医药进销存管理软件使用说明文档格式.docx
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医药进销存管理软件使用说明文档格式.docx
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12.
系统及时提示缺货、未定价、即将过期以及已失效的药品;
13.系统自带100多个GSP文档报表,常用的GSP报表自动生成;
14.
销售端可以实现局域网内多点连网售药;
(限多机版);
15.
销售人员提成管理方便,
提供销售人员提成统计报表;
17.
自带药监局药品监管操作接口,提供药监局药品监管接口实现源代码及使用说明,支持第三方集成;
18.
系统自带<
在线升级>
功能,只要能连接Internet,就能随时免费获取最新版本;
19.系统自带操作说明,登陆后直接按F1就可获取帮助。
适用范围
适用于药店、门诊、医院以及药房超市等药品管理相关部门。
运行环境
单机版
环境配置
要求
操作系统
Windows2000或更高版本;
数据库
MicrosoftOfficeAccess数据库(建议安装);
CPU
Intel或兼容的Pentium166MHz或更快;
内存(RAM)
最少256MB,建议使用512MB或更大(如果操作系统有更高要求,要先满足);
硬盘驱动器空间
至少20G;
显示器
VGA或更高分辨率,至少需要800x600或更高分辨率,建议使用1024x768;
其它设备
鼠标;
选配设备
激光条码扫描器,票据打印机(纸张宽度:
58mm、78mm、120mm),钱箱,客显屏
多机版
MicrosoftSQLServer2000个人版(必须安装);
Intel或兼容的Pentium200MHz或更快;
前台:
最少256MB,建议使用512MB或更大;
后台:
最少512MB,建议使用1G或更大;
(如果操作系统有更高要求,要先满足);
至少20G;
后台至少40G,分区为NTFS格式;
备注:
“选配设备”不是龙脑通系统必须使用设备,即使没有选配设备系统也可以正常使用。
1.2系统配置
龙脑通软件安装成功后,需要对龙脑通软件根据药店硬件情况做简单的参数配置。
即使没有任何外部硬件设备,也需要简单参数配置。
如不配置,在使用过程中可能会出现异常错误,导致不能正常使用。
具体配置如下:
1.打印机配置
如果药店还未配置有打印机,没关系,做以下设置龙脑通软件仍可正常使用。
1).将小票打印机打印输出禁用。
进入[零售]部分,在网格内鼠标右键选择[参数设置]菜单(或在零售部分直接按F6进入设置),将[收款后直接打印]的勾去掉。
2).在操作系统的[控制面版]->
[打印机和传真]下将含A4纸张的打印驱动设置成默认打印机。
这样龙脑通系统的A4报表就可以正常输出查看了。
如果药店都已经配置打印机,则按这个方式设置:
1).确定小票打印机驱动都可以正常使用,然后进入[零售]部分,在网格内鼠标右键选择[参数设置]菜单(或在零售部分直接按F6进入设置),将[收款后直接打印]选种打上勾。
然后选择小票打印机支持的[纸张宽度],最后点击[测试打印],如果能正常打印,则设置完成。
如果不能正常打印,请检查打印机驱动安装是否正确,特别注意该处的打印驱动必须是xp及以上驱动才能正常支持,xp以驱动下可能会出现乱码。
2).报表打印机设置,系统报表采用A4纸张显示,对于支持A4纸张的报表打印机还需要做以下设置:
点击菜单的[管理]->
[参数设置],在参数设置的[打印设置]下面,分别选择报表打印机和零售小票打印机,最后确定。
这样小票打印机和报表打印机可同时使用,不发生任何冲突。
2.条码枪使用
条码枪在系统配置上没有特别设置的地方,使用时只需要将鼠标光标移到系统条码框内,然后按条码枪扫描就可以了。
如果按条码枪扫描无任何反应,可在操作系统桌面鼠标右键选择[新建]->
[文本文档]然后打开,再用条码枪扫描看文本文档是否有条码数据读出,如果有条码则可正常使用;
如果扫描无数据或异常,则该条码枪可能损坏需考虑更换。
3.钱箱配置
如果药店没有钱箱设备,可参照打印机配置方式设置,在[零售]的[参数设置]将[禁用钱箱]选种打勾,然后确定就可正常使用了。
