业统c茶厂整套制度Word文档下载推荐.docx
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③“GZ(SC)发第
号”(管字(生产)发第
号)。
冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。
发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以请示、报告、简报等形式流转。
力避随意发文。
④对外发文:
由办公室统一编号:
如“xxx(KF)发第
号”(公司代号(客户服务中心)发第
号),用于客户服务中心的对外发文,文件可以是发文部门自行编号,总经办统一认定。
五、文件必须盖章或签字。
六、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。
七、紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。
八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。
九、发文单位必须注明全称。
十、多页文件应标明页码。
十一、文字从左至右横排,左侧留装订位。
十二、文件纸一般使用A4型。
第四节
收文
一、收文一律使用《公司收文登记簿》。
二、外单位来文均由办公室门指定专人收文,由办公室统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。
第五节
发文
一、发文一律使用《公司发文、收回、销毁、更改登记表》。
二、发文程序如下:
公司内部发文:
拟稿人→部门核准→总经理批准→办公室统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案
对外发文:
拟稿人→总经理核准→办公室统一编号→打印→盖章(签字)→发文→备案
第六节
其他
一、时限要求:
1、特急:
限4小时内完成。
2、急:
限8小时内完成。
3、平:
限16小时内完成。
二、文件的保密要求:
1、绝密文件:
阅后应立即退回发文部门,并由发文部门保存在保险柜内。
2、机密文件:
阅后应立即保存在保险柜内。
3、秘密文件:
阅后立即保存在文件柜内。
三、文件归档按照《档案管理制度》执行。
第二章
档案管理制度
档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录,是实现今后决策科学化的重要依据。
特制定本方法,各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。
档案范围
公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。
其中,文件包括:
规划、计划、技术资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。
档案分类及编号
一、档案按其内容及关联部门可分为五大类:
1、行政类
2、财务类
3、人事类
4、业务类
5、其他类
二、机要档案须在档案编号后注明:
绝密、机密、秘密。
具体划分规则见本制度第三节第二条。
三、档案编号以“一案一号”为原则,遇有一案归入多类者,应先确定其主要类别进行编号。
四、归档后须填写《档案管理登记表》(附表1)。
机要档案
一、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。
其中:
二、划分标准:
绝密档案包括:
公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在10万元以上的重大合同。
机密档案包括:
1、财务资料;
2、公司重要会议纪要;
3、公司经营情况;
4、人事档案、薪资性档案、劳动合同;
5、技术资料;
6、金额在5万-10万元的合同。
秘密档案包括:
1、重要项目资料;
2、项目合同协议。
档案装订
一、以左方装订为原则,右上角标明档案号。
二、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况,应先整补,裁切折叠,使其整齐,再装订。
保存期限
档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外,一律按照下列规定办理:
一、永久保存:
1、公司章程;
2、股东名簿
3、股东会、董事会、监事会会议纪要;
4、公司证照;
5、各级批文;
6、印鉴;
7、公司年度经营计划;
8、公司年度经营总结;
9、年度财务报表;
10、技术资料;
11、不动产所有权状及其他债权凭证;
12、人事资料;
13、重要活动图片、音像资料;
14、其他核定须永久保存的文书。
二、十年保存:
1、会计凭证;
2、其他经核定须十年保存的文书。
(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)
