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思维导图时间管理教学提纲
谋定后动
——思维导图辅助个人时间管理
思维导图只是一个可视化工具,具体实施时还是要依靠具体的思维工具(在这里表现为时间管理方法)。
下面我们就来介绍这些时间管理方法,并用思维导图帮助实现。
四大时间管理方法
根据不同的需要,我们可以选择不同的时间管理方法,比较常用的时间管理方法有备忘录法、计划法、四象限法和二八原理法。
备忘录法
好记性不如烂笔头,备忘录是最简单也最常用的时间管理方法。
备忘录法人人可用,以一位普通的老师为例,每周的什么时间要上课,什么时间要开会,什么时间要参加重要的活动……如何不耽误或遗忘这些活动呢?
最有效的方法就是使用备忘录。
纸质的日历、手机日历、Outlook软件等都是非常好的备忘录工具。
当然,用思维导图做备忘录也是不错的主意,根据不同的情况还可以制作年度备
忘录(一年中重要的大事)、月备忘录和周备忘录。
用思维导图制作的备忘录能更清晰地展现事件和事件之间的关系。
计划法
备忘录适用于管理时间相对固定、事务比较少的情况。
当事务逐渐多起来并且时间具有一定的灵活性时,备忘录就不再适用了。
此时,你就需要对事务进行整体的规划,对时间进行合理的安排。
此时我们就用到第二种时间管理方法——计划法。
比如在每个星期开始前,提前想一想这一周都需要做一些什么事,这些事都分别安排在什么时间做。
如果说备忘录法是被动的时间管理的话,那么计划法就是一种主动的时间管理方法。
运用思维导图做计划具有较大的优势:
一是整体感强;二是调整起来非常方便。
图1是一个思维导图做计划的示例。
图1思维导图做计划示例
四象限法
在事务总量进一步增加以后,你会发现要把每件事情都安排到时间表上越来越困难,这时就需要思考应该优先做什么,以及在时间不够的情况下应该舍弃哪些事务。
四象限法就是一种有效应对大量事务的思考方法。
四象限法将我们要做的工作按照它的紧急程度和重要程度划分成4种类型,用二维坐标系来定位,正好位于4个不同的象限(见图2)
重要性
图2时间管理的四象限法
第一象限是重要紧急型任务,这类任务包括紧急会议、临近的考试等。
第二象限是重要不紧急型任务,如学生要准备3个月以后的期末考试,读大一时为大四的考研或者出国做准备等。
第三象限是不重要也不紧急型任务,这类任务包括逛街消磨时间,或者漫无目的地刷刷微信朋友圈和微博等。
第四象限是紧急但不重要型任务,如别人的骚扰电话、不速之客的拜访等。
当然,同样的事情对不同的人来说可能被归入不同的类型。
同样是不速之客的拜访,对一位深耕的作家来说是紧急不重要型,但对一直苦苦等待机会的人来说却是非常重要的机会。
那么问题来了,当4类任务同时发生时,它们在你心中的优先级顺序是什么?
很多人会回答第一象限—第四象限—第二象限—第三象限,因为第一象限和第四象限的任务看上去都是要马上着手做的,第三象限的任务显然是可有可无的。
那么如果问题换成:
你的时间如何在这4类任务上进行分配?
不同于上一个问题是面对众多事务的应对策略,这个问题是日常任务的处理策略。
那么我们需要看一看偏重不同的任务会有哪些结果?
如图3所示,当我们把大量时间用于处理重要紧急的事情时,会感受到压力巨大,常常筋疲力尽,忙于处理各种危机,总是在收拾各种残局;但是,当我们把精力多花在处理重要不紧急的事情上的时候,那会成为一个有远见、注重平衡、守纪律且自制的人,这样的人很少会有危机。
那么有人就会问,我每天要处理的重要紧急的事情那么多,哪有时间去做重要不紧急的事情呢?
要知道,所有的重要紧急的事情都是从重要不紧急的事情转变过去的,如果你能逐渐把自己的注意力放到重要不紧急的事情上,那么重要且紧急的事情就会越来越少。
图3偏重不同类型任务的结果
那么我们对待这4类任务的态度应该是什么样的呢?