如果已配备钱箱,则根据钱箱实际所连接的接口选择[与打印机共享端口](钱箱输入口与打印机相连接)或[COM1端口](与电脑COM口连接)或[COM2端口],然后选择钱箱型号,最后点击[测试开箱],能够测试开箱的参数则为该钱箱的配置参数。
4.客显屏配置
如果药店没有客显屏设备,可参照打印机配置方式设置,在[零售]的[参数设置]将[禁用客显屏]选种打勾,然后确定就可正常使用了。
如果已配备客显屏,则根据客显屏实际所连接的接口选择[COM1端口](与电脑COM口连接)或[COM2端口],然后点击[测试显示],如果客显屏有数据变化显示,则选择端口为该客显屏的配置端口。
1.3快速入门
操作主画面
龙脑通主画面是整个系统功能操作的平台如图(Ⅰ)。
其组成主要包括:
菜单栏:
包含龙脑通所有功能;
工具栏:
包含龙脑通部分功能,可隐藏(操作:
菜单[视图]→[工具栏]);
导航栏:
包含龙脑通常用功能,可隐藏(操作:
菜单[视图]→[导航栏]);
状态栏:
显示当前系统状态,包括注册的单位,登陆用户,以及数据的连接状态。
提示栏:
提示当前系统需要处理的信息,包括缺货,未入库,未定价,过期等药品信息。
可隐藏(操作:
鼠标右键菜单[友情提示栏]);
(Ⅰ)
按用户操作分为:
基础资料:
基础资料主要是为系统提供最基本的数据录入,为此后的操作做数据的使用准备。
其用户部分,以及会员部分都属于此范围。
业务操作:
主要根据药物在经营流通中所产生的业务操作;
主要包括采购,入库,出库,销售以及盘点等。
管理:
龙脑通所涉及的管理,都包含在内;
业务操作出现失误时,需要通过药品管理纠正。
该部分主要包括药品管理,财务报表管理,以及系统管理。
首页:
标明业务模块与药品管理之间的关系。
蓝线箭头标明药品流动走向;
红色虚线标明该业务模块,可在药品管理中操作。
操作流程
1).初始建库操作流程
该流程主要是第一次使用龙脑通,建立自己数据库的过程。
建立前首先要初始化数据库(<
系统管理>
->
<
初始化数据库>
),将原有的数据清除,初始化后其步骤如下:
1.根据自己药店情况将药物分类,便于以后管理以及统计;
其操作:
在导航栏中点击<
基础资料>
,选择<
打开基础资料画面。
此时可输入药物的分类;
输入操作可参看基础资料部分。
(入库前最好确保[字典目录]都存在目前出售的药品信息)
2.创建数据库:
将现有的药物库存情况登记录入数据库。
在<
首页>
中点击〈创建数据库〉打开入库画面,在拼音码处录入药品的拼音首写字母,然后按“回车键”,此时可调用字典目录药品信息,然后鼠标双击选种的药品,将该药品库存情况直接登记审核录入数据库。
其操作可参看入库部分。
(注:
如果录入拼音码后没有任何数据,则需要在[基础资料]->
[药品]->
[字典目录]添加该药品信息,输入操作可参看基础资料部分。
)
3.登记录入数据库后,此时就可以售药了。
业务操作>
零售>
打开零售画面。
零售的详细情况可参看零售部分。
4.完成当天的销售后,可以查看当天的销售情况;
管理>
报表>
打开报表画面。
选择<
日销售统计报表>
即可查看当天的销售情况。
5.如果需要备份数据;
可直接在菜单栏中点击<
选择<
下的<
数据备份>
,就可备份数据了。
创建数据库的方式入库后,不能在入库模块画面看到刚入库的药品。
需要在[药品管理],点选树状分类的[全部分类]才能看到刚入库的药品。
另外,系统条形码框供条码枪扫描使用,扫描时只需要将光标移到框里,然后扫描药品条码就可以读取药品信息了。
系统拼音码部分是为手工调药品信息使用,输入药品的首写字母就可以调出相应的药品信息。
2).建库后操作流程
对于已经建立库存记录的用户,其进货入库的步骤如下:
1.对于药品管理设定了最小库存量和最大库存量的药物,可以实现系统进药。
其操作为在导航栏中点击<
采购>
打开进药画面,然后点击〈系统采购〉按钮打开系统进货画面,具体操作可参看采购部分。
2.药物进回后,需要根据供应商出库单对其开单入库。
入库>
打开入库画面,填好入库单后,先选择[库存目录],通过拼音码或条码扫描调出药品信息,如果[库存目录]没有该药品,可选择[字典目录]调出该药品信息;
另外也可点击[载入计划],载入完成后然后录入药品批次情况,最后审核入库。
(开单入库后的[载入计划],只载入属于当前入库单号供应厂商的药品信息,其他供应商的不载入。
3.