三、五年保存:
1、期满或解除的合同协议;
2、完结后的项目方案;
3、其他经核定须保存五年的文书。
四、一年保存:
1、部门工作计划及工作总结;
2、完结后的部门请求报告;
3、完结后无长期保存必要文书。
五、公司规章制度由总经理办公室永久保存,使用部门视其有效期限予以保存。
保管部门
一、财务专项机要档案由财务部负责保管。
二、人事专项机要档案由人力资源部(办公室)负责保管。
三、股东会、董事会、监事会资料由董事会秘书保管。
四、其他档案均由办公室指派专人保管。
第七节
档案移交
一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交办公室。
二、公司章程,股东会、董事会、监事会会议纪要、决议,应自签发之日起三日内移交办公室。
三、合同协议应在签订之日移交办公室。
四、财务档案、人事档案由部门自行归档、管理。
五、其余档案半年移交一次,时间为每年的1月和7月。
六、档案移交须填写《档案移交清册》(附表2)。
七、《档案移交清册》一式三份,移交双方各一份,办公室留存一份。
第八节
档案调阅
一、因工作需要需调阅档案时,须填写《档案调阅申请单》(附表3),并经相应核准人核准后方可调阅。
二、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案的调阅须部门和办公室主任审核、总经理批准,但仅仅限于档案的查阅,复印或使用原件或调阅机要档案资料须总经理直接核准。
三、档案管理人员必须严格按照《档案调阅申请单》的内容,将档案调出,供调档人查阅。
四、调档人必须是《档案调阅申请单》里注明的查阅人。
五、《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。
六、档案借阅时间最长不超过8个小时。
七、如调档内容更改、调档时间延长,应按调档程序重新办理。
第九节
档案销毁
一、超过保存期,且无保存价值的档案应销毁。
二、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》(附表4),经相应核准人核准后方可销毁。
三、部门内部档案由部门核准销毁;
机要档案由总经理核准销毁;
其余档案由总经理核准销毁。
四、销毁档案须两人以上人员共同完成,办公室指定专人监督销毁,并填写《档案销毁登记表》(附表5)。
五、档案销毁每半年进行一次,即每年的1月和7月。
六、《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份,申请部门一份,办公室一份。
第十节
一、档案管理人员应妥善保管,防虫蛀、防霉、防丢失,保证档案安全。
二、所有档案不得随意查阅、复印,不得置于公共场所。
三、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。
第三章
印章使用管理规定
一、根据公司不同业务的工作需要,公司印章有不同的使用范围。
为保证公司的合法权益不受损害,杜绝失误发生,特规定如下印章使用办法。
二、印章刻制按公司业务需要由部门提出申请,公司领导批准后,由办公室统一办理。
印章刻好后由办公室办理印章登记手续,填写《印章管理登记表》(附表1),备案并留好印章样图。
三、总经理通过授权赋予一些部门对其部门(专业)印章的保管权和使用权。
由被授权人在总经办签字领取印章,指定专人保管。
四、各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定。
印章由指定保管人专人妥善保管。
保管人对所负责的印章丢失或盗用,所引起的经济损失和法律责任等负全部责任。
五、当印章管理人变动或印章在经公司领导审批同意调走时,应及时办理交接手续,填写“印章管理登记表”。
六、责任
1、印章使用责任人(签字人)对印章负有经济、行政、法律责任。
监印人员对违反规定的签印有
权拒绝用章,印章保管人员不得私自动用印章。
若非法使用印章,一经查出根据事件的严重程度给予严厉的行政处分或追究其经济、法律责任。
2、若印章在使用、保管过程中不慎遗失,则追究责任人相应的行政、经济责任,给予严厉的处分,并赔偿所发生的一切费用。
第四章
会议管理制度
一、办公例会
1、办公例会分工作例会和专题会议。
2、工作例会于每周一定期召开,由总经理主持。
会议由办公室召集。
3、专题会议必须由总经理提议,总经理同意后方可召开。
4、总经理办公会议都应做好会议记录,必要时应形成会议决议。
二、部门主管工作例会
1、部门主管工作例会于每周一定期召开。
2、公司经营班领导至少应有一人出席,由总经理召集、总经理或主持。
三、重大事项专题会议
1、需由部门提议,由总经办统一安排。
2、会议由部门召集、主持,由总经理核准。
四、部门内工作例会
1、部门内工作例会召开时间由部门自定。
2、部门主持。
五、以上会议共同事项:
1、会议经核准召开后,由办公室发《会议通知》。
2、所有会议应做好会议记录。
3、会后形成会议纪要,及时传达会议精神。
4、与会者应做好会议准备,准时出席。
