有些事情是易行而难料的,但若过分地强调这一点,则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直!
”的侥幸心理。
试问:
房子燃烧的紧要关头,消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救,还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作,然后再进行抢救?
2、不做计划的人只是消极地应付工作,他将处于受摆布的地位;
做计划的则是有意识地支配工作,处于主动的地位、并提高工作效率。
3、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动,计划与事实常常难以趋于一致,所以我们必须定期审察我们的目标与计划,做出必要的修正,寻找最佳途径。
但如果是处于无计划的引导,则一切行动将杂乱无章,最终走进死胡同。
综上所述,由于我们的工作缺乏计划,将导致如下恶果:
1、目标不明确
2、没有进行工作归类的习惯
3、缺乏做事轻重缓急的顺序
4、没有时间分配的原则
误区之二:
组织工作不当
组织工作不当的主要体现在以下几个方面:
*职责权限不清,工作内容重复
*“事必躬亲,亲力而为”
*沟通不良
*工作时断时续
首先,学会如何接受请托:
对于我们每一个人来说,所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者、或是组织以外的人士。
在很多请托中,有一类是职务所系而责无旁贷的;
另一类虽然也是职务所系,但请托本身却是不合时宜或是不合情理的;
尚有一类请托则属无义务予履行的请托,经常引起我们困扰的是后两类请托。
倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应,则各色各类的请托将四面八方地源源涌来。
一旦他办不妥委托的事项,则不仅他所企求的爱戴将化为乌有,而且他将丧失请托者尊敬。
“明智地接受请托”的重要性在于:
第一:
“拒绝”是一种“量力”的表现。
有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当,你不妨对请托者提出适时的建议。
第二,拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。
倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐,是不合理的、不明智的。
所以在我们接受请托之前不妨先先问问自己:
这种请托是属于我的职责范围内吗?
对实现我的目标有帮助吗?
如果接受它,将付出什么代价?
如果不接受他,则需承担什么后果?
经过这一番“成本——效益分析”之后,你就可以决定取舍了。
其次,学会利用资源:
对于基层人员而言,要善于利用资源,学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料,既节约了时间,又保证了信息的正确性。
比如你想了解本月度部门考勤信息,不妨去问问部门秘书;
想了解公司的考勤信息,不妨去问问公司的考勤管理员;
等等。
对于管理者而言,他们经常容易犯下面的错误:
1、担心部属做错事;
2、担心下属表现太好;
3、担心丧失对下属的控制;
4、不愿意放弃得心应手的工作;
5、找不到合适的下属授权。
其实每个人的精力都是有限的,尤其是管理者应当学会授权,将主要的精力和时间放在更重要的事情上。
误区三:
时间控制不够
在前面的“小张的故事”中,小张在时间管理上最大的恶习就是拖延时间,以致到头来一事无成。
我们提供了一个拖延商数的测验,请你先做一下自我评核。
拖延商数测验
请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案:
(1)为了避免对棘手的难题采取行动,我于是寻找理由和借口。
A非常同意B略表同意C略表不同意D极不同意
(2)为使困难的工作能被执行,对执行者下压力是必要的。
(3)我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。
(4)我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。
(5)当被迫从事一项不愉快的决策时,我避免直截了当的答复。
(6)我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。
(7)试图令他人为管理者执行不愉快的工作。
(8)我经常将重要工作安排在下午处理,或者携回家里,以便在夜晚或周末处理它。
(9)我在过分疲劳(或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制)时,以致无法处理所面对的困难任务。
(10)在着手处理一件艰难的任务之前,我喜欢清除桌上的每一个物件。
评分标准:
每一个“非常同意”评4分,“略表同意”评3分,“略表不同意”评2分,“极不同意”评1分。
总分小于20分,表示你不是拖延者,你也许偶尔有拖延的习惯。
总分在21至30分之间,表示你有拖延的毛病,但不太严重。
总分多于30分,表示你或许已患上严重的拖延毛病。
我们通常在时间控制容易陷入下面的陷井:
1、习惯拖延时间,前面案例“小张的故事”中的小张就是一个典型的拖延时间的人。
2、不擅处理不速之客的打扰。
3、不擅处理无端电话的打扰。
4、泛滥的“会议病”困扰。
不少中、上层管理者曾经指出,会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一,甚至三分之一!
然而更令他们感慨莫名的是,在这么多的会议时间之中,几乎有一半是徒劳无功的浪费!
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