Word高招Word文档格式.docx
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叙述如下:
①在A1格中键入“项目”,右对齐;
在A2格中键入“姓名”,左对齐。
见图3.72。
图3.72
键入文字
②调出绘图工具栏,用画线工具画斜线,见图3.73。
图3.73
③在A1、A2周围画边框线,中间不画(这样就打印不出来),并将B1、B2合并,C1、C2合并,等等。
画上边框线,制作完毕,见图3.74。
图3.74
结果
这里所述的方法,同样适合于复杂表角的制作。
2.标题行重复
在Word中,如果一个表格很长,超过了一页,那么,每一页的头上都需要相同的标题行。
要做到这一点,可选中表格的标题行,再在菜单中单击“表格”-“标题行重复”即可。
第37招联合公文头的制作
图3.75是一个联合公文头的例子。
联合公文头可以利用表格来做。
图3.75
联合公文头
①画一个3×
3的表格,将文字键入,见图3.76。
图3.76
在表中键入文字
②分别将每个格子中的文字的格式设置好,见图3.77。
图3.77
设置文字格式
③将表格的边框置成“无”(方法:
将光标置于表格中,单击“表格”-“表格属性”-“边框和底纹”,在“边框”页中将边框设置为“无”)。
制作完毕,得图3.75。
这个例子启发我们,要对复杂零碎的对象进行排版,可以利用表格。
先将对象置于表格的理想单元中,然后将表格的框线除去。
进一步的例子,请参见第38招“试卷制作中的特殊问题”和第76招“在网页中使用表格”。
第38招试卷制作中的特殊问题
老师经常要制作试卷,在试卷制作当中有几个特殊的问题需要解决。
我们以图3.78所示试卷为例来讲解。
图3.78
试卷
1.密封部分的处理
试卷左边的密封部分,其文字方向是向右的,用一般方法很难解决,可以使用艺术字来做,因为艺术字可以自由旋转。
①单击“插入”-“图片”-“艺术字”,选第一种式样,并“确定”,在跳出的对话框中,将字号设成10或12,分行输入:
准考证号______________姓名_____________单位______________
-------------------------装
订
线----------------------------
单击“确定”,即得输入内容的艺术字形式。
见图3.79。
图3.79
密封内容的艺术字形式
②右击之,在快捷菜单中单击“设置艺术字格式”,在跳出的对话框中选“大小”选项卡,然后在“旋转”栏中填入270,见图3.80,单击“确定”退出。
图3.80
艺术字的旋转
③将旋转后的密封部分拖到文档的左边,调整好大小,并将其文字环绕方式改为“四周型”,以便在其右边输入试题。
2.选择题的排版
选择题一般有4个备选答案,内容十分零碎,排版困难,可以采用第37招“联合公文头的制作”中所介绍的方法,利用表格来制作。
①插入一个2×
4的表格,见图3.81。
图3.81
插入表格
②将表格第一行的4个单元格合并,在第二行的4格中分别输入A、B、C、D,见图3.82。
图3.82
合并单元格
③选中整个表格,复制;
再将光标定位于表格之下,粘贴;
粘贴的数目按需要而定。
见图3.83。
图3.83
按需要复制
④在表格中输入选择题及其备选答案。
输完后将表格的框线除去。
第33招自制名片
名片人人都用,一般都是请专业公司制作。
其实,在计算机上自己制作名片,是一件很简单也很有意思的事情。
你尽可发挥自己的本领,制作出美观大方又有个性的名片。
1.利用标签制作名片
①单击“工具”-“信封和标签”,选“标签”选项卡,见图3.52。
图3.52
标签选项卡
②单击“选项”,“标签选项”对话框的“产品标号”下拉列表中找到“3612名片”,见图3.53。
图3.53
选择名片