5、因故无法出席或无法准时出席者,应以书面形式请假,报上级领导批准,否则作无故缺席处理。
6、由会议主持人负责会议考勤工作。
7、会间应关闭通讯工具,或将其消音。
第五章
办公用品管理规定
为使办公用品管理合理、有效,进一步做到规范、标准,结合公司的具体情况,特制定本规定。
一、本规定将办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。
1、消耗品:
铅笔、胶水、透明胶、大头针、图钉、回形针、笔记本、复写纸、档案袋、标签、便条纸、信纸、橡皮、夹子、圆珠笔、钉书钉等。
2、管理消耗品:
钢笔、签字笔、白板笔、修正液、打(复)印纸等。
3、管理品:
剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、计算器、印泥、笔筒等。
二、办公用品分为个人领用与部门领用两种。
“个人领用”系个人使用保管用品,如圆珠笔、签字笔、直尺等。
“部门领用”系部门共同使用用品,如打孔机、大型钉书机等。
三、消耗品及管理消耗品每月25日申请一次,管理品每季度末的十日内申请一次,原则上不再另行申请。
四、各部门于每年的1月25日填报《部门年度固定资产申购单》,交办公室汇总,并会同财务部共同拟定《公司年度固定资产购置计划》。
五、每人及每部门设立“办公用品领用登记卡”一张,由办公室统一保管,并控制办公用品的领用状况。
六、办公室可向文具批发商采购,其必需品、采购不易或耗用量大者,应酌量存库。
七、新进人员到职时按“新员工办公用品领用标准”在办公室领用,离职时,应将剩余办公用品一并退还办公室。
八、印刷品(如信纸、信封、表格等),除各部门特殊表单外,其印刷、保管均由办公室统一管理。
九、固定资产、办公用品丢失或被盗、损坏,公司将根据具体原因追究当事人相关物品净残值予以赔偿(保险公司赔付部分除外)。
对于重大责任者,除追究经济责任外,还将视情节给予相应的行政处罚,甚至追究法律责任。
第六章
公司车辆管理规定
一、为加强公司车辆的保管及有效运用,特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有车辆的使用、申请及开车前后应办的手续,如检查、保养、修理及使用中交通法规的违规和车辆损害处理等。
三、本公司的所有车辆统一由办公室管理,并指派专职司机驾驶并负责保养。
货运车辆由货运处统一管理和调拨。
四、各部门需要使用车辆时,应事先填写《派车单》,经本部门核准后交办公室或货运处统一调派。
办公室主任(货运主管)签字同意后交专职司机,司机必须按单行车,用车人不按派车单行驶,司机有权拒绝,如有特殊情况,应及时通知办公室或货运处。
五、用车原则:
1、内部用车:
部门级以上人员因工作需要可申请用车;
公司其他员工因工作急需用车者,需由部门核准,方可申请用车。
2、货运车辆:
由货运处决定用车。
六、公司内部非公用派车:
1、部门级以上员工因私人性事务用车,需填写申请单后,经报总经理审批同意,办公室可根据公司用车情况进行调派。
2、经呈准的私人性事务用车,申请人应该负担使用里程的油资及过路桥费停车费及专职司机的误餐补助等其它相关费用。
3、原则上,公司私人性事务用车应由公司指定的专职司机或者有驾驶执照的公司员工(需经办公室及总经理同意)驾驶,非公司员工不得驾驶本公司车辆。
七、内部车辆的维修及保养
1、车辆需随时保持整洁,保证性能良好。
车辆专任司机应每周实施定期检查及保养,以维持机件的寿命,确保行车安全;
2、车辆的有关证照及保险资料统一由办公室保管,办公室统一建立汽车档案,并负责按时进行车辆的保养、年检及过桥费、养路费等定期费用的缴纳。
3、车辆的保养和维修原则上在公司指定厂家进行。
如需大修要与厂家签定协议,车辆维修完毕需
当场进行验车,确保维修质量,要求厂家出具修车费用决算单交回公司以便与厂方结算时对帐。
八、车辆安全
1、为保障行车安全,司机在行车前应注意休息并不得饮酒;
2、每次出车前应检查车况,如车灯、水箱、刹车系统、轮胎等,如发现损坏或其它问题应及时报告办公室或货运处.
3、节假日或夜间,公司车辆原则上应停放在公司指定的停车场。
如遇特殊情况需停放在外,驾驶人应报告办公室。
驾驶人应保障车辆的安全并承担相应的责任。
九、违规和事故的处理:
1、超速、超载、任意停放及违反交通规则之一切罚款由驾驶人自行负责。
指定驾驶人如把车随便交由其他人驾驶而发生违规,车损等之罚款或损修全由指定驾驶人负责赔偿;
2、无照驾驶发生车祸全部赔偿由驾驶人自行负责;
有照驾驶如系本身操作不当发生车祸全部由驾驶人自行负责。
第七章
考勤管理制度
为维护公司正常工作秩序,加强公司员工考勤管理,特制定下列规定:
一、考勤时间:
上午
下午
(如有调整,以办公室发文通知为准)。
二、每周工作日为
天,星期
为休息日。
三、具体规定
1、公司员工考勤分为任务目标考勤和作息时间考勤两类,业务部、货运处员工将根据其工作实际情况化分出任务目标考勤类员工,其他员工将同公司其他部门员工纳入作息时间考勤类.作息时间考勤类员工每天上班时间必须准时到公司签到.