对于重要紧急型任务,我们要努力控制,避免其扩大化;对于重要不紧急型任务,我们要多投资,因为只要我们多做一点,将来就会有回报;对于紧急不重要型任务要尽量减少,而对于不重要不紧急型任务应该尽量避免。
重要不紧急型任务好比石块,重要紧急型任务好比碎石,不重要紧急型任务好比细沙,不重要不紧急型任务好比作水。
假如我们把有限的时间比作一个大水缸,那么把水缸装满的智慧方法就是先装石块,然后装碎石,再装细沙,最后灌满水。
(成君忆,2003)
思维导图无疑是帮助我们完成四象限分析的有效工具。
图4是一个本科同学对手头任务进行的四象限分析。
图4思维导图于四象限分析示例
二八原理法
当有些人的重要紧急和重要不紧急事情太多,用四象限法仍然力不从心时,这时候有了二八原理法,也叫作帕累托时间管理原则。
二八原理是19世纪意大利经济学家帕累托提出的,其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动,如世界上80%的财富是被20%的人掌握着,世界上80%的人只掌握了20%的财富;又如,你拥有一款功能强大的智能手机,但是你在大多数情况下只会用到它不到20%的功能。
那么对于我们的时间管理来说,我们可以把要做的事情分成两大类:
一类是占用80%时间的琐碎的多数事情,但这些琐碎事情只带来了20%的成效;另一类是占用20%时间的重要的少数事情,但这少数重要事情却带来了80%的成效(见图5)。
图5二八原理在时间管理上的应用
'
所以,时间管理的目标是从自己的工作时间表里找出那最有价值的20%的时间,并努力将它扩大到40%、50%甚至更大的份额,在这个过程中不断优化你的时间,总之,要尽量压缩低价值时间。
虽然二八原理是一个高效的时间管理方法,但是过度使用也会带来问题。
比如会被认为过于功利,从而导致人际关系恶化。
思维导图就能够快速地帮助人们分清主次,安排日常事物,并找出易于浪费的“隐性时间”。
例如,思维导图用于计划法,如一周工作计划,我们可以用它很清晰地明确一周的工作任务;思维导图用于四象限法,可以帮助我们把众多任务进行归类,便于我们直观了解到哪些任务需要投入精力,哪些任务可以舍弃;思维导图用于二八原理法,可以帮助我们确定不同事情的投入和收益关系,从而提高效率。
图6是一个应用思维导图进行二八分析的示例。
图6思维导图用于二八分析示例
个人时间管理步骤
以上4种时间管理方法没有淮比谁更优越的问题,更不存在谁替代谁的问题。
在实际操作过程中,我们往往综合采用多种时间管理方法。
在此,我给出一个个人时间管理步骤(见下表)。
个人时间管理步骤
步骤
任务
说明
第一步
明确目标
我们在做任何事情之初都要明确目标
第二步
任务列举并归类
列举出实现目标需要完成的事情,需要用思维导图来对任务进行归类,减轻认知负荷和压力,同时在归类过程中可以帮助避免遗漏我们没有想到的重要任务
第三步
大任务分解为小任务
如果不把大任务分解为小任务,那么任务是很难完成的。
比如你的任务是写一篇一万字的论文,那么你很有可能会一直拖延下去,但是当你把任务分解为读文献、写框架、每天写1000字等一系列小任务时,就会大幅度降低自己的压力和焦虑情绪,更高效地完成任务。
所谓“创意工作机械化”就是如此,比如在我写本书的时候,每天都要求自己写1000字,只要坚持写10天就有一万字了,然后再花几天时间重新审视、整理这一万字,慢慢打磨。
这一步的工作也是需要思维导图帮助我们来完成
第四步
优先级排列
运用四象限法和二八原理法,在思维导图的支持下完成
第五步
小任务落实到时间表
运用计划法将小任务落实到一周当中的每一天,也就是一周用一张思维导图,甚至可以一天画一张思维导图,更加详细地指引我们的工作和生活
第六步
执行和检查
对照着思维导图,标注出已完成的事和待完成的事情
建议读者尝试运用思维导图做出您的时间管理,可以是下一周的、下个月的、下一年的、下一个五年的以及人生规划等。
时间管理的“火车晚点效应”
我上大学时一直坐绿皮火车来北京,那时火车晚点的概率非常高,从合肥到北京原定17个小时的火车常常晚点到24个小时。
我惊讶地发现火车晚点的趋势其实是不断增大的,从一开始晚点1个小时、2个小时的广播通知不断增加到最后晚点7个小时。
我就在思考,为什么火车晚点的趋势是不断增大的呢?