③单击“确定”,回到图3.52,在“地址”框中打入名片信息。
④单击“新建文档”,即可看到你的结果,将其打印出来即可。
用Word预设的标签机制制作名片,不是很方便,不妨试用下面介绍的方法。
2.利用文本框制作名片
名片的尺寸为8.9cm×
5.1cm,而16开纸的尺寸是18.4cm×
26cm,所以,一张16开纸可打印2×
5=10张名片,见图3.57。
①新建一个Word文稿,将其页面设置为16开。
②插入一个文本框,右击边框,选“设置文本框格式”,单击“大小”选项卡,将文本框高度设为5.1cm,宽度设为8.9cm,见图3.54。
图3.54
设置名片大小
③单击“确定”退出,在文本框中进行名片信息的键入和编辑。
可以使用各种字体、字号、字符间距,并调整行距(包括段前段后间距)和对齐方式,见图3.55。
④可以在名片中插入肖像。
将鼠标在文本框之外点一下,再进行图形插入(不可插在文本框当中)。
图形插入之后,把它变成自由图形(浮于文字上方),然后调整好肖像的大小,拖到文本框中的适当位置上,结果见图3.56。
图3.55
编辑名片信息
图3.56
插入肖像
⑤去掉肖像边框,并将肖像与文本框组合在一起。
名片制作完毕。
⑥将名片复制9张,并在纸上排列整齐,即可付印,见图3.57。
图3.57
复制排列
第34招贺卡制作
熟悉了Word的图形功能,制作一张贺卡就是一件轻而易举的事了。
本节将以贺卡制作来让读者对Word的图形功能做一次综合的训练。
1.贺卡的制作
图3.58是一张用Word制作的贺卡。
图3.58
贺卡
①页面设置。
一般32开或大32开,横向。
②插入图片“福”字,将其转换为自由图形,置于画面中央。
③插入两个竖排文本框,键入文字,调整好文字的大小和格式,并将文本框设为透明,去掉边框线,见图3.59。
图3.59
插入图片和文本框
④将花边图案导入“画图”软件中,利用“对称图形”中所述的方法,通过对称翻转,制作其三个对称图形,见图3.60。
图3.60
花边图案的制作
⑤将花边图案用拷贝的方法插入贺卡,转换为自由图形,调整好大小和位置,并用图片工具条(图3.19)上的按钮做透明处理,见图3.61。
图3.61
插入花边图案
⑥背景制作。
插入一张图片(花纹应粗大),将其转换为自由图形,尺寸放大至整个画面,用图片工具条上的灰度水印按钮将图形变成水印。
此图片会盖住其他元素,故必须调整其“叠放次序”,让其“置于底层”。
⑦如果发现有的图素的底面盖住了背景,则可对其进行透明处理。
⑧将所有的图素组合在一起。
最后结果见图3.58。
⑨存盘,这是一个Word文件,扩展名为“.doc”。
如果要存成图形文件,请参见第40招“将Office文档存为Web页”。
2.贺卡的发送
贺卡制作好后,就可以打印出来。
然而,我们更提倡用电子邮件的形式发送给朋友,既快捷,又环保,还可以加上多媒体附件。
①录音。
用第15招中所述的方法,录一段祝福的话。
注意要存成MP3格式,以控制文件大小。
②在OutlookExpress中,将贺卡文件和声音文件(或其他的多媒体文件,像Flash等)都作为附件,发给对方。
第35招邮件合并
我们经常会遇到一些批量文档的打印工作,例如通知、贺卡、请柬等。
这种文档的特点是每张正文内容一样,只不过某些数据,像地址、单位、姓名等,各不相同。
对于这种批量文档,Word提供了一种简便的处理方法,即邮件合并。
所谓邮件合并,就是先把所有对象的有关数据集中在一张表格(称为数据源)中,然后将数据逐个从表中取出,插入到文档正文(称为主文档)之中,从而形成一张张完整的文件,最后打印出来。
邮件合并的过程包括:
①对象数据源表格的建立;
②主文档的建立;
③将数据源中的数据并入主文档。
下面以通知打印为例说明。
1.对象数据源表格的建立
设要打印的通知如图3.62所示。
图3.62
通知