2、公出:
如因特殊情况第二天需直接外出办公而不能打考勤者,必须提前填写外出申请单,由部门签字同意后交办公室备案。
3、迟到:
考虑到市内交通堵塞问题,两次迟到不扣罚工资,但取消全勤奖,从第三次起,根据迟到次数每次扣罚工资10元。
迟到超过一小时及早退若无适当的理由按旷工处理。
4、旷工:
员工无故不上班,且没有向有关部门请假或无法出具有关的证明以旷工处理。
旷工半天,扣罚当月工资额的20%;
旷工一天,扣罚当月工资额的50%;
旷工两天以上(含两天),扣罚当月工资并视情节轻重予以相应的行政处罚处理。
5、因病、事假不能坚持上班者,需书面申请,经部门或总经理批准后方可安排休息。
若病假超过二天者,应持医院有效证明补假。
并填写“请假申请表”,以便办公室作考勤依据。
6、员工在登记考勤时,不能弄虚作假。
否则,作假的时间部份作为旷工处理,最后考勤的结果统计,由办公室确定。
7、除公司表扬公布外,对当月全勤的员工,应该由总经理在当月分配(上月的)奖金时考虑奖励,或由公司颁发50元奖金;
对全年全勤的员工,年底将由公司颁发500元奖金。
8、办公室经理负责处理日常的考勤工作方面的争议问题,重大问题向总经理申报处理。
第八章
收货管理制度
一、所有收货必须由货运处专职仓库员负责完成。
收货必须在货物清点验收后开具收货单、出纳员收款后才算完成交易,如办公用品数量不符、未交托运费等,收货人员有权拒绝收货。
二、库管人员负责核实收货单上的数量、金额是否和货物一致。
如有不符,收货人员立即通知托运人运走货物,托运人须在收货单上签字。
以作为交给财务出纳作为收款凭证。
第九章
库房管理办法
一、为加强库房管理,提高库房管理质量,特制定本办法。
二、本办法中所指的库房管理包括:
委托托运货物的验收、保管、发运、登记记账等工作。
委托托运货物运行流程
入库程序:
委托单位交货→仓库员填写《入库单》→库管员清点货物数量,并在《入库单》上签字→出纳收款→仓库员登账或录入数据库→等待发运
发货程序:
货运处填报托运货物运单→发货员审核、并签字→库管人员发货,并签字→登账或录入数据库→财务稽核
退货程序:
货运处人填写《退货单》,并签字→总经理审核,并签字→库管人员验收,并签字→通知托运单位→托运单位领货出库→登账或录入数据库→财务稽核
库管人员在入库单、退货单签字后,应在24小时内及时登账或录入数据库,并在登账或录入数据库后24小时内将单据或数据资料交财务稽核
货物的验收
一、货物的验收由收货员和库管员共同完成。
收货员对货物的外包装质量负责。
库管员对货物的数量负责。
二、验收时应核对托运方“收货单”内容填写是否详细,是否已填写了货物的品名、编号、型号、规格、数量、收货方电话号码等内容;
核对实物;
货物及包装上是否贴有标签。
三、严格做到五不点收:
外包装无收货地址不收;
品种规格与托运货物不符不收;
外包装品质不符合要求不收;
收货电话号码不全不收;
逾期不收。
四、对于不合格品,收货员要催促托运方及时核清。
五、收货员在送货单上注明到货时间。
六、验收合格后,收货员和库管员均应在《入库单》上签字确认。
七、收货员填写《入库单》后,托运方到财务交托运费,再由库管员办理入库。
八、货物入库后,库管员应及时编写货号,编制入库档案。
货物的发运
一、货物的发运应按以下规定进行。
二、为防止错发和漏发,要求做到:
“三核对”、“五不发”。
“三核对”:
发货单与实物相核对、发货单与物卡相核对、物卡与实物相核对。
“五不发”:
无收货地址不发、结算手续不齐不发、涂改不清不发、规格型号与件数不对不发、未验收入库不发。
三、货物发运出库时,必须严格检查《发货单》和审批手续;
货物发运后,应即时登记入帐,并整理有关凭证资料。