(注意:
中药的帮助,可参看药品,操作流程都一样。
1.4基础资料
1.4.1
基础资料
功能介绍
本模块主要提供业务操作中所需的基础数据的操作,基础数据内容包含药品和中药两部分,其基本操作都一致,用户可根据自身情况录入使用。
基础资料保存后请不要随便修改删除,特别是有库存数据使用后,可能会导致数据丢失或不正确。
使用系统管理的初始化数据,对本部分的基础资料的数据无影响。
术语解释
价格类型:
标识药品出售价格的类型,如零售价,特价,批发价等。
零售价系统已经默认,不用用户输入。
结算方式:
交易中支付现金的方式,可以是银行卡,医保卡;
现金以及会员卡系统已经默认,不用用户输入。
入库类型:
开单药品入库的类型,如采购入库、补录入库、调拨入库、代销入库等。
出库类型:
药品以非正常出售的方式出库,如报损、退货、调拨出库、代销出库等。
分类:
是将多个药品按共同特点归为一类加以标识,以便管理。
如中药可按功效分类,也可按用药部位、以及性质分类。
分类可根据自己药店的分类方法分类。
对于未分类项,系统已经默认,不用用户输入。
单位:
药品数量的基本单位。
生产厂商:
生产药品的单位企业。
供应厂商:
提供药源的单位企业。
往来单位:
药品出库的流向的单位企业。
字典目录:
收录目前常用的药品,以及中药基本信息目录。
字典目录支持数据导入,导出。
拼音码:
是取汉字的首写字母生成;
操作
以添加分类为例如图(Ⅰ):
鼠标点击选中需要操作的项,选中后当前的图标变为
,然后点击[添加]按钮,名称、
拼音码的状态变为可录入状态,此时录入名称,拼音码自动生成(注意:
系统生成的拼音码不能识别多音字,如厦门XM,系统生成SM,需手工更改。
)。
最后点击[保存],添加完成。
字典目录导入导出操作:
选择[字典目录]后,在网格内点击鼠标右键,出现快捷菜单如图(Ⅱ),即可对字典目录的数据导出或导入。
数据导入时,如果基础资料中不存在导入数据的[生产厂商],则系统将会自动收录,不用手工录入保存。
对于连锁药店在一家成功建立数据库后,可将新添加的字典目录数据导出,然后再在其它连锁药店导入字典目录数据,这样可以减少数据的重复录入,提高效率。
另外,如果其它医药管理软件系统的用户,只要能将原数据导出到Excel,然后将导出的Excel文件的数据列名手工整理后与龙脑通系统数据列名相匹配,即使顺序不一致也可导入本系统。
(Ⅱ)
1.4.2
用户
用户
用户模块用于管理登陆用户,即添加,修改,删除用户如图(Ⅰ)。
该功能只有超级管理员才能对用户管理操作。
对于一般用户只能修改自己的用户名和密码。
新建用户后,初始密码为:
111111;
另外新建用户需要分配用户角色,否则新建用户不能登陆。
角色
是指登陆用户使用属于自己的功能,不属于自己的多余功能隐藏或是显示为不可用状态。
它犹如员工的帽子,带不同颜色帽子的员工,其职务不同。
如中医师,在操作中对于药品部分,可以不用。
角色的设定只有超级管理员才能操作(添加,修改,删除)。
对于可以使用功能的角色,直接在该功能前打“√”保存就可以了如图(Ⅱ)。
1.4.3会员
该模块主要管理会员的相关数据,即对会员申请,充值,挂失,注销,积分返利等操作;
查看会员的充值记录,以及消费的记录,另外还可查看会员消费记录的详细清单。
单个会员可充值消费积分,也可直接付现金积分。
会员的申请条件:
只要拥有身份证的用户都可以申请加入该系统会员,无需其它会员卡,只要持本人身份证,录入身份证号或电话手机号后就可以实现购药积分。
也可将会员卡号与身份证号绑定,实现卡号积分。
会员积分方式:
会员积分有两种方式:
1、可充值积分:
客户充值后,购药直接从会员现金内扣除并记录积分;
2、现付现积分:
客户不用充值,只要成为会员,在付款后就可积分。
其区别:
会员卡内有现金就为充值积分,无现金为现付现积分。
无论采用何种积分方式,都支持医保卡、银行卡以及其他自定义结算方式的会员积分。
会员返利:
会员积分达到一定分数后,可将分数转换为现金,保存在卡内,并在购药时使用。
也可采用积分兑换礼品方式,兑换后将可返金额设置为0。
(提示:
会员积分方式以及会员返利等参数,在系统管理中设置)
操作方式
1.
