办公用品管理制度0309Word格式文档下载.docx

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四、附则10

1、总则

（1）为规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程

序的管理，本着节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、

绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。

（2）本制度适用于坚信集团全体员工。

2、办公用品分类

办公用品分为固定资产、非消耗性办公用品、消耗性办公用品。

1、固定资产类办公用品：

传真机、复印机、电脑、打印机、汽车、办公桌、办公椅等。

2、非消耗性办公用品：

计算器、电话机、剪刀、纸刀、白板、文件夹、文件柜、无线路由器等。

3、消耗性办公用品：

笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、

回形针、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔、回形针、

大头针等。

3、办公用品的管理责任部门

（1）公司办公用品统一归公司行政人事部管理，由采购部实施采购，行政助理具体

负责执行。

（2）各部门根据本部门办公使用情况，每月25日前制定下月办公用品需求计划，报行政人事部。

（3）行政人事部每月月初的第1-5个工作日完成公司办公用品的使用计划和上月办公费用报表上交公司总裁审核。

（4）行政人事部核查办公用品领用情况、办公用品台账和库存保管，制定《办公用品采购计划》由行政人事部主管确认，行政人事分管副总裁审批后安排采购。

（5）采购单价1000元以上办公用品时，须报请总裁批准。

特殊办公用品可以经

同意授权各部门自行采购。

四、办公用品的采购

（一）采购人员根据签批的《办公用品采购计划》实施购买，于计划提交后一周内完成，特殊用品因市场供应情况、询价流程、供应商问题等因素可延后采购完成。

验收入库签字后，在财务部核销账目。

（二）采购员须调查办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和使用质量。

（三）临时急需办公用品，由部门负责人填写《办公用品采购申请单》并在备注栏内

注明急需采购的原因，经行政人事部分管副总裁审核，价值总额超过1000元需经总裁许可后方可采购。

（四）在办公室保持一定库存，以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率。

五、办公用品入库

（一）办公用品由行政助理统一保管；

（二）采购人员在采购后半日内，凭借采购申请单、对方出具的物资清单、发票等到

行政助理处办理办公用品入库手续，未经入库不得领用。

（三）办公用品入库前按采购清单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保，

对于符合规定要求的，由行政助理登记入库；

（4）入库时须核对采购申请单、发票与实物是否一致后，方可办理入库手续，填制办

公用品入库单；

采购经办人、行政助理、行政部主管在入库单上签字。

物品采购发票方可报销。

（五）对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。

（六）应由行政助理签字确认入库后，做到分类存放，码放整齐，清洁有序。

（七）建立办公用品管理台帐，做到入库有手续、发放有登记。

（八）批量采购的办公用品可适量库存，要避免不必要的储存或过量积压。

（九）加强对办公旧物的管理。

阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用；

替换下的各类办公设备交由行政人事统一保管，要及时回收。

登记造册，修

旧利废，充分利用。

（十）定期进行办公用品库房盘点，确保帐物相符。

随时掌握库存，适时增加库存，

保障供给。

6、办公用品发放领用

非消耗性办公用品一般以部门为单位发放，部门内共同使用，个别办公必需品须经部门主管同意后可以个人为单位发放；

消耗性办公用品根据实际需要以个人为单位发放。

（一）新员工入职每人可按标准配置签字笔2支、笔记本1本。

（二）剪刀、胶带、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀，按区

域分配。

（三）计算器除财务部门按区域分配。

（四）行政助理根据申请要求领用人员填写《办公用品领用记录》

七、办公用品管理

（一）固定资产类办公用品

1、由行政人事部统一进行编号管理，财务部计算其剩余价值。

2、日常的管理由使用部门或使用者进行；

公司公用品由行政人事部进行管理。

3、出现损坏或故障根据实际情况由行政人事部统一安排修理。

（二）非消耗和消耗性办公用品。

1、由各使用部门或使用者管理。

2、非消耗性办公用品如有损坏应以旧品换新品，如有遗失应由部门或个人赔偿或

自购。

3、设立《办公用品领用记录》，由行政人事部统一保管，以便于掌握办公用品的领用状况。

4、员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品，由行政人事部确认。

（三）各部门一个月的办公用品量应在月初进行仔细检查预算，在月中确有特殊原因

须要增加或另买时须由部门负责人递交书面的超支“情况说明”给行政人事部，

报行政人事部分管副总裁核查后再确认处理结果。

（四）若无特殊原因超支，公司不再为其购买，但部门负责人为保证工作的正常进行，

自行解决余下时间的办公用品费用。

（5）月度办公用品使用定额由上月25日—下月25日为一个周期。

八、办公用品的使用

（1）使用办公用品应牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想，在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。

（2）办公用品应为办公所用，不得据为已有，挪作私用；

不得用办公设备干私活，

谋私利；

不许将办公用品随意丢弃废置。

（3）精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源。

定期维护保养，最大

限度的延长办公设备、用品使用寿命。

（4）办公用品使用要物有所值，物尽其用，不要大材小用，贵材贱用。

复印纸应用

于复印，不得用做草纸、包装纸；

大头针、曲别针等要反复使用；

纸张可双面

利用，修改校对稿可先用废旧纸张打印等，充分发挥各种办公用品的最大使用

效率。

（5）印制文件材料要有科学性和计划性，并力求使印制数与需用数基本相符，略有

余富，避免不必要的浪费。

（6）对于高档耐用办公用品，部门间应尽量协调相互借用，一般不得重复购置。

使

用中办公设备出现故障，由原采购人员负责协调和联系退换、保修、维修、配

件事宜；

因使用不当，人为造成设备损坏的，直接责任人应负赔偿责任；

如有耐用高值品损坏，不能使用的，由行政人事部上报分管领导进行报废处理。

九、违纪处罚

（1）公司的办公用品应为办公所用，私用或带出公司者，公司将按办公用品两倍价

格从当月工资中扣出，并给予10元的罚款处理。

（二）公司办公用品应本着节约的原则，如有浪费者经发现，予以责任者20元罚款处

理。

（三）员工应自觉爱护各类办公用品，如有不正当或不合理使用造成损坏应照价赔偿，

并予以责任者20元罚款处理。

（四）办公用品管理员应遵章办理各项办公用品管理操作制度，如有违章办理经发现

公司将视情节轻重给予50元-100元罚款处理。

为了加强办公用品管理制度的贯彻实施，公司实行扣罚连带责任制。

各部门员工因违反管理制度形成罚金处理的部门主管追责双倍罚金。

四、附则

（一）本制度由行政人事部负责解释。

（三）本制度由总经理办公会审议通过，经总经理批准后生效，自颁布之日起执行。

附件

1.《办公用品采购计划》

2.《办公用品采购申请单》

3.《办公用品申请单》

4.《办公用品入库单》

5.《办公用品领用单》

6.《办公用品领用登记表》

7.《部门办公用品申领单》

8.《办公用品申请表》

9.《办公用品交接登记单》

10.《办公用品移交表》

11.《办公用品报废申请单》

附件1

办公用品采购计划

年月

序号

产品名称

采购时间

数量

单位

单价（元）

合计（元）

备注

统计人：

统计日期：

行政人事主管；

日期：

分管副总裁：

附件2

办公用品采购申请单

日期：

年月日

姓名

申请部门

职位

序号

名称

规格要求

用途

部门主管意见

行政人事部意见

总经理审批

附件4

办公用品入库单

采购日期

入库日期

入库物品清单

序号

品名

数量

单价

金额

备注

采购人签字

入库人签字

附件5

办公用品领用登记表

物品名称

领用部门

领用人

领用时间