四、库管员接到《发货单》时,应检查其内容是否填写齐全以及是否有其货运主管或指定专人的签单,手续不全不予发运。
五、库管员接手续齐全的《发货单》后,应按所列项目和数量准备货品,等待发运。
六、货物装卸与发运安全及运输安全由货运处全权负责。
货物的搬运和装车
一、按类搬运、堆放,以便于装卸和清点数字。
二、搬运时要注意人员和货物的安全,避免人员伤亡和货物损坏。
三、装卸物件时,要小心轻放,不能猛撞,以防损坏物价。
四、库房内的所有货物必须按类堆放,并标示清楚。
五、必须轻搬轻放,严禁野蛮装卸。
货物存放安全
一、库房内要每天打扫干净,保持整洁卫生。
二、库房钥匙仅限于库管人员保管。
三、做好消防工作,提高对消防安全工作的认识,落实各项消防措施。
四、库房中应配备相应数量的灭火器等消防设备。
五、做到每月防火检查,消除隐患,一旦发生火灾,应沉着,冷静,及时拨打“119”火警台,并正确使用灭火器,尽力控制火势。
六、库房内不得存放炸药、剧毒、放射性物品。
七、应经常检查电线是否有破损现象。
八、严禁用纸、布或其他可燃物遮挡灯具。
九、库房内不准使用电炉等电热器具,不准私拉乱接。
十、库房内严禁吸烟,使用明火。
十一、人员离开库房时,必须关闭所有电源,锁好所有门窗。
十二、安全人员或仓库员每30分钟巡视库房及周边环境一次。
十三、必须有24小时值班制度,一旦发生险情,应及时联络相关人员并采取补救措施,严重时应拨打“110”。
十四、除工作人员外,其他人员一律不得擅入库房。
十五、每日下班前,库管人员与保安做好交接班登记。
十六、空置的包装箱、袋、纸应及时处理,严禁堆放在库房内。
第二编人力资源管理制度
一、目的:
为了提高员工劳动效率、增强公司凝聚力、调动员工积极性、使日常管理有制度依据,特制定本制度。
二、适用范围:
1、本公司员工的管理除根据《劳动法》外,均依据本管理制度。
2、本制度所称员工指公司所有正式及试用员工(包括临时工)。
三、为了不断完善管理制度和薪酬福利制度,本公司将进一步修订本制度。
录用
一、因工作需要,用人部门需增加员工时,应向人力资源部提交书面申请并提供详细岗位描述,经总经理批准后由人力资源部会同用人部门执行招聘程序。
二、录用人员由人力资源部通知办理试用手续,入职时间以人力资源部核准时间为最后依据;
原则上员工的试用期为三个月,如员工在试用期间表现突出,经部门申请人力资源部审核后由总经理批准可缩短试用时间。
员工试用期满后应于人力资源部领取转正申请表后送交人力资源部提出转正申请。
三、试用期表现不合格者,公司可随时终止试用期,予以辞退。
四、试用人员报道时,必须向人力资源部送交以下材料:
1、身份证原件、复印件
2、毕业证、职称证书原件、复印件
3、公司员工登记表(如实填写)
4、体检合格表(市级医院)
5、一寸彩色登记照两张
6、其它必要文件
五、员工一经正式录用,即办理用工手续(相关内容由人力资源部解释)并签订聘用合同及保密合同,办理相应社会保险、商业保险及其它手续。
六、如合同期未满公司须裁员,员工补偿费按《劳动法》有关规定执行。
七、聘用程序
1、目的:
完善招聘程序,使招聘工作更有计划性、时效性。
2、适用范围:
公司内部有用人需要的所有部门。
3、政策:
公司各部门有责任在制定年度计划的同时制定新增职位的计划。
部门须填写职位说明书,经总经理批准后交人力资源部按用人需求进行人员招聘、录用工作。
4、招募渠道:
人力资源部在接到总经理批准的聘用申请表后,按计划通过下列渠道进行招募:
刊登招聘广告(报刊、网站)
参加人才招聘会
内部调动
员工推荐
5、筛选人才:
人力资源部从收到的简历中进行第一轮筛选工作,将符合基本条件的申请人简历转给相关部门进行
再次筛选
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