分析这个通知,可知有三项数据,即地址、邮政编码和学校名称需要进入数据源表格。
在Word中建立一张表格,将各学校的有关数据输入,见图3.63,并存盘。
图3.63
数据源
2.主文档的建立
将通知正文打入(见图3.64),并存盘。
图3.64
通知正文
3.合并
①在通知正文的窗口中,单击“工具”-“邮件合并”,得图3.65。
图3.65
邮件合并步骤
②单击“创建”-“分类”-“活动窗口”(选“活动窗口”表示将当前的通知正文作为主文档),回到图3.65。
③单击“获取数据”-“打开数据源”,在跳出的浏览对话框中找到已存盘的学校信息文件,即数据源文件,打开它。
再单击“编辑主文档”,回到通知正文窗口。
④注意到Word窗口上方已出现了一条新的工具条——邮件合并工具条,见图3.66。
单击“插入合并域”,可见到数据源中的数据栏目“学校名称”、“邮政编码”、“地址”等。
图3.66
邮件合并工具条
⑤将光标置于正文中的“地址:
”之后,单击“插入合并域”,在其中选“地址”。
用同样的方法,在正文中的“邮政编码:
”之后插入合并域“邮政编码”;
在正文中的“学校:
”之后插入合并域“学校名称”,得图3.67。
图3.67
插入合并域
⑥回到图3.65,单击“合并”,即得到给各个学校的通知,见图3.68。
如果要分页打印,应该预先在通知正文(图3.64)的最后插入一个分页符(“插入”-“分隔符”-“分页符”)。
图3.68
合并结果
试将上文第34招“贺卡制作”中所得的贺卡作为主文档,并建立一个亲朋好友的数据源文件,再进行合并操作。
2.倒影
图3.37是一副艺术字倒影,制作过程为:
图3.37
艺术字倒影
①在绘图工具条(图3.17)上单击艺术字按钮“A”,选第一种式样,键入隶书“三潭映月”,并用填充颜色按钮将字上色,得图3.38。
图3.38
生成艺术字
②在绘图工具条上单击阴影按钮,选右下角的阴影样式20,并单击“阴影设置”,选择阴影颜色,见图3.39。
图3.39
阴影设置
③用自选图形画一个矩形,填上水平过渡色,去除边框,见图3.40。
图3.40
画背景
④将艺术字的叠放次序改为“置于顶层”,并移到矩形背景之上,最后将艺术字和背景组合在一起,即得最后结果,见图3.37。
图3.41也是由艺术字和背景组合而成,读者可自行练习。
图3.41
环状艺术字
第32招用Word打印图片
照了一批数码照片,很想把它打印出来。
用什么软件来打呢?
你一定会想,用“画图”,用ACDSee,或用Photoshop。
其实,如果要求不是很苛刻,用Word更为方便。
毕竟,每台机子都装有Word,而且每个人都会用Word的。
大家都知道Word是一个文本排版打印的优秀软件,殊不知它也能很好地处理图形图片(比如照片)的打印问题。
本节将进行相片打印的尝试。
1.Word中有关图形处理的功能
①在Word中可以方便地进行页面设置。
包括纸型大小、页面方向(横向或纵向)、页边距等等。
②可以方便地在页面上插入图片,一个页面上可以摆置多个图片,图片在转变为自由图形以后,就可置于页面上的任何地方,也可以互相重叠。
在WordXP中,图片还可以旋转任意角度。
③可以方便地用拖动操作柄(图片选定时其周围的8个小方块)的方法放大和缩小图片,并保持相当的图片精度(这一条特别显得方便)。
④Word提供了图片处理工具条,见图3.19。
利用此工具条,可以方便地对图片进行诸如对比度、亮度、灰度等特性处理。
⑤可以利用图片工具条中的裁剪工具,对图片进行裁剪。
⑥可以将图片或美术图案制作成水印,作为文稿的背景。
⑦可以使用文本框在图片中间或周围加上说明文字。
⑧可以利用Word自身带有的艺术字和剪贴画,对打印稿进行美化。
⑨Word的打印预览功能使我们可以很直观地事先看到打印效果,从而减少浪费。
以上所列的许多功能,即使使用专门的图形编辑软件,也不是很容易能做到的。