充值,挂失,注销,积分返利操作可以点击按钮;
也可在<
会员卡>
表格中右键鼠标,通过快截菜单操作如图(Ⅰ)。
其区别在于通过按钮操作,需要输入会员卡号或身份证号查找后才能操作,而通过快截菜单对选中的会员操作,是直接对该会员的相关操作。
2.
查看会员消费的详细清单:
在会员卡页面选择需要查看的会员,然后点击<
消费记录>
选项卡,选中需要查看的消费记录,然后点击鼠标右键,出现<
消费清单>
快捷菜单如图(Ⅱ),点击该菜单就可查看该会员此次消费的详细药品清单(含中药清单)。
常见问题
1.如何设置会员的折扣?
会员折扣不是设置会员折扣后,所有药品都会对该会员使用该折扣,还需要通过[药品管理]设置哪些药品能对会员折扣,即需要在[药品管理]的药品享受会员折扣处选种打勾才生效。
2.如何设置会员的积分?
会员积分设置包含两个部分:
1.确定那些药品可以会员积分,对于可参与会员积分的药品需在[药品管理]的[会员参与积分]处打勾;
2.确定药品的积分规则,对于不同药品积分基数可以不同,如人参3元/分、防风1元/分,也可将所有药品统一积分基数如2元/分,具体需根据各药店积分规则设定。
3.如何选择会员卡及相关设备?
龙脑通药品没有限定专门的会员卡和设备,该会员卡可以使用带条码的会员卡,也可以使用带磁条的磁条卡,甚至不用任何卡直接登记手机电话号码成为会员。
在选择使用什么卡作为会员卡时,可通过桌面鼠标右件选择[新建]->
[文本文档],然后打开该文档,当光标在文档中闪烁时,用设备读取卡的数据,如果能读取数据,该卡和设备可放心作为会员卡使用。
1.5业务操作
1.5.1采购
采购主要是对药店所需采购的药物进行记录,方便查看,打印,也为入库提供前期数据。
另外,采购部分还具有供应商以及供应药品登记功能,并对药品进价分析控制。
一.采购
1)采购的操作方式主要有2种:
1.人工直接录入,在表中点击鼠标右键,然后选择<
添加>
菜单就可以人工录入所需采购的记录如图(Ⅰ)。
该操作适合购进药店从未售过的药物。
2.系统采购,点击系统采购,可以查看当前的库存,对于低于最小库存的药品和过期的药品(字体的颜色为红色的记录),龙脑通系统会自动列入需要购进的药品,如果用户对其它未列入需要购进的药品需要进货,只需在该药的[是否进货]处打“√”,然后录入[进货数量]即可如图(Ⅱ)。
2)确定好采购计划后,需要将所进药物保存到采购计划,否则采购计划无效。
保存到采购计划有两种方式:
1.确定好采购计划后,可以点击<
加入计划>
按钮,将所有确定的计划保存;
2.也可单条记录保存,即选中确定保存的记录,点击鼠标右键,选择<
,该记录就保存了。
保存后,该页会将保存的记录隐藏,剩下未列入计划的记录;
如果刷新(即重新计划),又会重新显示系统计划的初始数据,但是对原已保存的进货计划记录无影响。
3)确定好进货后,此时可以打印此次采购或查看该次进货的所预计金额。
即点击〈报表〉按钮就可以实现了。
二.供应登记与进价分析
在一个药品存在多个供应商时,需要对供应商的进价分析管理,选择具有相对优势的供应商价格。
该功能主要操作:
1.登记供应商,点击[供应登记],出现画面如图(a),填好供应商信息后点击[保存];
2.登记供应药品,选择[供应药品]选项,在输入药品的拼音码,然后回车,显示登记药品供应画面。
填写药品信息,完成供应登记;
3.在进货需要查看分析某药品进价时,选择该药品鼠标右键选择[进价分析]如图(b),就可以查看该药品最近的进价,以及其他供应商提供的进价了。