后来想明白了,因为晚点的火车必须为正点的火车让路。
我们完成工作任务也是一样的道理,总觉得明天再完成也不迟。
但到了明天有明 天的工作,今天耽误的工作就会一直耽误下去。
这些被耽搁的工作就成了停在铁轨上永远到不了站的火车。
时间管理的一个重要目标就是要让火车少晚点,同时让那些已经晚点的火车尽可能早到站。
通过梳理任务,找出时间空当,让拖延着的事情尽快完成。
时间管理是计划将来,还可以用思维导图记曰记来总结过去。
将两者结合是提高执行力的重要步骤。
坦诚相见
——思维导图辅助教学
曾经听说过这样一个笑话:
“有人穿越到100年后,发现100年后的世界和今天已经完全不同,机器人承担了各种各样的社会分工,他不知道自己还能干些什么。
但当他来到学校,他却惊喜地发现,教室还是原来的教室,教材还是原来的教材,教法还是原来的教法。
于是,他做起了老师。
”虽然这只是个笑话,但其中颇具讽刺意味的对比却是发人深省的。
有这样一种说法:
当每一种新技术或新理念被研究出来后,教育领域对其的反应总是缓缓落后于其他领域。
思维导图也不例外,从20世纪60年代被提出来之后,在企业培训领域发挥着越来越重要的作用,但学校教育领域对思维导图依然是知之甚少,真正使用并切实获益的就更少了。
事实上,思维导图在教育教学领域有着广泛的应用空间,本章将介绍思维导图的教学应用。
思维导图教学应用总览
有不少一线教师常常会问起这样一个问题:
思维导图在教学的哪些环节使用会更有效果呢?
在教学过程中,思维导图的使用时机有没有一定的原则呢?
事实上,思维导图可以应用于教学的几乎所有环节。
在课前,教师可以将思维导图用作知识整理工具和教学设计工具;在课中,思维导图可作为先行组织者呈现引领性框架,或作为知识呈现工具静态或动态展现知识细节,或作为知识建构工具帮助学生建构知识,还可以作为学习诊断工具实时获取学生的掌握情况;在课后,思维导图可以用作集体教研工具或教师个人的自我反思工具等(见图1)。
图1思维导图辅助教学
下面,我们就来介绍一些思维导图在教学中的典型应用。
当然,教学中可以运用的场景远不止这些,这里介绍的方法与案例旨在拋砖引玉,引起老师们更多的创新应用。
思维导图课前应用
台上一分钟,台下十年功。
教师的专业发展包含3个阶段:
关注知识阶段、关注自我阶段和关注学生阶段。
新手教师在授课时,通常只将注意力放到知识上,他们担心的是知识有没有讲对和讲全,无力关注自身是否紧张以及教态如何之类的细节,至于学生学得如何就更无暇顾及了。
所以,对知识的透彻把握是新教师成长的关键一步。
我的备课经历
记得我初上讲台的那会儿,有一次备课,为图省力,从网上下载了另一位教师的PPT课件,然后开始修改。
但几个小时过去了,我依然没能找到一条好的授课思路。
从根本上说,这主要是由于我当时没能对要讲授的知识形成整体的认识。
由于第二天要上课,在汗水中我放弃了直接修改别人的PPT,而是选择先用思维导图梳理知识结构,从网上查阅资料充实丰富,这样很快就形成了整体框架。
再做PPT的时候,
我也就胸有成竹了!
直接修改别人的PPT和用思维导图整理后再重组PPT是不同的。
由于知识结构都是非线性的,PPT是非线性知识的一个线性化,在原PPT制作者脑中存在着这样的非线性结构,若我们没能还原知识的非线性结构,直接修改别人的线性PPT就存在着理解上的风险。
应用思维导图进行中立知识结构
对大多数教师来说,高质量备课是上课质量的重要保障,对于一些经验还不够丰富的新手教师尤其如此,他们需要花费大量的时间和精力来写教案备课。
大部分教师在备课的时候都习惯于将上课要说的每一句话、每一个提问、学生每一个可能的答案都以文字的
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