因此,用Word打印图片,理应得到我们的重视。
2.相片的打印
图3.51是在一张A4相纸上打印4张相片的示意图。
操作步骤是:
图3.51
在一张A4相纸上打印4张相片
①单击“文件”-“页面设置”-“纸型”,在“纸型”框中填A4,在“方向”框中填“横向”。
②单击“插入”-“图片”-“来自文件”,在浏览器中找到所要打印的图片,将它们一一插入。
③将插入的图片转变为自由图形,使图形操作柄成为空心小方块。
④拖动相片,调整其位置和大小,让4张相片各占图面的1/4。
为了操作方便,纵览全局,可将图面显示比例设为50%。
⑤利用图片工具条(图3.19)中的对比度调整和亮度调整按钮,对每张相片进行对比度和亮度的调整。
⑥对图面进行预览,满意的话,就可将图片打印出来。
注意,这样的图片存盘后是一个Word文档文件,扩展名为“.doc”。
第41招谈谈“版本
一个Word文档,可能会经常使用,不断修改,每次修改都会形成一个新的修改本。
在很多情况下,这种修改不是很大,但需要将它们记录下来。
如果我们要保存每个修改本,将它们都存为文件,则会浪费很多的存储空间。
Word提供了“版本”功能,较好地解决了这个问题。
同一文档的不同版本,仅改动之处被保留,而文件只有一个,从而节省了存储空间。
1.版本的保存
①单击“文件”-“版本”,可得图3.96所示的对话框。
图3.96
保存版本
②单击“现在保存”,跳出另一对话框,让你输入版本的说明文字,见图3.97。
图3.97
输入版本名称
③单击“确定”退出。
则版本保存完毕。
在图3.96中,如果将“关闭时自动保存版本”选中,则每次文件修改后关闭时,文件都会自动保存为新的版本。
2.版本的使用
同一文件的各个版本都可以单独使用。
文档打开时,呈现在屏幕上的是最近的一个版本。
要使用以前的版本,操作为:
①单击“文件”-“版本”,得“版本”对话框,见图3.98。
图3.98
选择版本
②选中需要的版本,单击“确定”退出。
第42招宏
“宏”,似乎是一个很深奥的东西。
其实,戳穿了其面纱,它并没有什么神秘。
我们在编辑文档时,操作是一步一步进行的。
如果我们把多步操作组合在一起,用一个快捷键来代替,使用时,只要按这个快捷键,系统就会自动地完成预定的多步操作。
这就是“宏”。
显然,繁琐的需要重复进行的操作,可以利用宏来代替。
我们用一个具体例子来说明宏的定义和使用方法。
这个例子是:
已经写了一批文章,都是用16K页面写的。
现在需要将它们全部改为A4页面,同时调整页边距。
1.宏的定义
打开要改变页面的某一篇文章。
①单击“工具”-“宏”-“录制新宏”,得“录制宏”对话框,宏名为“Macro1”,见图3.99。
图3.99
宏名
②单击“键盘”按钮,得“自定义键盘”对话框,在“请按新快捷键”框中,按一个快捷键,例如Alt+P,见图3.100。
图3.100
定义快捷键
③单击“指定”-“关闭”,宏录制即开始,屏幕上会出现录制控制按钮(包括一个停止按钮和一个暂停按钮),见图3.101。
图3.101
宏录制时的控制按钮
④一步一步地进行你要做的改变页面和页边距的操作,与平时的操作无异。
⑤操作完毕,单击图3.101中的停止按钮,宏即定义完毕。
操作过程中也可以单击暂停按钮以暂停,再点一次即恢复。
2.宏的使用
宏一旦定义完毕,使用起来就非常方便。
我们有一批文章需要改变页面和页边距,由于已经定义了宏Macro1,只需逐个打开文章,打开后按一下Alt+P,再重新保存文件就可以了。
3.宏的管理
在Word中可以定义多个宏。
单击“工具”-“宏”-“宏”,可以看到所有的宏,你可以删除不需要的宏,也可以对宏进行修改(建议重新录制新宏,因为宏的修改不是一件容易的事)。
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