图(a)
图(b)
1.5.2入库
入库主要是将采购的药物开单录入批次信息,确定数据无误后入库到药品管理如图(Ⅰ),也用于在初始建立数据库时,录入药品信息记录,然后将盘点的数据录入,直接入库建立自己的数据库。
本部分为系统操作最多的部分,也是相对复杂的部分。
自V1.9版本后,入库分两种方式:
1.开单入库,适合采购后的药品入库,入库后可以查看入库单,以及核对入库药品金额;
2.直接入库,该方式不用开单入库,入库时可以直接定价以及设置相关管理参数入库,适合初始建库时使用。
入库原则:
当前正在销售药品创建数据库入库,当前库存有多少入多少;
后续新进药品根据供应商出库单(或发票)开单入库。
创建数据库:
初次录入数据时,将现有药品库存入库,创建自己的数据库,即直接入库。
等待入库:
新购进药品根据购药单或供应商的出库单[开单入库],暂时存放录入购进药品批次信息,等待审核入库,但并没有真正入库,药品管理也看不到该药品批次信息。
信息目录:
1.库存目录:
从当前库存记录中,调出药品信息。
如果该药品已经入过库,就可以通过库存目录调出药品信息,并售价入库后默认为库存药品的售价;
2.字典目录:
从系统药品字典中,调出药品信息。
对于初始建库,或首营药品的入库,可选择该功能方便录入。
一、建库
初次建立数据库时,鼠标点击选择[创建数据库],画面状态如图(a),此时通过扫描条形码或拼音码按“Enter”键后查找字典目录信息。
如果按“Enter”键后不存在任何记录,说明字典目录不存在该药品信息,则需要在[基础资料]->
[字典目录]添加该药品信息。
(建库时最好确定基础资料的字典目录都有在售药品信息)
(a)
双击指定药品记录后,打开入库画面如图(b),此时录入当前药品信息,直接审核入库就完成了。
此时[药品管理]也能查看到该入库药品的批次信息。
(b)
二、开单入库
1)
点击[开单入库]录入入库单。
入库数据来自:
手工添加首营药品(字典目录都没有,并且也不通过基础资料添加信息的情况下),在表格中点击鼠标右键,选择〈添加〉菜单,即可打开入库添加画面,完成手工录入添加(该方式不推荐);
数据库中调出已有的药品信息记录,点选
信息目录中
库存目录>
或<
字典目录>
选项,录入条形码或拼音码调出原有的药品信息,然后修改保存;
3.
通过<
载入计划>
获取入库数据,即点击<
按钮,载入供应厂商为入库单[供应厂商]的药品记录。
如果该计划批次已经如库,则该批次药品将不再载入)
数据查找原则:
如果[等待入库]中没有需要的药品信息,可以选择[库存目录]查找;
如果[库存目录]也没有该药品信息,则可以在[字典目录]查找;
如果[字典目录]还是没有该药品信息,则要在[基础资料]->
[字典目录]添加该药品信息,然后在[字典目录]查找;
或直接添加录入(该方式不推荐)。
2)
录入批次信息
拥有入库数据后,需要录入批次信息,可以在拼音码处,输入药物名称的首写字母后按“Enter”键,在表格中选择需要修改的入库记录点击鼠标右键,选择〈修改〉
菜单即可打开修改画面如图(Ⅱ);
或是直接双击需要修改的记录,也可打开修改画面。
对于无条码的药品,可以通过系统分配(系统分配条码的规则为:
字母+“00000”共六位,用户在自己分配时,最好不要与之
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